InfoPath 2003 シナリオ 50 撰
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Transcript InfoPath 2003 シナリオ 50 撰
InfoPath 2003 シナリオ 50 撰
1
目次
InfoPath 2003 シナリオ 50 撰 シナリオのご紹介
3
A： マネージメント系シナリオ
8
B： 営業・マーケティング系シナリオ
35
C： 人事・総務系シナリオ
75
D： 財務・経理系シナリオ
161
E： 開発・製造系シナリオ
185
2
InfoPath 2003 シナリオ 50 撰
～ シナリオのご紹介 ～
3
収録シナリオ一覧
A: マネージメント
A01
予実績分析
STEP1
STEP2
A02
個人情報管理
STEP1
STEP2
A03
ABC 販売費分析
STEP1
A04
製品群別売上予実管理
STEP1
A05
BSC 業績評価管理
STEP2
STEP3
B: 営業・マーケティング
B01
営業報告書
STEP2
B02
案件管理
STEP2
B03
接待申請
STEP2
B04
修理報告管理
STEP1
STEP2
B05
担当者別売上管理
STEP1
STEP2
B06
店舗業務改善提案
STEP1
STEP2
B07
商品別提案情報管理
STEP1
STEP2
B08
議事録管理
STEP1
B09
顧客対応速度向上
STEP3
4
収録シナリオ一覧
C: 人事・総務
C01
社宅管理
STEP1
C02
備品購入管理
STEP1
C03
アルバイト勤怠管理
C04
休暇申請
C05
従業員満足度調査
STEP2
C06
人材採用管理
STEP2
C07
名刺発注管理
STEP1
C08
休業申請
STEP1
C09
人事評価管理
STEP1
C10
ヘルプデスク管理
STEP1
C11
社員研修申請管理
STEP1
C12
結婚届
STEP1
C13
社員旅行案内
STEP1
C14
健康診断受診届
STEP1
C15
リース管理
STEP1
STEP2
STEP1
STEP2
STEP2
5
収録シナリオ一覧
C: 人事・総務
C16
福利厚生施設利用申請
STEP1
C17
事故報告書
STEP1
C18
辞令
STEP1
C19
送り状
STEP1
C20
人事・総務系各種申請
STEP2
STEP3
D: 財務・経理
D01
出張旅費精算
STEP1
STEP2
D02
資産管理
D03
手形管理
STEP1
STEP2
D04
与信限度額変更
STEP1
STEP2
D05
経費精算
STEP2
STEP3
6
収録シナリオ一覧
E: 開発・製造
E01
プロジェクト業務日報管理
STEP1
STEP2
E02
製品不具合分析
STEP1
STEP2
E03
ISO 是正措置管理
STEP1
STEP2
E04
開発テーマ管理
STEP1
STEP2
E05
特許情報管理
E06
技術規格管理
STEP1
STEP2
E07
設備管理
STEP1
STEP2
E08
設計変更管理
STEP1
STEP2
E09
ISO 内部監査チェックリスト
STEP1
STEP2
E10
仕入品受入検査管理
STEP1
STEP2
E11
設計変更管理
STEP2
STEP3
7
A： マネージメント系シナリオ
8
A01 予実績管理
9
従来の業務
他事業部
課題・問題点
部門の予実績
対比表を作成
勘定科目が
よくわからない
各事業部
①
コピー アンド ペースト
してまとめるのが大
変！
売上見込み
（各部門より）
共通
経営管理部
月別売上損益
予実績対比表
①
B さん
②
全社の予実績
対比表を作成
経理システム
(当月実績）
各自で
ファイルする
経営管理部 A さん
A さん
③
全社月別売上損益
予実績対比表
分析表を Excel で作成しているので、
複数のシートをまとめたり、合算する
必要があるので、作業が大変
事業部門毎に勘定科目が異なるので、
本社での合算作業が大変
部門担当者 B さん
入力する勘定科目が分からない
入力作業が煩雑で、ミスも多い
① 事業部の予実管理担当者である B さんは、毎月の売上や原価、費用等の
月別予算表と当月実績を基に、Excel で 「月別売上損益予実績対比表」 を
作成して、本社経営管理部の A さんに送付します。
② 過去の文書は各事業部で管理して、累計データを計算します。
③ 本社の経営管理部の A さんは、各事業部から送られて来た
「月別売上損益予実績対比表」 を合算し、Excel でデータを貼り付けて、
「全社月別売上損益予実績対比表」 を作成します。
更に、そのデータからグラフを作成し分析を行っています。
10
InfoPath を使った場合 STEP1
他事業部
全社月別売上損益
予実績対比表
部門の予実績
対比表を作成
メリット
エクスポート
各事業部
印刷ビューを
印刷
③
共通
経営管理部
XML データ
統一されたフォームテンプレートを
使った容易な入力
複数の印刷ビューを活用
フォームの結合機能により合算
①
B さん
A さん
部門の予実績
対比表を結合
①
売上見込み 経理システム
（各部門より） (当月実績）
②
ファイル サー
バー
経営管理部 A さん
各事業部のデータはそのまま印刷可
能
各事業部のフォームを簡単に結合して
全社の予実績を管理
結合データ
① 各事業部の予実管理担当者である B さんは、
毎月 「月別売上損益予実績対比表フォーム」 にデータを入力して
サーバーに保存します。
部門担当者 B さん
入力が必要な箇所のみ入力できる
実績が予算を下回った場合等に
赤字にして注意を促す事ができる
② 本社の経営管理部 A さんは、サーバーから各事業部が入力した
「月別売上損益予実績対比表フォーム」 を結合して集計できます。
③ 結合したデータを印刷ビューから印刷したり、Excel にデータを出力して
全社分の 「月別売上損益予実績対比表」 を作成します。
11
InfoPath を使った場合 STEP2
他事業部
勘定科目が
自動表示される
部門の予実績
対比表を作成
メリット
全社月別売上損益
予実績対比表
エクスポート
複数の印刷ビュー
を活用できる
各事業部
③
共通
経営管理部
統一された入力フォームを利用できる
複数の印刷ビューを活用
チーム サイトを使った管理ができる
XMLデータ
①
B さん
A さん
②
売上見込み 経理システム
（各部門より） (当月実績）
経営管理部 A さん
フォームを結合するだけで合算できる
データを Excel にエクスポートできる
印刷ビューを活用できる
結合データ
SharePoint
チーム サイト
簡単に結合できる
部門担当者 B さん
① 各事業部の予実管理担当者である B さんは、毎月 「月別売上損益予実績
対比表入力フォーム」 に簡単にデータを入力し、チーム サイトに保存します。
② 本社の経営管理部 A さんは、チーム サイトに保存されている
「月別売上損益予実績対比表分析フォーム」 を結合して、全社での集計を
簡単に行う事ができます。
部署を選択して、年月を入力すると
各勘定科目が自動的に表示される
入力が必要な箇所のみ入力できる
作業工数の削減、入力ミスも減らせる
③ A さんはフォームの印刷ビューを活用して、印刷する事ができます。
また、データを Excel に出力すれば、
全社分の月別売上損益予実績対比表を作成する事ができます。
12
サンプル フォーム STEP1,STEP2
入力必須の項目には
アスタリスクが表示される
予算額・実績額を入力すると、
構成比や差額を自動計算
STEP2 のフォームでは、
部署毎の勘定科目が
自動的に表示される
部署毎に入力したフォーム
を
結合して、全社の予実績を
分析できる
13
サンプル フォーム STEP1,STEP2
2 種類の印刷ビューを利用できる
サマリだけを表示した印刷ビュー
14
A02 個人情報管理
15
従来の業務
記入の方法が
分かりにくい
各部門の登録票を
まとめるのが大変
課題・問題点
各部署の登録票を
まとめる
①
②
B さん
個人情報データ
登録票
部門で取り扱う
個人情報を入力
②
他部署
②
①
A さん
③
④
共通
個人情報管理部 A さん
①
他部署
個人情報データ
監査票
個人情報の
管理状況を監査
監査部
① 個人情報管理部の A さんは、 Ｅｘｃｅｌ で作成した 「個人情報データ登録票」
を各部門に送付する。
② 部門担当者である B さんは、部門で扱っている個人情報に関する項目を
「個人情報データ登録票」 に記入して、個人情報管理部のA さんに送付する。
③ A さんは、各部門の 「個人情報データ登録票」 をまとめて管理して、
社内で各部署がどんな個人情報を管理しているかを事前に把握しておく。
そして、「個人情報保護データ登録票」 を監査部に提出する。
④ 監査部では、「個人情報データ登録票」 を元に個人情報に関する法令に
従って、個人情報の保護が適切に行われているかどうか定期的に監査し、
「個人データ監査票」 に記入して A さんに提出する。
帳票ベースなので情報の管理や
共有が行いにくい
各部門から送られてくる登録票を
管理する作業が大変
記入者によって登録票の書き方が
異なるため、まとめにくい
部門担当者 B さん
登録票の記入方法が分かりにくい
他の部門との情報共有が困難
監査部
個人情報データと監査結果データを
別に持っているので、照合が面倒
16
InfoPath を使った場合 STEP1
入力項目が
わかりやすい
部門で取り扱う
個人情報を入力
各部署の登録票を
まとめてチェック
メリット
登録票の管理が
容易になった
共通
XML データ
①
B さん
A さん
他部署
フォーム
テンプレート
②
①
登録票の監査が
容易になった
XML データ
監査部
個人情報の
管理状況を監査
① 部門の個人情報管理担当者の B さんは、ファイルサーバーから
InfoPath で作成された 「個人情報データ登録票フォーム」 を取り出して
入力し、個人情報管理部の A さんにメールで送信する。
② 個人情報管理部の A さんは、各部門から送られてきた
「個人情報データ登録票フォーム」 をチェックして、監査部にメールで送信す
る。
③ 監査部では、送られてきた 「個人情報データ登録票フォーム」 を元に、
個人情報に関する法令等に従って、個人情報の保護が適切に行われている
かどうかを定期的に監査して、「監査結果入力ビュー」 に監査結果を入力、
ファイル サーバーに保存する。
統一された入力フォームを使用できる
管理業務の効率化、工数の削減
監査部
③
サーバー
個人情報管理部 A さん
XML データ
個人情報データ登録票と監査結果が
1 つのファイルに集約されているので、
履歴の管理が取り易く、分かり易い
個人情報の登録票と監査結果とが
1 つのフォームに集約されているので、
両方の内容を簡単に照合できる
監査業務の効率化、工数の削減
部門担当者 B さん
登録票への入力作業が非常に簡単
作業工数の削減、入力ミスも減らせる
17
InfoPath を使った場合 STEP2
部門で取り扱う
個人情報を入力
個人情報登録状況を管理
検索フォーム
を活用できる
メリット
共通
④
B さん
各部署、管理部、監査部に最適化
された専用のフォームを利用できる
A さん
検索フォーム
②
入力項目が
わかりやすい
個人情報の
管理状況を監査
登録フォーム
①
個人情報管理部 A さん
監査フォーム
他部署
③
データベー
ス
過去の履歴も
参照できる
監査部
部門担当者 B さん
① 部門の個人情報管理担当の B さんは、「個人情報データ登録フォーム」 に
必要な項目を入力して、データベースに登録する。
② 個人情報管理部の A さんは、「個人情報データ管理フォーム」 を使って、
データベースに登録されている個人情報の検索し、登録状況を管理できる。
③ 監査部では、データベースに登録されている個人情報を検索して、定期的に
個人情報の保護が適切に行われているかチェックを行い、その監査結果を
「個人情報データ監査フォーム」 に入力して、データベースに登録する。
④ A さんは、データベースを様々な条件で検索、登録状況や監査結果を把握
し、
管理状況に不備があれば各部署にメールで警告を行う事ができる。
データベースを利用する事で、様々な
条件で個人情報を検索する事ができ
る
問題発生時の迅速な対応が可能
管理業務の効率化、工数の削減
データ登録専用のフォームを利用でき
る
登録票への入力作業が非常に簡単
作業工数の削減、入力ミスも減らせる
監査部
データベースを利用する事で、様々な
条件で個人情報を検索する事ができ
る
過去の監査履歴を検索、参照できる18
サンプル フォーム STEP1,STEP2
部署毎に取り扱う個人情報を登録
STEP2 ではデータベースに登録できる
監査結果は繰り返しセクションに
なっているので、入力欄を追加できる
各部で取り扱っている個人情報を
チェック ボックスで指定できる
外部委託業者があれば、チェックを
つける事で入力欄が表示される
19
サンプル フォーム STEP2
STEP2 のフォームでは、
検索フォームを使って個人情報を
データベースから検索できる
検索に一致するデータがあれば、
検索結果一覧に表示される
登録番号を入力してボタンを
押下すると、登録されている
個人情報データの詳細が表示される
20
A03 ABC 販売管理費分析
21
従来の業務
課題・問題点
所属部長
メンバーのデータを集計するのが面倒
集計に手間がかかる
分析に手間がかかる
他のメンバー
②
①
A さん
アクティビティ毎に
コストを産出
顧客コスト
実績表
③
所属部長
コストを
部門で集計
部署別顧客
コスト実績表
経営管理部
集計、転記の作業が面倒である
経営管理部
各部門の
コストを集計
① 営業、経理、物流の各部門では、メンバーが作業時間、かかった経費等を
アクティビティ毎に算出して、顧客別に配分し 「顧客コスト実績表」 に
記入して、所属部長に提出する。
② 各部門長は、メンバーから提出された販管費を集計して、
他に部門でかかった販管費を追加して、 Excel で作成した部門別の
「顧客コスト実績表」 にまとめて、経営管理部に提出する。
③ 経営管理部では、各部門から提出された販管費を
コピー アンド ペーストして顧客毎に集計して、販管費を分析する。
22
InfoPath を使った場合 STEP1
メリット
他のメンバー
各部門の
フォームを結合
販売管理費
報告書フォーム
②
分析が容易になった
他部署
共通
統一された入力フォームを利用できる
XML のデータは再利用性が高い
他の Office アプリケーションとの連携
①
A さん
アクティビティ毎に
フォームに入力
③
所属部長
販売管理費
報告書フォーム
メンバーの
フォームを結
合
経営管理部
B さん
結合データ
Excel でインポート
① 営業、経理、物流の各部門では、メンバーが作業時間、かかった経費等を
アクティビティ毎に算出して、顧客別に 「販売管理費報告書フォーム」 に
入力して、メールで所属部長にメールで送信する。
所属部長
メンバーのフォームを結合するだけで
簡単に集計ができる
経営管理部 B さん
部署毎のフォームを結合するだけで、
集計や分析ができる
② 各部門長は、メンバーから提出された 「販売管理費報告書フォーム」 を
結合して、部門別の 「販売管理費報告書フォーム」 として、
経営管理部にメールで送信する。
③ 経営管理部の B さんは、各部門から送付されてきた
「販売管理費報告書フォーム」 を結合して、全社での販管費を分析する。
④ また、「A05_ABC 販売管理費分析.xls」 で 結合ファイルをインポートすれば、
Excel を使って販売管理費を分析できる。
23
サンプル フォーム STEP1
入力必須項目には、
アスタリスクが表示される
このボタンを押して、
複数のアクティビティを挿入
アクティビティ毎に
経費を入力するビュー
アクティビティを選択すると、
ドライバー レートが表示される
入力ビューにデータを入力すると、
集計表ビューにも反映される
入力された複数のフォームを
結合すれば、簡単に集計できる
結合された XML のファイルを
Excel にインポート可能
24
サンプルワークシート STEP1
InfoPath フォームのスキーマと
同じスキーマが割り付けられた
Excel のワークシート
結合されたフォームを
インポートして分析できる
Excel の多彩な機能を
使用してデータを分析できる
25
A04 製品群別売上予実管理
26
従来の業務
入力に時間が
かかる
課題・問題点
コピー アンド ペースト
の手間が大変
①
支店長
A さん
支店の予実
データを記入
共通
製品群別
売上予実績表
全社の予実
データを作成
営業統括本部
B さん
②
支店長 A さん
全社製品群別
売上予実績表
Excel で作成されているので、
まとめたり、合算するのが大変
データの入力に時間がかかる
他支店のデータを閲覧できない
データを有効活用できない
③
全社の予実データ
を元に経営分析
営業統括本部 B さん
集計作業が面倒である
経営管理部
① 支店長の A さんは、前月までの予実績データを
「製品群別売上予実績管理表」 に入力して、営業統括本部に送る。
② 営業統括本部は、各支店から送られてきた 「製品群別売上予実績管理表」
の予実績データをコピー アンド ペーストして、全社の予実績表を作成して、
経営管理部に送る。
③ 経営管理部は、それらのデータを元に経営分析を行う。
27
InfoPath を使った場合 STEP1
入力が容易に
なった
メリット
フォームを結合する
だけで合算できる
①
支店長
A さん
共通
支店の予実績
表を結合
支店の予実
データを記入
営業統括本部
B さん
統一された入力フォームを利用できる
支店長 A さん
予実績表の入力が容易になった
②
製品群別
売上予実績表
フォーム
営業統括本部 B さん
フォームを結合するだけで合算できる
結合データ
③
全社の予実績表を
元に経営分析
経営管理部
① 支店長の A さんは、前月までの予実績データを、InfoPath の
「製品群別売上予実績管理表フォーム」 に入力して、営業統括本部に送る。
② 営業統括本部は、各支店から送られてきた
「製品群別売上予実績管理表フォーム」 を結合して経営管理部に送る。
③ 経営管理部は、それらのデータを元に経営分析を行う。
28
InfoPath を使った場合 STEP2
支店の予実
データを記入
入力が容易に
なった
メリット
フォームを結合する
だけで合算できる
共通
②
支店長
A さん
①
製品群別
売上予実績表
フォーム
営業統括本部
B さん
支店の予実績
表を結合
支店長 A さん
③
SharePoint 全社の予実績表を
チーム サイト
元に経営分析
他支店
統一された入力フォームを利用できる
SharePoit チーム サイトを利用した
フォームの共有ができる
フォームの情報を列に表示できる
経営管理部
① 支店長の A さんは、前月までの予実績データを、InfoPath の
「製品群別売上予実績管理表フォーム」 に入力してチーム サイトに保存す
る。
予実績表の入力が容易になった
チーム サイトに保存されている
他の支店の予実績表を参照できる
営業統括本部 B さん
フォームを結合するだけで合算できる
② 営業統括本部は、チーム サイトを参照して、支店毎に入力された
「製品群別売上予実績管理表フォーム」 を結合し、全社の予実績表を
作成して、チーム サイトに保存する。
③ 経営管理部は、チーム サイトに保存されているフォームを元に
経営分析を行う。
29
サンプル フォーム STEP1,STEP2
入力必須項目には、
アスタリスクが表示されます
予算と実績を入力すれば、
予算差異と達成率を自動計算
支店の予実績を入力するビュー
支店のフォームを結合した全社の
売上予実績集計表ビュー
30
A05 BSC 業績評価管理
31
従来の業務
数値が入手でき
る KPI を基にす
ると、戦略が情
報システムに依
存してしまう
各部門から
データが出てこない
最近、集計作業
ばかりで分析する
暇もない
経営企画部
BSC を想定し
てシステムを構
築していないか
ら無理だよ
各指標の状況
がなぜすぐに
出ないん
だ！！
全社スコアカー
ド
情報システム
経営者に情報が
たどり着いた時には
タイムラグが大きい
財務スコアカー
ド
各指標の情報を
自動的に出すには、大幅な
システム変更が必要になる
経営者
経理
会計システム
人事システム
スコアカー
ドに働かせ
られている
みたいだ
営業スコアカー
ド
各部門で、関連する
スコアカードをまとめ、
経営企画部で全社の
スコアカードとしてまとめている
人事スコアカー
ド
生産管理システム
営業部
まとめるだけ
でクタクタ
・・・
製造スコアカー
ド
人事
販売管理システム
他部門同様
製造
集計作業で
時間が取られる
業務改善提案
フォーム
従業員満足度
調査
従業員
32
