Transcript Document

H
A
C
C
P
7/20/2015
: HAZARD
: ANALYSIS
: CRITICAL
: CONTROL
: POINT
1
Prinsip
AUDITING
 Proses formal dan Terencana untuk
MENGUMPULKAN INFORMASI/BUKTI/
FAKTA baik secara INTERNAL maupun
EXTERNAL.
“ FACT FINDING NOT FAULT FINDING”
7/20/2015
2
DEFINISI UMUM
AUDITING
 Proses yang dilakukan olehAUDITOR
yang Competent dan Independent
untuk mendapatkan Informasi terukur
(measurable) dan verifiable dan
menentukan serta melaporkan
tingkat/level yang berkait(adherence)
dengan kriteria
Persayaratan/standard.
7/20/2015
3
 Proses
 Terukur
 Prosedure Formal Terencana
 Evidence (Fakta/Bukti
( Measurable )
 Verifiable
 Dapat dibuktikan ( berkait
dengan Document )
 Level of Adherence  Range dan Toleransi
 Kriteria Standard  Spesifikasi, Standard, System
7/20/2015
4
DEFINISI
Definisi menurut Australian Standard AS 1057 – 1985.
AUDIT  Aktifitas Verifikasi untuk mengevaluasi
keseuaian (Conformance) dengan persyaratan dari Desain,
Produk, Proses atau Sistem.
MANFAAT AUDIT
 Mendapatkan Informasi Faktual dan untuk membuat keputusan.
 Mengindentifikasi “Potential Risks” pada sistem ( unit
processing ).
 Meng Asses sistem mutu dan efektifitas.
 Memberikan data akurat untuk perbaikan-perbaikan.
 Meng Asses performance pabrik, perlatan, karyawan.
 Meng Asses, “Supplies Bahan Baku” dll.
7/20/2015
5
1. INTERNAL AUDIT / FIRST PARTY AUDIT
• Audit yang dilakukan dalam Organisasi / System itu
sendiri.
• Bertujuan membantu INOVASI dan memperbaiki
mutu/system mutu
• Dilakukan oleh karywan yang mampu dan terlatih.
2. EXTERNAL AUDIT/SECOND PARTY AUDIT
 Audit dilakukan oleh Organisasi / system terhadap SUPPLIERS atau
SUB-SUPPLIERS
 Bertujuan : Status kontrak / agreement yang dibuat dengan
SUPPLIER sudah terpenuhi (Mutu, Hygiene & Spesifikasi).
 Dilakukan oleh : AUDITOR dari Perusahaan atau “INDEPENDENT
AUDITOR”.
 Prosedure pemberitahuan dan pelaksanaan Audit harus mengikuiti
PROCESS FORMAL.
7/20/2015
6
3. EXTERNAL AUDIT / THIRD PARTY AUDIT
 Dilakukan oleh “INDEPENDENT AUDITOR” atas permintaan
sendiri.
 Dilakukan oleh “Regulator Body” / Pemerintah untuk keperluan
“SERTIFIKASI”.
7/20/2015
7
Relationship of Audit Types and Direction
Audit Situation
Audit
Direction
Regulatory Body;
Inspection Agency;
Certifying Agency;

