Transcript ルールブック - 兵庫県教育委員会

20１１年度版
教職員のルールブック
浜坂北小学校
目 次
1日の業務の中でのルール
■ 出勤・退勤に関する事項
■ 出勤時に行うこと
テーマ別ルール
■ 設備等の利用
■ 備品の管理・使用
■ 文書管理
■ 共有パソコン・サーバーでの文書保存
■ 個人情報の取り扱い
■ 業務の引継ぎ
■ ゴミの分別・リサイクル
■ 教職員間での情報伝達
■ 会議の仕方
1日の業務の中での
ルール
1. 出勤・退勤について
出勤・退勤時間に関するルール
□ 通常の勤務時間内に業務が終了するよう努めること
□ 時間外にも業務を行う場合には、長くても朝７時半から１９時までに終了すること
□ 上記の時間を超えて業務を行う場合は、管理職に事前に連絡すること
勤務時間
勤務時間内に業務を終了させることは大変難しい状況です。しかし、勤務終了時間を
過ぎても業務を行うことが続くと、健康被害が心配されます。
また、朝誰よりも早く出勤をした場合、ならびに最終退勤となる場合には、下記の事項
に注意が必要です。
一番早く出勤した場合には
□ 警備システムは
解除しましたか？
一番遅く退勤する場合には
□ 空調はＯＦＦになっていますか？
□ 消灯されていますか？
□ 警備システムの
セットはしましたか？
2. 出勤したら・・
出勤時に行うこと
□ 出勤簿に捺印すること
□ キュートスタッフで、１日の予定や連絡事項を確認すること
【1】出勤簿
出勤簿は、教職員の労務管理のための重要な公簿です。
毎朝の出勤時に捺印する習慣をつけましょう。
【2】キュートスタッフ（校内掲示版）
効率的に情報の共有を図るため、
キュートスタッフにて、教職員間での情報伝達を行っています。
職員朝会を開催する時間を削減して教室での活動時間を確保するため、
キュートスタッフの活用を図りましょう。
チェックのポイント
□ 自分が関係する伝達事項（メール等）はありませんか？
□ 自分が伝達しなければならない事項を入力（メール送信）し忘れていませんか？
□ 本日の行事予定はどうなっていますか？
□ 本日、出張する教職員や、休暇を取っている教職員はいませんか？
※不在にしている教職員の状況によって、業務や対応が異なる場合があります。
余裕を持って一日を迎えましょう！
登校してくる児童を迎え、職員室を訪ねてくる児童への対応ができるよう、
心と時間にゆとりをもっておくことが必要です。
余裕をもって一日が始められるよう、日頃から心がけるようにしましょう。
テーマ別ルール
■ 設備等の利用
特別教室利用のルール
□ 時間割で配当されていない時間等に使用する場合は、事前に連絡し調整すること
特別教室は、時間割表で配当していますが、若干の空きがあります。
利用希望のある場合は、職朝等で連絡し調整して下さい。重複とならないよう
気をつけてください。
利用後の注意
鍵の戻し忘れなどがあると、
次に利用する人は、鍵を探して教室と職員室を行ったりきたり・・・など、
場合によっては、時間通りに授業が始められなくなる可能性があります。
次の人が、「スムーズに」また「気持ちよく」利用できるよう、
『元に戻す』ことを徹底しましょう。
チェックのポイント
□ 教室の鍵は、職員室の所定の場所に戻しましたか？
□ 利用した備品などは、元の位置に戻しましたか？
□ 消耗品などで、補充が必要なものはありませんか？
□ ゴミなどはきれいに片付けましたか？
■ 備品の管理・使用
備品の管理・使用のルール
□ 使用した備品は、責任を持って速やかにもとの場所に戻すこと
□ 消耗品がなくなった場合には、交換・補充すること
□ 消耗品の在庫がなくなりそうな場合には、担当者もしくは事務室に連絡すること
本校の主な備品・消耗品は、それぞれ下記のとおり保管場所が決まっています。
管理場所
管理物
1階　保健室前倉庫