InfoPath を使った場合 STEP3
問題のある項目は
アラートで警告
本来の分析業務
に専念できる
情報システム
InfoPath のおかげで、低コスト
でBSC のシステムを実現できた
経営企画部
目指し
ていた
のはこ
れだ！
SharePoint
Portal Server
Microsoft Office
Business Scorecards
Acceleratorを活用
経営者
会社全体の状況が
一目で判るぞ
スコアカード
キューブ システム
経理
会計システム
人事システム
各目標管理
シート
SharePoint
チーム サイ
ト
チーム サイトで
目標を共有できる
SharePoint
チーム サイ
ト
BizTalk Server
人事
営業部
販売管理システム
各目標管理
シート
チーム サイトに各KPIの
SharePoint
目標管理シートを登録することで、 チーム サイ
部門での進捗管理も行える
ト
他部門同様
SharePoint
チーム サイ
ト
生産管理システム
各目標管理
シート
各目標管理
シート
InfoPathの結合機能
で集計も簡単
製造
InfoPath で
集計が楽になった
業務改善提案
フォーム
従業員満足度
調査
InfoPath により、
複雑なシステムを新たに構築する必要なく、
BSC の実績データを現場から収集できる
・・・
従業員
従業員
33
InfoPath を使った場合 STEP3
業務部門のユーザーメリット
情報システム部門のメリット
事務作業に関する負担が軽減され、BSC を
用いてマネージメントを行うという本来業務に専
念できる。
XML を活用した緩やかなシステム連携を
ベースとしているので、KPI の変更などのビジネ
ス要件が変わっても、容易に対応ができる。
InfoPath を活用して、簡単に従業員からの
報告を集計できる。
積み上げ式の情報の集計は、InfoPath を
使って、ユーザー部門に開発を任すことができる。
InfoPath と SharePoint チーム サイト を使え
ば、簡単に部門内のスコアカード管理サイトを構
築できる。
マイクロソフトより Microsoft Office Business
Scorecards Accelerator が提供されているので、
システムが構築しやすい。
XML を活用することで、システム間の連携が
しやすくなり、KPI の数値のリアルタイム性が
向上する。
既存でシステム化されていない部分について、
InfoPath を活用することにより、密なシステムを
構築するのと比較して低コストで情報を収集する
仕組みを作り上げることが出来る。
InfoPath や XML を使った柔軟なシステムな
ので、IT 投資の規模を気にせず、大胆に戦略を
企画できる。
34
B： 営業・マーケティング系シナリオ
35
B01 営業報告書
36
従来の業務
課題・問題点
共有場所に格納
報告書の作成に
時間がかかる
②
ファイル サー
バー
A さん
報告書を毎日作成
報告書を省略して書かれる
と内容を把握できない
営業報告書 ①
共通
営業担当者 A さん
部長
部門内の集計
報告書が Excel で作成されているので、
正確な情報収集には使いにくい
報告書の作成に時間を取られる
部長
担当者によって、記入方法や内容が
異なるので、集計が難しい
営業担当者
営業報告書
① 営業担当者の A さんは、営業から帰った後で、Excel で作成した
「営業報告書」 に入力して、所属部長に提出する。
② 部長は、各営業担当者から送られてきた 「営業報告書」 の内容を確認して、
必要があればコメントを記入して、それぞれの担当者に返却する。
③ A さんは、「営業報告書」 を共有ファイル サーバーに保存して管理する。
37
InfoPath を使った場合 STEP2
報告書の作成が
簡単になった
③
ＤＢに格納
メリット
報告書のデータを
再利用できる
共通
データベー
ス
①
統一された入力フォームを利用できる
データベースに情報を格納する事で、
報告書のデータを再利用できる
メールで送信
②
A さん
営業担当者 A さん
部長
統一されたフォーマットで
チェックも簡単になった
営業報告書
テンプレート
報告書の作成が容易になった
ダイナミックなフォームに入力できる
承認された接待申請のデータがあれ
ば
接待の報告時に再利用できる
営業担当者
① 営業担当者の A さんは、InfoPath で作成された 「営業報告書フォーム」 に
日々の営業活動を入力して、メールで所属部長に送信する。
② 部長は、各営業担当者の報告書をチェックする。
部長
フォーマットが統一されているので、
報告書のチェックが容易になった
③ A さんは、チェックを受けた 「営業報告書フォーム」 の内容をデータベースに
保存しておけば、報告書のデータは案件管理業務などで再利用できる。
38
サンプル フォーム STEP2
社員番号を入力すると、
社員情報が自動的に表示される
接待の報告時には、過去に申請した
接待申請書の情報を再利用できる
いずれかの活動種別を選択すると、
フォームがダイナミックに変化する
必要な項目に入力して、登録ボタンを
押下すると、入力した活動内容を
データベースに登録できます
39
B02 案件管理
40
従来の業務
課題・問題点
案件管理票の作成に
時間がかかる
①
ファイル サー
バー
②
担当者の活動を
把握できない
各案件の
状況を確認
案件管理が効率的にできない
営業担当者 A さん
案件管理表
案件管理表の作成に時間がかかる
案件に関連する見積書は案件と
一緒に管理したい
③
A さん
部長
見積書の管理と
案件の管理が
バラバラ
共通
部長
見積書
顧客
案件の状況をチェックできない
営業担当者の活動を把握できない
① 営業担当者の A さんは、自分の担当顧客の中で具体的な商談案件に
発展した場合に、Excel で作成された 「案件管理票」 に入力して、
部内のサーバーに保存する。
② 部長は、部内のサーバーにある各担当者の 「案件管理票」 をチェックして、
指示すべき内容があれば記入する。
③ A さんは、必要があれば案件に関する 「見積書」 を作成して、印刷する。
41
InfoPath を使った場合 STEP2
メリット
案件管理票に関連する
見積を一緒に管理できる
①
案件管理
データベー
ス
案件の状況と
担当者の活動を
同時に把握できる
④ 営業報告書
案件管理票
フォーム
③
部長
各案件の
状況を確認
関連する見積書を
見積書ビュー
そのまま印刷
営業担当者 A さん
データベース
A さん
統一された入力フォームを利用できる
営業報告書の情報を再利用できる
②
案件管理票
フォーム
共通
案件管理票の作成が容易になった
案件に関連する見積内容を案件と
一緒に管理できる
見積書ビューを利用する事で、
簡単に見積書を作成、印刷できる
見積書の内容を履歴に保存できる
顧客
① 営業担当者の A さんは、自分の担当顧客について具体的な商談案件に
発展した場合に、InfoPath の 「案件管理票フォーム」 に情報を入力して、
[案件管理データベース] に保存する。
部長
案件内容と営業担当者の活動内容を
同時に管理できる
② 部長は、「案件管理票フォーム」 を確認して、案件の状況や担当者の
活動を把握して、必要であれば指示を出す。
③ A さんは、「案件管理票フォーム」 の見積書ビューを使って関連する見積を
そのまま印刷できる。また、見積った内容は見積履歴として残す事ができる。
④ 「案件管理票フォーム」 を作成すると、営業報告書を作成する時に関連する
案件を指定する事により、コンタクト履歴として活動内容を参照できる。
42
サンプル フォーム STEP2
案件情報を管理するビュー
見積書印刷ビュー
見積書を作成する製品を
選択して、数量を入力し
このボタンを押下すれば、
見積書が自動作成される
一度登録した見積書は、
履歴として保存されており
いつでも再作成できる
見積内容を履歴に登録できる
案件情報を登録するビュー
営業報告書フォームの入力時に、
案件名を指定して登録しておけば
フォームを開いた時に、営業活動を
コンタクト履歴としてここに表示できる
43
B03 接待申請
44
従来の業務
課題・問題点
作成する書類が多く、
情報も重複している
③
接待報告書
接待や活動結果を
部長に報告する
共通
接待申請書
①
営業担当者 A さん
A さん
部長
②
④
作成する書類が多い
記入する内容が重複する
接待申請書
作成する書類が多く、煩雑である
同じ報告を複数の文書で行っている
申請をチェックして
承認する
営業日報
① 営業担当者の A さんは、接待の予定が入ると 「接待申請書」 に記入して、
部長のチェックを受ける。
② 部長は、「接待申請書」 の内容をチェックして、必要であれば
コメントを記入して A さんに返信して承認する。
③ 接待が終了すると、A さんは 「接待報告書」 に記入して、部長に送付する。
④ A さんは、更に営業日報にも接待の内容を報告する。
45
InfoPath を使った場合 STEP2
メリット
共通
統一された入力フォームを利用できる
接待申請の承認を
部長に依頼する
接待申請書
フォーム
営業担当者 A さん
A さん
部長
申請をチェックして
承認する
申請データを登録
営業報告書
フォーム
データを再利用
申請書の作成が容易になった
接待の報告は、営業報告書で行える
営業報告書の作成時に、申請時の
データを再利用できる
接待申請マスター
① 営業担当者の A さんは、接待の予定が入ると InfoPath の
「接待申請書フォーム」 に記入して、部長にメールで送信する。
② 部長は、「接待申請書フォーム」 の内容をチェックして、承認する。
③ A さんは、承認された申請書の内容をデータベースに登録する。
④ 接待が終了すると、A さんは 「営業報告書フォーム」 に接待の結果を
記入して、部長に送付する。
46
サンプル フォーム STEP2
入力必須項目には、
アスタリスクが表示される
社員番号を入力すると、
社員情報を自動的に表示
招待者・参加者は、列を
追加して複数の入力が可能
必要であれば、備考欄を
展開して入力できる
接待申請が承認された後で、
このボタンを押下すれば
接待申請をデータベースに
登録できる
47
B04 修理報告管理
48
従来の業務
③
課題・問題点
請求書
顧客
修理を依頼
経理
修理完了
報告書
①
共通
請求書を発行
複数の文書が必要で管理が煩雑
データの二重入力が発生している
②
顧客サービス課
帳票が多くて
管理が大変
修理依頼書
顧客サービス課 A さん
①
依頼書を作成
必要な文書が複数あり、それらを
管理するのが大変である
修理を行う
A さん
②
修理担当者
修理完了
報告書
修理担当
① 顧客サービス課の A さんは、顧客から製品の修理の依頼を受けると、
「修理依頼書」 を作成して、修理箇所や不具合などを記入して
修理担当へ修理を依頼する。
依頼書と報告書で記入内容が重複
経理部
報告書から請求書に転記が必要
② 修理担当者が修理を完了すると、「修理完了報告書」 （4 枚綴り） に記入し、
1 枚を手元で保管し、残りを顧客サービス課の A さんへ渡す。
A さんは 1 枚をお客様に送付し、1 枚を経理へ送付、
1 枚を顧客サービス課でファイルしておく。
③ 経理では、「修理完了報告書」 を元に、修理代金の請求書を発行する。
49
InfoPath を使った場合 STEP1
④
メリット
請求書
経理
顧客
③
①
修理を依頼
請求書ビューを
印刷
XML データ
共通
統一されたフォーム テンプレートを利
用
複数の文書を 1 つのフォームに統合
顧客サービス課
1 つのフォーム
で管理できる
修理依頼書
ビューに入力
①
XML データ
A さん
修理完了報告書
ビューに入力
修理報告管理
フォーム
顧客サービス課 A さん
修理担当者
②
XML データ
修理依頼業務の管理が容易になった
記入内容が重複しないようになった
修理業務が効率化された
修理担当
① 顧客サービス課の A さんは、顧客から製品の修理の依頼を受けると、
「修理管理表フォーム」 の修理依頼書ビューに不具合の状況を記入して
修理担当者へメールで送信し、修理依頼を行う。
② 修理担当者が修理を完了すると、｢修理管理表フォーム」 の修理完了報告
書
ビューに記入して、顧客サービス課の A さんへメールで送信する。
経理部
請求書ビューを印刷するだけなので、
請求業務が効率化された
③ A さんは、｢修理管理表フォーム」 を経理へメール送信し、更に｢修理管理表
フォーム」 の修理完了報告書印刷ビューを印刷してお客様に送付する。
④ 経理では、修理代金請求書印刷ビューを元に、
修理代金の請求書を発行する
50
InfoPath を使った場合 STEP2
修理を依頼
メリット
④
請求書
共通
顧客
③
経理
請求書ビューを
印刷
XML データ
統一されたフォーム テンプレートを利
用
複数の文書を 1 つのフォームに統合
WSS で修理の最新状況を管理できる
1 つのフォームで
管理できる
XML データ
顧客サービス課
SharePoint
チーム サイト
①
修理依頼書
ビューに入力
A さん
修理報告管理
フォーム
修理完了報告書
ビューに入力
顧客サービス課 A さん
②
修理担当
② 修理担当者が修理を完了すると、｢修理管理表フォーム」 の修理完了報告
書
ビューに記入して、 SharePoint チーム サイトに保存する。
③ A さんは、 SharePoint チーム サイトを参照して
修理依頼書の最新状況を把握できる。
修理が完了していれば、修理完了報告書を印刷してお客様に送付する。
④ 経理部では、修理代金請求書印刷ビューを印刷して、修理代金の請求を行
修理担当者
① 顧客サービス課の A さんは、顧客から製品の修理の依頼を受けると、
「修理管理表フォーム」 を作成して、修理依頼書ビューに修理箇所や
不具合を記入して SharePoint チーム サイトに保存し、
修理担当にメールで送信する。
修理依頼業務の管理が容易になった
SharePoint チーム サイトを参照すれ
ば状況を把握できる
記入内容が重複しないようになった
修理業務が効率化された
経理部
請求書ビューを印刷するだけなので、
請求業務が効率化された
51
サンプル フォーム STEP1,STEP2
入力必須項目には、
入力必須項目には、
アスタリスクが表示される
アスタリスクが表示されます
ボタンでビューを
切り替え可能
修理完了報告書ビューでは、
修理依頼書で入力したデータは
再入力の必要がない
修理依頼書、修理完了報告書に
記入すると、自動的に請求書
ビューにもデータが表示される
修理に使用した部品は、
繰り返しテーブルで複数入力
52
B05 担当者別売上管理
53
従来の業務
課題・問題点
営業活動
報告書
メンバーの報告書を
まとめるのが大変
メンバーの成績
をまとめる
共通
営業活動の
管理を行う
営業担当者 A さん
A さん
営業成績を記入
①
課長
部長
②
③
手動で集計作業
営業実績
報告書
① 営業担当者の A さんは、毎日営業活動の結果を Excel の
「営業活動報告書」 に記入して、月末に集計する。
月末には自分の営業実績を Excel の 「売上実績報告書」 に記入して、
「営業活動報告書」 と共に課長に提出する。
メンバーの売上や活動がわからない
課長
手作業で集計
する必要がある
集計作業が手作業になるので煩雑
集計しないと、チームの状況が
つかめない
各メンバーの報告書を集計する作業
が
大変煩雑である
部長
各課の成績を比較したり、部全体の
売上を出すには、集計作業が必要
② 課長は部内の営業メンバーから提出された 「売上実績報告書」、
「営業活動報告書」 のデータをコピー アンド ペーストしてチーム内の
リストを作成、集計して、部長に提出する。
③ 部長は、営業部内全体でまとめ、営業活動の管理・計画を立てる。
54
InfoPath を使った場合 STEP2
2 つのビューに入力
して、SharePoint
チーム サイト に保
存
各課で結合された
フォームを結合するだ
け
部下の報告書を
簡単に結合できる
部下の報告書を
まとめる
メリット
共通
営業活動の
管理を行う
A さん
営業成績を記入
課長
部長
②
課全体の
報告書
①
売上管理
フォーム
③
部全体の
報告書
集計したい単
位で結合
各担当者、各
SharePoint 課の状況を
チーム サイト 把握できる
① 営業担当者の A さんは、毎月自分の営業活動を 「売上管理フォーム」
に記入して営業部のチーム サイトに保存し、課長にメールで連絡する。
営業担当者 A さん
統一された入力フォームを利用できる
結合機能によって、集計が容易になる
1 つのフォームで、営業活動報告書と
営業実績報告書を作成できる
チーム サイトでフォームを管理すれば、
目標値や実績値を列に表示できる
報告書の作成が容易になった
課長・部長
部下の報告書を簡単に結合できる
チーム サイトで活動状況を把握できる
② 課長はチーム サイトにある部下の 「売上管理フォーム」 を結合して、
課の 「売上管理フォーム」 を作成して、チーム サイトに保存する。
③ 部長は、チーム サイトを参照して各課で集計された、「売上管理フォーム」
を
チェックできる。更に、結合して部としての 「売上管理フォーム」 を作成でき
る。
55
サンプル フォーム STEP2
日々の営業活動を入力すると、
見積率・成約率を自動計算
1 枚のフォームで 2 つの異なる
ビューを使い分けできる
月次の目標値・実績値を
チーム サイト上に表示できる
目標と実績を入力すると、
達成率・利益率を自動計算
備考欄には、リッチ テキストを
使った自由な入力が可能
56
B06 店舗業務改善提案
57
従来の業務
改善提案申請書
課題・問題点
従業員の
改善案を
チェック
従業員 A さん
従業員
改善案を提出
店長
他の従業員からの
提案が分からない
改善提案申請書
提案書の
管理が大変
他の従業員からの提案がわからない
自分の提案の評価結果が分からない
改善提案委員会
提案申請書の管理が大変
提案の記入様式が統一されていない
改善提案申請書
経理
報奨金を振込
改善案の
採用者を決定
改善提案委員会
① 店舗従業員の A さんは、業務で改善すべきポイントがあれば、Excel の
「業務改善提案申請書」 に改善案を記入して、店長に提出する。
② 店長は、従業員から提出された 「業務改善提案申請書」 をチェックして、
社内の改善提案委員会へ送付する。
③ 改善提案委員会では、月 1 回の審査会を開き、「業務改善提案申請書」 を
採点し、等級をつけて採用者を決定する。
④ 提案者と報奨金を経理に連絡し、採用者の 「業務改善提案申請書」 を
印刷して各部門に配布し、掲示や回覧をして採用者を発表、報奨金を振込
む。
58
InfoPath を使った場合 STEP1
メリット
従業員の
改善案を
チェック
改善案を提出
店舗業務改善
提案書フォーム
過去の提案を参照
従業員
共通
統一された入力フォームを利用できる
データの二重入力が不要になった
店長
提案書の作成が
容易になった
審査書ビューに
追記するだけ
従業員 A さん
店舗業務改善
提案書フォーム
提案書の作成が容易になった
他の従業員からの提案を参照できる
ファイル サーバー
印刷ビューを
活用できる
経理
報奨金を振込
改善案の
採用者を決定
改善提案委員会
改善提案委員会
提案書の管理が容易になった
審査書ビュー、印刷ビューの活用
提案書の様式が統一された
① 店舗従業員の A さんは、業務で改善すべきポイントがあれば、InfoPath の
「業務改善提案申請書フォーム」 に改善案を記入して、店長に送信する。
② 店長は、従業員から提出された 「業務改善提案申請書フォーム」 を
チェックして、社内の改善提案委員会へメールで送信する。
③ 改善提案委員会では、月 1 回の審査会を開き、
「業務改善提案申請書フォーム」 を採点し、等級をつけて採用者を決定する。
また、採用された 「業務改善提案申請書フォーム」 をサーバーに保存する。
④ 提案者と報奨金を経理に連絡し、採用者の 「業務改善提案申請書フォー
ム」
の印刷ビューを印刷して各部門に配布、回覧して採用者に報奨金を振込む。
59
InfoPath を使った場合 STEP2
改善案をテンプレートに
入力して提出
メリット
従業員の改善案をチェックして
チーム サイトに保存
店舗業務改善
提案書フォーム
過去の提案を参照
従業員
審査書ビューに
追記するだけ
店舗業務改善
提案書フォーム
報奨金を振込
改善案の
採用者を決定
① 店舗従業員の A さんは、業務で改善すべきポイントがあれば、InfoPath の
「業務改善提案申請書フォーム」 に改善案を記入して、店長にメールで
送信してチェックを受ける。
提案書の作成が容易になった
他の従業員からの提案を参照できる
改善提案委員会
改善提案委員会
統一された入力フォームを利用できる
