Transcript Styrekurs sept 09

Styrets forberedelse til
årsmøtet
Lysark til Mental Helse sin
organisasjonsspesifikke studieplan Styrets
forberedelse til årsmøtet, studieplannummer
37-507, godkjent av FS 21.02.2011.
Mål for kurset – fra studieplanen
• Kunnskapsmål: Deltakerne skal få kunnskap om hvordan et
årsmøte skal planlegges og gjennomføres og hvilke krav og
forventninger som kan stilles til årsmøtedeltakerne.
• Ferdighetsmål: Deltakerne skal bli i stand til å gjennomføre
årsmøter i lag og fylkeslag etter de retningslinjer som gjelder og
kunne følge god organisasjonspraksis og –skikk for frivillige
organisasjoner.
• Holdningsmål: Gjennom kunnskap og ferdigheter i
gjennomføringen av årsmøter skal deltakerne få en bevissthet om
viktigheten av at regler og prosedyrer følges. Gjennom kurset skal
deltakerne også få en holdning som sikrer årsmøtedeltakere,
styremedlemmer, ordstyrer og andre involverte respekt slik at
årsmøtet gjennomføres på en så god og ryddig måte som mulig.
2
Materiell og metode
Materiell:
–
–
–
–
–
–
Organisasjonshåndboka – Mental Helse
Vedtekter for Mental Helse
Sosialpolitisk program
Organisasjonspolitisk program
Tipshefte for fylkes- og lokallag
Organisasjonshåndboka til Frivillighet Norge kan være et
nyttig supplement. Kan lastes ned fra ww.frivillighetnorge.no
Metode:
– Innledinger i plenum
– Gruppearbeid
– Rollespill der det gjennomføres et årsmøte
3
Kort om årsmøtet
•
Årsmøtet er organisasjonens høyeste myndighet i fylkes- og
lokallag, og derfor den viktigste møteplassen laget har.
Bestemmelser gjort av årsmøtet kan ikke endres og styret må følge
dem.
•
Årsmøtet er et møte av formell karakter med bestemte møteregler
(forretningsorden) og saker som skal tas opp, se vedtektens
paragrafer om årsmøtene og kap. 8.2 i organisasjonshåndboka.
•
Årsmøtet skal være en positiv begivenhet for alle som deltar i en
organisasjon, og bør gjennomføres på en strukturert og god måte.
•
I organisasjonens vedtekter beskrives
• innen hvilket tidspunkt årsmøtet skal være avholdt
• innenfor hvilke frister innkallingen til årsmøtet skal sendes
• hvordan innkallingen til årsmøtet skal utsendes
4
Årsmøtet skal ta stilling til:
• Årsmelding/årsberetning og regnskap for perioden som
har vært.
• Budsjett for kommende periode
• Ev. endringsforslag til vedtektene og ev. fastsettelse av
honorar/godtgjørelse for styret.
• Handlingsplan for kommende periode
• Valg for kommende periode (styre, valgkomite og
revisorer skal velges)
– Valgene kommer alltid til slutt i årsmøtet siden styret som
har sittet forrige periode har ansvar for de aktiviteter og
prioriteringer som har vært gjort i perioden.
5
ÅRSMØTESAKER
Åpning
• Gjøres av lagets leder til valg av møteleder er gjennomført i
konstitueringen.
• Navneopprop for å få tallet på antall stemmeberettigede.
• Godkjenning av innkalling og saksliste.
Konstituering (valg av møtefunksjonærer)
Møteleder, sekretær, protokollunderskrivere og tellekorps.
Årsmelding (-beretning)
Styrets beskrivelse av virksomheten i årsmøteperioden, legges ofte
frem av sekretær.
Regnskap
Følger kalenderåret. Legges fram av kasserer.
6
ÅRSMØTESAKER forts.
Innkomne saker
• Medlemmenes mulighet til å ta opp saker. Forslag
skal være innlevert skriftlig 2 uker før årsmøtet.
Handlingsplan
• Prioritering av satsningsområder i kommende år.
Budsjett
• Følger kalenderåret. Ses i sammenheng med
handlingsplan.
