Transcript Slide 1

Verksamhetsmodellering
ITO 07-06-13 Bild 0-1
Ett exempel på en beskrivning av verksamheten
En modell av företaget/verksamheten som visar vad som görs
Flöde av material - Flöde av information - Intressenter utanför företaget
Modellen visar inte hela sanningen !
Ett dilemma är att man vill visa enkel
och överskådligt & visa allt
Ur INFORMATION SYSTEMS, PrenHall - Alter
ITO 07-06-13 Bild 0-2
En modell av en försäljningsprocess
A business process is a related group of steps or activities in which people use information and
other resources to create value for external or internal customers (Alter)
$
Purchase
$
Management Market
Order
Shipment &
Handling
& Customer Quality check
service
$
Manufacturing
Purchasing
Quality Assurance
Marketing
Board of Directors
Customer service
Packaging
Receiving
supplier goods
Customers
Vendors
Production
& Warehouse
Warehouse
Recieve orders
Deliver/Ship
Get products in
warehouse
Process?
Olika definitioner finns
Manufacture
1.Xxxxxx
2. Xxxxxx
3. xxxxxxxxx
Receive
order
Quality
check
Packing
Shiping
ITO 07-06-13 Bild 0-3
Processer på olika abstraktionsnivåer
Receive
order
Receive
order
Get products in
warehouse
Manufacture
Manufacture
Quality
check
Packing
Shiping
Shiping
ITO 07-06-13 Bild 0-4
Analys: As-Is & To-Be, samma beskrivningsteknik
Receive
order
Get products
from vendor
Receive
order
Get products in
warehouse
Manufacture
Manufacture
Quality check
Packing
Packing
Shiping
Shiping
ITO 07-06-13 Bild 0-5
Förstoring av processer
Flöde 1
Flöde 3
Användare
1
Flöde 2
Flöde 1
Användare
1
Användare
2
Process
Flöde 2
P1
P2.1
Flöde 4
Flöde 2
Användare
1
Flöde 6
P2
Flöde 5
Användare
2
P2.2
Flöde 3
P3
Flöde 4
P2.3
P1
Flöde 7
Inga flöden får tappas bort
ITO 07-06-13 Bild 0-6
Att visa tid och logik
Flow chart
OBS. Inget infoflöde visas i detta fall
(Men, man skulle kunna ha gjort det)
ITO 07-06-13 Bild 0-7
Begrepp i och kring en Verksamhetsprocess
Exempel ?
Styrning
Regler
Händelser
Material
Info
System
Process
Andra hjälpmedel
Material
Info
Aktörer
ITO 07-06-13 Bild 0-8
Process - beskrivning
Verksamhetsprocesser kan beskrivas med text, ex
PROCESSNAMN
BESKRIVNING
HÄNDELSE
INPUT
REGLER
BEARBETNING
OUTPUT
IS-STÖD
AKTÖRER
FÖRUTSÄTTNING
LÄGE EFTER
VOLYMER
PRESTANDAKRAV
TILLGÄNGLIGHET
Leverans
Leverans av beställda varor till kund
Leveransdatum infaller
Orderinfo
Verkställs endast om betalning gjorts i förväg
Plocka varor. Förpacka. Skicka iväg
Vara + följesedel
Plock-programmet i lagersystemet
Leveranspersonal
Artiklar finns i lager
Artikelsaldo minskat, rapport till ordersystemet gjord
500 per dag
Max väntetid för kunden: 1 timme
Kl 09.00 - 16.30
ITO 07-06-13 Bild 0-9
Process Characteristics
Struktureringsgrad
Deltagande & engagemang i processen
Grad av integrering mellan processer
Komplexitet
Utnyttjande och beroende av maskiner
Fokus på planering och kontroll
Behandling av fel och undantag
PROBLEM OM NIVÅN ÄR
- FÖR HÖG
- FÖR LÅG
??
ITO 07-06-13 Bild 0-10
Plan, Execute, Control
• Principen för allt arbete
• Aktuellt i samband med kvalitets-strävanden
• Hur kontrollerar man gjort rätt eller att ett system
fungerar på rätt sätt ?