データの二重入力が不要になった
チーム サイトで提案書を管理できる
従業員 A さん
印刷ビューを活用できる
経理
店長
店舗業務改善
提案書
テンプレート SharePoint
チーム サイト
共通
提案書の管理が更に容易になった
審査書ビュー、印刷ビューの活用
提案書の様式が統一された
② 店長は、従業員から提出された 「業務改善提案申請書フォーム」 を
チェックして、SharePoint のチーム サイトへ保存する。
③ 改善提案委員会では、月 1 回の審査会を開き、チーム サイトにある
「業務改善提案申請書フォーム」 を採点し、等級をつけて採用者を決定する。
④ 提案者と報奨金を経理に連絡し、採用者の 「業務改善提案申請書フォー
ム」
の印刷ビューを印刷して各部門に配布、回覧して採用者に報奨金を振込む。
60
サンプル フォーム STEP1,STEP2
提案書に入力したデータは、
審査書ビューにも表示される
ビューを変更するボタン
入力必須項目には、
アスタリスクが表示されます
STEP2 では、提案書の内容や
審査結果等の入力した情報を
SharePoint のチーム サイト上に
表示できる
必要であれば、備考欄を
展開して入力できる
配布・回覧用の印刷ビュー
61
B07 商品別提案情報管理
62
従来の業務
提案情報管理表
に入力して提出
商品別提案情報
管理表
課題・問題点
管理表と資料が
バラバラに存在する
共通
提案資料が部内で有効活用されない
提案資料と管理表の紐付けがない
部長
A さん
提案情報管理表
をチェック
提案書
部長
提案書
提案資料に関する
詳しい情報が欲しい
提案書を格納
他の営業担当者
ファイル サーバー
提案書を参照
部内の提案管理表が管理できない
過去の提案資料を有効活用できない
提案資料に関する詳しい情報がない
営業担当者
① 営業担当者の A さんは、顧客に提案書を提出した時に、Excel で作成された
「商品別提案情報管理表」 に記入して、提案書と共に部長に提出する。
② 部長は、内容をチェックして A さんに返却する。
③ A さんは、「商品別提案情報管理表」 を部内のサーバーに保存する。
④ 他の営業担当者は、顧客に商品を提案する場合に部内のサーバーから
過去の似たような提案事例を探して、再利用できそうな提案書を参考にする。
また、提案情報に関して所見がある場合は、追記して保存する。
63
InfoPath を使った場合 STEP1
提案情報管理表
に入力して提出
メリット
管理表に提案資料が
添付されている
提案情報
管理表フォーム
共通
A さん
統一された入力フォームを利用できる
管理表に提案資料を添付できる
部長
提案情報管理表
をチェック
管理表に提案資料を
添付できる
提案資料に関する
詳しい情報が参照できる
提案情報
管理表フォーム
営業担当者 A さん
部長
ファイル サーバー
提案書を参照
営業担当者
① 営業担当者の A さんは、顧客に提案書を提出した時に、InfoPath の
「商品別提案情報管理表フォーム」 に記入して、部長に提出する。
提案管理表の作成が容易になった
提案情報の管理が容易になった
他の営業担当者
過去の提案資料を有効活用できる
提案資料の詳しい情報が参照できる
提案管理表に情報を追記できる
② 部長は、内容をチェックして A さんに返却する。
③ A さんは、「商品別提案情報管理表」 を部内のサーバーに保存する。
④ 他の営業担当者は、顧客に商品を提案する場合に部内のサーバーから
過去の似たような提案事例を探して、再利用できそうな提案書を参考にする。
また、提案情報に関して所見がある場合は、追記して保存する。
64
InfoPath を使った場合 STEP2
提案情報管理表
に入力して提出
メリット
管理表に提案資料が
添付されている
共通
A さん
部長
管理表に提案資料を
添付できる
チーム サイトを使った
提案資料の効率的な
管理ができる
提案情報管理表
をチェック
提案資料に関する
詳しい情報が参照できる
提案情報
管理表フォーム
SharePoint
チーム サイト
営業担当者 A さん
提案管理表の作成が容易になった
部長
提案書を参照
統一された入力フォームを利用できる
チーム サイトを使った提案管理ができ
る
管理表に提案資料を添付できる
提案情報の管理が更に容易になった
営業担当者
① 営業担当者の A さんは、顧客に提案書を提出した時に、InfoPath の
「商品別提案情報管理表フォーム」 に記入して、部長にメールで連絡する。
更に、SharePoint のチーム サイトにフォームを保存する。
② 部長は、SharePoint のチーム サイトをチェックして提案管理表をチェックす
る。
他の営業担当者
過去の提案資料を有効活用できる
提案資料の詳しい情報が参照できる
提案管理表に情報を追記できる
③ 他の営業担当者は、顧客に商品を提案する場合にチーム サイトから
過去の似たような提案事例を探して、再利用できそうな提案書を参考にする。
また、提案情報に関して所見がある場合は、追記して保存する。
65
サンプル フォーム STEP1,STEP2
このフォームで提案情報を
管理すれば良質の提案資料を
社内で有効に利用できる
入力必須項目には、
アスタリスクが表示される
対象ドキュメントを添付できる
リッチ テキスト ボックスには、
多彩な書式で入力できる
この提案資料の作成に関わる
引用の有無や公開範囲を指定
この提案情報管理フォームを
閲覧した他のメンバーが
コメント等のフィードバックを
繰り返しセクションに記入できる
STEP2 では、
SharePoint のチーム サイト上に
フォームの情報を表示できる
66
B08 議事録管理
67
従来の業務
課題・問題点
履歴管理が困難
①
②
入力項目が
重複している
A さん
会議の
お知らせ
参加者
④
会議の議事録
③
2 つの書類は入力項目が重複してい
る
関連する情報が分散している
出席者・関係者
ファイルの履歴管理が困難
参加者
A さん
会議の議事録
会議の
お知らせ
関係者
① A さんは、Word で 「会議のお知らせ」 を作成して、会議出席者に配布する。
② 会議中、A さんが Word で 「会議の議事録」 を作成する。
③ A さんは、会議終了後に出席者・関係者に 「会議の議事録」 を送信する。
④ ファイルは各自が印刷して、履歴としてファイルする。
68
InfoPath を使った場合 STEP1
メリット
履歴管理が容易
共通
書類が統一
されて便利
参加者
統一された入力フォームを利用できる
ビューの機能
議事録管理
フォーム
A さん
会議関連文書の作成が容易になった
参加者
A さん
出席者・関係者
ファイルの履歴管理が容易になった
議事録管理
フォーム
関係者
① A さんは、 InfoPath で作成した 「議事録管理フォーム」 にある
会議のお知らせビュー に会議開催に関する情報を記入して、
会議出席者にメールで配布する。
② 会議中、A さんは 「議事録管理フォーム」 の議事録ビューに
会議の議事録を追記する。
③ A さんは、会議終了後に出席者・関係者に 「議事録管理フォーム」 を
メールで再度送信する。
69
サンプル フォーム STEP1
入力必須項目には、
アスタリスクが表示される
必要であれば備考欄を
挿入して入力できる
会議のお知らせビューに
入力された情報は、自動的に
議事録ビューにも表示される
会議の出席者は、
繰り返しテーブルで
複数の入力が可能
必要であれば、他の
ドキュメントを添付できる
議事録の議題は、
繰り返しセクションで
複数の入力が可能
70
B09 顧客対応速度向上
71
従来の業務
販売管理システム
生産管理システム
オフコン(生産管理）
生産計画が
立てづらい
また在庫切れだ
急な発注
ばかり
対応が悪い
なぁ
営業マン
生産管理
電話・FAX・メール
などで生産依頼
顧客対応部門間でも
情報共有が図られていな
い
コールセンター
顧客
コールセンター
システム
お客様はなぜ
怒っているんだろう
部品メーカー
電話・FAX・メール
などで在庫照会・発注
顧客の不満や
売れない理由
がわからない
生産計画が立てづらく工
場稼動率が悪い
どうなっ
ているん
だ！
上司
情報システム
改善策が見えない
経営者
ビジネスの状況が
見えないだけでなく、
部下に聞いても
よくわからない
各部門での
システム化は実現したが、
経営的な効果を
説明できない
72
InfoPath を使った場合 STEP3
InfoPath を使うことにより、
XML Web サービスを通じて
複数のシステムを
フロントエンドで統合できる
お客様への対応が
すばやく出来るよう
になった
生産管理
営業マン
最近、対応が
良くなった
情報がタイムリーに
来るようになった
販売情報が
把握でき、
計画が立てやすい
入力&検索
フォーム
販売管理システム
入力&検索
フォーム
部品メーカー
生産管理システム
システム間は
XML Webサービスで
リアルタイム連携
コールセンター
顧客情報分析
コールセンター
システム
入力&検索
システム
フォーム
InfoPathのフォーム
からお客様の情報
が統合的に把握で
充実
きる
BizTalk Server
情報システム
顧客・パートナー企業・社内
ユーザーそれぞれに対して、
サービスレベルを大幅に向上
顧客情報を
分析システ
ムで横断的
に分析
BizTalk Server
XML-EDI を通じて企業間にも
システム連携を拡張
各部門の情報
がポータルから
共有できる
SharePoint
Portal Server
顧客満足度の向上
が実感できるぞ
顧客
上司
オフコン(生産管理）
お客様の傾向が
見えてきた
やる
じゃな
いか！
経営者
ビジネスの状況を
ポータルを通じてビ
ジュアルで確認でき
る
73
InfoPath を使った場合 STEP3
業務部門のユーザーメリット
顧客対応速度が大幅に短縮でき、
顧客満足度向上に繋がる。
複数のシステムの情報を InfoPath のイン
ターフェイスからアクセスでき、必要な情報を入
手しやすい。
情報システム部門のメリット
XML を活用することにより、テクノロジーの異
なるパートナー企業のシステムとも連携を行うこ
とが可能になる。
既存の業務システムを活用しながら、システム
連携を実現できる。
システム全体のリアルタイム性が向上するこ
とにより、在庫の削減や工場稼動率の向上に貢
献できる。
XML を活用することで、柔軟なシステム連携
を実現し、メンテナンスが楽になる。
パートナー企業にも情報をすばやく提供でき、
強力が得られやすい。
顧客情報を分析するためのシステムや、リア
ルタイムに必要な情報を発信する企業ポータル
を構築することで、情報システムが経営判断を支
援することができるようになった。
システムが繋がることにより、顧客情報を
横断的に分析できる。
システムの個別最適を残しながら、全体最適
を目指すことができ、関係者全員へのサービス
向上が図れる。
74
C： 総務・人事系シナリオ
75
C01 社宅管理
76
従来の業務
記入する
書類が多い
①
③
課題・問題点
処理する
書類が多い
社宅退去届
社宅借受申請書
A さん
②
社宅入居届
⑤
総務
入退居の処理
④
通勤費
申請書
共通
住所
変更届
A さん
書類がすぐに
回ってこない
経理
通勤費・社宅費の計上
社員情報の更新
人事
① 社員の A さんは、転勤等の辞令を受けると現在住んでいる社宅の
「社宅退去届」 と、赴任先での 「社宅借受申請書」 を総務に提出する。
必要な書類が多い
重複している項目が多い
業務の処理に時間がかかる
書類作成に時間がかかってしまう
同じ項目を何度も入力する必要がある
入力ミスが増える
総務・経理・人事
関連する書類がバラバラである
書類がすぐに回って来ない
業務がスムーズに進まない
② 総務は、社宅の入居・退出・引越を手配して、A さんに入居先を連絡する。
③ A さんは引越後に、「社宅入居届」 を総務へ提出する。
④ A さんは、「住所変更届」 を人事に提出し、人事が社員情報を更新する。
⑤ A さんは、「通勤費申請書」 を経理に提出し、経理が通勤費を計上する。
77
InfoPath を使った場合 STEP1
1 つのフォーム
に
入力するだけ
メリット
ビューを切り替え
て有効活用できる
①
共通
②
A さん
③
総務
入退居の処理
社宅管理
フォーム
③
社宅管理
フォーム
住所変更届
ビューを利用
社宅管理
フォーム
業務処理が
迅速になった
④
④
経理
統一されたフォームを利用できる
5 つの文書を 1 つのフォームに統合
複数のビューを活用できる
通勤費・社宅費の計上
社員情報の更新
人事
① 社員の A さんは、転勤等の辞令を受けると InfoPath で作成された
「社宅入退去申請フォーム」 の “入力ビュー” に必要な情報を入力して、
総務にメールで送信する。
② 総務は、「社宅入退去申請フォーム」 のそれぞれのビューを表示して
社宅の入居・退出・引越を手配する。そして、新しい入居先の住所、
社宅家賃をフォームに追記して、A さんにメールで送信する。
③ A さんは引越後に、「社宅入退去申請フォーム」 の “入力ビュー” に
新しい社宅の電話番号、通勤費を追記して、人事と経理にメールで送信する。
④ 人事は社員情報を更新して、経理は通勤費を計上する。
入力ビュー
社宅退去届ビュー
社宅借受申請書ビュー
社宅入居届ビュー
住所変更届ビュー
通勤費申請書ビュー
A さん
文書の作成作業が簡単になった
同じ項目を入力する必要がない
総務・経理・人事
関連する文書が 1 つに統合された
処理が迅速に行えるようになった
78
サンプル フォーム STEP1
入力ビューにデータを入力すれば、
自動的に他のビューにも反映される
データの入力には、ドロップダウン
リスト ボックスを利用できるので、
入力ミスが少なくなる
1 度の入力で、 5 種類の文書が
自動的に作成される
79
サンプル フォーム STEP1
不要な二重入力をなくして、
効率的な文書作成が可能
各ビューはそのまま印刷できる
80
C02 備品購入管理
81
従来の業務
部内で必要な
備品をまとめて
依頼書に入力
課題・問題点
他部署
共通
依頼書の様式が統一されていない
管理・集計が大変
他部署
他部署
集計・発注
総務
A さん
備品購入
依頼書
総務
購入依頼書の集計作業が煩雑
備品発注業務が非効率
備品請求書
費用の計上
経理
① A さんは、部内で必要な備品をまとめて Excel の 「備品購入依頼書」 に
記入して、総務に提出する。
② 総務は各部署から提出された 「備品購入依頼書」 を集計して、発注する。
更に、備品請求書を作成して、「備品購入依頼書」 と一緒に経理に提出する。
③ 総務は、部署毎の備品の費用を計上する。
82
InfoPath を使った場合 STEP1
部内で必要な
備品をまとめて
フォームに入力
メリット
他部署
共通
入力が
容易
管理・集計が容易
他部署
集計・発注
A さん
購入依頼書の入力が容易になった
結合データ
総務
A さん
統一されたフォームを利用できる
結合の機能
複数のビュー
費用の計上
XML データ
請求書ビュー
を活用
総務
請求書ビュー
経理
① A さんは、部内で必要な備品をまとめて 「備品購入依頼書フォーム」 に
記入して、総務にメールで送信する。
② 総務は各部署から提出された 「備品購入依頼書フォーム」 を結合して、
発注する。更に、結合したフォームを経理にメールで送信する。
購入依頼書の集計が容易になった
備品発注業務が効率化された
請求書を作成する必要がなくなった
経理
請求書ビューをそのまま利用できる
③ 総務は、“請求書ビュー” から部署毎の備品の費用を計上する。
83
サンプル フォーム STEP1
84
C03 アルバイト勤怠管理
85
従来の業務
課題・問題点
勤務報告書の
入力が面倒
アルバイトの
勤怠管理が大変
報告書をまとめる
のが面倒
勤務報告書
勤務報告書の記入に時間がかかる
店長
店長
A さん
アルバイト A さん
アルバイトの報告書を取りまとめが面
倒
人事
申請書を
まとめる
勤怠を管理
勤務報告書
① アルバイトの A さんは、Excel で 「勤務報告書」 を作成して、
店長に提出する。
② 店長は、アルバイトから提出された 「勤務報告書」 をチェックして、
人事に提出する。
③ 人事は、「勤務報告書」 を元にアルバイトの勤怠状況を管理する。
86
InfoPath を使った場合 STEP2
メリット
報告書の作成が
容易になった
XML のデータは
再利用性が高い
報告書をまとめる
のが簡単
共通
勤務報告書
店長
A さん
報告書を
まとめる
人事
勤怠を管理
報告者 A さん
勤務報告書
統一した入力フォームを利用できる
勤怠管理業務が効率化
データベースの情報を利用できる
再利用性の高い XML で保存できる
報告書の入力が容易になった
休暇の残日数を把握できる
部長
部下の報告書を取りまとめるのが簡単
① A さんは、InfoPath の 「勤務報告フォーム」 に勤務状況を入力して、
店長にメールで送信する。
② 店長は、アルバイトから提出された 「勤務報告フォーム」 をチェックして、
人事に提出する。
③ 人事は、「勤務報告フォーム」 を元にアルバイトの勤怠を管理する。
87
サンプル フォーム STEP2
アルバイト番号を入力すれば、
氏名や店舗、アルバイトランクを
データベースから取得して表示
出社・退社時刻と休憩時間を
入力すれば、勤務時間と
残業時間を自動的に計算
休暇を入力する場合は、
休暇事由をドロップダウン
リストで選択できる
月の合計時間を自動計算
88
C04 休暇申請
89
従来の業務
課題・問題点
申請書の記入に
時間がかかる
申請をまとめる
のが面倒
休暇申請書
A さん
申請者 A さん
部長
部長
申請書を
まとめる
申請書の記入に時間がかかる
部下の申請書を取りまとめるのが面倒
人事
有休を計算
休暇申請書
① A さんは、Excel で 「休暇申請書」 を作成して、所属部長へ提出する。
② 部長は、部下から提出された 「休暇申請書」 をチェックして、人事に提出す
る。
③ 人事は、「休暇申請書」 を元に有休の残日数を計算する。
90
InfoPath を使った場合 STEP1
メリット
申請書の記入が
容易になった
XML のデータは
再利用性が高い
申請をまとめる
のが簡単
共通
休暇申請書
A さん
メールで承認
部長
申請書を
まとめる
人事
申請者 A さん
有休を計算
休暇申請書
統一した入力フォームを利用できる
休暇申請業務が効率化
再利用性の高い XML で保存できる
申請書の入力が容易になった
1 枚のフォームで複数件入力できる
ダイナミックなフォームを使った入力
部長
部下の申請を取りまとめるのが簡単
① A さんは、InfoPath の 「休暇申請書フォーム」 を作成して、
所属部長にメールで送信する。
② 部長は、部下から提出された 「休暇申請書」 をチェックして、人事に提出す
る。
③ 人事は、「休暇申請書」 を元に有休の残日数を計算する。
91
サンプル フォーム STEP1
取得単位の選択によって、
フォームがダイナミックに変化する
休暇種別をドロップダウン
リストで選択できる
ボタンをクリックすると
複数の休暇申請を
入力できる
92
C05 従業員満足度調査
93
従来の業務
①
課題・問題点
アンケートを作成
作成を依頼
従業員満足度
推進委員会
従業員
B さん
アンケートの草案
イントラネットの
アンケート ページ
情報システム部
②
③
従業員
イントラネットに
アンケートを公開
Excel に抽出
して分析
Web サーバー
アンケートの作成から分析までに
多くの時間や手間がかかる
従業員 A さん
④
⑤
共通
アンケート ページが混雑して、
アンケートに回答できない場合がある
外出時やオフライン時に回答できない
A さん
アンケートに回答
従業員
① 従業員満足度推進委員会の B さんは、「従業員アンケート」 の草稿を作成
し、
情報システム部に作成を依頼する。
② 情報システム部は、B さんの草稿を元にイントラネットサイト上に
「従業員アンケート ページ」 を作成して公開する。
③ B さんは、アンケート ページが完成すると、全従業員にメールで通知する。
④ 従業員は、「従業員アンケート ページ」 にアクセスして、回答を入力する。
⑤ B さんは、アンケートの結果を集計し、Excel に抽出して分析する。
94
InfoPath を使った場合 STEP2
いつでもローカル
に保存できる
従業員満足度
推進委員会
メリット
従業員
共通
アンケート
分析フォーム
B さん
データベースに格納
A さん
アンケート
テンプレート
統一された入力フォームを利用できる
作成から分析までがスムーズ
職責や勤続年で
結果を集計できる
①
②
従業員 A さん
結果を分析
テンプレートに入力
データベー
ス
① 従業員の A さんは、推進委員会が作成した 「従業員満足度調査フォーム」