アンプ、ドラムコード、案内黒板
1階　保健室前分電盤
蛍光灯（長・短）
2階　東教材室
算数科教材
2階　パソコン室前倉庫
ストーブ、椅子、儀式用飾り
3階　東倉庫（空き教室）
児童机・椅子、教卓
学校備品は、教職員と児童のみんなが使用するものです。
いざ「使おう！」と思ったときに、所定の場所になければ、
学校中を探し回ったり、いろんな人に聞いて回ったりしなくてはならなくなります。
また、在庫がなければ、わざわざ買いに行かなくてはいけなくなったり、
業務が滞ったりすることになります。
次に使う人に、無駄な時間や手間をとらせないよう、
使用した人が、『きちんともとの場所に戻す』
気付いた人が、『早めに補充する・連絡する』
ことを徹底しましょう。
職員室のプリンター使用について
原則、モノクロでのプリントアウトは、「FUJITSU XL5350」 を使用して下さい。
カラーでのプリントアウトは、 「EPSON PX100‐2」 を使用して下さい。
いずれの場合も節減にご協力ください。
子どものお手本になりましょう
子どもに「片付け」を教える先生が、「片付け」のお手本を見せましょう。
■ 業務環境の整理整頓
業務環境の整備整理ルール
□ 机上は常に整理すること
□ 個人の所有物はできる限り減らすこと
手際よく業務を進めるためには、職場環境の整理整頓が欠かせません。
また、職員室は、いつ誰が入室するか分からないため、
机上に成績表やテストなどの個人情報を置いたままにしないように気をつけましょう。
職員室や印刷室などの職員の業務環境の整理整頓を、教職員一人一人が、
日々心がけることが重要です。
整理整頓のポイント
□ 机の上に書類を山積みにしていませんか？
□ 長期間利用していない書類などは、定期的に廃棄していますか？
□ 印刷室等の用紙類を、開封したまま放置していませんか？
□ 学校に設置されている手引きを個人用としても所有していませんか？
□ 業務上データ保存で問題のない書類を、紙媒体で保存していませんか？
「整理整頓」とは？
整理整頓と言葉でいうのは簡単ですが、実行するのは案外難しいものです。
しかし、言葉の意味を考えると、できそうな気がしてきませんか？
「整理」・・必要な物と不要な物を分け、不要な物を捨てること
「整頓」・・必要な物がすぐに取り出せるように置き場所、置き方を決め、
どこに何が入っているかの表示を確実に行うこと
■ 文書管理
文書管理のルール
□ 原則、データ保存とすること（紙での保存はできるだけ避ける）
□ 経理された文書は、分類番号に従いファイリングを行うこと（個人保管しない）
□ 業務上作成した文書は、共有サーバーに保存すること
□ 教職員で共通で利用する手引きやマニュアル等は、共有書棚（教頭後）に
常設すること
学校には、様々な書類やデータなどの文書が大量に管理されています。
文書とは、経理された公文書以外にも各分掌等で作成されるものも含まれます。
これらの文書を上手に活用することは、仕事の効率化につながります。
教職員がお互いに「利用しやすい」文書となるよう、適切な方法で文書を管理する
体制づくりが重要です。
教職員一人一人が意識して文書管理を行いましょう。
【ポイント1】原則、データ保存とすること（紙での保存はできるだけ避ける）
浜坂北小学校では、共有サーバーを活用してデータでの情報共有に努めています。
データでの保存は、
・大量の文書の中からでも、目的のファイルが探しやすいこと
・元の文書からのアレンジが可能なこと（同じような文書を1からつくる必要がない）
・長期的な保存が可能なこと
・保存場所をとらないこと
などがメリットとしてあります。
そのため、下記のものを除き、各分掌等で作成される文書は、
原則データでの保存を行っています。
紙での保存を行う文書
□ 事務室で経理した書類（メールで来たものは、電子データも有）
