Transcript Download - Avans Hogeschool

Diensteenheid ICT en Facilitaire Dienst
Breda, 's-Hertogenbosch, Tilburg
NOTITIE
ons kenmerk PIW140818
contactpersoon H.U.J. van Ham
datum 18-8-2014
onderwerp Ingebruikname notebook
telefoon (088) 525 71 83
e-mail [email protected]
van Dhr. H.U.J. van Ham
aan Notebook gebruikers
Geachte Avans notebook gebruiker,
Deze brief ontvang je bij de uitgifte van je Avans notebook. In deze brief staat informatie die
je nodig hebt om je notebook succesvol in gebruik te kunnen nemen. Deze informatie is
vooral bedoeld voor de medewerkers met een notebook die door Avans is ingericht. Je treft
deze brief ook digitaal op de productpagina op de website http://piw.avans.nl onder
publicaties.
Let op!: Medewerkers met een Avans notebook beschikken over een draagbare oplossing die
toegang geeft tot meerdere vertrouwelijke systemen en gegevens van Avans Hogeschool.
Laat je notebook nimmer onbeheerd achter in een publiek toegankelijke ruimte. Beveilig je
notebook tegen diefstal door gebruik te maken van het meegeleverde kabelslot. Blokkeer je
scherm als je wegloopt van je werkplek (Windowstoets
+ L). Medewerkers mogen nimmer
hun toegangsgegevens (gebruikersnaam1/wachtwoord) aan anderen afstaan. Maak geen
back-up van vertrouwelijke bedrijfsdata op USB schijven, NAS2 of cloud oplossingen
(bijvoorbeeld Dropbox, OneDrive, Google Drive).
Het is belangrijk dat je het notebook voor de eerste keer via het Avans WiFi netwerk in
gebruik neemt. De eerste keer inloggen moet namelijk binnen de muren van Avans
plaatsvinden en dat zal vanaf thuis niet lukken. Ook raden we aan om na de eerste keer
succesvol inloggen Outlook op te starten zodat jouw Avans e-mail automatisch goed
geconfigureerd staat op het notebook.
Wanneer je Avans wachtwoord is gewijzigd:
Bij het wijzigen van het Avans netwerk wachtwoord kan het gebeuren dat je laptop alleen nog
jouw oude wachtwoord accepteert. Dit komt omdat je notebook niet met het Avans netwerk
verbonden is geweest sinds jouw wachtwoord is veranderd. Mocht je dan weer binnen de
muren van Avans zijn met je notebook dan moet je eerst verbinding maken met het Avans
WiFi netwerk en daarna inloggen met jouw nieuwe wachtwoord. Mocht je nog gebruik maken
van het Eduroam WiFi dan moet je ook dit wachtwoord aanpassen, nadat je bent ingelogd op
je notebook. De WiFi instellingen op jouw notebook zullen vanaf 18 augustus aangepast
worden zodat je nooit meer handmatig WiFi verbindingen hoeft aan te passen en te
verbinden. Met het nieuwe Avans802.1X WiFi netwerk gaat dit volledig automatisch. Na het
opstarten van de laptop kan je aan dit icoon zien of je WiFi verbinding werkt:
1
2
Ook wel inlogcode, inlogaccount of PTC genoemd.
Network Attached Storage
ons kenmerk PIW140818
datum 18-8-2014
pagina 2 van 5
Verder is het goed om te weten:
1. Mobiele werkplek: Gebruikers van een door Avans verstrekt notebook dienen hun
werkzaamheden te doen op een mobiele werkplek. Deze werkplek voorziet in een
beeldscherm, toetsenboard, muis en stekkerblok om je notebook op aan te sluiten.
Het beeldscherm/toetsenbord/muis zijn via één USB-kabel op jouw notebook aan te
sluiten.
Voor medewerkers met een vast profiel zijn de beschikbare vaste PC’s ongewijzigd
gebleven. Deze werkplekken zijn primair bedoeld voor deze medewerkers om
software te kunnen gebruiken die uitsluitend via een vaste PC beschikbaar is.
De inrichting van een mobiele werkplek is nader toegelicht op de mobiele devices
pagina van iAvans. Zoek daarvoor binnen iAvans op mobiele werkplek opstelling.
Software benodigd voor gebruik van beeldscherm/toetsenbord/muis via de USB-kabel
is standaard voor geïnstalleerd op de notebooks die door Avans zijn ingericht. Voor
notebooks in eigen beheer, is dit beschikbaar op de software share. Deze share is
binnen Avans te benaderen via Windows Verkenner/Explorer door het volgende pad te
plakken in de adresbalk: \\fshsl1.avans.nl\al_laptop.
2. WiFi en bedraad netwerk: Binnen de muren van Avans kun je alleen via het
draadloos netwerk met jouw notebook werken. Het gebruik van een vaste
netwerkkabel zal niet werken binnen Avans en is ook niet toegestaan. De vaste
netwerkaansluiting op de notebooks is wel gewoon actief zodat een vaste
