Transcript Teknik Penyusunan Proposal Untuk Memperoleh Program Hibah

Teknik Penyusunan Proposal
Untuk Memperoleh
Dana Hibah
Dwi Aryanta
UPT Perpustakaan
Itenas
8 Agustus 2006
Higher Education Long Term Strategy
(HELTS) 2003-2010
Acuan utama dalam kebijakan dasar pengembangan pendidikan tinggi
ke depan adalah Strategi Jangka Panjang Pendidikan Tinggi (Higher
Education Long Term Strategy, HELTS) 2003-2010 yang diarahkan
untuk meningkatkan daya saing bangsa yang dilandasi oleh adanya
otonomi penyelenggaraan pendidikan dan kesehatan organisasi.
Berdasarkan kebijakan tersebut, institusi pendidikan tinggi diharapkan
mampu meningkatkan kualitasnya melalui berbagai program
pengembangan yang difasilitasi oleh Direktorat Jenderal Pendidikan
Tinggi (Ditjen DIKTI) dalam sejumlah bentuk program hibah.
8 Agustus 2006
2
Higher Education Long Term Strategy
(HELTS) 2003-2010
Visi 2010
Suatu sistem pendidikan tinggi yang:
– Berkualitas tinggi
– Menjamin akses bagi semua calon peserta didik yang
memenuhi persyaratan mutu akademik
– Memiliki otonomi yang dapat menjamin terselenggaranya
kegiatan akademik yang efisien dan berkualitas
8 Agustus 2006
3
Program Hibah DIKTI
Sejumlah program hibah ditawarkan oleh DIKTI untuk
meningkatkan kualitas pendidikan dan lulusan di Perguruan
Tinggi. Beberapa Program Hibah yang ditawarkan antara lain
TPSDP, PHK (Program Hibah Kompetisi), QUE, DUE dan lain
sebagainya.
TPSDP  menunjang implementasi reformasi pendidikan tinggi
menghasilkan sistem yang lebih efektif dan dipertanggung
jawabkan kepada stakeholdernya. Beberapa program utama yang
ditunjang oleh program hibah ini antara lain:
 strengthening the existing study program
 establishing of new study programs
 strengthening Institusional Support Systems
(ISS)
8 Agustus 2006
4
Strengthening ISS
ISS  memberikan kontribusi effisiensi dan efektifitas
dari proses pendidikan untuk menghasilkan lulusan
yang berkualitas tinggi.
Program Strengthening ISS membantu meningkatkan
kualitas keseluruhan sistem termasuk otonomi institusi
dan akuntabilitasnya, sehingga diperlukan pengelola
yang terlatih dengan baik, memiliki kemampuan yang
tinggi disamping sistem yang dapat mendukung
pengembangan kualitas Institusi pendidikan tinggi.
8 Agustus 2006
5
Strengthening ISS
Terdapat sejumlah tipe ISS yang ditunjang dari
pendanaan program strengthening ISS antara lain:




Language Laboratory
Management Information System
Student Advisory/Job Placement/ Co-op Center
Women Study Center
 Library Electronic Information Center/Library
Network
 Community and Business Services Center including
Employer Liaison Board
 Quality Assurance Unit
8 Agustus 2006
6
Strengthening ISS
Sejalan dengan paradigma baru, Program Strengthening ISS
merupakan kompetisi antar proposal yang diajukan perguruan
tinggi yang telah menerima hibah TPSDP - strengthening the
existing study program.
Proses seleksi didasari atas proposal yang disusun berdasarkan
Laporan Evaluasi Diri (SE). Hal penting lainnya adalah proposal
yang diajukan harus mengindikasikan bahwa investasi TPSDP
merupakan pelengkap dari sumber pendanaan institusi yang ada.
8 Agustus 2006
7
Dampak Evaluasi Diri (SE)

Kualitas
Evaluasi Diri &
kerjasama &
bantuan luar
Kondisi yang
diharapkan
Evaluasi Diri &
kerjasama
Evaluasi Diri,
kemampuan sendiri
Kondisi
saat ini
Tanpa
Evaluasi Diri
Waktu 
8 Agustus 2006
8
Kriteria Seleksi
Proposal ISS yang diterima akan dinilai berdasarkan
kriteria RISE (ISS 2005) dengan komposisi sebagai
berikut:




Relevance (30%)
Internal Management And Organization (30%)
Sustainability (20%)
Efficiency and Productivity (20%)
8 Agustus 2006
9
Kriteria Seleksi
Relevance
• Stakeholders Satisfaction (20%)
Aktivitas yang diajukan bertujuan untuk meningkatkan
kepuasan stakeholder dan meningkatkan interaksi antar unit
dan program studi.