□ 紙媒体でしかない書類（パンフレットなどの紙で入手した書類など）
□ 紙媒体での管理のほうが利便性が高い書類
□ 法律・条例などで、紙での保存が義務付けられている書類
【文書管理】
【ポイント2】データのない文書は、適切なファイルかファイリングを行うこと
紙媒体しかない文書や外部からの文書は、ファイリングをして保存をすることに
なりますが、適切な管理を行わないと、利用するときに困ります。
ファイリングを行う際には、以下のこと徹底しましょう。
ファイリングのポイント
□ 原則、美方西事務研が作成した文書分類表に基づいて分類を行います。
□ 各分掌等で作成した文書は、原則データ保存としますが、紙媒体で
保存している場合は、上記の文書分類のフォルダーに保存して下さい。
□ 文書には、文書を入手した日などの日付や、
入手先等を書いておくと便利です。
【ポイント3】業務上作成した文書は、共有サーバーに保存すること
教職員が、校務分掌や学年分掌、授業などの業務において作成した文書は、
教職員がいつでも誰でも見ることができるように、共有サーバーに保存します。
保存にあたっては、共有サーバーの利用ルールを遵守するとともに、
「分かりやすいファイル名」をつけることが重要です。
分かりやすいファイル名のつけ方
□ 文書の最初に作成年月日をいれる
（例：「091112・・・」等）
□ 文書の内容を具体的にファイル名に書く
□ ファイル名を長くしすぎない
（例：「・・・懇談会案内」
「・・・第1回小テスト」）
業務上、作成・入手した書類等は、学校所有の共有財産です
教職員が業務上作成・入手した書類は、原則学校全体での共有財産となります。
「私が作ったものだから、他の人には見せません！」ではなく、
他の教職員と共有しながら、よりよいものをみんなでつくっていくという意識を
持ちましょう。
■ 共有パソコン・サーバーでの文書保存
共有パソコン・サーバーでの文書保存のルール
デ
ー
タ
の
保
存
場
所
□ データの保存は、その内容に応じた適切な場所に保存すること
(共有パソコンのデスクトップへの保存は禁止)
フ
ォ
ル
ダ
の
作
成
□ 下記以外の場所に、新規フォルダの作成を行わないこと
・サーバー内の最下層フォルダ内
・個人作業フォルダ内
フ
ァ
イ
ル
の
保
存
□ ファイル名の頭には、作成年月日を入れること（例：「091120･･」)
□ 一時的な保存データは、共有パソコンの個人フォルダ内に保存すること
□ 写真などの画像データの内、過年度分はDVD-Rにコピーし、タイトルを
印刷して保存すること
□ 業務に関係のない個人的なデータは保存しないこと
□ 原則、ショートカットの作成は行わないこと
□ ファイル名は、データの内容を具体的に書くこと
□ 同じデータを何度もコピーして保存しないこと
□ 他の人のファイルを勝手に上書き保存しないこと(別名保存を行うこと)
共有サーバーや共有パソコンは、利用者全員がルールを守って使用しないと
◎どこに何が保存されているか分からなくなり・・・
◎無駄にデータが重くなり・・・
◎サーバーの動きが鈍くなり・・・
◎パソコンが動かないのでイライラがたまるし、仕事もたまる・・・
といった悪循環を生み出します。
「自分だけなら」「今は忙しいからとりあえず」の積み重ねが、このような事態に
つながります。
気持ちよく利用できる共有パソコンを、教職員全員で維持しましょう。
【共有サーバー・パソコンへの文書保存】
共有サーバーのフォルダ構造
構造図は、共有サーバー内にエクセルの一覧表がありますので、その一覧を参考にして、各分
掌担当で適切に保存して下さい。
一覧表はこちら（クリック）
使いやすい快適なパソコン環境を維持するためには、定期的な整備が必要です。
本校では、次のようにファイルの移動・整理を定期的に行います。
本校の共有サーバー内ファイル移動・削除のルール