Our Customer
Audit Type
Organiation
Role
External
Third Party
Auditee

External
Second Party
Auditee

Internal
First Party
Auditee and
Auditor
Our Suppliers

External
Second Party
Auditor
Sub-Suppliers

External
Second Party
Auditor
US
7/20/2015
8
RUANG LINGKUP AUDIT
1. AUDIT KECUKUPAN (Adequacy / Desk Audit)
 Meng Asses system Dokumentasi
 Quality Manual, Procedure Manual, Forms
 Dikaitkan dengan Standard / Persyaratan.
2. QUALITY ASSESSMENT AUDIT – FULL AUDIT
 Meng Asses system DOKUMENTASI & OPERASI
 SERTIFIKASI
3. SURVEILLANCE AUDIT – PARTIAL AUDIT
 Merupakan bagian dari audit terhadap audit QUALITY
SYSTEM (Lanjutan ).
7/20/2015
9
4. FOLLOW – UP AUDIT (Audit Tindak Lanjut )
 Merupakan Audit Lanjutan untuk memverifikasi Effektifitas
“TINDAKAN PERBAIKAN” yang diambil dari hasil Audit
sebelumnya.
7/20/2015
10
1. GMP / SSOP  8 Faktor Kunci
a. AIR
b. Kondisi dan kebersihan Sarana / Prasarana
c. Kontaminasi Silang
d. Sanitasi / Pencucian Tangan / Toilet
e. Perlindungan Produk / Pengemas / Alat dari
Bahan-bahan Kimia
f. Penggunaan / Label / Penyimpanan terhadap
bahan beracun
g. Kesehatan Karyawan
h. Pest Control
7/20/2015
11
2. METODE HACCP
(Proses Control) :
 Layout Pabrik
 Alur Process
 Analisa Hazard, CCP Batas Kritis, Monitoring,
Dokumentasi
 Verifikasi  Internal Audit, Review
7/20/2015
12
Step 1
Obtain details and audit decisions
Objective, type, depth and scope, timing,
assigned personel, etc
Step 2
Decide audit team, size and team
members
Step 3
Notify the auditee
Formal audit notification
Step 4
Gather preliminary information
from the auditee
Questionnaire, manuals, procedures, layout,
annual report, etc
7/20/2015
13
Step 5
Obtain and review all available
information
Contract, legislation, production details,
auditee file, reports, product performance
record
Step 6
Develop the check list,
procedures, etc
Step 7
Develope the audit program
Checklist, procedure, flowchart, matrices
7/20/2015
14
Step 8
Hold briefing session with
auditors
Step 9
Make last minutes changes to the
audit program
Auditee must be notified and agree to
any changes
7/20/2015
15
Keputusan
Audit
Pemberitahuan
ke “Audite”
Seleksi Tim
Audit
Persiapan
Audit
Rapat
Pembukaan
7/20/2015
16
AUDIT (Pengumpulan
Fakta)
Rapat Tim Auditor
Rapat Penutupan
Tindak Lanjut
Laporan audit
7/20/2015
17
TEHNIK AUDIT
1.
2.
3.
4.
Kemampuan MENDENGAR (Listening Skills)
Kemampuan BERTANYA (Questioning Skills)
AUDITOR
AUDITEE
Kemampuan “Dengar” (Listening Skills)
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7/20/2015
Pendengar OBJECTIVE
No Interupt
ATENSI
Body Posture
Mental Posture
Seek Clarification
18
Tehnik Bertanya / Interview
• Interviewer yang baik
• Gunakan Bahasa / Istilah / Singkatan yang komunikatip
• Dengarkan jawaban dengan seksama dan klarifikasi
jawaban yang tidak jelas
• Catat jawaban pertanyaan dengan baik
Jenis Pertanyaan
•
•
•
•
Pertanyaan Terbuka (Open Question) Informasi
Pertanyaan Tertutup (Closed Questions)  Ya / Tidak
Pertanyaan Mendahului (Leading Question)  Memvonis
Pertanyaan Hypotetik (Hypothetical Question)  apa yang
terjadi jika ………
7/20/2015
19
AUDITOR
• Capable
• Tetap / selalu pada Scope Audit
• Objective  Standard / Persayaratan yang Ilmiah /
Regulated
• Image / Performance  Profesional
- Penampilan / Sikap
- Disipline  Waktu
- Tegas dalam Keputusan
- Jujur dan Fair
7/20/2015
20
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Taktik Auditee
Time Wasters (Mengulur Waktu)
The Waffler (Berbicara Panjang Lebar)
The Dog and Pony Show (Presentasi Panjang-panjang)
Long Lunch Break (Makan siang yang lama)
Late arrivals (Terlambat)
The Long Way around (Berputar-putar)
The Forgotten document (Lupa Dokumen)
Interruptions (Interupsi)
Lack of Preparedness (Tidak Siap)
The Cook’s Tour (Menyembunyikan Sesuatu)
Provocations (Provokasi)
Loaded Dice (Sample diatur)
The Trial of Strength (Menguji Auditor)
Language Barrier (Hambatan Bahasa)
Lain-lain (Penipuan, Pemalsuan, Ketidaksesuaian
Dokumen)
7/20/2015
21
7/20/2015
22