• Quality Services (10%)
Kualitas layanan yang diajukan harus menggambarkan
kemampuan untuk merancang program, layanan dan
mengembangkan kinerja utama yang membutuhkan penerapan
teknologi baru pada layanan ISS.
8 Agustus 2006
10
Kriteria Seleksi
Internal Management And Organization
• Leadership (10%)
Kekuatan leadership harus tergambar tajam dalam proposal,
kekuatan visi untuk mengembangkan Institusi dan efektifitas
pengelolaan proyek untuk memenuhi tujuan Institusi.
• Internal Management and Organization (10%)
Komitmen untuk meningkatkan manajemen dan organisasi
Perguruan Tinggi yang efektif dan efisien.
• Working Atmosphere (10%)
Suasana kerja yang kondusif sebagai syarat sehatnya hubungan
kerja diantara staf, pimpinan ISS dan pimpinan Institusi dalam
usaha untuk mencapai sasaran dan tujuan Institusi.
8 Agustus 2006
11
Kriteria Seleksi
• Sustainability
Merupakan usaha yang dilakukan agar rencana-rencana aktivitas yang
diajukan dapat terus berlanjut setelah proyek selesai.
• Efficiency and Productivity
Merupakan kemampuan untuk menganalisis keadaan efisiensi dan
produktivitas sekarang, merancang program dan aktivitas yang
diusulkan untuk strengthening ISS, termasuk justifikasi anggaran di
dalam proposal. Efisiensi dan produktivitas tidak dapat dipisahkan
dari relevansi output yang dihasilkan untuk memenuhi kualifikasi
yang diharapkan oleh pihak pengguna.
– Efisiensi  tingkat kehematan dalam pemanfaatan sumber daya
– Produktivitas  tingkat kemampuan untuk menghasilkan output
sesuai dengan input dan proses yang ditetapkan
8 Agustus 2006
12
Skema pola manajemen pendidikan tinggi
dan keterkaitannya dengan RAISE
8 Agustus 2006
13
Flowchart Proses Seleksi ISS-SPP
ELIGIBLE INSTITUTIONS
PUBLIC AND PRIVATE UNIVERSITIES
ISS PROPOSAL 2005
Institutional Support
1.
2.
3.
4.
ISS A
ISS B
ISS ...
ISS n
No
DESK
EVALUATION
STOP
STOP
Yes
SORT-LISTED PROGRAMS BY INSTITUTION
Institutional Support
No
STOP
1.
2.
ISS B Failed
ISS C Failed
3.
ISS A
ISS D
STOP
4.
8 Agustus 2006
A
14
Flowchart Proses Seleksi ISS-SPP
A
No
SITE
VISIT
Yes
STOP
Minimum Necessary Requirement
(MNR)
Conclusion
Consultation for Opportunities and threats
STOP
Strength and weaknesses
Refining
No
Environmental
setting
Resources
Yes
Past performance
Minimum Necessary Requirement
(MNR)
Effectivity
Productivity
Efficiency
Impact
and
Result
Achieve Target
8 Agustus 2006
15
Jadwal Proses Seleksi ISS-SPP
Activities
•
Invitation for Proposal
Schedule
26 July 2005
 Submission of the ISS proposal
26 September 2005
 Announcement of Short-listed
Proposal
10 October 2005
 Site Visit
 Announcement of Site Visit Results
 Consultation for Refining
 Grant Award (Contract)
8 Agustus 2006
17 – 29 October 2005
14 November 2005
28 - 30 November 2005
15 December 2005
ISS 2005
16
Format Penyusunan ISS-SPP
Abstract
Chapter I : General Information
Section 1.1 Introduction
Section 1.2 University Development Plan
Section 1.3 ISS Development Plan
Section 1.4 SPMU Organization