に回答して、データベースに保存する。
② 推進委員会の B さんは、「従業員満足度分析フォーム」 を使って、
社員が入力したアンケートについて分析を行う。
アンケートはいつでもローカルに保存
できるので、オフラインでも入力できる
職責によって、アンケートの項目が
ダイナミックに変化するので、必要な
箇所のみ入力するだけで良い
従業員満足度推進委員会 B さん
分析専用のフォームを利用できる
職責や勤続年数でアンケートの結果を
分析できる
アンケートの入力画面と同様の画面
イメージで分析までスムーズに行える
95
サンプル フォーム STEP2
入力必須項目には、
アスタリスクが表示される
職責の選択よって、
アンケートの項目が変化す
る
条件を選択して検索すれば、
アンケートの結果を抽出できる
各回答が選択された合計が
集計されて表示される
リッチ テキスト ボックスを
使った自由な入力が可能
入力フォームで、
アンケート結果を入力できる
分析フォームで、
アンケート結果を分析できる
96
C06 人材採用管理
97
従来の業務
記入項目の意味が
わからない
⑥
人事採用 DB
①
学生
採用課 A さん
採用シートの量が多く、
管理が大変
②
④
採用シート
課題・問題点
採用状況を管理
リクルーター
面接評定シート
面接結果を記入
③
採用課
A さん
応募数が多く、管理が大変
関連する書類が分散している
データの転記が面倒である
面接担当者
採用シートの管理が大変
⑤
面接評定シート
シートの管理
が大変
面接担当者
① 入社試験に応募する学生は、Web サイトからプロファイル情報を入力する。
② 採用課の A さんは、人事採用DBの情報を Excel に抽出して、「採用シート」
を作成する。
③ A さんは、会社概要の請求、送付、説明会の通知有無等の就職活動
ステータスを 「採用シート」 に記入していく。
④ リクルーターへ学生からコンタクトがあると、A さんは、リクルーターに
「リクルーター面接評定シート」 を送り、リクルーターは面接結果を記入する。
⑤ A さんは、面接担当者に 「面接評定シート」 を送り、面接担当者は面接結果
を記入して、採用課へ送り返す。
⑥ A さんは、「面接評定シート」 の結果を 「採用シート」 に転記して、
「採用シート」 の情報をデータベースへ格納する。
98
InfoPath を使った場合 STEP2
メリット
ビューを活用できる
人事採用DB
①
採用管理が容易になった
⑥
②
統一された入力フォームを利用できる
ビューの機能
SharePoint チーム サイトを利用できる
④ リクルーター
③
人材採用シート
学生
共通
人材採用シート
採用課
採用状況を管理 A さん
採用課 A さん
面接結果を記入
人材採用シート
⑤
1 枚のフォームで、全てを管理できる
不要な二重入力が不要
SharePoint のチーム サイトで
フォームを管理できるので、
進捗管理が容易になった
面接担当者
① 入社試験に応募する学生は、Web サイトからプロファイル情報を入力する。
② 採用課の A さんは、人事採用 DB の情報を InfoPath に抽出して、
「人材採用シート」 を作成する。
面接担当者
採用シートの管理が容易になった
③ A さんは、学生の就職活動ステータスを 「人材採用シート」 に追記していく。
④ リクルーターへ学生からコンタクトがあると、A さんは、リクルーターに
「人材採用シート」 メールで送り、リクルーターは面接結果をリクルーター
面接シートビューに記入して返信する。
⑤ A さんは、面接担当者に 「人材採用シート」 を送り、面接担当者は
面接結果を面接シートビューに記入して、採用課へ返信する。
99
サンプル フォーム STEP2
ビューを変更するボタン
学生の登録番号を入力して、
ボタンを押下すれば、
データベースの応募者情報が
自動的に表示される
リクルーターは、このビューに
面接結果を記入できる
このフォームで学生の進捗
状況を把握できる
面接結果は、5 段階評価で
簡単に入力できる
100
サンプル フォーム STEP2
ビューを変更するボタン
面接担当者は、このビューに
面接結果を記入できる
面接担当者は、このビューに
面接結果を記入できる
リッチテキストボックスを
使った柔軟な入力が可能
101
C07 名刺発注管理
102
従来の業務
課題・問題点
毎回同じ内容を
記入するのが面倒
①
名刺を納品
A さん
発注書の作成時に、毎回同じ情報を
入力する必要があるので面倒
②
名刺作成依頼書
A さん
発注書に
転記する
のが大変
発注書
印刷会社へ
まとめて発注
総務
総務課
名刺作成依頼書から転記して、
発注書を作成するので面倒である
① 名刺が切れそうな A さんは、Excel の 「名刺作成依頼書」 に必要事項を
記入して、総務の名刺発注担当者に送付する。
② 名刺発注担当者は、1 日 1 回全社員からの 「名刺作成依頼書」 をチェック
して、まとめて印刷業者への 「発注書」 を作成し、名刺印刷を発注する。
103
InfoPath を使った場合 STEP1
メリット
発注書ビューを
印刷するだけ
前回発注時の
フォームを利用できる
名刺発注依頼
フォーム
②
①
共通
名刺発注依頼
フォーム
A さん
印刷会社へ
まとめて発注
A さん
納期を連絡
総務
前回発注時のフォームを再利用すれ
ば、
2 回目以降は楽に発注できる
フォームに入力すれば、自動的に
名刺レイアウトにも表示される
総務課
① 名刺が切れそうな A さんは、InfoPath の 「名刺発注依頼フォーム」 に
必要事項を記入して、総務の名刺発注担当者にメールで送付する。
統一された入力フォームを利用できる
発注依頼書の発注書ビューを印刷
するだけなので、面倒な転記が不要
依頼者にメールで納期連絡ができる
② 名刺発注担当者は、1 日 1 回全社員からの 「名刺作成依頼フォーム」 を
チェックして、印刷ビューを印刷して発注書を作成、名刺印刷を発注する。
104
サンプル フォーム STEP1
面倒なデータの転記が
不要
できあがりのイメージが
自動的に表示される
印刷ビューを印刷すれ
ば
そのまま発注できる
105
C08 休業申請
106
従来の業務
課題・問題点
変更時・終了時に
同じ内容を記入
しなければいけない 育児休業申請届
④
社員の休業期間等の
ステータス管理が大変
共通
①
介護休業申請届
休業期間の管理
申請者 A さん
A さん
関連する書類が複数存在する事で、
二重入力が発生している
⑤
②
人事
申請時・変更時・終了時に書類が必要
同じ内容を何度も入力する必要がある
育児休業終了届
介護休業終了届
③
人事
給与の管理
それぞれの届を管理するのが大変
社員の休業期間の管理が難しい
経理
① 社員の A さんは、育児休業、または介護休業を申請する場合に、
「育児休業申請書」 または、「介護休業申請書」 に必要事項を記入して、
人事に送付する。
② 人事は、申請書の内容をチェックして、A さんが対象者であることを確認する。
③ 人事は、経理の給与担当へ申請書を回し、経理は給与、厚生年金、
健康保険の支払を停止し、賞与計算のために休業日数を計算する。
④ A さんは、休業期間を延長、または短縮したい場合に、「育児休業変更届」
または、「介護休業変更届」 を人事に提出する。人事は経理に連絡する。
⑤ A さんは、仕事に復帰したら 「育児休業終了届」 または 「介護休業終了届」
を人事に提出する。さらに、人事は経理に連絡する。
107
InfoPath を使った場合 STEP1
1 度の入力で
複数の届を作成
1 つのフォームで
すべて管理できる
④ ①
休業申請
フォーム
メリット
共通
②
休業期間の管理
⑤
A さん
人事
申請者 A さん
休業申請
フォーム
③
経理
① 社員の A さんは、育児休業、または介護休業を申請する場合、InfoPath の
「休業申請フォーム」 に必要事項を記入して、人事にメールで送信する。
1 度の入力で、複数の届を作成できる
変更時・終了時の作成が容易になった
人事
給与の管理
統一された入力フォームを利用できる
ビューの機能
関連する書類を一緒に扱えるので便
利
休業期間の管理が容易になった
② 人事は、フォームの内容をチェックして、A さんが対象者であることを確認す
る。
③ 人事は、経理の給与担当へフォームを送信して、経理は給与、厚生年金、
健康保険の支払を停止し、賞与計算のために休業日数を計算する。
④ A さんは、休業期間を延長、または短縮したい場合には、
「休業申請フォーム」 の変更届ビューに変更日を入力して人事に提出する。
人事は経理に連絡する。
⑤ A さんは、仕事に復帰したら 「休業申請フォーム」 の休業終了届ビューに
終了日を入力して人事に提出する。さらに、人事は経理に連絡する。
108
サンプル フォーム STEP1
休業申請時には、
このビューに入力する
入力必須項目には、
アスタリスクが表示されます
休業期間の変更時には、
このビューに変更内容
だけを入力するだけ
休業期間の終了時には、
このビューに終了日を
入力するだけ
申請時に入力した情報が
表示されているので、
二重入力の必要が無い
申請時に入力した情報が
表示されているので、
二重入力の必要が無い
109
C09 人事評価管理
110
従来の業務
①
課題・問題点
②
課長
A さん
本人欄に記入
二次評価者欄
に記入
人事評価シート
部長
③
一次評価者欄
人事評価シート
に記入
人事評価シート
人事評価シート
記入欄が
わかりにくい
A さん
自分の入力すべき内容が分かりにくい
人事評価シートの作成に時間がかか
る
評価基準が分かりにくい
部長・課長
自分の記入欄が分かりにくい
管理が大変。分析する
のに手間がかかる
④
人事
① A さんは、「人事評価シート」 の自己記入欄に、自己評価を記入して
課長に提出する。
② 課長は、A さんと面接して、「人事評価シート」 の一次評価欄に、
A さんの評価を記入して部長に提出する。
③ 部長は、「人事評価シート」 の二次評価欄に、A さんの評価を記入し、
A さんにコピーを渡して、人事に提出する。
④ 人事は、「人事評価シート」 をファイルして、人事査定、配属等の参考にする。
111
InfoPath を使った場合 STEP1
本人欄に記入
①
②
メリット
二次評価者欄
に記入
共通
A さん
課長
人事評価管理
フォーム
一次評価者欄
に記入
部長
人事評価管理
フォーム
③
A さん
人事評価管理
フォーム
人事評価管理
フォーム
統一された入力フォームを利用できる
自分の入力すべき内容がわかりやす
い
人事評価シートの作成が容易になった
評価基準が明確でわかりやすい
管理が容易になった
記入欄が
わかりやすい
④
ファイル サーバー
部長・課長
人事
自分の記入欄がわかりやすい
選択式で入力できるので間違いがな
い
① A さんは、InfoPath の 「人事評価管理フォーム」 の自己記入欄に、
自己評価を記入して課長にメールで送信する。
② 課長は、A さんと面接して、「人事評価管理フォーム」 の一次評価欄に、
A さんの評価を記入して部長にメールで送信する。
③ 部長は、「人事評価管理フォーム」 の二次評価欄に、A さんの評価を記入し、
A さんと人事にメールで送信する。
④ 人事は、「人事評価管理フォーム」 を人事部のサーバーに保管しておき、
人事査定、配属等の参考にする。
112
InfoPath を使った場合 STEP2
本人欄に記入
①
②
メリット
二次評価者欄
に記入
共通
課長
A さん
人事評価管理
フォーム
一次評価者欄
に記入
部長
③
人事評価管理
フォーム
データベースに格
納
A さん
人事評価の管理が
更に容易になった
人事評価管理
フォーム
データベース
記入欄が
わかりやすい
統一された入力フォームを利用できる
検索用フォー
ム
部長・課長
情報の検索
④
人事
① A さんは、InfoPath の 「人事評価管理フォーム」 の自己記入欄に、
自己評価を記入して課長にメールで送信する。
② 課長は、A さんと面接して、「人事評価管理フォーム」 の一次評価欄に、
A さんの評価を記入して部長にメールで送信する。
自分の入力すべき内容が分かり易い
人事評価シートの作成が容易になった
評価基準が明確で分かり易い
自分の記入欄が分かり易い
選択式で入力できるので間違いがな
い
人事
検索フォームを利用すれば、人事評価
フォームの情報を検索できる
③ 部長は、「人事評価管理フォーム」 の二次評価欄に、A さんの評価を記入し、
フォームの情報をデータベースに格納する。
④ 人事は、「人事評価管理フォーム」 を人事部のチーム サイトに保管する。
また、人事部では、「検索フォーム」 を利用して、評価フォームの情報を検索
する事ができるので、人事査定、配属等の際に活用できる。
113
サンプル フォーム STEP1,STEP2
STEP2 では、
社員番号を入力すれば、
社員情報が自動的に表示
される
本人・各評価者は、
ここにチェックを付ければ、
入力欄に入力できる
検索に一致したデータが
一覧表示されるので、
左端の詳細ボタンを押して、
詳細内容を表示できる
フォームの上部で
チェックされている欄の
入力が可能
STEP2 の検索フォームでは、
様々な条件で評価フォームの
情報を検索・利用できる
STEP2 では、
二次評価者が入力すると、
データベースに登録するボタンが
最下部に表示される
114
C10 ヘルプデスク管理
115
従来の業務
課題・問題点
入力が面倒で、
間違いも多い
同じ項目を何度も
入力する必要がある
共通
設定依頼書を
作成
① PC 設定依頼書
依頼者 A さん
A さん
③
PC 設定
完了報告書
ヘルプデスク
担当者
②
完了報告書を
作成
関連する文書がバラバラになる
二重入力が発生している
設定依頼書の入力に時間がかかる
設定可能な項目が分からない
ヘルプデスク担当者
人によって記入の方法が異なるので、
間違いが発生しやすい
完了報告書の作成に時間がかかる
① A さんは、パソコンの設定を変更する必要がある場合に、
「設定依頼書」 を作成して、社内のヘルプデスク担当者に依頼する。
② ヘルプデスク担当者は、「設定依頼書」 に記述されている内容に基づいて
パソコンの設定作業を行う。
③ 設定作業が完了すると、「作業完了報告書」 を作成して、
パソコンと一緒に A さんに渡す。
116
InfoPath を使った場合 STEP1
入力が容易で、
間違いも少ない
同一項目入力の
手間が省ける
メリット
共通
設定依頼書
ビューに入力
統一された入力フォームを利用できる
ビューの機能
PC 設定依頼書
フォーム
依頼者 A さん
ヘルプデスク
担当者
A さん
PC 設定依頼書
フォーム
完了報告書
ビューに入力
設定依頼書の入力が容易になった
設定可能な項目が分かる
ヘルプデスク担当者
設定可能な項目はあらかじめ
フォームに設定できる
無駄な二重入力の必要が無い
① A さんは、パソコンの設定を変更する必要がある場合に、InfoPath の
「パソコン設定依頼書フォーム」 に入力して、社内のヘルプデスク担当者に
メールで設定を依頼する。
② ヘルプデスク担当者は、「パソコン設定依頼書フォーム」 に記述されている
容に基づいてA さんのパソコンの設定作業を行う。
③ 設定作業が完了すると、「パソコン設定依頼書フォーム」 の完了報告書
ビュー
に完了日、担当者氏名を追記して、パソコンと一緒にA さんに渡す。
117
サンプル フォーム STEP1
設定依頼書に入力された項目は、
完了報告書ビューにも表示される
入力必須項目には、
アスタリスクが表示されます
所属部署の選択によって、
必要なソフトウェアが
自動的に選択される
フォーマットの有無を確認後、
設定内容の入力ができる
インストールしたいソフトウェア
を一覧から指定・選択できる
118
C11 社員研修申請管理
119
従来の業務
記入欄が重複している
部内の希望をチェック
①
課題・問題点
期日の管理が大変
③
②
社員研修受講
申請書
A さん
申請書、
報告書に記入
④
部長
⑤
社員研修受講
報告書
共通
主催団体に 研修課
申し込む
⑥
受講者 A さん
同じ項目に入力する必要がある
研修課
受講費を処理
関連する文書がバラバラになっている
管理する書類が多くて大変である
経理
① 従業員の A さんは、社員研修を受講する場合に、「社員研修受講申請書」
に記入して、部長に提出する。
② 部長は内容をチェックして、研修課へ提出する。
③ 研修課は、各研修主催団体へ受講の申し込みを行う。
④ 研修後、A さんは 「社員研修受講報告書」 に記入して、部長へ提出する。
⑤ 部長は、内容をチェックして、研修課へ提出する。
⑥ 研修課では、受講申込書より受講費を一部本人（部署）負担、全額会社負担
に振り分けてまとめて、経理へ提出する。
120
InfoPath を使った場合 STEP1
無駄な入力が
不要になった
① 社員研修
部内の希望を
チェック
主催団体に
申し込む
② 社員研修
受講申請管理
フォーム
A さん
申請書ビュー、
報告書ビューに
記入する
④
社員研修
受講申請管理
フォーム
受講申請管理
フォーム
部長
⑤
③
共通
研修課
社員研修
受講申請管理
フォーム
メリット
統一された入力フォームを利用できる
関連する文書を一緒に取り扱える
受講者 A さん
無駄な入力が不要になった
⑥
研修課
申請書・報告書の管理が容易になった
受講費を処理 経 理
① 従業員の A さんは、社員研修を受講する場合に、InfoPath の
「社員研修受講管理フォーム」 に必要な項目を記入して、部長に送信する。
② 部長はフォームの内容をチェックして、研修課へ送信する。
③ 研修課は、各研修主催団体へ受講の申し込みを行う。
④ 研修後、A さんは 「社員研修受講管理フォーム」 の完了報告書ビューに
記入して、部長へメールで送信する。
⑤ 部長は、内容をチェックして、研修課へ送信する。
⑥ 研修課では、受講費を一部本人（部署）負担、
全額会社負担に振り分けてまとめて、経理へ提出する。
121
サンプル フォーム STEP1
入力必須項目には、
アスタリスクが表示されます
フォームによる入力は、
間違いも少なく正確
申請書ビューに入力した情報は、
報告書ビューにも表示される
報告書には、受講日や報告内容
だけを記入するだけで良い
122
C12 結婚届
123
従来の業務
課題・問題点
共通
記入する書類が多い
作成する書類が多い
入力項目が重複している
④
結婚届
①
結婚届に記入
A さん
② 改姓届
扶養家族
編入・除外届
A さん
関連する書類がバラバラになっている
社員情報の変更が
大変
人事
③
社員情報を変更
人事
社員情報の変更作業が大変
経理
給与に反映
① A さんは、結婚すると 「結婚届」 に記入して、人事に提出する。
② 必要であれば、「改姓届」、「扶養家族編入・除外届」 も作成して提出する。
③ 人事部は、提出された書類を元に、社員情報を変更して、
健康保険、厚生年金、税金等の氏名・住所変更、配偶者控除等の
所得控除、家族手当や住宅手当等の変更手続きをして、経理に連絡する。
④ 経理は、人事情報の変更結果を給与に反映させる。
124
InfoPath を使った場合 STEP1
メリット
共通
人事情報
データベース
XML 形式のデータは、
再利用性が高い
統一された入力フォームを利用できる
関連する書類を一緒に取り扱える
XML データを再利用
社員情報の変更が
容易になった
無駄な入力が不要
④
結婚届フォーム
A さん
結婚届に記入
①
②
A さん
書類の作成が容易になった
無駄な二重入力が無くなった
結婚届フォーム
人事
③
社員情報を変更
経理
給与に反映
人事
XML のデータは再利用性が高く、
人事情報の変更にも利用できる
① A さんは、結婚すると InfoPath の 「結婚届フォーム」 に記入して、
人事にメールで送信する。
② 必要であれば、改姓届ビュー、扶養家族編入・除外届ビュー に追記して
人事に送信する。
③ 人事部は、提出されたフォームを元に、社員情報を変更して、
健康保険、厚生年金、税金等の氏名・住所変更、配偶者控除等の
所得控除、家族手当や住宅手当等の変更手続きをして、経理に連絡する。
④ 経理は、人事情報の変更結果を給与に反映させる。
125
サンプル フォーム STEP1
付随的に作成する書類は、
重複項目の入力が不要
入力必須項目には、
アスタリスクが表示されます
付随的に作成する書類は、
重複項目の入力が不要
自宅の住所を変更する場合は、
チェックを入れると、入力項目が
表示される
編入者、除外者の入力は
繰り返しテーブルとなっており、
複数回の入力が可能
126
C13 社員旅行案内
127
従来の業務
課題・問題点
Ｅｘｃｅｌ に出力しないと
集計できない
従業員
総務
社員旅行の
参加申込メール
A さん
①
メールでのやり取りなので、人によって
記入の仕方が異なり集計が困難
Excel に出力しないと、集計できない
②
社員旅行の