Ur INFORMATION SYSTEMS, PrenHall - Alter
ITO 07-06-13 Bild 0-11
Förändringsarbete
Börja med att förbättra och förenkla verksamhetsprocesserna
Därefter IT
Ärende Verksamhetsprocesser
System
Nuläge
Nya önskad verksamhetsProcesser & Nytt önskat
system
ITO 07-06-13 Bild 0-12
Förändringsarbete, forts
Innebär ofta förenklingar:
färre funktioner, ökad automatisering & minskat pappersflöde
PAPPER
Kund
Best
Kund
Ordermottagn
Order
(Elektroniskt)
Faktura
(Elektroniskt)
Faktura
Fakturautskrift
INTERNET
Info
Orderregistr.
Orderprocess
ITO 07-06-13 Bild 0-13
Mål, Strategi, Plan
•
•
MÅL - Vart vill jag ? (Mål skall vara mätbara !)
Ex Öka vinst
Delmål: Minska ränteförluster
•
•
STARATEGI - Hur skall jag komma dit ?
Ex Effektivare fakturering
•
•
•
PLAN - Aktiviteter (konkret i tiden) för att komma dit
Ny process: Etapp 1, 2, 3
Nytt system: Etapp 1, 2, 3
ITO 07-06-13 Bild 0-14
Förslag till terminologi
Företaget
Har ett antal
Ärende-flöde (Work-flow)
En samanhållen
Affärshändelse ur kundens perspektiv
Ex: Från order till leverans och betalning
Organiserat i
ett antal
System
Sammanbinder
ett antal (i sekvens)
Stöder
Avdelning
Typ av arbete
Ex: Ekonomi-avd
IS
Ansvarar för
en eller fler
Detta skall ses som ett exempel
Området inte standardiserat
Stor förvirring råder
Verksamhets Process
Arbetsuppgifter
Ex: Fakturering
Sammanbinder
ett antal (i tid)
(Arbets-rutin)
Arbetssteg
Ex: Skriva ut
faktura
Består av
ett antal
Stöder
IS
Funktion
Stöder
Utnyttjar
Databas
ITO 07-06-13 Bild 0-15
Matrisorganisation
Organisation
Ärendeflöde
Order
Tillverkning
Leverans
Ekonomi
Sälj
Privatpersoner
Sälj
Sverige
Sälj
Internationellt
Processer
ITO 07-06-13 Bild 0-16
Instanser av ärendeflöden och processer
Order 1 Order 2
07-12-01
Ordermottagning
Ord.mott
07-12-12
Ord.mott
Tillverkning
Tillv.
Tillv.
Leverans
Lev.
Lev.
ITO 07-06-13 Bild 0-17
Översikt av några vanliga beskrivningssätt
Vilken metod är bäst ?
Det beror på VAD man vill visa !
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
En översikt av alla processer och hur de hänger ihop statiskt
Arbets-/ärendeflöde – dynamiskt. Kan ses som en instans av
ovanstående
Information och/ eller material
Händelser
Aktörer
Datorstöd
Olika typer av medier, ex. papper, elektroniskt meddelande
Typer och eller instanser. Ex. fler bokföringsprocesser kan
pågå samtidigt
Detaljeringsgrad
Alternativval och annan logik
ITO 07-06-13 Bild 0-18
En processförteckning
Operate QUILL Business
Sell & Market Products
Manage Advertising
Take Orders
Answer Phone Calls
Provide General Information
Answer Fax Pricing Requests
Record Order Information
Check Credit
Provide Order Follow-up
Provide Pricing Information
Develop
Documentation
Prepare Work Ticket
Design Configuration
Identify Vendors & Components
Develop
Specifications
S pecify Components
T est Configuration
A pprove Vendors
Plan Production
Order Assembly Components
Issue Work Ticket
Manage Component Inventory
S chedule Production
Dispose Outdated Component Parts
Table 3-1. Part of an act iv it y hierarc hy in node index format.