Valg
• Ledes som oftest av valgkomitéens leder – se
lysbilder om valg.
7
Planlegging av årsmøtet
• Styret forbereder sakene som skal opp i møtet
1. Årsmelding
2. Regnskap
3. Handlingsplan
4. Budsjett
5. Valg
• Varsler valgkomiteen i god tid slik at de får tid til sitt arbeid
• Sender ut innkalling med vedlegg innen fristen (vedtektene)
• Planlegger praktisk gjennomføring av møtet
Se også 10 gode tips på lysark 23 og 24
8
1. Årsmelding
•
Årsmeldingen er en oppsummering av hva organisasjonen har
gjort det siste året (årsmøteperioden) og hvordan den skal
arbeide videre.
•
Den skrives ofte av sekretæren sammen med leder eller andre
i styret og behandles i styret før den legges frem på årsmøtet.
•
Årsmeldingen skal innholde presentasjon av styret,
medlemmer, møter, arrangementer og økonomi. Hvilke
erfaringer har styret gjort seg? Årsmeldingen bør også ha med
en del om kurs- og opplæringsaktiviteten og
organisasjonsarbeidet generelt.
•
Årsmeldingen trenger ikke å være særlig lang
•
Det er vanlig at årsmeldingen sendes ut til medlemmene før
møtet slik at de får gått gjennom den og kan ta standpunkt til
den.
9
Forslag til Årsmelding
Forside: MH ”navn” og logo
Gjerne en kort innledning om hva laget jobber for.
Styremedlemmer og andre tillitsvalgte i år..
Styret, valgt av årsmøtet 30. april (år) består av: Leder…..,
sekretær….., kasserer, andre ….., og vi har hatt en valgkomite med
leder ….. , revisorer….. Skrive om noen har hatt verv i fylkeslag, ev.
sentralt.
Møter og arrangementer
Vi har hatt 4 styremøter disse datoene….. I tillegg arrangerte vi temadag
sammen med MH i nabokommunen den …., temaet var Arbeid og
psykisk helse.
Vi var med og arrangerte Verdensdagen i kommunen, i den forbindelse
hadde vi ”ant” planleggingsmøter. På selve dagen, hadde vi turmarsj
med åpen kafe etter marsjen. Vi samarbeidet med andre lokallag. Det
var godt oppmøte, ca. så mange var med. Flere møter eller
arrangementer:…..osv
10
Forslag til Årsmelding (2)
Medlemstall.
Ved årets begynnelse hadde vi … medlemmer
I løpet av året har vi fått … nye medlemmer og … har meldt
seg ut. Ved årets slutt hadde vi … medlemmer.
Økonomiske forhold.
Laget har hatt en stram men sunn økonomi i året som er gått.
Vi fikk kontingent og velferdsmidler via fylkeslaget fra MH
sentralt med kr. …. I tillegg har vi mottatt tilskudd fra
kommunen til verdensdagsarrangementet og et generelt
tilskudd på kr. … Vi har også mottatt penger fra
Funksjonshemmedes studieforbund for to kurs vi har
gjennomført, der fikk vi kr. …. Vi har brukt penger på å dekke
kostnadene ved arrangementene samt holde kurs.
11
Forslag til Årsmelding (3)
Beretninger av komiteers virksomhet dersom laget
har hatt komiteer og utvalg
Dersom laget har faglige eller andre utvalg, skal disse lage en
rapport over den aktiviteten de har hatt i løpet av
årsmøteperioden. Denne/disse legges ved beretningen.
Organisasjonsarbeidet
MH vårtlag har jobbet aktivt med rekruttering av nye
medlemmer, styret har vært på kurs i organisasjonsarbeid mm
Kurs- og opplæringsvirksomheten
Laget har arrangert fire kurs, to i samarbeid med annet
lokallag. Kursnavn, antall timer, antall deltakere med mer.
12
2. Regnskapsoppsett - årsregnskap
I organisasjonshåndbokas kap. 6.4 er kassererens oppgaver beskrevet.
Der er også regler for føring av kassadagbok og oppsett for hvordan
årsregnskapet skal se ut. Årsregnskapet skal oppbevares i minimum 10 år.