お知らせメー
ル
総務
③
Excel で
集計
① 総務は、社員旅行の日程が決まると 「社員旅行の案内」 をメールに書いて
全社員に送信する。
② 従業員の A さんは、参加・不参加をメールに記入して、総務に返信する。
③ 総務は、従業員からのメールを元に、Excel で参加者数と
参加する自由行動を集計する。
128
InfoPath を使った場合 STEP1
メリット
③
参加・不参加を
記入して保存
結合データ
②
フォームを結合
して集計
ファイル サーバー
共通
社員旅行案内
フォーム
集計が容易
統一された入力フォームを利用できる
ビューの機能
総務
フォームを結合するだけで集計できる
従業員
社員旅行案内
フォーム
A さん
入力が容易
①
総務
従業員
① 総務は、社員旅行の日程が決まると InfoPath で 「社員旅行案内フォーム」
の作成ビューから案内を作成して、メールで全社員に送信する。
② 従業員の A さんは、「社員旅行案内フォーム」 の案内書ビューに
参加・不参加、希望コースを記入して、サーバーに保存する。
③ 総務は、サーバーにあるフォームを結合して、集計ビューを参照して集計す
る。
129
サンプル フォーム STEP1
ビューを変更するボタン
入力必須項目には、
アスタリスクが表示されます
各項目に情報を入力すると、
自動的に案内書ビューにも
表示される
従業員は、案内書ビューに
参加･不参加、希望コースを
入力する
フォームを結合すると、
集計結果が表示される
130
C14 健康診断受診届
131
従来の業務
課題・問題点
個人負担分
の計上
管理が大変
A さん
受診の
申込
請求書
①
②
⑤
健康診断受診届
経理
健康診断受診届
受診届
の管理
総務
健康診断 ③
受診者リスト
健康診断受診届の管理が大変
受信者リストの作成が面倒
請求書との照合が大変
従業員 A さん
請求書
④
総務
受診可能なコースがわからない
受診届の作成に時間がかかる
請求書
医療機関
健康保険組合
① 総務は、会社で補助を規定する 「健保補助対象の健康診断リスト」 と
「健康診断受診届」 を作成して、全社員に配布する。
② 社員の A さんは、リストにある健診機関に申込んで、「健康診断受診届」 に
記入して、総務に提出する。
③ 総務は、その月の健康診断申込から 「健康診断受診者リスト」 を
Excel の表にまとめて、健康保険組合へ送付する。
④ A さんの健診後に、医療機関から健康保険負担分は健保へ、
受診者負担分は会社へ請求が送付される。
⑤ 会社へ届いた請求と、「健康診断受診者リスト」 をチェックして、請求書を
経理に送り、経理は A さんの自己負担分を給料から天引きする。
132
InfoPath を使った場合 STEP1
管理が容易に
なった
メリット
個人負担分
の計上
A さん
受診の
申込
⑤
健康診断受診届
フォーム
②
結合するだけ
で集計
総務
経理
請求書
①
共通
受診届の管理
総務
請求書
③
④
結合データ
請求書
医療機関
健康保険組合
① 総務は、会社で補助を規定する 「健康診断受診届フォーム」 を作成して、
全社員にメールで配布する。
統一された入力フォームを利用できる
ビューの機能
健康診断受診届の管理が
容易になった
フォームを結合するだけで、
受信者リストが作成できる
請求書との照合が容易になった
従業員 A さん
受診可能なコースがわかりやすい
受診届の作成が容易になった
② 社員の A さんは、リストにある健診機関に申込んで、
「健康診断受診届フォーム」 に記入して、総務に返信する。
③ 総務は、その月の 「健康診断受診者フォーム」 を結合して、健康診断受信
者
リストビューを印刷して、健康保険組合へ送付する。
④ A さんの健診後に、医療機関から健康保険負担分は健保へ、
受診者負担分は会社へ請求が送付される。
⑤ 会社へ届いた請求と、「健康診断受診者フォーム」 をチェックして、
請求書を経理に送り、経理は A さんの自己負担分を給料から天引きする。
133
サンプル フォーム STEP1
入力必須項目には、
アスタリスクが表示される
受診可能日以外の日付を
入力すると、警告が表示される
性別や年齢を入力すると、
受診可能なコースが表示される
追加検診を入力して、
このボタンを押下すると、
自己負担額が表示される
フォームを結合すると、
受信者リストが作成される
134
C15 リース管理
135
従来の業務
リース契約・管理
帳票が多くて
管理が大変
⑤
課題・問題点
リース料の支払
③
リース支払
管理表
共通
総務
経理
①
リース物件
管理表
④
支払期日の
管理が大変
契約書
検収
②
完了証
契約のステータスが
わかりにくい
リース会社
契約期間の管理が大変
経理
リース物件の管理
総務
③
管理部門
関連する書類が多く、管理が大変
支払期日の管理が大変
物件管理部門
契約のステータスが分かりにくい
① 総務は、リース物件の契約を結び、物件を発注すると Excel で
「リース契約管理表」、「リース支払管理表」 を作成する。
② 物件が納入されると検収を行い、「検収完了証」 をリース会社に提出する。
③ 総務は、「リース支払管理表」 を経理に、「リース物件管理表」 を
管理部門に提出する。
④ 経理は、毎月リース料を支払い、経費として計上する。
⑤ 総務は、契約終了日が近づくと、契約を継続するか物件を返却する。
136
InfoPath を使った場合 STEP1
リース契約・管理
管理が容易
になった
⑤
メリット
リース料の支払
③
リース管理フォーム
経理
①
総務
検収
②
完了証
総務
リース管理フォーム
③
リース物件管理票
ビューを利用できる
リース物件の管理
リースの管理が容易になった
経理
管理部門
統一された入力フォームを利用できる
ビューの機能
④
支払期日の
管理が容易
契約書
共通
支払期日の管理が容易になった
リース会社
① 総務は、リース物件の契約を結び、物件を発注すると InfoPath で
「リース管理フォーム」 を作成する。
② 物件が納入されると検収を行い、「検収完了証」 をリース会社に提出する。
③ 総務は、「リース管理フォーム」 を経理と管理部門にメールで送信する。
④ 経理は、毎月リース料を支払い、経費として計上する。
⑤ 総務は、契約終了日が近づくと、契約を継続するか物件を返却する。
137
InfoPath を使った場合 STEP2
メリット
ステータス管理が
できる
リース物件
の管理
SharePoint
チーム サイト
リース料の支払
リース管理
フォーム
管理部門
共通
リース契約の管理
総務
経理
管理が更に
容易になった
検収
完了証
総務
契約書
統一された入力フォームを利用できる
ビューの機能
SharePoint チーム サイトを使った
フォームのステータス管理
リースの管理が更に容易になった
経理
支払期日の管理が更に容易になった
リース会社
① 総務は、リース物件の契約を結び、物件を発注すると InfoPath で
「リース管理フォーム」 を作成して、WSS のチーム サイトに保存する。
② 総務は、物件が納入されると検収を行い、「リース管理フォーム」 に追記す
る。
更に、「検収完了証」 をリース会社に提出する。
③ 経理は、SharePoint チーム サイトを参照して、毎月リース料を支払い、
経費として計上する。
④ 総務は、SharePoint チーム サイトを参照して、契約終了日が近づくと、
契約を継続するか物件を返却する。
138
サンプル フォーム STEP1,STEP2
入力必須項目には、
アスタリスクが表示されます
リース契約管理票ビュー
リース物件管理票ビュー
リース物件は、繰り返しテーブルで
複数回の入力ができる
購入価格、月額リース料の
合計が自動的に計算される
139
C16 福利厚生施設利用申請
140
従来の業務
課題・問題点
総務
空き状況の確認や
従業員への連絡が大変
各施設の空き状況管理が大変
利用状況の分析が困難
②
③
福利厚生施設
利用申請書
利用申込書
利用者 A さん
A さん
利用申込
④
①
総務
利用申請の管理
利用可能な施設が分からない
福利厚生施設
福利厚生施設
利用申請書
⑤
① 総務は、会社で規定する福利厚生施設の案内と一緒に、Excel で
「福利厚生施設利用申請書」 を作成して、社員に配布する。
② 社員の A さんは、「福利厚生施設利用申請書」 に記入して、
総務に提出する。
③ 総務は、福利厚生施設毎に社員の利用申込書をまとめて各施設に申し込む。
④ 総務は、空き状況によって利用可否を A さんに連絡する。
⑤ A さんは、1 年に 1 度、各施設の利用状況を分析する。
141
InfoPath を使った場合 STEP1
メリット
福利厚生施設
利用申請
フォーム
A さん
利用申込
空き状況の確認や
従業員への連絡が容易
②
①
③
福利厚生施設
④
統一された入力フォームを利用できる
総務
利用申込書
総務
利用申請の管理
共通
各施設の空き状況管理が容易になっ
た
フォームを結合すれば、
利用状況の分析が簡単にできる
分析ビューを活用できる
⑤
簡単に結合できる
利用状況を分析
結合データ
利用者 A さん
利用可能な施設が選択できる
申請書の入力が容易になった
① 総務は、会社の福利厚生施設の案内と一緒に、InfoPath で作成した
「福利厚生施設利用申請書フォーム」 をメールで社員に配布する。
② 社員の A さんは、「福利厚生施設利用申請書フォーム」 に入力して、
総務にメールでする。
③ 総務は、福利厚生施設毎に 「福利厚生施設利用申請書フォーム」 をまとめ
て
各施設に申し込む。
④ 総務は、空き状況によって利用可否をフォームに追記して、メールで送信す
る。
⑤ 総務は、「福利厚生施設利用申請書フォーム」 を結合して、
142
InfoPath を使った場合 STEP2
メリット
チーム サイトで管理でき
る
福利厚生施設
利用申請
テンプレート
③
利用申込書
A さん
総務
利用申込
②
④
共通
統一された入力フォームを利用できる
SharePoint チーム サイトを利用した
効率的な管理ができる
福利厚生施設
申請書テンプレートを
SharePoint チーム サイト
に発行
①
チーム サイトで
申請結果が分かる
⑤
利用状況を分析
XML データ
結合データ
SharePoint
チーム サイト
① 総務は、会社の福利厚生施設の案内と一緒に、InfoPath で作成した
「福利厚生施設利用申請書フォーム」 をチーム サイトに発行する。
② 社員の A さんは、チーム サイトにある 「福利厚生施設利用申請書フォー
ム」
に申請内容を入力して、チーム サイトに保存する。
③ 総務は、福利厚生施設毎に 「福利厚生施設利用申請書フォーム」 をまとめ
て
各施設に申し込む。
総務
各施設の空き状況管理が容易になっ
た
フォームを結合すれば、
利用状況の分析が簡単にできる
分析ビューを活用できる
利用者 A さん
利用可能な施設が選択できる
申請書の入力が容易になった
チーム サイトを参照すれば、
申請した施設の利用可否が分かる
④ 総務は、空き状況によって施設の利用可否を WSS 上のフォームに追記す
る。
⑤ 総務は、SharePoint 上の 「福利厚生施設利用申請書フォーム」 を結合して、
各施設の利用状況を分析する。
143
サンプル フォーム STEP1,STEP2
入力必須項目には、
アスタリスクが表示される
利用可能な施設を
選択できる
利用可能な人数を超えると、
警告メッセージが表示される
複数のフォームを結合して、
利用状況確認ビューを参照すれば、
簡単に利用状況を分析できる
利用者の氏名を
全て記入する
総務は空き状況を確認後、
利用可否を追記できる
144
C17 事故報告書
145
従来の業務
課題・問題点
⑤
① 入院報告書
事故報告書
A さん
労務
④
事故報告書
労災申請書
②
報告書の
管理が大変
休業補償給付
申請書
③
労務
A さん
経理
報告書の管理が困難
各書類の突合せが大変
作成する書類が多い
重複項目の入力が面倒
労災申請書
病院
労働基準監督署
① 従業員の A さんは、勤務中・通勤中に事故に遭った場合は、
Excel の 「事故報告書」 に記入して、労務部に提出する。
また、入院する必要がある場合は、「入院報告書」 にも記入して提出する。
② A さんは、「労災申請書」 に記入して、労務部に会社印をもらった後で、
病院へ提出する。すると、申請書は病院から労働基準監督署へ提出される。
③ 労働基準監督署から労災と認定されて休業する場合は、
労務部が 「休業補償給付申請書」 の提出を代行する。
④ 労働基準監督署から労働保険金が支給されると、労務部では支給金情報を
経理と本人に連絡して、経理がA さんの支給金を計上する。
⑤ 労務部では、「事故報告書」 から事故の発生原因等を分析する。
146
InfoPath を使った場合 STEP1
メリット
⑤
①
A さん
労務
④
事故報告書
フォーム
事故報告書
フォーム
労災申請書
②
報告書の
管理が容易
報告書の管理が容易になった
各書類の突合せが容易になった
経理
A さん
労災申請書
病院
統一された入力フォームを利用できる
労務
休業補償給付
申請書
③
共通
作成する書類が 1 つになった
重複項目の入力がなくなった
労働基準監督署
① 従業員の A さんは、勤務中・通勤中に事故に遭った場合は、
InfoPath の 「事故報告書フォーム」 に記入して、労務部に提出する。
入院する必要がある場合は、入院報告書ビュー にも記入しておく。
② A さんは、「労災申請書」 に記入して、労務部に会社印をもらった後で、
病院へ提出する。すると、申請書は病院から労働基準監督署へ提出される。
③ 労働基準監督署から労災と認定されて休業する場合は、
労務部が 「休業補償給付申請書」 の提出を代行する。
④ 労働基準監督署から労働保険金が支給されると、労務部では支給金情報を
経理と本人に連絡して、経理が A さんの支給金を計上する。
⑤ 労務部では、「事故報告書フォーム」 から事故の発生原因等を分析する。
147
サンプル フォーム STEP1
入力必須項目には、
アスタリスクが表示される
事故報告書に入力すると、
入院報告書にも表示される
入院が必要な場合は、
入院ありにチェックする
リッチ テキスト ボックスを使った
柔軟な入力が可能
148
C18 辞令
149
従来の業務
課題・問題点
文書作成
が面倒
人事 A さん
①
辞令書
人事部 A さん
B さん
②
辞令の種類に応じた文面を毎回作成
する必要がある
辞令書と人事異動報告書の両方を
作成する必要がある
各書類には重複項目が多い
③ 人事異動
報告書
関連部署
データベース
① 人事部の A さんは、従業員 B さんの昇格、昇給、出向、転勤、退職等が
発生すると、「辞令書」 に記入して B さんに送付する。
② 人事部の A さんは、「辞令書」 を元に、社内の人事情報 DB を更新する。
③ 人事異動の場合、A さんは人事異動の対象者を
「人事異動報告書」 にまとめて、関連部署に回覧・掲示する。
150
InfoPath を使った場合 STEP1
結合すれば、
報告書になる
XML のデータは
再利用性が高い
メリット
①
共通
統一された入力フォームを利用できる
辞令書フォーム
B さん
人事
A さん
②
人事異動報告書
ビューを活用
人事 A さん
③
辞令の種類に応じた文面が
フォームにあらかじめ用意されている
ビューの機能
辞令書フォームを結合すれば、
人事異動報告書が作成できる
結合データ
関連部署
データベース
① 人事部の A さんは、従業員 B さんの昇格、昇給、出向、転勤、退職等が
発生すると、「辞令書フォーム」 に入力して B さんにメールで送信する。
② 人事部の A さんは、「辞令書」 を元に、社内の人事情報 DB を更新する。
③ 人事異動の場合、A さんは人事異動の対象者の 「辞令書フォーム」 を結合
し、
人事異動報告書ビューを印刷して、関連部署に回覧・掲示する。
151
サンプル フォーム STEP1
辞令書作成に必要な項目を
入力するビュー
フォームを結合すれば、
人事異動報告書が完成
入力ビューに入力すれば、
自動的に様々な辞令書を
作成できる
入力ビューに入力すれば、
自動的に様々な辞令書を
作成できる
152
C19 送り状
153
従来の業務
課題・問題点
入力に時間が
かかる
書類がなかなか
回って来ない
集計が大変！
A さん
③
①
送り状
送付物記録票
総務
総務
A さん
送付物を送付
送り状の作成に時間がかかる
同じ項目を違う文書に入力している
④
送料を部門ごとに集計
送付物記録票の集計が大変
経理
送料を計上
経理
②
書類がなかなか回ってこない
送付物
記録票
① 従業員の A さんは、社外へ送付するものがあると、「送り状」 を作成して、
送付物に同封して総務へ依頼する。
② A さんは、総務で宅配便の伝票に宛て先を記入して貼付し、
総務にある 「送付物記録表」 に記入する。
③ 総務は、「送付物記録表」 から送料を部門毎に集計して、
経理へ連絡する。
④ 経理は、部門毎の送料を経費として計上する。
154
InfoPath を使った場合 STEP1
メリット
結合するだけで
集計できる
入力が容易に
たった
業務がスムーズ
になった
①
送り状フォーム
③
共通
A さん
A さん
送付物を送付
総務
④
送料を部門ごとに集計
経理
統一された入力フォームを利用できる
ビューの機能
送り状の作成が容易になった
無駄な二重入力がなくなった
送料を計上
②
結合データ
① 従業員のA さんは、社外へ送付するものがあると、InfoPath の
「送り状フォーム」 に入力して、総務へメールで送信する。
総務
送付物記録票の集計が容易になった
経理
業務がスムーズになった
② A さんは、「送り状フォーム」 の送り状ビューを印刷して送付物に同封する。
③ 総務は、「送り状フォーム」 を部門毎に結合して集計し、経理へ送信する。
④ 経理は、「送り状フォーム」 から部門毎の送料を経費として計上する。
155
サンプル フォーム STEP1
入力必須項目には、
アスタリスクが表示されます
保険の有無を入力すれば、
保険金の入力欄が表示される
送付伝票に入力すると、
送り状ビューにも表示される
フォームを結合すれば、
送付記録票ビューに集計される
156
C20 人事・総務系各種申請
157
従来の業務
帳票の種類が多く
記述もバラバラで
申請が大変
手入力が多くて大変
申請書
人事システム
申請書
申請書
上司
従業員
人事
申請書
紙の申請書
紙の申請書
紙の申請書
申請書
申請書
申請やその承認に
時間が取られて
本来業務に専念できない
従業員
紙の申請書
帳票の種類が多く
記述もバラバラで
処理が大変
申請書
申請書
従業員
申請内容を念のため、
電話で確認
業務アプリ
申請書
申請書
データベース
ファイル サーバー
総務
Web サーバー
紙の文書やファイル、
メールが混在している
紙の申請書
ぐちゃぐちゃだぁ
申請書
申請書
システムが複雑すぎて
メンテナンスに
多大な工数がかかる
サーバーの台数
が多くなっている
経理
共有フォルダが
乱立している
情報システム
申請のチェックに
手間を取られる上に、
ミスも多く差し戻しが
頻繁に発生している
会計システム
書類が回ってくるの
が遅い！
158
InfoPath を使った場合 STEP3
申請を InfoPath で
統一化することで
承認作業も楽に
ポータル機能で、必要
な情報や申請書をす
ぐに探し出せる
どんな申請で
も InfoPath で
入力しやすい
従業員
上司
申請フォーム
SharePoint で申請フォー
ムの配布も楽々
SharePoint
チーム サイト
人事システム
InfoPath なら申請フォーム
の作成も自分で出来る
登録
申請フォーム
データベース
各システムを XML で連携さ
せ、シームレスなデータ交換
とリアルタイム性を実現
すっきり
総務
従業員への回答の
早期化も可能に
BizTalk Server
システムのメンテナンス
性が大幅に向上すると共
に、新しいサービスを開
発しやすい
情報システム
二重入力がなくなり、
内容のチェックに専念
できる
SharePoint
Portal Server
自部門のチーム サ
イトで最新の必要な
申請フォームは入手
できる
従業員
人事
申請フォーム
検索用フォー
ム
従業員
登録
XML でシステム連携することに
より、業務発生から会計処理ま
でのリードタイムを大幅に短縮
できる
業務アプリ
会計システム
リアルタイムに会計情報
に反映できる
経理
159
InfoPath を使った場合 STEP3
業務部門のユーザーメリット
情報システム部門のメリット
既存の業務システムからデータを取得するこ
とが可能になり、入力の手間とミスが大幅に削
減される
ユーザーが、自分のその場その場のニーズに
応じてフォームを作成できるので、IT 部門の負担
が減る