□ サーバー内のデータは、3ヵ年分のみとし、
それ以前のデータは、分掌ごとにＤＶＤ－Ｒに保存し保管する。
□ 個人作業用フォルダは、毎年度末に削除する
□ その他、ルールに反するファイル等は、
事前に処理のための期限を連絡した上で削除する
■ 個人情報の取り扱い
個人情報の取り扱いルール
□ 個人情報が書かれている書類やデータの持ち出しは、原則行わないこと
□ 個人情報が書かれている書類の廃棄は、シュレッダー or 溶解処分とすること
（個人情報が記載されている書類は、裏紙にしないこと）
□ その他、個人情報が書かれている書類の取り扱いには充分に注意すること
学校には、児童やその保護者に関する個人情報があふれています。
個人情報の紛失や漏洩は、個人のプライバシーを著しく損害するものです。
そのような重要な情報を取り扱っていることを強く意識し、個人情報の取り扱いには
充分な注意をしなくてはなりません。
個人情報とは？
個人情報とは「個人を特定することができる情報」です。
具体的には、氏名・住所・生年月日・家族構成・写真などが該当します。
本校では、主に以下のものが該当します。
該当する主な書類やデータ
□ 児童名簿
※個人パソコンやＵＳＢメモリに注意！
□ 通知票
□ 児童のノート
□ 指導要録
□ テスト
「個人情報保護法」を知っておきましょう。
インターネットやパソコン普及などの情報化に伴い、個人の情報が容易に処理できる
ようになってきたことを受けて、2005年に「個人情報の保護に関する法律」が施行され
ました。
それを受けて、兵庫県や本市においても「個人情報保護条例」が施行され、個人情報
を扱う事業者に個人情報の取り扱いに関する様々な義務付けがされました。
学校業務においても、個人情報を取り扱うものとしての意識を教職員一人一人が持た
なくてはいけません。
【個人情報の取り扱い】
【ポイント1】個人情報が書かれている書類やデータの持ち出しは、原則行わないこと
個人情報の持ち出しは、漏洩や紛失などのリスクが発生しやすいことから、
原則、持ち出しを禁止しています。
【ポイント2】 個人情報が記載されている書類の廃棄は、規定に基づいて行うこと
個人情報が記載された書類を通常のゴミと一緒にしてはいけません。
再利用の紙としても利用できません。
シュレッダーで処分をするか、溶解処分にして、確実に消去します。
また、個人情報が記載された書類は、その作成者・所持者の責任のもとで管理・処分
しましょう。
【ポイント3】 個人情報が書かれている書類の取り扱いには充分に注意すること
学校内で各種文書を取り扱う際には、「個人情報を取り扱っている」という意識を
強くもっておきましょう。
特に、次のような点に留意が必要です。
チェックのポイント
□ 名簿がパソコン画面で開きっぱなしで、席を離れないこと
□ 机の上で個人情報が書かれたページを開いたまま放置しないこと
(特に教室)
□ ＵＳＢメモリ等、外部記憶媒体に名簿などの個人情報を
入れっぱなしにしないこと
■ 業務の引継ぎ
業務の引継ぎのルール
□ 校務分掌をはじめとする引継ぎが必要な業務の文書は、
文書管理ルールに基づき、きちんと保管を行うこと
□ 担当者変更の場合には、直接引き継ぎを行う機会をもつよう努めること
□ 業務のプロセスや、実施したうえでの課題・改善点などをまとめておくなど
次の担当者が業務しやすい環境づくりに努めること
教職員の業務は、
・他の学校への異動
・担当学年の変更
・担当する校務分掌の変更
などの様々な要因により、担当する業務が変わる場合があります。
そのときに、きちんとした引継ぎを行えていないと、学校運営上のトラブル発生や
担当者が１からつくらなくてはいけなくなるなど、
これまで積み重ねてきたノウハウを充分に活かすことができなくなります。
そのようなことのないよう、日頃から文書管理などを徹底するとともに、
