Transcript FAX番号が不一致 - 株式会社エフネット

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FAXnetworker
金融機関様向け 個人情報保護法・対応ソリューション
ＦＡＸ誤送信･防止システム 【 Fｎｅｔ ＦＡＸｎｅｔｗｏｒｋer 】
●Ｆｎｅｔ ＦＡＸｎｅｔｗｏｒｋｅｒ は、ＦＡＸサーバーを設置いただくだけで、
既存のＦＡＸ機を使い、同じＦＡＸ送信操作でFAX誤送信をシャットアウトします。
そのポイントは、ＦＡＸ送付状をOCR形式にすることにあります。当テクニックにより、送信枚
数、予約番号、ユーザーIDなど種々の値を容易にシステム入力できます。それにより、シス
テム・チェックを最大限に活用でき、人手によるチェックを最少限にし、正確性、効率性を高
め
ております。
●また、お客様の運用条件に合わせて、容易にカストマイズ対応できる構造です。運用パター
ンは、大きく 「ＦＡＸ予約・自動ＦＡＸ型」 と 「承認ワークフロー型」 がございます。
当ソリューションに関する
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システムの機能と流れ
パターン１．ＦＡＸ予約・自動ＦＡＸ型
（１）ＦＡＸ送信の予約：営業店のＰＣクライアントから、電話帳で、宛先を特定し、ＦＡＸ予約する。
次に、ＦＡＸ送付状入力画面が表示され、コメント、枚数など入力し、ＦＡＸ送付状を印刷する。
（２）ＦＡＸ送信書類の準備：印刷されたＯＣＲ形式のＦＡＸ送付状に、送信書類を添付し、送信者と
役席がそれぞれ内容チェックを行ない、チェック欄に、送信者と役席の承認印を押し、ＦＡＸ機よ
り送信し、操作は完了です。
（３）ＦＡＸ送信：ＦＡＸサーバー側で、予約番号、ＦＡＸ番号、枚数、最終ＦＡＸ送信日、捺印、ＣＳＩＤなど
チェックし、エラーがあれば、送信元ＦＡＸにエラー通知を発行、正しければ、ＦＡＸ送信する。
（＊）ＦＡＸ送信履歴の検索・管理業務：ＦＡＸ送信結果を確認し、エラーがあれば、修正。１日の通信
記録簿の発行、宛先FAX番号の登録／更新作業などを行なう。
営業店
（１）ＦＡＸ送信の予約
本店データセンター
宛先ＦＡＸ
番号ＤＢ
（２）ＦＡＸ送信書類の準備
ＯＣＲ形式
W
A
N
FAX送信
履歴DB
送付状
（３）ＦＡＸ送信
（＊）ＦＡＸ送信履歴
の検索・管理業務
取引先FAX
FAX受信
書類
パターン２． 承認ワークフロー型
（１）ＦＡＸ送信：事前に印刷した（もしくは、PC出力した）、OCR形式のFAX送付状に、宛先,FAX番
号,枚数などを記入し、送信書類を添付し、営業店FAXから、FAXサーバーに送付する。
（２）宛先確認：FAXサーバーで、枚数、宛先FAX番号などシステム・チェックしたFAＸデータを、
送信者が営業店より検索し、宛先、添付書類、枚数など整合性をサイト･チェックする。
（３）宛先承認：送信者とは別な承認者が、送信FAXデータ全体の整合性を確認し、問題なければ、
承認する。承認されると、FAX送信される。
（＊）ＦＡＸ送信履歴の検索・管理業務：ＦＡＸ送信結果を確認し、エラーがあれば、修正。１日の通信
記録簿の発行、宛先FAX番号の登録／更新作業などを行なう。
営業店
本店データセンター
（１）ＦＡＸ送信
ＯＣＲ形式
ＦＡＸ送付状
取引先ＦＡＸ
（２）宛先確認
番号ＤＢ
（３）承認画面
Ｌ
Ａ
Ｎ
ＦＡＸ送信
履歴ＤＢ
（＊）ＦＡＸ送信履歴
の検索・管理業務
取引先FAX
ＦＡＸ
データ
ご利環境
株式会社エフネット 〒２２０－００１１横浜市西区高島２－１９－１２横浜スカイビル２３Ｆ
Ｐhone:045-441-2021 FAX:045-441-2022
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システムの特長と効果
１
既存ＦＡＸ機を使うので、
操作も同じで違和感がなく、システム投資費用も軽微。
２
ＯＣＲ（光学文字読取）形式のＦＡＸ送付状を使うので、
小回りの利くシステム設計が可能。
３
システムによるチェック機能が多いので、
人手がかからず、確実な自動ＦＡＸ送信が可能。
４
ＦＡＸログとイメージを長期間保管できるので、
様々な事後検索や管理が可能。
５
宛先ＦＡＸ番号を２段階登録制にしているので、
確実に容易に登録可能。
1
既存ＦＡＸ機を使うので、
操作も同じで違和感がなく、システム投資費用も軽微。