人事システムと経理システムなどの別々の業
務システムのデータを 1 つのフォームから更新
することができるので、今まで 2 度手間であっ
たデータの更新の手間が省ける
既存の業務システムをお金や時間をかけずに
連携させることができる
XML でシステムが連携することにより、業務
のリアルタイム性が飛躍的に向上する
1 つの申請フォームから複数の申請を同時に
処理できるので、工数が大幅に削減できる
担当部門が、簡単に申請フォームを作成でき、
SharePoint Portal Server を通じて、簡単に配布
することができる
XML を活用することで、柔軟なシステム連携を
実現し、メンテナンスが楽になる
既存の業務アプリの XML スキーマからドラッ
グ
アンド ドロップでフォームを簡単に作成す
ることができる
Share Point チーム サイト との連携によって
フォームテンプレートの更新が容易にできるので、
開発工数が少なくてすむ
160
D： 財務・経理系シナリオ
161
D01 出張旅費精算
162
従来の業務
課題・問題点
予約
履歴が
手元に残らない
3 つも書類を
作るのは面倒！
同じ項目が多い
共通
出張申請書
総務
必要な書類が 3 つも存在するので
処理がややこしくて、面倒である
②
① ④
部長
確認
仮払と精算の
突合せが大変！
⑤
A さん
A さん
③
仮払申請書
出張申請書
出張旅費精算書
仮払申請書
出張旅費精算書
仮払
精算
申請してから処理が完了するまで
時間がかかるので、急な出張時に
困る
帰社後に、経費精算を申請するので
事後処理に時間を取られてしまう
3 つの書類の中で同じ項目を
再度入力する必要があり、面倒である
経理
① 出張予定がある A さんは、出張申請書、仮払申請書を Word で作成して、
所属部長のチェックを受ける。
所属部長
② A さんは、出張申請書 を総務部に提出して、宿泊・交通の予約を依頼する。
③ A さんは、仮払申請書 を経理部に提出して、仮払処理を依頼する。
④ A さんは出張から帰社した後で、出張中に発生した経費を Word で作成した
出張旅費精算書 に入力して、所属部長のチェックを受ける。
承認してしまうと、手元に残らないので
履歴を取ったり、集計作業が大変
出張経費は経理が月次集計するまで
把握できない
⑤ 出張旅費精算書 を経理部に提出して、精算処理を依頼する。
163
InfoPath を使った場合 STEP1
メリット
1 つのフォームで
申請作業が容易に
履歴を確認できる
予約
共通
確認
入力
総務
②
①
上司
出張先で入力
A さん
④
業務処理が
スムーズになった
③
④
A さん
出張申請
ビュー
統一されたフォームテンプレートを
使った容易な入力
複数のビューを活用
3 つの書類が 1 つのフォームに集約
メールで送信できるので、処理が迅速
出張先でも経費明細の入力ができる
不要な再入力が必要なくなった
仮払
A さん
旅費精算
ビュー
精算
経理
① 出張予定がある A さんは、InfoPath で作成された 「出張申請フォーム」 の
「出張申請ビュー」 に必要事項を入力して、所属部長のチェックを受ける。
② A さんは、「出張申請フォーム」 を総務部にメールで送信して、宿泊・交通の
予約を依頼する。
③ A さんは、「出張申請フォーム」 を経理部にメールで送信して、仮払を依頼
する。
④ A さんは、出張先でノートパソコンに保存された 「出張申請フォーム」 の
「出張旅費精算ビュー」にかかった経費明細を入力する事ができるので、
帰社後すぐに経理に精算処理を依頼できる。
所属部長
確認した申請書もいつでも確認できる
他部署
1 つのフォームに必要な情報が集約
されているので、業務処理が容易
164
InfoPath を使った場合 STEP2
部内の申請状況を
WSS で管理できる
メリット
1 つのフォームで
申請作業が容易に
確認
予約
入力
総務
③
①
部長
A さん
保存
④
管理
⑤
③
②
共通
業務処理が
スムーズに
なった
出張申請
ビュー
出張先で入力
A さん
⑤
仮払
SharePoint
チーム サイト
Aさ
ん
旅費精算
ビュー
精算
統一されたフォームテンプレートを
使った容易な入力
3 つの書類が 1 つのフォームに集約
メールで送信できるので、処理が迅速
出張先でも経費明細の入力ができる
不要な再入力が必要なくなった
社員情報が自動的に表示されるので、
入力が更に容易になった
経理
① 出張予定がある A さんは、InfoPath で作成された 「出張申請フォーム」 の
「出張申請ビュー」 に必要事項を入力して、所属部長のチェックを受ける。
所属部長
② A さんは、「出張申請フォーム」 を 部内の SharePoint チーム サイト に
保存する。
確認した申請書もいつでも確認できる
SharePoint チーム サイトを参照するこ
とで、部内の出張申請の状況を把握で
きる
③ A さんは、「出張申請フォーム」 を総務部、経理部にメールで送信する。
④ 所属部長は、SharePoint チーム サイトを参照して、出張申請状況、経費な
ど
を把握できる。
⑤ A さんは、出張先でノートパソコンに保存された 「出張申請フォーム」 の
「出張旅費精算ビュー」にかかった経費明細を入力する事ができるので、
他部署
1 つのフォームに必要な情報が集約
されているので、業務処理が容易
165
サンプル フォーム STEP1,STEP2
入力必須項目には、
アスタリスクが表示されます
出張申請ビューに入力すれば、
出張旅費精算にも表示される
STEP2 では、チーム サイト
に
フォームの情報を表示でき
る
出張先で明細を入力できる
仮払いを入力する場合は、
ここを“あり”にチェックして
入力欄を表示できる
備考欄には、
リッチ テキスト ボックスを
利用した入力ができる
経費明細は、このボタンを
押下して項目を追加できる
166
D02 資産管理
167
従来の業務
課題・問題点
毎回作成するのが大変
②
他部署
減価償却費
明細書
④
固定資産の減価償却
チェック
③
経理 A さん
経理部 A さん
減価償却費明細書の作成に
時間がかかる
各部署からの修正作業が
集中するので大変
使用しなくなった資産の除却、
減損処理等がタイムリーに行えない
固定資産台帳
①
減価償却費
明細書
各部署からの修正が
重なって大変
他部署
① 経理部の A さんは、半期に 1 度 Excel で 「減価償却費明細書」 を
作成する。
② A さんは、「減価償却費明細書」 を印刷して、各部署に配布する。
③ 各部署では、固定資産の現況と相違がないかチェックして、除却処分に
なったり償却方法等の変更事項があったら記入して、A さんに提出する。
④ A さんは、各部署から提出された 「減価償却明細書」 を元に、
期末簿価の合計金額を 「貸借対照表」 の固定資産へ計上する。
168
InfoPath を使った場合 STEP2
メリット
他部署
資産を登録
資産登録
フォーム
各部署から登録された
資産を検索できる
共通
統一された入力フォームを利用できる
データベースを利用できる
①
参照
必要な項目にだけ入力
①
資産を登録
③
更新
資産管理
データベース
経理 A さん
②
経理 A さん
必要な項目にのみ入力できる
登録されている資産を検索できる
資産管理が容易になった
資産管理
フォーム
必要な項目にだけ入力
他部署
資産登録
フォーム
各部署
必要な項目にのみ入力できる
① 各部署の担当者は、InfoPath の 「資産登録フォーム」 に部署で購入した
資産の情報を入力して、データベースに登録する。
② 経理部の A さんは、InfoPath の 「資産管理フォーム」 の入力ビューから
各部署から登録されている資産について、残存価額と耐用年数を入力する。
すると、今期の償却額が自動的に計算される。
③ A さんは、「資産管理フォーム」 の参照ビューを使って資産を検索して、
過去の減価償却明細書を閲覧する事ができる。
169
サンプル フォーム STEP2
入力必須項目には、
アスタリスクが表示されます
必要な項目にのみ入力
繰り返しテーブルで
複数回入力できる
登録されている
資産を検索できる
データベースに登録
各部署が資産を
登録するフォーム
必要な項目にのみ入力
経理が項目を
入力するフォーム
このビューでは、
過去のデータを参照できる
170
D03 手形管理
171
従来の業務
課題・問題点
作成する書類が多い
①
取引先 1
②
手形割引依頼書
手形を受け取る
経理 A さん
手形取立依頼書
受取手形記入帳 取立・割引の依頼
作成する書類が多い
重複項目の入力が多い
期日の管理が大変
支払の為、入金
取引先 2
経 理 A さん
③
銀行から出金
銀行
④
支払手形を発行 支払手形記入帳
管理が大変
取引先 3
① 経理部の A さんは、取引先から手形を受け取ると、Excel の
「受取手形記入帳」 に記入して、仕訳する。
② A さんは、受取手形の支払期日が近づいたら 「手形取立依頼書」 を作成し、
銀行に取立を依頼する。または、期日前に割引して入金して欲しい時は、
「手形割引依頼書」 を作成し、銀行に割引を依頼する。
入金後、その旨を記入して保存、仕訳する。
③ A さんは、購買部より要請されると、買掛金に対して手形を発行して、
「支払手形記入帳」 に記入して、仕訳する。
④ 支払期日が近づいたら、銀行に支払いに必要な金額を入金して、
支払が完了したら、その旨を記入して保存し、仕訳する。
172
InfoPath を使った場合 STEP1
メリット
①
取引先 1
②
ビューの機能を活用できる
手形を受け取る
受取手形管理
フォーム
取引先 2
経理
③
経理 A さん
取立・割引の依頼
支払の為、入金
銀行から出金
統一された入力フォームを利用できる
作成する文書が統合された
手形の管理が容易になった
ビューの機能
銀行
④
支払手形を発行
支払手形管理
フォーム
文書作成が
容易になった
取引先 3
① 経理部の A さんは、取引先から手形を受け取ると、InfoPath の
「受取手形管理フォーム」 に記入して、仕訳する。
② A さんは、受取手形の支払期日が近づいたら 「受取手形管理フォーム」 の
手形取立依頼書ビュー を印刷して、銀行に取立を依頼する。
又は、期日前に割引して入金して欲しい時は、手形割引依頼書ビューを
印刷して、銀行に割引を依頼する。入金後、その旨を記入して保存する。
③ A さんは、購買部より要請されると、買掛金に対して手形を発行して、
「支払手形管理フォーム」 に記入して、仕訳する。
④ 支払期日が近づいたら、支払いに必要な金額を入金して、
支払が完了したら、その旨を記入して保存し、仕訳する。
173
InfoPath を使った場合 STEP2
ビューの機能を活用できる
メリット
手形の支払期日を
管理できる
②
①
経理 A さん
取引先 1
手形を受け取る
SharePoint
チーム サイト
受取手形管理
フォーム
支払手形管理
フォーム
取引先 2
管理が更に
容易になった
統一された入力フォームを利用できる
チーム サイトを利用して、
手形管理フォームを管理できる
作成する文書が統合された
手形の管理が容易になった
ビューの機能
取立・割引の依頼
支払の為、入金
支払手形を発行
取引先 3
経理
③
銀行から出金
銀行
④
① 経理部の A さんは、取引先から手形を受け取ると、InfoPath の
「受取手形管理フォーム」 に記入、仕訳して、SharePoint チーム サイトに保存する。
② A さんは、受取手形の支払期日が近づいたら 「受取手形管理フォーム」 の
手形取立依頼書ビュー を印刷して、銀行に取立を依頼する。
又は、期日前に割引して入金して欲しい時は、手形割引依頼書ビューを
印刷して、銀行に割引を依頼する。入金後、その旨を記入して保存する。
③ A さんは、購買部より要請されると、買掛金に対して手形を発行して、
「支払手形管理フォーム」 に記入、仕訳して、SharePoint チーム サイトに保存する。
④ SharePoint チーム サイトを参照して、支払期日が近づいたら、支払いに必要な金額を
入金して、支払が完了したら、その旨を記入して保存し、仕訳する。
174
サンプル フォーム STEP1
受取手形を管理するフォーム
支払手形を管理するフォーム
STEP2 では、手形の状況を
チーム サイト上で管理できる
受取手形管理フォームには、
手形割引依頼書ビューと
手形取立依頼書ビューがある
受取手形管理フォームに入力すると、
各ビューにデータが表示される
175
D04 与信限度額変更
176
従来の業務
課題・問題点
③
①
与信限度額
変更申請書
最新情報の
共有が困難
④
管理が大変
営業部長
営業部長
A さん
与信限度額
変更の申請
⑤
取引先情報と与信限度額変更申請が
バラバラに存在する
与信管理部
④
申請をチェック
与信限度額
の変更
⑤
③
債権残高を確認
最新情報の共有が困難
まとめて提出
②
取引先情報
管理票
共通
与信管理部
取引先毎の管理票の管理が大変
経理
① 営業担当者のA さんは、取引先の信用状況の調査を定期的に行い、
Excel の 「取引先情報管理表」 に記入して、営業部長に提出する。
② 営業部長は、部下から提出された 「取引先情報管理表」 をチェックして、
まとめて与信管理部に提出する。
③ A さんは、受注時に取引先の債権残高が与信限度内かどうかを
経理に確認して、限度額を超える場合は、「与信限度変更申請書」 を作成し、
営業部長に提出する。
④ 営業部長は、「与信限度変更申請書」 をチェックし、与信管理部に提出する。
⑤ 与信管理部は、与信限度額を変更した場合は、営業と経理に報告する。
177
InfoPath を使った場合 STEP1
メリット
最新情報を共有
①
与信限度額
変更フォーム
最新情報の共有が
容易になった
ファイル サーバー
②
①
③
統一された入力フォームを利用できる
最新の情報を共有できるようになった
④
営業部長
A さん
与信限度額
変更の申請
管理が容易に
なった
共通
⑤
関連する書類を一緒に取り扱える
与信管理部
申請をチェック
⑤
③
営業部長
与信限度額
の変更
与信管理部
取引先毎の管理票の管理が
容易になった
債権残高を確認
経理
① 営業担当者の A さんは、取引先の信用状況の調査を定期的に行い、
InfoPath の 「与信限度額変更フォーム」 の取引先情報管理票ビューに
記入して、営業部長にメールで送信し、ファイルサーバーにも保存する。
② 営業部長は、「与信限度額変更フォーム」 をチェックして、
まとめて与信管理部に送信する。
③ A さんは、受注時に取引先の債権残高が与信限度内かどうかを
経理に確認して、限度額を超える場合は、「与信限度変更フォーム」 の
与信限度額変更申請ビューに入力して、営業部長に送信し、保存する。
④ 営業部長は、「与信限度変更申請書」 をチェックし、与信管理部に提出する。
⑤ 与信管理部は、与信限度額を変更した場合は、営業と経理に報告し、
営業部長は、フォームの取引先情報管理票ビューを更新する。
178
InfoPath を使った場合 STEP2
メリット
最新情報を共有
①
与信限度額
変更フォーム
SharePoint
チーム サイト
最新情報の共有が
更に容易になった
管理が更に
容易になった
②
①
③
④
営業部長
A さん
与信限度額
変更の申請
共通
⑤
申請をチェック
⑤
③
与信限度額
の変更
債権残高を確認
経理
① 営業担当者の A さんは、取引先の信用状況の調査を定期的に行い、
チーム サイトにある 「与信限度額変更フォーム」 の取引先情報管理票
ビュー
に記入して、営業部長にメールで送信し、チーム サイトに保存する。
営業部長
与信管理部
統一された入力フォームを利用できる
最新の情報を WSS のチーム サイトで
効率的に共有できるようになった
関連する書類を一緒に取り扱える
チーム サイトでフォームの管理ができ
る
与信管理部
取引先毎の管理票の管理が
容易になった
② 営業部長は、チーム サイトの 「与信限度額変更フォーム」 をチェックして、
まとめて与信管理部に送信する。
③ A さんは、受注時に取引先の債権残高が与信限度内かどうかを
経理に確認して、限度額を超える場合は、「与信限度変更フォーム」 の
与信限度額変更申請ビューに入力して、営業部長に送信し、に保存する。
④ 営業部長は、「与信限度変更申請書」 をチェックし、与信管理部に提出する。
⑤ 与信管理部は、与信限度額を変更した場合は、営業と経理に報告し、
営業部長は、チーム サイトの取引先情報管理票ビューを更新する。
179
サンプル フォーム STEP1
入力必須項目には、
アスタリスクが表示される
与信限度額の変更申請は
このビューに入力する
取引先に関する基本的な
情報を入力するビュー
希望する限度額を入力
取扱商品や主要取引先
といった情報は、
繰り返して複数入力できる
別の文書も添付できる
取引先に関する、新しい
情報を追記して入力できる
STEP2 では、
SharePoint のチーム サイトで
最新情報を管理できる
回覧すれば他のメンバーの
意見を記入できる
与信限度額の変更は
繰り返し申請できる
180
D05 経費精算
181
従来の業務
パターン 1
パターン 2
会計システム
への反映も遅
い
会計システム
経理
情報システム
会計システム
に登録してゆく
のは面倒だ
なぁ
会計システム
入金が遅いのは
何とかして欲しいなぁ
従業員
従業員
経費精算
フォーム
経理
便利にするのは
できるけど、
構築費用が
ばかにならない
よ
各ステップでタイム
ラグが積み重なる
従業員
経費の分析が
決まった形
でしかできない
システムの変
更には開発工
数が大きい
ブラウザからの
入力は操作性
が良くない
経費精算
フォーム
従業員
従業員
上司
うちの部門の
予算の消化率も
いちいち経理に
出してもらわないと
判らないな
Web サーバー
オフラインだと入力
できないよ
従業員
上司
入力ミスが多いなぁ
182
InfoPath を使った場合 STEP3
全体の処理速度
があがった
InfoPath と BizTalk
Server を使って、変化に
対応しやすいシステムを
すばやく構築できた
経費削減を実現できる
経費精算システム
になった
経理
会計システム
情報システム
XML Web サービスで
活動と経費の
関連付けを実現
予実状況も部門別で確
認できて、コスト削減の
ポイントが見えてきた
他の関連申請
システム
BizTalk Serverを中心に、
リアルタイムなシステム連携と
ワークフローを実現
従業員
BizTalk Server
経費予実分析
システム
データベース
オフラインでも
入力できるから、
いつでも経費精算できる
様々な切り口で、
予実データを
リアルタイムに分析できる
従業員
経費精算
フォーム
各承認プロセス時に
アラートメールにて
状況を教えてくれる
検索用フォー
ム
従業員
上司
予算の状況もリアル
タイムに把握できて、
計画が立てやすい
183
InfoPath を使った場合 STEP3
業務部門のユーザーメリット
InfoPath を使うことで、オフラインでも
経費精算フォームに入力することができる。
情報システム部門のメリット
BizTalk Server 2004 や XML Web サービス
などの XML 技術を使うことで、新たなビジネス
要件に対応しやすい。
各部門での手作業が軽減される
BizTalk Server 2004 を中心に各システムを
連携させることにより、会計システムへの反映
がリアルタイムに行われ、従業員と上司を結ぶ
ワークフローも実現する。
InfoPath と XML Web サービスを活用するこ
とにより、他のシステムの情報と経費情報を紐
付けることができる。
InfoPath を使うことで、オフライン・オンライン
を問わないシステムを構築できる。
各部門に対して、入力などの工数削減を実現
させると共に、情報のリアルタイム性や分析シス
テムの提供でサービスレベルを向上させることが
できる。
XML 技術を用いた高度なソリューションを
提供しやすい。
分析システムが提供されることにより、経費
の予実を様々な断面で分析できることで、経費
節減のポイントを発見できる。
184
E： 開発・製造系シナリオ
185
E01 プロジェクト業務日報管理
186
従来の業務
課題・問題点
メンバーの業務日報を
集計するのが大変
チェックして
部署内で集計
①
プロジェクト
毎に集計
③
マネージャー
A さん
プロジェクト
業務日報
②
メンバー A さん
プロジェクト・マネージャー
経理
プロジェクト
業務週報
Excel で作成された日報では入力作業
が煩雑で、入力ミスも多い
毎週の集計作業が面倒である
履歴管理が行いにくい
プロジェクトコード
等を間違え易い！
① プロジェクトメンバーの A さんは、毎日 「プロジェクト業務日報」 に入力して、