I eksempelet (likt som i
organisasjonsboka) er
kassadagboken og
medfølgende
årsregnskap et avsluttet
regnskap med med
utgangspunkt i januar
måned.
Årsregnskapet skal
inneholde sammendrag
av inntekter og utgifter
hele året. Beholdning
blir da pr. 31.12 i
regnskapsåret.
13
Inntekter
Utgifter
Kassabeholdning pr.
31.01 (året før)
Utlodning
Kontingent
Lynlotteri
1 807
725
1 560
3 600
Sum
7 692
Tilskudd
Møter
Administrasjon
Bevilgninger
Diverse
Sum utgifter
Beholdning pr. 31.01 (år)
Sum
1 800
1 080
435
1 000
300
4 615
3 077
7 692
Regnskap og revisjonsrapport
• I forbindelse med årsskiftene – og i god tid før årsmøtet –
skal revisorene gå gjennom regnskapet, foreta kassatelling
og lage en melding/rapport om situasjonen.
• Revisjonsrapporten legges frem sammen med regnskapet.
Det er viktig med en god og åpen dialog mellom revisorene
og styret slik at eventuelle misforståelser kan oppklares og
utbedres før årsmøtet.
– Revisorer: Der laget ikke er tilknyttet revisortjeneste, velges to
revisorer på årsmøtet. Disse er ikke medlemmer av styret. De
to må ha god kjennskap til organisasjonen og vedtektene, den
ene bør ha regnskapskompetanse – se kap. om valg i
organisasjonshåndboka
14
3. Handlingsplan
• Handlingsplan kalles også arbeidsplan,
arbeidsprogram eller handlingsprogram.
• Tar utgangspunkt i sosialpolitisk og
organisasjonspolitisk program som ble vedtatt
på landsmøtet.
• Siden disse dokumentene er omfattende og
gjelder for en lengre periode, er det behov for å
lage en lokal handlingsplan for det kommende
året.
15
Handlingsplan - mange veier til Rom
• Planarbeid kan gjerne begynne med en kreativ
fase, en ”idedugnad” der alle ”bobler over” av løse
tanker og ideer.
• Senere setter man seg ned og vurderer hva som er
mulig (og i tråd med organisasjonens programmer)
og ikke mulig, ut fra rammene til laget, økonomi,
tilgjengelige folk til å utføre oppgaven osv.
• Felles idedugnader kan gjøres før årsmøtet eller på
selve årsmøtet
- Sett av rikelig tid til denne posten -
16
Planlegging
Planlegging setter oss i stand til å nå
våre mål.
Planlegging innebærer avklaring av:
• Hva som bør gjøres
• Hvorfor det bør gjøres
• Hvordan det skal gjøres
• Når det skal gjøres
• Hvem som skal gjøre det
• Det som er gjort (statusrapportering i styremøter og evaluering
av årets arbeid)
17
Planlegging – forts.
• Planlegging er ingen avsluttet oppgave den dagen planen
foreligger. En god plan må brukes og følges opp hvis den skal
være et nyttig styringsverktøy.
• Planer må endres hvis forutsetningene endres.
• Det er også viktig ikke å bli for farget av
dagens arbeid når man legger planer, men
ta sikte på å få fram flest mulig ideer og
tanker om hvordan man vil at laget skal se
ut i framtiden - og hvilke aktiviteter som
kan bringe en dit.
18
4. Budsjett for kommende år
• Et budsjett er en oversikt over både inntekter og utgifter
som en tror en kommer til å få i det kommende året.
– Budsjettet består av forskjellige poster, som er ”samlesekker” for
utgifter eller inntekter av samme art.
• Det er kassererens oppgave å lage budsjettet, ofte i
samarbeid med lagets leder (se kassererens oppgaver pkt. 6,4 i
Organisasjonshåndboka)
• Budsjettet ses i nær tilknytning til handlingsplanen for det
nye året, og til regnskapet fra tidligere år.
• Budsjettet er ikke juridisk bindende, men det er
retningsgivende og viser årsmøtets prioriteringer for det
nye styret.