Section 1.5 Summary of Univ./Polytechnic
Proposed Budget
ISS 2005
8 Agustus 2006
17
Format Penyusunan ISS-SPP
Chapter II: Self Evaluation Report
Conclusions
Section 2.1. Background
Section 2.2. Environmental Setting
Section 2.3. Services
Section 2.4. Staff
Section 2.5. Supporting Facilities
Section 2.6. Funding
Section 2.7. Performance Indicators
Section 2.8. Identified Problems
Section 2.9. Alternative Solutions
Section 2.10. Development Plan
8 Agustus 2006
ISS 2005
18
Format Penyusunan ISS-SPP
Chapter III : Proposed Development Plan
Section 3.1. Background
Section 3.2. Objective and Strategy
Section 3.3. Improving RISE
Section 3.4. Performance Target
Section 3.5. Implementation Plan
Section 3.6. Summary of Proposed Budget
Section 3.7. Project Benefit and Economic Analysis
Appendices
ISS 2005
8 Agustus 2006
19
Format Cover ISS-SPP
BOOK ….*)
TECHNOLOGICAL AND PROFESSIONAL
SKILLS DEVELOPMENT SECTOR PROJECT
(TPSDP)
ADB Loan No 1792-INO
ISS YEAR 2005
PROPOSAL
<Name of the proposing institution>
<Name of the proposed ISS program **)>
Directorate General of Higher Education
Ministry of National Education
ISS 2005
2005
8 Agustus 2006
20
ISS-SPP Outline
Abstrak
•
•
Rangkuman informasi singkat tentang hasil evaluasi diri,
pokok permasalahan yang ada, dan objektif (tujuan)
program pengembangan yang diusulkan dalam proposal.
Aktivitas-aktivitas utama yang akan dilakukan, serta output
dan outcomes yang diharapkan pada akhir pelaksanaan.
8 Agustus 2006
21
ISS-SPP Outline
Bab I - General Information
Disusun oleh Tim MONEV Internal/Task Force Perguruan Tinggi.
Berisi:
• Narasi singkat tentang visi dan misi institusi, tujuan,
strategi, serta prioritas yang dipilih untuk mencapainya.
• Informasi
tentang
hasil
dan
dampak
program
pengembangan yang pernah diperoleh dari program hibah
5 tahun terakhir.
• Informasi tentang struktur organisasi institusi pengusul dan
informasi tentang pelaksanaan program monitoring dan
evaluasi internal yang ada.
8 Agustus 2006
22
ISS-SPP Outline
Bab II – Self Evaluation Report
Laporan ini berisi rangkuman hasil evaluasi diri berikut
analisisnya hingga dapat mengidentifikasi akar-permasalahan
dan potensi utama/unggulan yang dimiliki oleh Unit Pengusul.
Nama, curriculum vitae singkat, dan tugas dari semua anggota
Satuan Tugas Penyusun Evaluasi Diri, serta Surat Keputusan dari
pejabat terkait tentang pembentukan Satuan Tugas tersebut,
harus disertakan dalam bentuk lampiran.
8 Agustus 2006
23
ISS-SPP Outline
Performance Indicator
Merupakan indikator kinerja yang digunakan untuk menilai posisi
dan mengukur kinerja ISS pada saat dilakukan evaluasi diri
(baseline
performance
indicator).
Indikator
kinerja
dikelompokan menjadi Indikator kinerja utama dan Indikator
kinerja pendukung.
Selain mencantumkan indikator kinerja, pada bagian ini harus
berisi penjelasan mengenai prosedur dan metoda yang
digunakan untuk mendapatkan data yang tercantum di dalam
indikator kinerja tersebut.
