Transcript 電子メールについて ー 使いこなし編 ー

平成１９年５月１０日
第158回パソコン同好会例会
電子メールについて
ー 知っておくと便利な事 ー
九津見 明
本日のレクチャーの内容
メールの基本事項
メールを書くポイント
メールの伝送の仕組み
メールは不確実な連絡手段
ＣＣ，ＢＣＣをつかう
添付ファイル
写真など大きな添付資料の送
り方
メールの使いこなしあれこれ
アドレスの管理
HTMLメールについて
署名について
目的別のフォルダの使い分け
とメッセージルール
迷惑メールを振り分ける
メールの自動転送
転送の仕組み
転送の種類
転送設定の方法
携帯へ転送する場合の注意
点
迷惑メールについて
なぜ迷惑メールがくるのか
迷惑メール防止策と迷惑メー
ルの対処法
なぜ迷惑メールを「spamメー
ル」とよぶか
メールの基本事項
メールの基本事項
メールを作るポイント
件名は簡潔に分かり易く
「・・・・・・・・の件」のように
挨拶には自分らしさを
「○○様 お世話になります。 △△の□□です。」程度に
内容は簡潔に
箇条書きでもよい
署名もうまく活用しよう
使い分けの工夫も
あくまでも補助と位置づけて
重要な連絡には 「後ほど電話でご連絡します」等の心遣いも
メールの基本事項
メールの伝送の仕組み
・メールはたくさんの中継サーバをバケツリレー式に送られる。
・郵便が、ポスト→地元郵便局→中央郵便局→先方の郵便局…と順番
に送られるのと似ている。
・最終的には、受信者側がメールを取りに行く必要がある。
・郵便局にある私書箱に手紙を取りに行くのと似ている。
To:[email protected]
送信 送信者の 送信
送信
送信 受信者の 取得
中継
中継
メール
メール
サーバ
サーバ
サーバ
サーバ
送信者
[email protected]
受信者
注意：インターネットの世界はすべて「Best Effort」で、
確実な伝達を「保証しない」
メールの基本事項
メールは不確実な連絡手段
メールは「Best Effort」なメッセージ伝達方法。
あくまで補助的な手段と考えましょう。
良くあるトラブルの例
・出してから大分時間が経ってから送り届けられる
・出してから大分時間が経ってから戻ってくる
・届きもしないし、戻っても来ない！
⇒差し出した側は届いていないことに全く気づかない！
・確実に伝えないといけない連絡は、 相手から受信した旨の連絡をお願いする
（開封確認メッセージ） 作成画面→「ツール」
・来るべき連絡が来ない場合は、 メールの事故の可能性もあるので、先方に
連絡する
メールの基本事項
ＣＣ，ＢＣＣを使う
メールの直接の送り先は「宛先」にアドレスを挿入
参考に送りたい相手のアドレスは ＣＣ（Carbon Copy)に挿入
送り先を相手に知られたくない場合にはＢＣＣ(Blind Carbon
Copy)を用いる
何かの連絡事項を一斉に送信する場合などによく使う
ＢＣＣで送った相手のアドレスを後で知りたい場合は、送信メールの「プ
ロパティ」→「詳細」で読み取れる
※Bccを使うには
「表示」－「すべてのヘッダー」
を選択してください
メールの基本事項
添付ファイルについて
メールにファイルを添付して送信するのは、ファイルのやりとり
に大変便利な方法。
メールに添付できるファイルのサイズは、プロバイダによって制
限があるので注意が必要。大体、１MB程度を目安に。
※メールにファイルを添付すると、メールのサイズは添付
ファイルのサイズよりも1.5倍程度大きくなる。
例：1MBのファイルをメールに添付するとメールのサイズは
1.5MBぐらいになる
1MBより大きなファイルを添付したい場合は、次ページを参照
メールの基本事項
写真等の大きな添付資料の送り方
Outlook Expressの画面から、「ツール」
→「アカウント」→「メール」→「メール（規
定）」→「プロパティ」→「詳細設定」
中段の 「送信 □ 次のサイズより大
きい場合は分割する」の□の中に例え
ば1000と入れて「ＯＫ」
送信時も、受信時も、何通かのメールに
分割される。全て受信が終わると、１つ
のメールに復元される。
大容量の送信：宅ファイル便（エルネット） http://www.filesend.to/
無料、要登録、max.50MB、 保存期間：３日間
メールの使いこなしあれこれ
メールの使いこなしあれこれ
アドレスの管理
・アドレスの取り込み
アドレスの手入力は極力避けて、着信メールから取り込むのがベスト。
（取り込み方）
送信者の名前をドラッグ→「アドレス帳に追加」をクリック→「名前」→「名」にフルネー
ムを入れる。 「ＯＫ」をクリック。
この際に「敬称」も入れておくのも一法。（様等） アドレスが変わった際も簡単に利用
できる。 また、 アドレスの頭に数字かアルファベットで仕分けると便利
・グルーピング
受信トレイの「アドレス」→「アドレス帳」→「新規作成」→「新しいグループ」→「プロ
パティ」→グループ名を書込み→「選択」→メンバーを選択→「ＯＫ］