引継ぎが必要な場合には、直接説明ができる機会を設けるよう努めましょう。
引継ぎのポイント
□ 業務の大まかな内容とスケジュールを伝える
(いつ、どんな仕事が発生するかをイメージできるように）
□ 業務を行ううえでのポイントを伝える
(最低限抑えておくべきポイントがわかるように)
□ 自分が担当したときに、苦労した点や課題だと感じた点を伝える
(新しい担当者が、そのことを意識して心構えが出来るように)
□ 資料やデータの場所、見方
(どこにどんな資料があるか、特に参考になる資料などが分かるように)
各分掌の担当者へお願い
年度当初や担当の職員が他校への異動となった場合には、引継ぎの時間を設けることが
難しくなります。
上記の「引継ぎのポイント」に充当する資料をデータにまとめて、各分掌等のフォルダーに、
事前に作成しておけば、次の担当者の負担が軽減されます。
したがって、各分掌担当で年度末までに引継ぎ表の作成をお願いします。
■ ゴミの分別・リサイクル
ゴミの分別のルール
□ ゴミの分別のルールを守ること
・燃やすゴミ
・カン
・その他燃やせないゴミ
・ペットボトル
・ビン
本町の小学校では、上記のようにゴミの分別が決められています。
当然のことながら、捨てる人が守らないと誰かが分別作業を行わなくてはいけません。
一人一人がしっかり意識して分別するとともに、
分別できていないゴミを見つけたときには、正しく分別しなおしましょう。
紙リサイクルのルール
□ 両面印刷を行うこと
□ 片面が白紙の場合には、印刷室の「裏紙ボックス」の中に入れて再利用すること
□ 会議資料など、教職員間での利用の場合には、できる限り裏紙を利用すること
裏紙をうまく利用するには、裏紙をきちんと管理し、利用しやすいようにしておく
ことが重要です。
使う側の視点に立って、裏紙ＢＯＸに入れるようにしましょう。
裏紙ＢＯＸへの入れ方
□ 白紙面を上に向け、用紙の大きさを揃えて入れること
□ 再利用できないと思われる用紙は入れないこと
□ 個人情報など重要な情報が記載されている用紙は、
再利用しないので入れないこと
■ 教職員間での情報伝達
教職員間での 情報伝達 のルール
□ 教職員への伝達事項は、会議での伝達が必要でなければ、
要件をキュートスタッフのメールを利用して伝達すること
□ キュートスタッフに、自分に関係するメール等がないか、随時確認をおこなうこと
職員朝会の時間を減らし、児童と向き合う時間を確保するため、職員用のキュート
スタッフを情報伝達の道具として利用しましょう。
新たに追加される情報もありますから、朝の出勤時だけではなく、教室等での利用も
含め、絶えず意識してチェックするようにしましょう。
情報伝達は、伝える側の意識と受け取る側の意識が両立してこそ機能します。
メールを送る際には、読む人によく分かるように内容を簡潔に作成しましょう。
メール作成のポイント
□ 伝達する相手が誰なのか
（全教職員なのか、個人か等）
□ 対応の期日があるか
□ 対応内容の指示はあるか
（電話をする必要があるか等）
伝達事項は「受ける側」の意識も重要です
情報は、伝える側の努力だけでは上手に伝わりません。
メモを書いたり、口頭で伝えたり・・・を何度もくりかえす必要がないよう、
情報を受け取る側が、責任を持って「自ら情報をつかむ」という意識を強くもち、
効率的な情報の授受ができるように、努めましょう。
■ 会議の仕方
会議開催のルール
会
議
の
設
定
□ 会議の開始時間と終了時間は事前に決めておくこと
□ １回の会議時間は、原則２時間以内とすること
□ 継続的に行う会議は、できるだけ定期的なものとすること
□ 会議の議題(伝達事項・協議事項)は、事前に管理職の決裁を受けること
□ 会議の議題(伝達事項・協議事項)は、
会議２日前までに担当者に申し出ること
会
議
の
準