8 Agustus 2006
24
ISS-SPP Outline
Contoh Performance Indicator
Performance Indicators
Baseline
Mid Point
Final Target
Off line mode
Development of
library’s website
Development of
library’s website
Customer satisfaction (student who satisfy
and very satisfy with library services)
56.5 %
60 %
70 %
Number of institutional link
8 links
12 links
18 links
38 transaction/ day
76 transaction/ day
130 transaction/ day
236 visitors/ day
378 visitors/ day
520 visitors/ day
15 (fifteen) services
16 (sixteen) services
17 (seventeen) services
Net benefit from library’s bookstore (aux
from Improving Collaboration with Other
Institutions activity)
Rp 61.980/ month
Rp 120.000/ month
Rp 180.000/ month
Audio visual (AV) collections (aux from
Improving Library Collections )
112 collections
200 collections
300 collections
74,1%
80%
85%
0.4 hours/book
0.3 hours/book
0.2 hours/book
46 days / study
program
30 days / study program
23 days / study
program
Information access
Number of library transaction
Utilization rate of Itenas Library
Variety of services
Interaction between staff (calculated from
work satisfaction survey) (aux from
Improving Library Management System
activity)
Book processing time (hour/book) (aux from
Improving Number of Library’s Fulltime
Times Staff activity)
Book procurement time (book/h) (aux from
Improving Number of Library’s Fulltime
8 Agustus 2006
Times Staff activity)
25
ISS-SPP Outline
Bab III – Proposed Development Plan
Pada bagian ini diuraikan berbagai aktivitas yang diharapkan
akan memperbaiki kelemahan dan permasalahan yang telah
berhasil diidentifikasi dalam evaluasi diri yang dapat
meningkatkan RISE dari program ISS. Setiap usulan kegiatan
(aktivitas) diharapkan memiliki ciri outcome based dengan
hasil yang jelas dan terukur (bukan bersifat investasi).
Investasi, seperti pembelian peralatan, tenaga ahli, lokakarya,
dan semacamnya, tidak dapat dinyatakan sebagai aktivitas,
karena investasi merupakan konsekuensi logis dari aktivitas
(kegiatan) yang akan dilakukan.
8 Agustus 2006
26
ISS-SPP Outline
Improving RISE
Name of Activity (R1):………
Background
Penjelasan mengenai akar permasalahan yang telah berhasil diidentifikasi
pada hasil evaluasi diri, yang akan diselesaikan dengan melaksanakan
aktivitas ini. Jelaskan masalah tersebut sedemikian rupa, sehingga
tergambar permasalahan tersebut secara utuh dan menyeluruh (termasuk
cakupannya, berat/ringannya, faktor-faktor yang berpengaruh pada
permasalahan tersebut). Dalam penjelasan ini harus disebutkan nomor
halaman di mana masalah tersebut dibahas
Rationale
Jelaskan argumentasi (alasan) tentang mengapa usulan aktivitas ini adalah
pilihan yang tepat untuk menyelesaikan akar permasalahan tersebut di atas.
Argumen/alasan tersebut dapat didasarkan pada pembenahan faktor-faktor
yang berpengaruh pada akar permasalahan tersebut atau dapat
berdasarkan teori ilmiah dan pengalaman dalam menghadapi akar
permasalahan tersebut.
Objective
Uriakan tujuan yang ingin dicapai oleh kegiatan ini. Jelaskan outcomes yang
dikehendaki. Penetapan tujuan harus dapat dijabarkan menjadi indikator
Kinerja yang terukur.
8 Agustus 2006
27
ISS-SPP Outline
Jelaskan rincian, tahapan, dan langkah-langkah aktivitas (sub-aktivitas) yang akan
dilaksanakan. Pada setiap langkah (sub-aktivitas) harus dijelaskan, maksud dan tujuannya
secara ringkas dan jelas dalam bentuk narasi.
Jelaskan tentang sumber daya beserta sumber pendanaan yang dibutuhkan untuk
melakukan setiap aktivitas/sub-aktivitas (dibuat per tahun). (In US $)
Activity
SubCost Components
Source
activity
Funding
Resources required
SD CW Eq-Fur
PD IM TA
R1
R1.1
TPSDP
<Name of activity>
R1.2
DRK-NC
etc
Others
 Jadwal ini merupakan tahapan pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan yang diuraikan
dalam Mekanisme & Rancangan.
Implementation
Activities/Sub-activities
YEAR 1
YEAR 2
Schedule (By
 Detailed Sub-activity a
Quarter)
 Detailed Sub-activity b
 Detailed Sub-activity m
 Indikator kinerja (outcome) adalah alat ukur pencapaian tujuan, dan cantumkan
satuannya yang sesuai jika ada.
 Sebutkan target langsung pada awal, pertengahan dan akhir program.
Performance
 Sajikan, baik indikator utama dan indikator tambahan yang spesifik untuk
indicators of
aktivitas ini.
Activity
Indicators
Baseline
Midpoint
Final

indicator 1

indicator 2

indicator n
Jelaskan bagaimana aktivitas ini dapat terus berlanjut setelah proyek selesai. Implikasi
Sustainability
finansial, alokasi sumber daya dan komitmen manajemen perlu dibahas pada bagian ini.