netwerkkabel thuis wel bruikbaar is. Ook kun je gebruik maken van andere WiFi
netwerken die thuis, onderweg of elders tot jouw beschikking staan.
3. Draadloos inloggen bij Avans:
Draadloze toegang voor notebooks die door Avans ingericht zijn geschiedt via het
WiFi netwerk met de naam Avans802.1X. Het kan zijn dat jouw notebook nog gebruik
maakt van Eduroam maar vanaf 18 augustus migreren we alle Avans-ingerichte
notebooks naar dit nieuwe WiFi netwerk. Gebruikers worden bij het opstarten van hun
(door Avans ingerichte) notebook binnen een Avans gebouw automatisch met dit
draadloze-netwerk verbonden.
Draadloze toegang voor notebooks in eigen beheer gebeurd via het Eduroam netwerk.
Gebruik hiervoor je Avans gebruikersnaam ([email protected]) en
wachtwoord.
Let op!: Bij het wijzigen van je wachtwoord voor het Avans netwerk moet je
Eduroam wachtwoord ook aangepast worden!
4. Software catalogus: Naast de standaard meegeleverde software biedt Avans ook
extra programma’s voor gebruik op de notebooks. Gebruikers van de door Avans
ingerichte notebooks kunnen daarvoor naar de Application Catalog. Gebruikers van
een notebook in eigen beheer kunnen de beschikbare software terugvinden op het
interne Avans WiFi netwerk.
a. Avans ingericht  Haal software uit de Application Catalog. Je treft de
snelkoppeling naar de catalogus op de startpagina van het Avans ingericht
notebook. De notebooks met een hoog-resolutiescherm (Dell of HP) moeten
ons kenmerk PIW140818
datum 18-8-2014
pagina 3 van 5
in het catalogusscherm naar rechtsonder scrollen om de Install-button te
kunnen aanklikken.
b. Eigen beheer  Installatie software staat op \\fshsl1.avans.nl\al_laptop
Je moet inloggen met [email protected] en je Avans wachtwoord.
Deze software kun je zelfstandig installeren. Raadpleeg het: Lees-diteerst.html document voor nadere toelichting.
Op dit moment is de beschikbare extra software nog vrij beperkt. De meest gebruikte
software binnen Avans Hogeschool is reeds opgenomen als lokale software op het
notebook. In de toekomst zal de via de Application-Catalog aangeboden pakketten
gaan toenemen.
5. Zelf software installeren: Gebruikers van een door Avans ingericht notebook
kunnen naast de standaard aangeboden software ook zelfstandig software installeren.
Als men zelf een installatieproces start dient men ter bevestiging een wachtwoord in
te vullen. Dit wachtwoord is Avans (met hoofdletter A).
6. E-mail toegang: Exchange Server 2013 is het mailsysteem voor alle Avansmedewerkers. Exchange Server 2013 kan samenwerken met Outlook 2013, en die
software is standaard geïnstalleerd op het Avans-notebook. Op de startpagina is ook
een Mail applicatie beschikbaar maar deze is beperkt in functionaliteit. Gebruik de
Mail applicatie niet voor je Avans e-mail. Als je Outlook start binnen de muren van
Avans kun je meteen aan de slag. Als je buiten de deur werkt dan kun je in Outlook
aanmelden met een gebruikersnaam in het volgende formaat
[email protected] met het bijhorende wachtwoord. Outlook is via de
startpagina beschikbaar als je linksonder op het pijltje naar beneden klikt of als je
Outlook intikt. Te allen tijde kan men via een internetbrowser bij
http://webmail.avans.nl terecht voor e-mail en agenda functionaliteit.
7. Toegang tot je werkbestanden: Je kunt op verschillende manieren met je
persoonlijke bestanden en Avans groepsschijven werken. Afhankelijk van waar je
bent en wat je wil doen kun je één van onderstaande methodes gebruiken.
Medewerkers van academies en diensteenheden die werken met Xythos kunnen hun
persoonlijke data benaderen via de X: schijf door gebruik te maken van de Xythos
client. Dit werkt zowel binnen als buiten het Avans netwerk zolang men maar over
een actieve internetverbinding beschikt. Een nadere toelichting van Xythos treft men
op de Xythos-productpagina. Als onderdeel van het PIW-programma wordt ook
Xythos voor groepsschijven beschikbaar gesteld en kan men daarmee de groepsdata
met reguliere werkbestanden benaderen indien je academie/diensteenheid die reeds
heeft ingericht.
Met een door Avans ingericht notebook op het Avans802.1X WiFi netwerk kun je
binnen de Avans-gebouwen naast Xythos ook direct bij de algemene netwerkschijven
komen.