Ur: Computer Associates - AllFusion
ITO 07-06-13 Bild 0-19
IDEF
IDEF är en välkänd och spridd modelleringsteknik
www.idef.com
IDEF 0
IDEF 3
Functional modeling
Process modeling
Innehåller även
IDEF 1 Information modeling
IDEF 4 OO-modelling
IDEF 5 Ontology
ITO 07-06-13 Bild 0-20
consumed.
IDEF 0
Functional modeling
Figure 3-3 illustrates the four arrow types, showing the specific box side to which
they must connect.
Regler, händelser etc.
Control arro w
Uppifrån
Material eller
information
In ut arro w
Från vänster
Activity
Material eller
information
Till höger
Output arrow
Nerifrån
Me chanism arrow
Resurser, ex
Activity
Figure 3-3. Eac
h arrow system
t ypeconnects t o one s pecific
side kan
of anförstoras
IDEF0 act ivit y.
Aktörer,
på samma sätt som DFD
Ur: Computer Associates - AllFusion
ITO 07-06-13 Bild 0-21
IDEF0 - exempel
Varor
Kundorder
Order
process
Förstoras
Faktura
Datum
Kundorder
1
Mottagnings
process
info
Varor
2
Leveransprocess
Rekvisition
Ordersystem
Aktör
info
3
Faktureringsprocess
Faktura
Leveranssystem
Aktör
4
Lagerprocess
Varor
Lagersystem
Aktör
ITO 07-06-13 Bild 0-22
Ett annat notationssätt
Kundens processer
Våra processer
Beställning
Mottagning
Order
Tillverkning
Leverans
Varulager
Databas
Aktörer
Regler
Medie-symboler
Info
Varor
Processer kan förstoras
ITO 07-06-13 Bild 0-23
DFD kan användas
Symboler:
Extern
Agent
Informationsflöde
Process
Datalager
Context-nivå
Ur INFORMATION SYSTEMS, PrenHall - Alter
ITO 07-06-13 Bild 0-24
DFD - Förstoring
Nivå 1
Ur INFORMATION SYSTEMS, PrenHall - Alter
ITO 07-06-13 Bild 0-25
DFD - Förstoring
Beställning av statistik
Nivå 0
context
Mätdata
Mätare
Mätprocess
Statistik, typ 1
Kund
Statistik, typ 2
Inga datalager på
contextnivån
Nivå 1
Beställning
Mätare
Mätdata
1
Registreringsprocess
Datalager
Beställninfo
Mätdata
2
Mottagn
beställn
3
Statistik
typ1
Mätdata
Numrering !
4
Statistik
typ 2
Beställning av statistik
Kund
Statistik, typ 1
Statistik, typ 2
Ur INFORMATION SYSTEMS, PrenHall - Alter
ITO 07-06-13 Bild 0-26
DFD - Varuflöde
Order
Företaget
Fölesedel (vara), faktura
Kund
Ingen beskrivningsmetod är perfekt
Fördelen med DFD är att externa agenter visas och att man
kan ha med datalager för att få ett äkta dataflöde
Nackdelen med DFD är att materialflöden inte visas
Vi vill på denna kurs examinera i en vedertagen metod
Därför väljer vi DFD och åskådliggör material enligt ovan
ITO 07-06-13 Bild 0-27
DFD – Fler nivåer
Order
Företaget
Orderinfo
Fölesedel (vara), faktura
1
Ordermottagn
Kund
Order
Kund
Faktura
Datalager
Orderinfo
Orderinfo
2
Fakt
3
Leverans
Följesedel
(vara)
Följesedel
(vara)
3.1
Plockning
Orderinfo
Datalager
Följesedel
(vara)
3.2
Förpackn
3.3
Transport
Följesedel
(vara)
Kund
Ur INFORMATION SYSTEMS, PrenHall - Alter
ITO 07-06-13 Bild 0-28
Dynamiska beskrivningar
Visar tiden sekventiellt
Kan omfatta
Hur ett ärendeflöde går igenom olika processer
Hur arbetet går till inuti en process – rutin eller arbetsbeskrivning
Kan förutom arbetsmoment inkludera
Endast beroendepilar
Material och/eller information
Alternativ-val, parallellitet och annan logik
Datorstöd
Aktörer
ITO 07-06-13 Bild 0-29
Från statiskt till dynamiskt
Statiskt
A
B
D
C
K
K
A
Dynamiskt
1
A
2
B
?