19
5. Valg og valgkomitéens arbeid
•
Årsmøtet skal velge styre, ev. revisorer og valgkomité.
•
Møteleder overlater vanligvis avviklingen av valget til
valgkomitéen . Komiteens leder legger fram forslag til
kandidater til styrevervene før det gås til valg på enkeltverv.
•
Vedtektene har bestemmelser om hvordan valgene skal
foregå og organisasjonshåndboka beskriver i kap. 7 valg og
valgkomité og i kap. 8.2 valg i årsmøtet spesielt.
•
Valg av valgkomité. Denne skal i det kommende året sette
sammen en innstilling til nytt styre. Ingen av medlemmene
kan være styremedlemmer.
•
Valg av revisorer. Lokallag som ikke har skriftlig avtale med
ekstern revisor kan velge revisor. Fylkeslag og
hovedorganisasjonen skal ha registrert eller statsautorisert
revisor.
20
Før avstemninger
• Ha klart:
– antall stemmeberettigede
– hvem som skal gjøre opptelling av stemmer, enten
møtedirigent og sekretær eller et tellekorps
– tilstrekkelig antall stemmesedler ved skriftlig valg
• Gjøre alle kjent med hva det skal stemmes over
• Markere start og avslutning på alle
avstemninger
21
Etter avstemninger
• Få avklart at alle har fått avgitt sin stemme
• Markere avslutningen av avstemningen
• Innsamling av stemmesedler
• Opptelling
• Avstemningsresultatet gjøres kjent for
møtedeltakerne og protokolleres
Karoline Viljesterk
Bernt Viljehammer
Laura Viljegren
Oscar Viljeløs
Siv Viljegjerne
IIII IIII IIII IIII
IIII IIII IIII III
IIII IIII III
II
IIII IIII IIII I
22
10 tips til god organisering og gjennomføring av
årsmøtet:
Fra organisasjonshåndboka til Frivillighet Norge.
1. Planlegging. Start planleggingen av årsmøtet tidlig. Sjekk vedtektene om
når innkallingen og sakspapirene skal sendes ut for at møtet skal være
lovlig innkalt.
2. Forbered sakene. Sett av god tid til dette. Det skal lages forslag til nytt
budsjett og arbeidsplan for organisasjonen, årsmeldingen må skrives, og
regnskapet må være ferdig og revidert.
3. Innkalling. Sørg for at innkallingen har kommet frem til medlemmene senest
14 dager før årsmøtet. Innkallingen skal inneholde dato, sted og
klokkeslett, dagsorden for møtet og nødvendige sakspapirer
4. Valgkomité. Komiteen bør i god tid ha funnet kandidater til styret, og alle
som skal anbefales bør vite det i god tid. Hvis det er noen kandidater
valgkomiteen ikke vil anbefale, må de også få beskjed.
23
10 tips til god organisering og gjennomføring, forts.
5. Ledelse. Velg en person som skal styre debatten. Denne bør være
noen andre enn styreleder/president.
6. Orden. Vær godt forberedt og pass på at dere har ekstra kopier av
sakspapirene og en kopimaskin i nærheten.
7. Forslag. La alle som vil komme med forslag. Det kan være lurt å be
om å få forslagene levert skriftlig innen en gitt tidsfrist før møtet så
dere vet hvor mange forslag som skal tas opp i løpet av møtet.
8. Vedtekter. Se på vedtektene for å være sikre på at dere følger
spillereglene.
9. Hygge. Trekk gjerne inn noen som ikke sitter i styret til å ordne mat
og drikke og ha gjerne en sosial kveld etter møtet.
10. Takk. Husk å takke de som ikke lenger skal sitte i styret og andre
som har hjulpet til med årsmøtet.
24
Evaluering av årsmøtet
I årsmøter og andre organisasjonsmessige
møter er det nyttig å ha en muntlig evaluering i
neste styremøte.
•
•
•
•
•
Hvor mange kom?
Hva gikk bra?
Hvorfor?
Hva kunne vært gjort annerledes?
Hvordan/hva kan vi lære av denne erfaringen?
25