・送信者の氏名は極力漢字で
多数のメールがある場合、アルファベットの氏名は迷惑メールと同様に無視
または削除されやすい
メールの使いこなしあれこれ
HTMLメールについて
HTMLメール（Hiper Text Markup Language)とは
メールの本文で
 文字サイズ、色、フォントの変更、文字装飾（太字、斜体、下
線）の指定
 画像のメール本文中への貼り込みなどができる、
表現力の高いメール
Outlook Expressの標準設定
基本的にはTextメールを使いましょう
HTMLメールは企業からのＤＭのメールや迷惑メールでよく使わ
れてる
よって、メールの振り分けなどで「HTMLメール」を除外される場合
もあるので、特に理由がなければHTMLは使用せず、Textメール
（文字の装飾などができない普通のメール）を使いましょう
メールの使いこなしあれこれ
Textメールについて
設定方法(Outlook Expressの場合）
メッセージ作成画面で、「書式」－「テキスト形式」を選択
毎回上記の操作は面倒なので、「ツール」－「オプション」－「送
信」で「メールの送信形式」を「テキスト形式」を選択、にしておくと
よい
メールの使いこなしあれこれ
署名について
・署名の作成の手順
「受信トレー」→「ツール」→「オプション」→「署名」
・複数署名の使い分け
各署名にタイトルをつけて使い分けるのがベター
・署名の使用
使いたい時だけに使用。
「署名タブ」の「すべての送信メッセージに署名を
追加する」のチェックは外しておく事をお勧め。
メールの使いこなしあれこれ
目的別のフォルダーの使い分けとメッセージルール
フォルダーの作成
Outlook Expressの「ローカルフォルダ」の中の「受信ト
レイ」をドラッグし右クリック。フォルダの作成をクリックして、任意の名前のフォ
ルダを作る。（例：ＰＣ同好会）フォルダーの場所は自由に移動できる。
メッセージルールの作成
「受信トレイ」→「メッセージ」→「メッセージから
ルールーを作成」→「新規のメッセージルール」
「ルールの条件」→「件名に指定した言葉が含まれる場合」 （例：pc-dokokai)
「ルールのアクション」→「指定したフォルダーに移動する」（例：ＰＣ同好会）
このように設定すればpc-dokokai関連のメー
ルは全て（ＰＣ同好会のフォルダーに自動的に
入る。
同じように「送信者にユーザーが含まれてる場
合」を選択してルールを決めれば、個人名の
メールも簡単に振り分けできる。
メールの使いこなしあれこれ
メッセージルールの修正
既成のルールを下記のように修正する場合
既成：「件名にpc-dokokaiを含む場合PC同好会に移動する」の
件名に「pc-kanji」を追加する場合
「受信トレイ」→「ツール」→「メッセージルール」→「メール」 で該当ルール
を選択、「仕分けルールの説明」の下線部をクリックして、「単語の入力」に
単語または文字列を入れ、「追加」をクリック。
どちらのメールも「PC同好会」に振り分けられる。
注意：個人名で振り分ける場合は「E-mail address」を用いること。
メールの使いこなしあれこれ
迷惑メールの自動振り分け
フォルダーの作成 前述と同じ要領で、迷惑メール用のフォルダを作
成する（例：迷惑メール）。
迷惑メールフィルタを設定 プロバイダが提供している迷惑メールフィルタ
やパソコンのウイルス駆除ソフトに付属の迷惑メールフィルタ機能をOnにす
る。そうすることで、迷惑メールと判定されたメールの件名に「meiwaku」
「spam」などの文字列が挿入される。
振り分けルールの作成
「受信トレイ」→「メッセージ」→「メッセージからルー
ルーを作成」→「新規のメッセージルール」 で「ルールの条件」→「件名に指定し
た言葉が含まれる場合」 （例：meiwaku) 「ルールのアクション」→「指定した
フォルダーに移動する」（例：迷惑メール） または、「サーバーから削除する」
※迷惑メールフィルタは万能ではないので、時々必要なメールを誤って
「迷惑メール」と判定されることもある。そのため、ときどき「迷惑メール」
フォルダ内のメールを確認する必要がある。
メールの自動転送について
メールの自動転送について
メールの転送の仕組み
・「受信者のメールサーバ」が、受信者の指定した別のメールアドレスに
「再送信」します。
To:[email protected]
送信 送信者の 送信
メール
サーバ
[email protected]
中継
サーバ
送信
受信者の 取得
メール
サーバ
受信者
送信者
転送
To:[email protected]
転送先の
メール
サーバ
[email protected]
受信者
メールの自動転送について
転送の種類（メールサーバに残す）
To:[email protected]
送信者の
メール
サーバ
送信者
[email protected]
受信者の 取得
メール
サーバ
中継