B
C
3
K
4
6
D
D
C
5
K
ITO 07-06-13 Bild 0-30
Rutinbeskrivning
3
1
A
Faktureringsprocess
2
K
5
D
C
4
RUTIN-BESKRIVNING
Steg 1. Kontrollera leveranslistan
Steg 2. Komplettera artiklar med priser
Steg 3. Summera fakturan
Steg 4. Beräkna rabatter
Steg 5. Skriv ut fakturan
Steg 6. Skicka fakturan
ITO 07-06-13 Bild 0-31
IDEF 3 – Process Modelling
Flöde
Tidsföljd
&
O
X
Alla
En eller fler
Endast en
Kontrollera om
alla artiklar finns
Order
Ta emot
order
Någon
artikel
finns
&
Alla artiklar
finns
Kund
OK
X
Ingen artikel
finns
Kund
ej OK
Restnotera
X
X
&
Kontrollera om
kund OK
Någon
artikel
saknas
Leverera
det som går
Varor
Avvisa
order
O
O
Skicka
brev
Skicka
mail
ITO 07-06-13 Bild 0-32
Processbeskrivning - med och utan flöde
Kund
Order
Ta emot order
Ta emot order
Varor
Plocklista
Plocka varor
Plocka varor
VAROR
Leverera order
Leverera order
ITO 07-06-13 Bild 0-33
Rutinskisser med swimlanes och mediasymboler
Belyser aktör
Vem eller var
något görs
ITO 07-06-13 Bild 0-34
V - grafer
Processer kan förstoras
Enkel-romb = Info, två dubbellinjer = matr, en dubbellinje = matr + info
Hanterar matr + info på ett bra sätt
Order
Order
Faktureringsprocess
Faktura
Mottagningsprocess
Leveransprocess
Plocklista
Varor
Lagerprocess
Varor +
Faktura
ITO 07-06-13 Bild 0-35
Petrinät – för tid & synkronisering
Token
Transition
Place
Ärende eller styrsignal
Process eller aktivitet
Tillstånd
Ur ’Workflow Management
MIT-press. Aalst & Hee
ITO 07-06-13 Bild 0-36
Petrinät - Fire
Före
Efter
Ur ’Workflow Management
MIT-press. Aalst & Hee
ITO 07-06-13 Bild 0-37
Petrinät - Trafikljus
Ur ’Workflow Management
MIT-press. Aalst & Hee
ITO 07-06-13 Bild 0-38
Petrinät - Synkronisering av två ljus i en korsning
Ur ’Workflow Management
MIT-press. Aalst & Hee
ITO 07-06-13 Bild 0-39
BPMN
The Business Process Modeling Notation (BPMN)
specification provides a graphical notation for expressing
business processes in a Business Process Diagram (BPD).
The objective of BPMN is to support process management by
both technical users and business users by providing a
notation that is intuitive to business users yet able to
represent complex process semantics. The BPMN
specification also provides a mapping between the graphics of
the notation to underlying the constructs of execution
languages, particularly BPEL4WS.
Copyright © The Business Process Management Initiative
[BPMI.org], August 25, 2003. All Rights Reserved.
ITO 07-06-13 Bild 0-40
unusual business processes and still beeasily underst andable for readers of the Diagram.
th modeling
te segments of the Process and highlight e
T he sections below will isola
features asthe workings of the Process is described. In addition, samples foBPEL4WS
ram maps to BPEL4WS.
code are provided to demonstratehow a BPMN Diag
Ex: Diskussion och beslut via webben
Sta rt on
Friday
Receive Is sue
List
Yes
Review Is sue
List
Any issues
ready?
Yes
Discussion
Cycle
Reduce to
Two So lution s
Announce
Issues for Vote
Collect Vot es
No
Prepare
Results
Timed Out
[1 week]
No
E-Mail Vot ers
that have to
Change Vo tes
2nd
Time?
Post Results
on Web Sit e
E-Mail Results
of Vote
Yes
Issues w/o
Majority?
Yes
Deadline
Warning
Issue
Announcement
Vote
Announcement
No
Did Enough
Members
Vote?