<nama penanggungjawab kegiatan>
Person in
8 charge
Agustus 2006
Mechanism and
design
28
Aktivitas yang baik
Suatu aktivitas dinyatakan baik apabila memenuhi beberapa
persyaratan sebagai berikut:
1. Bukan merupakan investasi atau pengadaan sumberdaya.
2. Tidak kompleks mudah dipahami dan dapat dilaksanakan
dengan baik.
3. Terukur tingkat keberhasilannya.
4. Cakupan aktivitas tidak terlalu luas dan tidak terlalu sempit.
5. Output maupun dampak mempunyai kontribusi yang cukup
bermakna terhadap program pengembangan secara keseluruhan.
6. Keterkaitan antar bagian aktivitas terlihat dengan jelas.
7. Keberlangsung aktivitas tergambarkan dengan jelas.
8 Agustus 2006
29
Aktivitas yang baik
8 Agustus 2006
30
Penyusunan Anggaran
Anggaran program yang diusulkan sangat bergantung pada
Komponen Pembiayaan Yang Boleh Diusulkan (Eligible Cost
Component) dan pagu anggaran (ceiling).
Penyusunan anggaran program, dilakukan setelah aktivitas
program
kerja
selesai
disusun
dan
kebutuhan
akan
sumberdaya untuk melaksanakan aktivitas tersebut telah
diidentifikasi.
Usulan anggaran yang baik adalah usulan anggaran yang dapat
menjelaskan kaitan antara kebutuhan sumberdaya dengan
aktivitas-aktivitas yang telah ditetapkan.
8 Agustus 2006
31
Penyusunan Anggaran
Penyusunan anggaran sebaiknya dilakukan mengikuti tahapan
sebagai berikut :
1. Identifikasi sumberdaya yang dibutuhkan.
2. Identifikasi sumberdana untuk penyediaan sumberdaya.
3. Kumpulkan informasi mengenai sumberdaya yang dibutuhkan.
4. Pembuatan Tabel Usulan Anggaran.
8 Agustus 2006
32
Penyusunan Anggaran
Source and Proposed Budget Composition
Source of Budget
ADB
60 %
GOI
32 %
Proposed Budget Composition
Investment
Min. 95 %
Institution (DRK)
Min. 8 %
Project Management
Max. 5 %
Total
100 %
Total
100 %
Taxes – PPN
10%
- PPh 22
1.5%
Total Contract
111.5%
8 Agustus 2006
33
Contoh Alokasi Dana per Tahun
8 Agustus 2006
34
Contoh Alokasi Dana per Tahun
Eligible Cost Components
YEAR-1
ADB
GOI
Rp
US$
(Rp)
1. Staff Development
Domestic non degree training
Overseas non degree training
2. Civil Works
Civil Works
3. Furniture and Equipment
Furniture
Equipment
4. Program Development
Program Development
5. Instructional Materials
Instructional Materials
6. Consultant Services
Domestic
7. Project Management
Operational support
O&M of Facilities
Sub-PIU Operation
TOTAL
Portion Funding
DRK NC
Note
60,00%
32,00%
DRK
(Rp)
8,00%
YEAR-2
ADB
GOI
Rp
US$
(Rp)
60,00%
32,00%
DRK
(Rp)
8,00%
TOTAL
ADB
GOI
Rp
US$
(Rp)
60,00%
32,00%
DRK
(Rp)
%
8,00%
100
Cost Components
Available value
Not Available value
8 Agustus 2006
35
Daftar Pustaka:
1. Bahan Pelatihan Evaluasi Diri, 2004.
2. http://www.dikti.org
3. GUIDELINES FOR Institutional Support System (ISS)
Proposal Year 2005, Directorate General of Higher Education
Ministry of National Education, July 2005.
4. Program Peningkatan Efisiensi Internal - Program Hibah
Kompetisi 2007, Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi
Departemen Pendidikan Nasional, Maret 2006.
5. Panduan Penyusunan LAPORAN EVALUASI DIRI - Program
Hibah Kompetisi 2007, Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi
Departemen Pendidikan Nasional, Maret 2006.
8 Agustus 2006
36
TERIMA KASIH
8 Agustus 2006
37