サーバ
×
受信者
転送
To:[email protected]
[email protected]
転送先の 取得
メール
サーバ
受信者
もとの送信先（[email protected])と転送先[email protected])での２カ所で同じ
メールが受信ができる。
※このような設定が一般的だが、サーバーによっては、転送先だけの受信に
設定できる場合もある。
メールの自動転送について
転送設定の方法
・契約しているプロバイダのホームページから設定する
・プロバイダによっては転送先を複数指定できたり、
メール転送のルールを指定できる場合もある
件名に指定した言葉(例：pc-dokokai)がある場合のみ転
送
メールのサイズが指定したサイズ以下の場合のみ転送
・次ページでZAQの場合の設定方法を紹介
メールの自動転送について
プロバイダ（ZAQ）での設定例
以下の手順で設定できる
１．「メールサービス」
２．「メール転送サービス」
３．「今すぐ使ってみる」
４．「サービスを利用する」
５．「アカウント」、「パスワード」
の入力
６．転送先アドレスの設定
メールの自動転送について
転送先のメールアドレスを記入
メールの自動転送について
携帯への転送
普通のメール転送と同じですが、メールサイズのオーバーに要注意。
（DoCoMoは500Kb、Softbankは1MBが上限）
To:[email protected]
送信者の
メール
サーバ
送信者
エラーメールとして戻ってくる
[email protected]
受信者の
メール
サーバ
中継
サーバ
受信者
転送
To:[email protected]
携帯の
メール
サーバ
[email protected]
×
携帯
メールサイズオーバー
サイズの大きなメールがエラーメールになった場合
送信者には見知らぬメールアドレス（[email protected])からのエラーメールが
戻ってくるので混乱するおそれがある。
迷惑メールについて
迷惑メールについて
なぜ迷惑メールがくるのか
大きく２つの理由がある
1. 迷惑メール送信者がランダムに作成したメールアドレ
スに偶然一致した
良くある名前（tanaka,suzuki,yamada…)やランダムな文字列
のメールアドレスに次々とメールを送信する専用ソフトがある。
2.何らかの形でメールアドレスの情報が流出している
同窓会名簿などがそのまま掲載されているホームページ（最近
は少なくなりました）や、論文、その他ホームページに掲載された
メールアドレスから集めてくる（そう言う目的のためのソフトウェア
が存在する）
アンケートなどで収拾したメールアドレスが利用されている
迷惑メールについて
迷惑メールの予防方法
できるだけ複雑なメールアドレスにする
良くない例： [email protected] (tanakaは良くある名前）
良い例 ： [email protected]
メールアドレスを安易に開示しない
信頼の置けるところ以外ではメールアドレスの記入を
求められても開示しない
もしくは、開示してもよいアドレスをもう一つ取得して
使い分ける（フリーメールなど）。ただし、こちらの方に
は迷惑メールが来る覚悟で
メールアドレスが書かれた文書を誰でもアクセス可能
な場所に置かない（同窓会名簿など）
迷惑メールについて
迷惑メールが来てしまったら
残念ながら、一旦迷惑メールが来るようになると、根本的に止めることはで
きない（メールアドレスを変更することが唯一の方法）
しかし、迷惑メールを迷惑メールフィルタで減らすことはできる
2種類のメールフィルタがある
プロバイダが提供しているサーバで検出するフィルタ
パソコンにインストールするフィルタ
上記2種類の併用が効果的（上記はいずれもウイルスチェックソフトにその機能
が含まれている）
絶対にしてはいけないこと
迷惑メールに返信すること。

よく「配信停止はこちらまでご連絡」などと書いてあるが、返信するとよけいにたくさんの
メールがくる。
迷惑メールを開くこと

ウイルスメールの可能性もある。
現在では、相当気を遣っても迷惑メールはいずれ来るようになる可能性が高
い。
メールフィルタを使いこなし、上手に迷惑メールとつきあっていくのが現実的
です。
迷惑メールについて
[余談]： なぜ「迷惑メール」を「spamメール」と呼ぶか
語源となったのは、豚のランチョンミートの
商品名からである
迷惑メールをspamメールと呼ぶようになったのは、
•戦地で兵士の食事に毎回この缶詰がだされ悪評多発だったため
•SPAM缶のCMがあまりにしつこく”SPAM”と連呼するため
•あるTVのコントで、SPAMが入ったメニューしかないレストランで客が文句を
言ったら、店員が「SPAM、SPAM」と歌を歌い出し、それにかき消されて会話が
続けられなくなったため など諸説がある。
私達も、“spam”と呼ばれないような魅力あるシニアー
であることを心がけましょう。
ご清聴
ありがとうございました