Vote
Vote Results
Deadline
Warning
Change Vote
Message
No
Have th e
members
been warned?
No
Yes
Reduce number of
Voting Members
and Recalculate
Vot e
Re-announce
Vote with
warning to votin g
members
Vote announcment
with warning
Copyright © The
Business
Process
Management
Initiative
[BPMI.org],
August 25, 2003.
All Rights
Reserved.
Voting Members
Figure 92 E-Mail Voting Process
t is from the perspective of the manager of the Issu es ITO 07-06-13 Bild 0-41
T he Process has a point of view tha
List and thediscussion around this list. From that point of view, the voting members of the
Example 1 BPEL4W
S Sampl
e f orBeginning ofE-Mail Voting Process
6.2 The First Sub-Process
Första delprocessen
Figure 95 shows the details ofthe “Discussion Cycle” as an Expanded Sub-Process.
Discussion Cycle
Moderat e E-mail
Discussion
This Task returns
the value of the
DiscussionOver to
True or False
7 Days
Issue Voting List
[0 to 5 Issues]
Announce
Issues for
Discussion
Allow 1 week for the
discussion of the Issues —
through e-mail or calls
Delay 6 days from
Announcement
Conference
Check Schedule
Call in
for Conference
Discussion
Call
Week?
E-Mail
Discussion
Deadline
Warning
No
Yes
Working Group
Schedule
Wait until
Thursday, 9am
Discussion
Cy
cle”
Copyright © The BusinessFigure
Process95“
Management
Initiative
[BPMI.org], August 25, 2003. All Rights Reserved.
Evaluate
Discussion
Progress
Moderat e
Conf erence Call
Discussion
The Sub-Process will repea t
of the DiscussionOver
variable is F alse
Sub-Process
Details
T he Sub-Process sta rts of with aTask for the Issue List Manager to send an e-mail to th
e
working group thata set of Issues are now open for discussion through the workinggroup’s
message board.Since this Task sends a message to an outside Participant (the working
ITO 07-06-13 Bild 0-42
Händelseanalys
ITO 07-06-13 Bild 0-43
Hur ser den ideala beskrivningstekniken ut ?
Visar
Arbetsuppgifter (Process/funktion)
In, ut och lagring av info och varor i varje arbetsuppgift
Varifrån kommer info och varor och vart skall de ?
Kontrollflöde
Alternativval
Parallella flöden och synkronisering
Aktörer
Samband med arbetsuppgifter hos kunder och leverantörer
Hur är IT kopplat till verksamheten
Kan visa de olika arbetsuppgifterna statiskt eller tidsdynamiskt
ITO 07-06-13 Bild 0-44
Olika fokus i analysen
Beroende på vad man analyserar och vilket problem man skall lösa så kan
det operativa flödet variera.
Ex inom ett sjukhus
Patienter om man skall utveckla datorstöd för behandlingsprocesser
Personal om man skall utveckla datorstöd för schemaläggning, timrapportering,
uppföljning och bemanningsplanering
Läkemedel om man skall utveckla datorstöd för logistiken mellan sjukhusets
avdelningar och sjukhusets eget apotek
Sängar om man skall utveckla datorstöd för planering och förflyttning
Lokaler om man skall utveckla datorstöd för lokaladministration
ITO 07-06-13 Bild 0-45
Mer fritt kul! men bra?
KUND
En liten varning !
Inte säkert att de förmedlar
det budskap som Du tänkt
HK
LAGER
ITO 07-06-13 Bild 0-46
Hur skall man rita?
Order
Kund
VAROR, faktura
Företag
1
Info
Ordermottagning
Order
Kund
Info
Fakturering
Ordermottagning
Kund
Faktura
Leverans
VAROR, faktura
2
Order
Fakturering
4
Faktura
Info
Varor
Datalager
Leverans
Ifo
Följesedel(varor), faktura
3
Order
Kund
Ordermottagning
Ordersystem
Fakturering
Faktsystem
VAROR, faktura
En kombination
Av allt?
5
Faktura
Leverans
Levsystem
ITO 07-06-13 Bild 0-47