投資： 営業店に 新たにＦＡＸ機、ＰＣなど機器を設置する必要なく、
特別なソフトウェアの導入も必要はありません。
主な投資は、ＦＡＸサーバーの導入です。
Ｌ
Ａ
Ｎ
投資効果：
それにより、１営業店当り、１ヶ月に ￥３，０００～￥４，０００の投資により、
２人掛かりのＦＡＸ送信から開放され、￥２０，０００ほどの事務作業･削減効果
が見込めます。
移行性：
したがって、新しい操作を覚える必要はありませんので、新システムへの
移行もスムーズに行なえます。
２
ＯＣＲ（光学文字読取）形式のＦＡＸ送付状を使うので、
小回りの利くシステム設計が可能。
下記ＯＣＲレイアウトのように、固有な情報をＯＣＲ文字として、簡単に入力できま
すので、多面的なシステム･チェックに活用できます。
右図のように、
手書き入力フォーマット方式
●手書きＯＣＲ認識文字が
太枠にはみ出ないように
記入します。
・枚数、ＦＡＸ番号
・支店コード、
・ユーザーコードなど。
●右上のＦｏｒｍＩＤにより、
複数のレイアウトを識別
できます。
左図のように、
ＰＣ入力し、印刷したフォーマット方式
●活字ＯＣＲ認識文字は、
太枠で囲む必要がありません。
・ＦＡＸ番号、予約番号など。
●捺印有無のチェックも
ＯＣＲ認識できます。
３
システムによるチェック機能が多いので、
人手をかけず、確実な自動ＦＡＸ送信が可能。
ＦＡＸサーバーで受信した、ＦＡＸデータをシステムがチェックを行い、
下記項目のエラーがない場合のみ、ＦＡＸ送信します。
（１）枚数カウントが不一致
・ＦＡＸ送付状に記入された枚数と、
添付された書類の枚数をシステムでカウントして、
不一致であれば、エラー通知を送信元ＦＡＸに返し、エラー表示する。
（２）送信予約番号が登録済み番号と不一致
・ＦＡＸ送付状に記録されている、送信予約番号が、
ＤＢ登録されている番号と不一致であれば、
エラー通知を送信元ＦＡＸに返し、エラー表示する。
（３）ＦＡＸ番号が不一致
・ＦＡＸ送付状に記録されている、宛先ＦＡＸ番号が、
ＤＢ登録されている番号と不一致であれば、
エラー通知を送信元ＦＡＸに返し、エラー表示する。
（４）確認印が未捺印
・ＦＡＸ送付状に、添付書類の整合性チェックの確認印が押されて
いないと、エラー通知を送信元ＦＡＸに返し、エラー表示する。
（５）最終ＦＡＸ送信日が、一定期間以上経過
・送信しようとしている宛先ＦＡＸ番号を、一定期間以上使用して
いない場合は、エラー通知を送信元ＦＡＸに返し、エラー表示する。
（テストＦＡＸを宛先に送信し、ＴＥＬで再確認しないと、使用できません。）
（６）ＣＳＩ情報が、ＤＢ登録済みと不一致
・ＣＳＩ情報とは、相手方ＦＡＸ機に登録してある、識別コードであり、
テストＦＡＸ時点で、宛先ＤＢに登録しておきます。
その後、ＦＡＸ送信時に、相手先ＦＡＸを呼び出したタイミングで、
ＣＳＩ情報を入手し、ＤＢ登録のＣＳＩ情報と照合し、不一致であれば、
エラー通知を送信元ＦＡＸに返し、エラー表示する。
ＯＣＲ形式
ＦＡＸ送付状
送信
データ
【リンギング・ＰＢ信号】
宛先ＦＡＸ
顧客番号
ＣＳＩ登録
ＦＡＸ番号
宛先名称
登録済みＣＳＩ情報
照合
【ＣＳＩ情報の送付】
【ＦＡＸデータの送信】
一致
ＦＡＸ送信の打ち切り
発信元ＦＡＸへエラー返信
ＣＳＩ情報
ＯＣＲ形式
ＦＡＸ送付状
送信
データ
４
ＦＡＸログとイメージを長期間保管できるので、
様々な事後検索や管理が可能。
下記 「ＦＡＸ送信一覧」画面により、過去のＦＡＸ送信データの検索ができます。
●検索キー：支店別、発信者別、予約番号、宛先ＦＡＸ番号、送信日、ステータス別、
●表示項目：予約番号、支店名、発信者名、ＦＡＸ番号、宛先、送信日、送信結果、
エラー状況、
●ＦＡＸイメージ：ＦＡＸ送信した書類内容
４
ＦＡＸ送信一覧の
特定の行にカーソル
をセットし、ＦＡＸｲﾒｰ
ｼﾞをｸﾘｯｸすると、
送信書類が表示
されます。
５
宛先ＦＡＸ番号を２段階登録制にしているので、
確実に容易に登録可能。
営業店
本店 データセンター
①宛先ＦＡＸの入力
宛先ＦＡＸ
の入力
仮登録
②テストＦＡＸの印刷
・印刷せずに、
ＦＡＸサーバーから
直接相手先
にＦＡＸも可能
ＦＡＸサーバー
W
A
・テストＦＡＸ
の印刷
③テストＦＡＸの送信
宛先ＦＡＸ
番号ＤＢ
N
番号確認
送付状
番号確認
送付状
５
W
Ａ
N
④ＴＥＬで確認
・確認コードを聴き
入力する
社外
宛先ＦＡＸ
⑤宛先マスタに登録
本登録
・相手先ＦＡＸの
ＣＳＩも登録される。
宛先マスタ
メンテ
番号確認
送付状