備
□ 担当者は、提出された議題に基づき各議題の所要時間を調整し、
議事日程を資料として作成すること
□ 議題提案者は、提案内容について、関連する各担当と事前に協議し
提案内容を精査しておくこと
□ 議題提案者は、ポイントのみの説明でも分かるよう
必要に応じて資料の準備を行うこと
□ 議題提案者は、会議資料を会議前日の午前中までに参加者に配布すること
□ 会議資料は、キュートスタッフを使用し、原則データにて配布すること
□ 会議参加者は、配布資料に事前に目を通しておくこと
□ 担当者は、式次第に基づき、各議題の所要時間を意識した進行を行うこと
会
議
の
実
施
□ 議題提案者は、ポイントのみの説明とすること
□ 要点をまとめた議事録（記録）を作成すること(欠席者に配布すること)
□ 議題提案者は、協議後に修正（確定）した議題資料を、
メールで配布すること
※ 資料等の配布は、確定したもののみ、ペーパーで配布のこと（ペーパーレス化の促進）
会議は、多くの教職員が一堂に会し、様々な協議や決定を行う重要な機会です。
そして、参加者全員がそれだけの時間を割いて行う業務でもあることから、
それだけの価値がある、有意義なものとしなくてはなりません。
【会議の仕方】
【ポイント1】会議は計画的におこなうこと
会議を計画的に行うことが、業務の効率化につながります。
参加者が参加できる体制であること、議題が協議できる状況であることを満たすため
には、前もっての計画が必要です。
● 重要な会議は定例化しておく
● 日時を決定する
●開始・終了時刻を明確にする
ことが重要になります。
会議を計画的に行うことは、有意義な会議を行う上での第1歩です。
※
会議の司会担当者は、開始５分前に校内放送にて招集連絡をすること！
【ポイント2】会議は最大2時間とすること
人間の集中力を維持するのは、２時間が限界だといわれます。
会議を行う場合もその時間が限度になります。
しっかりと時間を決め、与えられた時間の中で協議するという
意識を持つことが大切です。
【ポイント3】会議には、事前に準備してから臨むこと
会議を短時間で効率的に行うためには、事前の準備が大切です。
提案者・・・提案内容を事前に周知するため、前もって資料を配布すること
準備して欲しい資料があれば、その時間を考慮して配布すること
参加者が資料を読んできていることを前提として簡潔に説明すること
参加者・・・資料に目を通し、考えをまとめてから会議に臨むこと
準備を求められている資料は、用意してから臨むこと
会議資料の作成のポイント
□ 協議事項なのか、伝達事項なのかを明確にする
□ 協議事項については、協議のポイントを明記する
□ 出来る限り簡潔にまとめる（箇条書きにすると分かりやすい)
□ 資料名、会議名、作成者名、会議(作成)日時を明記する
【会議の仕方】
【ポイント4】筆記担当者を決め、会議の要点を記録すること
会議で何が検討され、何が決定されたのかについて、
きちんと記録をとっておき、あとで確認できるようにしておくことが重要です。
欠席者がいた場合には、その記録を配布するとともに、
場合によっては、会議内容の確認のため、参加者全員に配布し確認してもらう
という方法も有効です。
もちろん、参加者一人一人もしっかりメモをとりながら参加しましょう。
本校の定例会議
今年度の本校の定例会議は、次の通りです。
■職員会議
毎月第３水曜日
15時00分～
■職員研修会 毎月職員会以外の水曜日 15時00分～
■終会
毎週水曜日
職員会議・研修会後
■職朝会議
原則、連絡事項はキュートスタッフのメールを主とするため、
短時間で行う。
行事・職員動静等についてもキュートスタッフのスケジュー
ルで確認すること。
職朝に参加できない職員は必ず教室等でキュートスタッフの
内容を確認すること。
口頭等での連絡は、学年団で確実に伝達すること。