週末毎にプロジェクト・マネージャーに提出する。
② マネージャーは、メンバーの 「プロジェクト業務日報」 をチェックして、
プロジェクトの工数を集計し、Excel で 「プロジェクト業務週報」 を作成する。
③ マネージャーは、経理部に 「プロジェクト業務週報」 を提出し、
経理がプロジェクト毎の人件費を月次で集計する。
187
InfoPath を使った場合 STEP1
日報の入力作業が
容易になった
メリット
共通
①
A さん
XML データ
日報を入力
①
統一されたフォーム テンプレートの利
用
フォームの結合機能
データの再利用
XML データ
メンバーの日報を
集計するのが簡単
結合
結合データ
②
メンバー A さん
ファイル サー
バー
工数を集計
プロジェクトマネージャー
マネージャー
エクスポート
日報の入力作業が容易になった
経理
① プロジェクトの各メンバーは、InfoPath で作成された
「プロジェクト業務日報フォーム」 に毎日の作業日報を入力して、
プロジェクト・チームのファイル サーバーに保存する。
各メンバーの日報を集計する作業が
容易になった
XML のデータは再利用性が高いので、
Excel に出力して工数を集計できる
② プロジェクト・マネージャーは、プロジェクト・チームのファイル サーバーを
参照して各メンバーの 「プロジェクト業務日報フォーム」 をチェックしたり、
ファイルを結合して集計する事ができる。
③ 経理部は、サーバーにある XML ファイルのデータを Excel に抽出して
プロジェクト毎に週次で工数を集計できる。
188
InfoPath を使った場合 STEP2
メリット
日報の入力作業が
更に容易になった
入力フォーム
①
共通
日報を入力
A さん
データベースの利用
入力用フォーム、管理用フォームの利
用
①
メンバーの日報を
検索できる
メンバー A さん
日報の入力作業が更に容易になった
工数を管理
管理フォーム
②
データベー
ス
工数を集計
③
マネージャー
エクスポート
プロジェクトマネージャー
経理
① 各メンバーが InfoPath の 「プロジェクト業務日報入力フォーム」 に入力して、
週末毎にプロジェクト・チームのデータベースに保存する。
各メンバーの日報の情報を集計できる
プロジェクトの工数管理ができる
XML のデータは再利用性が高いので、
Excel に出力して工数を集計できる
② マネージャーは、「プロジェクト業務日報管理フォーム」 を使う事で、
データベースに保存されている日報のデータを様々な条件で検索できる。
③ マネージャーはデータベースに保存した情報を必要に応じて抽出して、
Excel にエクスポートすれば、プロジェクト毎に工数を集計できる。
③ プロジェクト・マネージャーが、Excel にエクスポートした
「プロジェクト業務週報」 を経理にメールで送信すると、経理は
プロジェクト毎の人件費を月次で簡単に集計できる。
189
サンプル フォーム STEP1,STEP2
入力必須項目には、
アスタリスクが表示されます
日々の作業内容は、
繰り返しテーブルで
複数入力できる
STEP2 では、
データベースに登録できる
条件を設定すれば、
検索結果を
絞り込む事ができる
STEP2 では、
データベースに登録された
日報の情報を検索できる
抽出した結果を
Excel に出力できる
190
E02 製品不具合分析
191
従来の業務
課題・問題点
製造上の問題の測定
他の技術員からの
報告が見られない
報告書の書き方が
違うと管理が大変
②
製品不具合
分析申請書
③
品質管理部 A さん
⑤
修理技術員
①
製品の設計・製造に
関わる問題を発見
各部署で情報の共有ができていない
検査課
製品不具合
分析申請書
共通
品質管理部 A さん
原因の振り分け
② 製品不具合
④
報告書の書き方が人によって違う
検査課、開発部に依頼した調査の
ステータスがつかみにくい
各書類の付き合わせが困難
分析申請書
構造上の問題の解析
開発部
① 修理技術員は、製品の修理中に設計・製造に関わるような問題を
製品に発見した場合、「製品不具合分析申請書」 を作成、A さんに送付する。
② 品質管理部の A さんは、「製品不具合分析申請書」 の内容をチェックして、
製造上の問題と考えられる場合には検査課へ送付する。
又は、構造上の問題と考えられる場合には、開発部に送付する。
③ 検査課は、図面と現物の照合測定を行ない、品質管理課へ報告する。
④ 解析担当は、データの解析を行ない、品質管理課へ報告する。
⑤ 品質管理部の A さんは、「製品不具合分析申請書」 を保管して管理する。
192
InfoPath を使った場合 STEP1
メリット
製造上の問題の測定
他の技術員からの
報告を参照できる
書類が統一されて
管理が容易になった
製品不具合
分析申請書
①
③
統一された入力フォームを利用できる
各部署で情報の共有ができる
②
製品不具合
分析申請書
修理技術員
検査課
共通
原因の振り分け
品質管理部 A さん
各ビューの
機能を活用
②
製品の設計・製造に
関わる問題を発見
製品不具合
分析申請書
⑤
ファイル サーバー
構造上の問題の解析
品質管理部 A さん
開発部
④
検査課、開発部に依頼した調査の
ステータスが把握できる
書類の付き合わせが不要になった
検査課・開発部
申請書と報告書が一緒に取り扱える
① 修理技術員は、製品の修理中に設計・製造に関わるような問題を
製品に発見した場合、InfoPath の 「製品不具合分析申請書フォーム」 に
入力して、A さんにメールで送信する。
② 品質管理部の A さんは、「製品不具合分析申請書フォーム」 の内容を
チェックして、製造上の問題と考えられる場合には検査課へ送信する。
または、構造上の問題と考えられる場合には、開発部に送信する。
③ 検査課は、図面と現物の照合測定を行ない、測定結果をフォームに入力し
て、
品質管理課の A さんへ返信する。
④ 解析担当は、データの解析を行ない、結果をフォームに入力して返信する。
⑤ 品質管理部の A さんは、フォームをサーバーに保存して共有する。
193
InfoPath を使った場合 STEP2
製品の設計・製造に
関わる問題を発見
メリット
製造上の問題の測定
チーム サイトで管理
検査課
修理技術員
共通
各ビューの
機能を活用
製品不具合
分析申請書
SharePoint
チーム サイト
各ビューの
機能を活用
品質管理部 A さん
申請書のステータス
が管理できる
品質管理部 A さん 原因の振り分け
構造上の問題の解析
開発部
① 修理技術員は、製品の修理中に設計・製造に関わるような問題を
製品に発見した場合、InfoPath の 「製品不具合分析申請書フォーム」 に
入力して、A さんにメールで送信する。
統一された入力フォームを利用できる
SharePoint のチーム サイトで
フォームの情報を共有できる
検査課、開発部に依頼した調査の
ステータスが把握できる
書類の付き合わせが不要になった
検査課・開発部
チーム サイトのフォームを参照して、
分析を依頼された部署は分析結果を
フォームに入力する。
② 品質管理部の A さんは、「製品不具合分析申請書フォーム」 の内容を
チェックして、どこに原因があるかを振り分けて、ステータスを更新する。
③ 検査課は、チーム サイトを参照してステータスが、要検査になっている
フォーム
があれば、図面と現物の照合測定を行ない、測定結果をフォームに入力す
る。
④ 解析担当は、チーム サイトを参照してステータスが、要解析になっている
フォームがあれば、データの解析を行なって結果をフォームに入力する。
194
サンプル フォーム STEP1,STEP2
入力必須項目には、
アスタリスクが表示される
検査課で使用するビュー
ボタンで使用するビューを
切り替えて使用できる
STEP2 では、チーム サイト
を
使ってフォームの情報を
各部署で共有できる
申請書で入力された情報は
他のビューにも表示される
不具合の原因を振り分ける
測定の結果は、
繰り返しテーブルで
複数回入力できる
複数の部品を測定できる
解析結果を入力して判定
開発部で使用するビュー
195
E03 ISO 是正措置管理
196
従来の業務
記入の仕方が
わかりにくい
管理表に記入
各部門の管理表を
まとめるのが大変
課題・問題点
ISO の管理表の
ステータスを管理
② ③
B さん
共通
①
ISO 是正措置
管理表
ISO 事務局
A さん
ISO 事務局 A さん
④
⑤
記入者によって書き方が異なるので、
管理が困難
文書のステータスが分かりにくい
B さん
ISO 対策の
実施を確認
情報の管理や共有が困難
管理表の記入方法が分かりにくい
ISO 対策
確認チーム
① ISO の内部監査で不適合な事項が発見されると、ISO 事務局の A さんは、
Excel で作成した 「ISO 是正措置管理表」 を担当部門へ送付する。
② 部門担当者の B さんは、原因と対策案を起案して、A さんへ送付する。
③ B さんは、対策を実施後に対策完了報告を記入して、
再度 A さんへ送付する。
④ A さんは、ISO 対策確認チームに B さんの部署の是正確認を要請する。
⑤ ISO 対策確認チームは、B さんの部署の対策実施を確認後、
必要事項を記入して ISO 事務局へ報告する。
197
InfoPath を使った場合 STEP1
各部門の管理表
をまとめるのが
容易になった
管理表に記入
ISO の管理表の
ステータスを管理
メリット
共通
B さん
ISO 事務局
A さん
記入の仕方が
わかりやすい
ISO 事務局 A さん
ISO 是正措置
管理表フォーム
文書のステータスが分かり易くなった
B さん
ISO 対策の
実施を確認
統一された入力フォームを利用できる
管理表の記入方法が分かり易くなった
ISO 対策
確認チーム
① ISO の内部監査で不適合な事項が発見されると、ISO 事務局の A さんは、
InfoPath の 「ISO 是正措置管理表フォーム」 に記入して担当部門へ
メールで送信する。
② 部門担当者の B さんは、原因と対策案を起案して、A さんへ返信する。
③ B さんは、対策を実施後に対策完了報告を記入して、
再度 A さんへ送信する。
④ A さんは、ISO 対策確認チームに B さんの部署の是正確認を要請する。
⑤ ISO 対策確認チームは、B さんの部署の対策実施を確認後、
必要事項を記入して ISO 事務局へ報告する。
198
InfoPath を使った場合 STEP2
管理が更に
容易になった
管理表に記入
③
ISO の管理表の
ステータスを管理
メリット
①
共通
ISO 事務局
A さん
B さん
②
ステータスが
分かる
①
ISO 是正措置
管理表フォーム
⑤
SharePoint
チーム サイト
ISO 対策の
実施を確認
ISO 対策
確認チーム
ISO 事務局 A さん
④
統一された入力フォームを利用できる
SharePoint チーム サイトを使った
管理ができる
文書のステータスが
更に分かり易くなった
B さん
管理表の記入方法がわかりやすく
なった
① ISO の内部監査で不適合な事項が発見されると、ISO 事務局の A さんは、
InfoPath の 「ISO 是正措置管理表フォーム」 に記入して、チーム サイトに
保存して、担当部門へメールで連絡する。
② 部門担当者の B さんは、原因と対策案を起案して、チーム サイトのフォー
ム
に追記して、メールで A さんに送信する。
③ B さんは、対策を実施後に対策完了報告を記入して、
チーム サイトに保存する。
④ A さんは、ISO 対策確認チームに B さんの部署の是正確認を要請する。
⑤ ISO 対策確認チームは、B さんの部署の対策実施を確認後、
必要事項をチーム サイトのフォームに記入して ISO 事務局へ報告する。
199
サンプル フォーム STEP1,STEP2
入力必須項目には、
アスタリスクが表示されます
ボタンでビューの
切り替えができる
管理表に入力した情報は
他のビューにも表示される
STEP2 では、WSS 上に
フォームの情報を表示でき
る
200
E04 開発テーマ管理
201
従来の業務
課題・問題点
③
開発プロジェクト
企画書
R&D 企画部
部長 A さん
企画を審査・決定
②
管理が大変
①
開発テーマ
企画書
R&D 企画部 A さん
マネージャー
④
プロジェクト
マネージャー
開発進捗報告書
ドキュメントの管理が困難
進捗が把握できない
報告書の作成が面倒
添付資料の管理が大変
毎週の進捗を報告
R&D 企画部
B さん
開発テーマを
企画
① R&D 企画部の B さんは、新規テーマを探索し、Word で
「開発テーマ企画書」 を作成して、部長の A さんに提案する。
② A さんは、市場ニーズ、研究シーズ、コスト、特許等を調査して、審査する。
③ 開発決定したテーマに関して、研究人材のリストアップ、研究課題の設定、
研究分担等の研究プロジェクトを企画・立案し、
Word の 「開発プロジェクト企画書」 に記入して、R&D 企画会議で審査する。
④ 会議で決定した開発企画に関して、開発プロジェクト・マネージャーは、
毎週末に 「開発進捗報告書」 を R&D 企画部に提出する。
202
InfoPath を使った場合 STEP1
メリット
管理が
容易になった
③
報告書ビューに
入力するだけ
R&D 企画部
部長 A さん
②
共通
企画を審査・決定
④
①
開発テーマ
管理フォーム
ファイル サーバー
R&D 企画部 A さん
プロジェクト
マネージャー
毎週の進捗を報告
開発テーマを
企画
ドキュメントの管理が容易になった
進捗が把握できるようになった
マネージャー
R&D 企画部
B さん
統一された入力フォームを利用できる
ビューの機能
報告書の作成が容易になった
別の資料をフォームに添付できる
① R&D 企画部の B さんは、新規テーマを探索し、InfoPath の 「開発テーマ管
理
フォーム」 の企画申請書ビューに入力して、部長の A さんに提案する。
② A さんは、市場ニーズ、研究シーズ、コスト、特許等を調査して、審査する。
③ 開発決定したテーマに関して、研究人材のリストアップ、研究課題の設定、
研究分担等の研究プロジェクトを企画・立案し、「開発テーマ管理フォーム」
のプロジェクト企画申請書ビューに記入し、R&D 企画会議で審査・決定する。
④ 会議で決定した開発企画に関して、開発プロジェクト・マネージャーは、
毎週末に 「開発テーマ管理フォーム」 の開発進捗報告書ビューに記入して
R&D 企画部に提出する。
203
InfoPath を使った場合 STEP2
メリット
管理が更に
容易になった
③
報告書ビューに
入力するだけ
R&D 企画部
部長 A さん
②
共通
企画を審査・決定
④
①
開発テーマ
管理フォーム
SharePoint
チーム サイト
プロジェクト
マネージャー
毎週の進捗を報告
R&D 企画部 A さん
R&D 企画部
B さん
統一された入力フォームを利用できる
チーム サイトを使った管理ができる
ビューの機能
開発テーマを
企画
① R&D 企画部の B さんは、新規テーマを探索し、InfoPath の 「開発テーマ管
理
フォーム」 の企画申請書ビューに入力して、部長の A さんに提案する。
ドキュメントの管理が更に容易になっ
た
進捗管理ができるようになった
マネージャー
報告書の作成が容易になった
別の資料をフォームに添付できる
② A さんは、市場ニーズ、研究シーズ、コスト、特許等を調査して、審査する。
③ 開発決定したテーマに関して、研究人材のリストアップ、研究課題の設定、
研究分担等の研究プロジェクトを企画・立案し、「開発テーマ管理フォーム」
のプロジェクト企画申請書ビューに記入し、R&D 企画会議で審査・決定する。
④ 会議で決定した開発企画に関して、開発プロジェクト・マネージャーは、
毎週末にチーム サイト上の 「開発テーマ管理フォーム」 の
開発進捗報告書ビューに追記して、チーム サイト上に保存する。
204
サンプル フォーム STEP1
ボタンでビューの
切り替えができる
入力必須項目には、
アスタリスクが表示されます
他のビューで入力された情
報はこのビューにも表示され
る
他のドキュメントを添付でき
る
進捗報告書ビューは、
繰り返しセクションで
複数回の入力ができる
205
E05 特許情報管理
206
従来の業務
課題・問題点
開発部 A さん
特許の申請
①
部長
特許管理表
申請を
チェック
知的財産部
②
申請した特許のステータスが
把握できない
特許を
出願
特許管理表
③
④
チェックが大変
⑤
部長
支払日の
管理が大変
特許庁
開発部 A さん
知的財産部
経理
特許料金を支払う
① 開発部の A さんは、開発した技術の特許を申請する場合に、
Excel の 「特許管理表」 に記入して、部長に提出する。
書式が統一されていないので、
チェックが大変
特許管理が大変
経理
支払日の管理が大変
② 部長は、「特許管理表」 をチェックして、知的財産部に提出する。
③ 知的財産部は、「特許管理表」 の内容を確認して、特許庁に出願する。
④ 知的財産部は、特許庁へ審査請求を行い、経理に連絡して経理が
審査請求の料金を払う。
⑤ 知的財産部は、特許が審決されると経理に連絡して、
経理は特許料を納付する。以後、期限毎に特許料を納付する。
207
InfoPath を使った場合 STEP2
メリット
開発部 A さん
特許の申請
①
部長
特許情報管理
フォーム
②
知的財産部
申請を
チェック
共通
特許を
出願
統一された入力フォームを利用できる
SharePoint チーム サイトを使って
管理できる
③
チーム サイトで
管理できる
④
開発部 A さん
SharePoint
チーム サイト
⑤
知的財産部
経理
特許料金を支払う
特許庁
① 開発部の A さんは、開発した技術の特許を申請する場合に、
InfoPath の 「特許情報管理フォーム」 に入力して、部長にメールで送信する。
申請した特許のステータスが
チーム サイトで把握できる
特許管理が容易になった
経理
支払日の管理が容易になった
② 部長は、「特許情報管理フォーム」 をチェックして、チーム サイトに保存する。
③ 知的財産部は、チーム サイトを参照して、「特許情報管理フォーム」 の内容
を
確認して、特許庁に出願する。
④ 知的財産部は、特許庁へ審査請求を行い、経理にメールで連絡し、
経理が審査請求の料金を払う。
⑤ 知的財産部は、特許が審決されると経理に連絡して、
経理は特許料を納付する。以後、期限毎に特許料を納付する。
208
サンプル フォーム STEP2
入力必須項目には、
アスタリスクが表示されます
SharePoint チーム サイトに
フォームの情報を表示でき
る
特許料の納付期限は
繰り返しテーブルで
複数回入力できる
209
E06 技術規格管理
210
従来の業務
課題・問題点
書類が多い
情報の管理が困難
④
関連部署
技術規格連絡票
を作成・管理
①
共通
関連する文書がバラバラに存在する
技術規格委員会 A さん
技術規格の管理が困難
技術規格連絡票
技術規格委員会
A さん
書類がバラバラ
②
注記を追加
資材部
③
注記を追加
生産技術部
① 技術規格委員会の A さんは、技術企画制定の際に、Excel で
「技術規格連絡票」 を作成して、資材部へ送付する。
② 資材部は、購買に関する注記があれば 「技術規格注記票」 に記入して
添付し、生産技術へ送付する。
③ 生産技術部は、加工に関する注記があれば同様に 「技術規格注記票」 に
記入して、A さんへ送付する。
④ A さんは、各部門の注記をまとめて 「技術規格連絡票」 に記入して、
完成した 「技術規格連絡票」 を社内関係部門へ配布する。
211
InfoPath を使った場合 STEP1
メリット
書類が集約された
情報の管理が
容易になった
④
関連部署
共通
技術規格連絡票
を作成・管理
①
社内技術規格
技術規格委員会
連絡票
A さん
統一された入力フォームを利用できる
ビューの機能
不要な二重入力がなくなった
技術規格委員会 A さん
技術規格の管理が容易になった
ビューに追記するだけ
②
③
資材部・生産技術部
注記を追加
資材部
注記を追加
業務が効率化された
生産技術部
① 技術規格委員会の A さんは、技術企画制定の際に InfoPath の
「社内技術規格連絡票フォーム」 に入力して、資材部へメールで送信する。
② 資材部は、購買に関する注記があれば注記票ビューに追記して、
生産技術へ送信する。
③ 生産技術部は、加工に関する注記があれば同様に注記票ビューに追記して、
A さんへ送信する。
④ A さんは、「技術規格連絡票フォーム」 を社内関係部門へメールで配布する。
212
InfoPath を使った場合 STEP2
書類が集約された
関連部署
情報の管理が
更に容易になった
④
技術規格委員会
A さん
メリット
技術規格連絡票
を作成・管理