Algemeen netwerk schijven (H:, M:, N:, P:, Q: en T:)

Medewerkers netwerk schijven (O:, R:, S: en U:)
8. H: schijf Offline beschikbaar: De H: schijf wordt op ieder notebook lokaal
gesynchroniseerd. Deze offline files functionaliteit is voor overige netwerk schijven
afgeschermd. Dit wil zeggen dat jouw H: schijf bestanden ook beschikbaar zijn als er
ons kenmerk PIW140818
datum 18-8-2014
pagina 4 van 5
geen netwerkverbinding is. Mocht je notebook een verbinding hebben met het Avans
WiFi netwerk dan worden jouw bewerkte of nieuwe bestanden gesynchroniseerd naar
het netwerk.
9. Lokale Bestanden: Alle bestanden die in This PC, of in de mappen Documents,
Downloads, Music, Pictures, Video of op de desktop (Bureaublad) zijn geplaatst
worden niet geback-upt en ook niet uitgewisseld met de Windows 7 Desktop of RDS
omgeving!
10. Backup: Avans medewerkers worden geacht hun bedrijfsdata te plaatsen in de
netwerkdatastructuur en op de daarvoor bestemde documentensystemen van Avans
Hogeschool. Van de data in deze systemen wordt door ICT-beheer een back-up
gemaakt. De lokaal op jouw notebook geplaatste privé bestanden worden niet
automatisch veilig gesteld. Je dient als gebruiker hiervoor zelfstandig actie te
ondernemen. Gebruik een extern device (USB-stick), een netwerkdisk (NAS) of cloud
dienst om regelmatig een back-up te maken van je lokale privé bestanden.
11. Avans RDS Werkomgeving: Men kan via de Remote werkplek voor medewerkers
altijd een virtuele werkplek bij Avans opstarten. Hiervoor is de Quest vWorkspaceclient op de Avans notebooks ingericht. Dit werkt vanaf iedere werkplek zolang men
maar beschikt over een internetverbinding. De Remote werkplek voor medewerkers
heeft de beschikking over meer applicaties en ook de bedrijfsdata op de O: R: S: U:
schijven die buiten de muren van Avans niet op het notebook zelf beschikbaar zijn.
12. Printen: Standaard is de Follow_me_xxx printer op ieder ingericht notebook
beschikbaar. Je kunt zelf een printer toevoegen via het Control-panel / Devices and
printers / Add a printer. Indien je binnen het Avans WiFi netwerk actief bent kun je
alle beschikbare printers voor die locatie installeren.
13. Gebruikersinstellingen: Profiel instellingen zijn persoonlijk voorkeur instellingen die
je maakt in applicaties en in Windows. Deze instellingen worden alleen lokaal op het
notebook bewaard. Instellingen van Windows en applicaties worden niet tussen jouw
notebook en de Windows 7 desktop / Remote werkplek omgeving uitgewisseld.
14. Microsoft-account: Microsoft Windows 8.1 vraagt bij het gebruik van sommige
applicaties (Mail, Calendar en andere applicaties in het startmenu) om een activatie
door middel van een Microsoft account. Een Microsoft account is iets anders dan je
Avans inlogaccount. Om optimaal gebruik te kunnen maken van de in Windows 8.1
geboden applicaties, zoals bijvoorbeeld de Windows App-store, is het mogelijk een
Microsoft account te koppelen aan je Windows 8.1 omgeving. Dit account bestaat uit
een combinatie van een e-mailadres en een wachtwoord. Bezit je al een Microsoftaccount dan kun je die het beste gebruiken. Je hoeft dit Microsoft-account maar één
keer te koppelen.
Meer info:
http://windows.microsoft.com/nl-nl/windows-8/microsoft-account-tutorial
http://windows.microsoft.com/nl-nl/windows-8/connect-microsoft-domain-account
Belangrijk:

Geef je Microsoft-account NIET hetzelfde wachtwoord als je Avans account.
ons kenmerk PIW140818
datum 18-8-2014
pagina 5 van 5

Noteer je Microsoft-account gegevens zorgvuldig, voor eventueel herstel.
15. Accessoires: Ieder notebook wordt geleverd met een bijpassende draagtas en antidiefstal kabelslot. Afwijkende draagtassen worden vanuit het project niet verstrekt.
Mocht men om ARBO-technische redenen een alternatieve draagtas wensen dient
men dit via de eigen coördinator als kantoorartikel aan te vragen. Indien je een
alternatieve draagtas gaat gebruiken is de verwachting dat de door Avans verstrekte
draagtas retour gaat, zodat we deze elders kunnen inzetten.
Tot slot
Voor notebook-gebruikers is het mobiel werken best een verandering ten opzichte van het
werken op een vaste computer. Sommige software en functionaliteiten zijn niet beschikbaar
op de notebooks en daarom is er per iedere vijf mobiele gebruikers nog één vaste PC
beschikbaar. Iedereen kan daarmee zijn PC werkzaamheden blijven uitvoeren en ondertussen
wennen aan het werken via het notebook. Verbetersuggesties voor het mobiele werken zijn
van harte welkom. Veel gestelde vragen komen beschikbaar op http://piw.avans.nl onder Hoe
kan ik?
Wij wensen je veel mobiliteit en succes met het notebook. Volg de verdere ontwikkelingen op
http://piw.avans.nl.
Met vriendelijke groet,
Harold van Ham
Projectleider Avans Hogeschool