社内技術規格
連絡票
①
共通
チーム サイトを使っ
て管理できる
技術規格委員会 A さん
技術規格の管理が更に容易になった
ビューに追記するだけ
ビューに追記するだけ
②
SharePoint
チーム サイト
③
資材部・生産技術部
注記を追加
統一された入力フォームを利用できる
チーム サイトを使った管理ができる
ビューの機能
不要な二重入力がなくなった
資材部
業務が更に効率化された
注記を追加 生産技術部
① 技術規格委員会の A さんは、技術企画制定の際に InfoPath の
「社内技術規格連絡票フォーム」 に入力して、
SharePoint のチーム サイトに保存する。
② 資材部は、チーム サイトのフォームを参照して、購買に関する注記があれ
ば
注記票ビューに追記して、チーム サイトに保存する。
③ 生産技術部は、加工に関する注記があれば同様に注記票ビューに追記して、
チーム サイトに保存する。
④ 社内の関係部門は、チーム サイトの 「社内技術規格連絡票フォーム」 を
参照する。
213
サンプル フォーム STEP1
入力必須項目には、
アスタリスクが表示されます
注記票ビューには、
必要な情報を追記できる
フォームの中の情報を
チーム サイトに表示できる
繰り返しセクションになっており、
複数回の入力ができる
繰り返しテーブルなので、
複数回の入力ができる
リッチ テキスト ボックスを使った
柔軟な入力ができる
配布先は繰り返し項目なので、
必要な数だけ入力できる
214
E07 設備管理
215
従来の業務
課題・問題点
設備管理表を
作成して管理
メンテナンス時期を決定
設備管理部 A さん
③ ②
生産管理部
設備メンテナンス
計画表
管理表と計画表の
重複項目が多い
設備メンテナンス
計画表
④
設備管理部
A さん
管理表と計画表には重複項目が多い
⑤
①
生産管理部
設備メンテナンスの管理が大変
設備管理表
複数の設備の
メンテの把握が大変
部門長
メンテナンス
期日の把握
① 設備管理部の A さんは、設備を購入すると 「設備管理表」 に記入する。
② A さんは、設備の定期メンテナンスを行う場合に、停止期間を確認して、
大きな影響を及ぼすと判断される場合には、「設備メンテナンス計画表」 を
作成して、生産管理部と停止期間を調整する。
③ 定期メンテナンス時期が近づくと、A さんは生産管理部に
「設備メンテナンス計画表」 を再送付して、問題がなければ計画を実施し、
問題があれば時期の再調整を行なう。
④ 生産管理部は、設備を設置してある部門の部門長に、
「設備メンテナンス計画表」 を送付して、設備停止の為の準備を依頼する。
⑤ A さんは、メンテナンス結果の報告書を元に、内容を 「設備管理表」 に
記入して、次回定期メンテナンス日の登録を行う。
216
InfoPath を使った場合 STEP1
メリット
設備管理表を
作成して管理
メンテナンス時期を決定
共通
生産管理部
ビューを活用
できる
⑤
③
設備管理表
フォーム
設備管理表
フォーム
④
設備管理部 ①
A さん
②
複数の設備の
メンテの把握が
容易になった
設備管理部 A さん
1 つのフォームに
統一された
メンテナンス
期日の把握
① 設備管理部の A さんは、設備を購入すると 「設備管理表フォーム」
に入力して、保存する。
② A さんは、設備の定期メンテナンスを行う場合に、停止期間を確認して、
大きな影響を及ぼすと判断される場合には、「設備管理表フォーム」 の
設備メンテナンス計画表ビューに入力し、生産管理部と停止期間を調整する。
③ 定期メンテナンス時期が近づくと、A さんは生産管理部に
「設備管理表フォーム」 をメールで送信して、問題がなければ計画を実施し、
問題があれば時期の再調整を行なう。
④ 生産管理部は、設備を設置してある部門の部門長に、「設備管理表フォー
ム」
を送付して、設備停止の為の準備を依頼する。
⑤ A さんは、メンテナンス結果の報告書を元に、内容を 「設備管理表フォーム」
に記入して、次回定期メンテナンス日の登録を行う。
無駄な二重入力がなくなった
生産管理部
部門長
統一された入力フォーム利用できる
ビューの機能
設備メンテナンスの管理が
容易になった
217
InfoPath を使った場合 STEP2
メンテナンス時期を決定
ビューを活用
できる
メリット
チ－ムサイトで
管理できる
③
生産管理部
⑤
設備管理部
A さん
①
チ－ムサイト
で情報を共有
管理できる
設備管理表を
作成して管理
設備管理表
フォーム
SharePoint
チーム サイト
④
部門長
②
共通
設備管理部 A さん
メンテナンス
期日の把握
① 設備管理部のA さんは、設備を購入すると 「設備管理表フォーム」 に入力し、
SharePoint のチーム サイトに保存する。
② A さんは、設備の定期メンテナンスを行う場合に、停止期間を確認して、
大きな影響を及ぼすと判断される場合には、「設備管理表フォーム」 の
設備メンテナンス計画表ビューに入力し、生産管理部と停止期間を調整する。
③ 定期メンテナンス時期が近づくと、A さんは生産管理部にメールで連絡して、
問題がなければ計画を実施し、問題があれば時期の再調整を行なう。
④ 生産管理部は、設備を設置してある部門の部門長にメールで連絡して、
設備停止の為の準備を依頼する。
⑤ A さんは、メンテナンス結果の報告書を元に、内容を 「設備管理表フォーム」
に記入して、次回定期メンテナンス日の登録を行う。
統一された入力フォーム利用できる
ビューの機能
SharePoint チーム サイトを使って
管理できる
無駄な二重入力がなくなった
業務が効率化された
生産管理部
設備メンテナンスの管理が更に
容易になった
218
サンプル フォーム STEP1,STEP2
入力必須項目には、
アスタリスクが表示されます
設備管理表に入力した内容は、
メンテナンス計画表にも表示される。
フォームの中の情報を、
チーム サイト上に表示でき
る
停止対象設備は、
繰り返しテーブルになっており
複数回の入力ができる
メンテナンス記録は、
繰り返しテーブルになっており
複数回の入力ができる
219
E08 設計変更管理
220
従来の業務
入力間違い
が多い
課題・問題点
情報の管理
が煩雑
共通
開発部 B さん
設計変更連絡票
を起票
①
設計変更連絡表
設計変更を確認し、
部品表を変更
生産管理部
A さん
②
設計変更連絡表
③
回覧に時間
がかかる
設計変更連絡表が統一されていない
生産管理部 A さん
関連部署への回覧に時間がかかる
変更に伴う資料が多くなり、
管理が大変
製造の切り替え
発注計画へ反映
関連部署
④
資材部，製造部・・・
① 開発部の B さんは、設計変更があると 「設計変更連絡票」 に必要事項を
記入して、生産管理部のA さんに送付する。
② A さんは、「設計変更連絡表」 をチェックして、関連部署に連絡して、
この部品を使用する機種の生産計画を調査して、部品表を変更する。
③ A さんは、「設計変更連絡票」 を関連部門に回覧する。
④ 資材購買部では、変更に合わせて部品を発注する。
製造部では製造の切り替えを行う。
品質保証部門では、受入検査作業の変更を行う。
221
InfoPath を使った場合 STEP1
入力間違い
がなくなった
メリット
情報の管理が
容易になった
共通
①
開発部 B さん
設計変更連絡票
を起票
設計変更を確認し、
部品表を変更
生産管理部
A さん
②
設計変更連絡表
設計変更連絡表
製造の切り替え
発注計画へ反映
関連部署
資材部，製造部…
生産管理部 A さん
③
統一された入力フォームを利用できる
メールを利用するので、回覧が簡単
関連部署への回覧が容易になった
変更に伴う資料もリンクできる
開発部 B さん
入力間違いがなくなった
④
① 開発部の B さんは、設計変更があると 「設計変更連絡票フォーム」 に
必要事項を記入して、生産管理部のA さんにメールで送信する。
② A さんは、「設計変更連絡表フォーム」 をチェックして、関連部署に連絡し、
この部品を使用する機種の生産計画を調査して、部品表を変更する。
③ A さんは、「設計変更連絡票」 を関連部門にメールで回覧する。
④ 資材購買部では、変更に合わせて部品を発注する。
製造部では製造の切り替えを行う。
品質保証部門では、受入検査作業の変更を行う。
222
InfoPath を使った場合 STEP2
データベースに
登録
色々な条件で
情報を検索できる
メリット
設計変更を確認し、
部品表を変更
①
共通
開発部 B さん
生産管理部
A さん
設計変更連絡票
を起票
②
③
データベース
設計変更登録
フォーム
生産管理部 A さん
設計変更管理
フォーム
統一された入力フォームを利用できる
登録・管理にデータベースを利用でき
る
変更に伴う資料もリンクできる
データベースから情報を検索できる
製造の切り替え
発注計画へ反映
関連部署
資材部，製造部・・・
④
開発部 B さん
入力間違いがなくなった
① 開発部の B さんは、設計変更があると 「設計変更登録フォーム」 に入力し
て、
データベースに登録する。
② A さんは、「設計変更管理フォーム」 を使用して、製品名や設計変更番号で
登録されている変更を検索する事ができる。A さんは、この部品を使用する
機種の生産計画を調査して、部品表を変更する。
③ A さんは、「設計変更連絡票フォーム」 を関連部門にメールで回覧する。
④ 資材購買部では、変更に合わせて部品を発注する。
製造部では製造の切り替えを行う。
品質保証部門では、受入検査作業の変更を行う。
223
サンプル フォーム STEP1,STEP2
入力必須項目には、
アスタリスクが表示されます
様々な条件で連絡表を
検索できる
リッチ テキスト ボックスを
利用した柔軟な入力ができる
現在この製品が使用して
いる部品が表示される
複数入力が可能な
繰り返しテーブルで
変更後の部品表を記入する
このボタンで、
メールを送信できる
224
E09 ISO 内部監査チェックリスト
225
従来の業務
監査結果に意見を記入
課題・問題点
ISO 項目の監査を行う
③
ISO 監査チーム
被監査部門
部門長 B さん
②
① ISO 監査チーム
チェックリストの作成が大変
監査結果の管理が困難
A さん
ISO 内部監査 ISO 内部監査
結果表
チェックリスト
各部門の監査
結果をまとめる
のが大変
④
ISO 事務局
監査のステータスが分からない
ISO 事務局
ISO 監査結果を管理
① ISO 監査チームの A さんは、毎年監査対象部門に対して、
ISO の要求事項に
関する重点監査項目を設定して監査を行い、監査結果を
「ISO 内部監査チェックリスト」 と 「ISO 内部監査結果表」 に記入する。
② A さんは、「ISO 内部監査チェックリスト」 と 「監査結果表」 を被監査部門の
部門長に提出する。
③ 部門長の B さんは、部門長記入欄に記入して、監査チームに提出する。
④ A さんは、「ISO 内部監査チェックリスト」 と 「ISO 内部監査結果表」 を
ISO 事務局に提出する。また、必要があれば ISO 事務局に是正措置の
管理を依頼する。
226
InfoPath を使った場合 STEP1
監査結果に意見を記入
③
管理が
容易になった
メリット
ISO 項目の監査を行う
共通
被監査部門
部門長 B さん
2 つの
ビューを活用
① ISO 監査チーム
②
統一された入力フォームを利用できる
ビューの機能
A さん
ISO 内部監査
チェックリスト
フォーム
④
ISO 事務局
チェックリストの作成が容易になった
監査結果の管理が容易になった
ISO 事務局
ファイル サーバー
ステータスが
分かる
ISO 監査チーム
監査のステータスが分かるようになっ
た
ISO 監査結果を管理
① ISO 監査チームの A さんは、毎年監査対象部門に対して、
ISO の要求事項に関する重点監査項目を設定して監査を行い、監査結果を
「ISO 内部監査チェックリスト フォーム」 の 2 つのビューに入力する。
② A さんは、「ISO 内部監査チェックリスト フォーム」 を被監査部門の
部門長に提出する。
③ 部門長の B さんは、部門長記入欄に記入して、監査チームに提出する。
④ A さんは、「ISO 内部監査チェックリスト フォーム」 を ISO 事務局に提出する。
また、必要があれば ISO 事務局に是正措置の管理を依頼する。
⑤ A さんは、「ISO 内部監査チェックリスト フォーム」 をサーバーに保存する。
227
InfoPath を使った場合 STEP2
監査結果に意見を記入
2 つの
ビューを活用
管理が更に
容易になった
メリット
ISO 項目の監査を行う
共通
②
被監査部門
部門長 B さん
ISO 監査チーム ①
A さん
②
③
チーム サイト
で管理できる
ISO 内部監査
チェックリスト
フォーム
SharePoint
チーム サイト
④
統一された入力フォームを利用できる
ビューの機能
SharePoint チーム サイトを利用して
管理できる
ISO 監査チーム
チェックリストの作成が容易になった
監査結果の管理が更に容易になった
⑤
ステータスが
分かる
ISO 事務局
ISO 監査結果を管理
ISO 事務局
監査のステータスがチーム サイトから
分かるようになった
① ISO 監査チームの A さんは、毎年監査対象部門に対して、
ISO の要求事項に関する重点監査項目を設定して監査を行い、監査結果を
「ISO 内部監査チェックリストフォーム」 の 2 つのビューに入力する。
② A さんは、「ISO 内部監査チェックリストフォーム」 をチーム サイトに保存して、
被監査部門の部門長にメールで連絡する。
③ 部門長の B さんは、チーム サイトのフォームを参照して、
部門長記入欄に記入して、チーム サイトに上書き保存する。
④ A さんは、必要があれば ISO 事務局に是正措置の管理を依頼する。
⑤ ISO 事務局は、チーム サイトを参照して監査状況やステータスを把握できる。
228
サンプル フォーム STEP1,STEP2
入力必須項目には、
アスタリスクが表示される
段階的にチェックが
付けられる
STEP2 では、
チーム サイトにフォーム
の情報を表示できる
リッチ テキスト ボックスを利用した
柔軟な入力ができる
指摘事項があれば、ここに記入する
被監査部門の入力欄
229
E10 仕入品受入検査管理
230
従来の業務
課題・問題点
仕入先の検討を行う
購買部 A さん
文書作成に時間がかかる
仕入先ごとの管理が大変
購買部 部長
③
検査課 B さん
検査後の購買部の対応がわからない
管理が大変
仕入先ごとに管理
検査結果を記入
検査課 B さん
①
②
不良仕入品
報告書
受入検査
結果通知書
購買部 A さん
仕入先
① 検査課の B さんは、仕入先からの納品があると受入検査を行い、
不合格となったものは 「不良仕入品報告書」 に記入して、購買部に送付す
る。
② 購買部の A さんは、仕入先毎に 「受入検査結果通知書」 を発行して
仕入先に送付して、請求金額の調整を行う。
③ A さんは、仕入先毎の 「不良仕入品報告書」 を購買部長に提出する。
また、購買部会議を開いて仕入先の検討を行う
231
InfoPath を使った場合 STEP1
メリット
仕入先の検討を行う
共通
購買部 部長
ファイル サーバー
③
管理が
容易になった
購買部 A さん
仕入品
不良報告書
フォーム
②
①
検査結果を記入
購買部 A さん
文書作成が容易になった
仕入先毎の管理が容易になった
検査課 B さん
検査課 B さん
統一された入力フォームを利用できる
ビューの機能
検査後の購買部の対応が把握できる
仕入先
仕入先毎に管理
① 検査課の B さんは、仕入先からの納品があると受入検査を行い、
不合格となったものは 「仕入品不良報告書フォーム」 に入力して、
購買部にメールで送信する。
② 購買部の A さんは、仕入先毎に 「仕入品不良報告書フォーム」 の
受入検査結果通知書ビューを印刷して、仕入先に送付し、
請求金額の調整を行う。
③ A さんは、仕入先毎の 「仕入品不良報告書フォーム」 をサーバーに保存し
て、
購買部長にメールで連絡する。また、購買部会議で仕入先の検討を行う。
232
InfoPath を使った場合 STEP2
メリット
仕入先の検討を行う
共通
購買部 部長
SharePoint
チーム サイト
チーム サイトで
管理できる
①
仕入品
不良報告書
フォーム
検査課 B さん
検査結果を記入
③
管理がさらに
容易になった
②
購買部 A さん
仕入先ごとに管理
購買部 A さん
ビューを活用
仕入先
統一された入力フォームを利用できる
ビューの機能
チーム サイトを利用した管理ができる
文書作成が容易になった
仕入先毎の管理が更に容易になった
検査課 B さん
検査後の購買部の対応が把握できる
① 検査課の B さんは、仕入先からの納品があると受入検査を行い、
不合格となったものは 「仕入品不良報告書フォーム」 に入力して、
チーム サイトに保存し、購買部にメールで連絡する。
② 購買部の A さんは、仕入先毎に 「仕入品不良報告書フォーム」 の
受入検査結果通知書ビューを印刷して、仕入先に送付し、
請求金額の調整を行う。
③ 購買部では、チーム サイトにある 「仕入品不良報告書フォーム」 を
仕入先ごとに管理して、購買部会議で仕入先の検討を行う際の資料に
活用する。
233
サンプル フォーム STEP1,STEP2
入力必須項目には、
アスタリスクが表示されます
不良率が自動計算される
仕入品は、繰り返しテーブルで
複数個入力できる
STEP2 では、
フォームの情報を
チーム サイトに表示できる
仕入品不良報告書ビューに
入力した内容は、
他のビューにも表示される
234
E11 設計変更管理
235
従来の業務
生産管理システム
システム全体では、
最適化されていないが、
各部門で最適化
されているから
簡単に統合できないよ
情報システム
PDM
設計 BOM
開発設計部門と製造部門の
部品表（BOM）の体系が標準
化されておらず、それぞれの
部門で変更を手作業で反映
設計変更を
各部門に反映
してもらうのは
時間がかかる
製造 BOM
設計変更を確認し、
部品表を変更
開発部
部品表の
管理が大変
設計変更連絡表
生産管理部
関係部署への
連絡も大変
設計変更連絡表
設計変更連絡表
購買システム
急な変更が
多いなぁ
回覧が回ってくるの
が遅いので、発注計
画が立てにくい
購買カタログに変更
を反映
その他関係部署
資材部
236
InfoPath を使った場合 STEP3
生産管理システム
個別最適と
全体最適のバランスを
図ることができた
情報システム
PDM
XML Webサービスと
InfoPathを使うことで
各部品表へリアルタ
イムに変更を反映
製造 BOM
設計 BOM
設計変更が
すばやく各関係部署に
伝達できる
BizTalk Server
BizTalk Serverで設計 BOM と
製造 BOM、購買カタログの
マッピングを実現
手作業が少なくなり、
時間をかけて
変更内容を吟味できる
変更内容の情報は
SharePoint Portal Server
で関係部署と共有
開発部
設計変更登録
フォーム
設計変更登録
フォーム
生産管理部
SharePoint
Portal Server
購買システム
設計変更登録
フォーム
資材部
情報が整理されていて、
部署の計画にも
反映しやすい
設計変更登録
フォーム
情報が早くなった
ので、発注計画
その他関係部署
も立てやすい
237
InfoPath を使った場合 STEP3
業務部門のユーザーメリット
情報システム部門のメリット
SharePoint Portal Server 2003 を使った
情報共有や、各部品表の同期化が図られること
により、設計変更を完了するための一連の作業
をスピードアップでき、開発のフロント ローディン
グ化を行うことができる。
BizTalk Server 2004 によるデータマッピングと
システム連携を行うことで、システムの個別最適
を残しながら、全体最適を目指すことができ、関
係者全員へのサービス向上が図れる。
設計変更に関連する、各部品表のメンテナン
ス作業が軽減される。
XML を活用することにより、パートナー企業が
業務に入ったとしても、システムの連携を図るこ
とができる。
1 つの InfoPath フォームから部品表の変更
と設計変更の連絡を同時に行うことができる。
既存の業務システムを活用しながら、
システム連携を実現できる。
InfoPath を活用することで自分自身で
フォームを開発できるので、関係部署と共有
すべき項目を自由に追加・変更できる。
InfoPath を活用することで、設計変更登録
フォームの開発は現場部門に任せることができ
る。
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