Transcript Microsoft Access 2000

UNIDAD 1
Introducción a las Bases de Datos







¿Qué es una Base de Datos?
Ventajas que ofrece una Base de Datos
Componentes de una Base de Datos
Ejemplo de una Tabla
Relaciones en Tablas
Clave Principal
Clave Externa
Contenido
3

Es una recopilación de información
almacenada en forma organizada la cual
es relativa a un asunto o propósito
particular, como el seguimiento de
pedidos de clientes o el mantenimiento de
una colección de música.
¿Qué es una Base de Datos?
4
Facilitan el almacenamiento de grandes
cantidades de información.
 Facilitan la recuperación rápida y flexible
de información.
 Facilitan la organización y reorganización
de la información.
 Facilitan la impresión y distribución de la
información en varias formas.

Ventajas que ofrece una BD
5

Una Base de Datos esta formada por una
o más tablas.

Una Tabla es una colección de datos sobre
un tema en común, y se almacena de
manera muy similar al cajón de un
archivero.
Componentes de una BD
6



Tabla
◦ Es una colección de información relacionada
◦ Una tabla contiene Registros
Registro
◦ Es la información relacionada de una persona,
producto o eventos
◦ Los registros contienen Campos
Campo
◦ Dato específico
◦ Los campos contienen Datos
Componentes de una BD
7
Campos
Registros
Ejemplo de una Tabla: “Clientes”
8
Es
importante que las Tablas de la Base de Datos se encuentren
relacionadas entre sí para facilitar su análisis, la organización y
recuperación de la información en forma rápida y eficiente.
Las Relaciones
se hacen en base a
un campo en
común entre las
Tablas
llamado
Relaciones
Campo de Clave
Principal.
en Tablas
Base de Datos Relacional
9

Puede utilizar un campo como etiqueta
única, denominada Campo llave o Clave
Principal, para identificar a cada registro
de una tabla.

Una Clave Principal identifica a un
registro de manera única, es decir que no
puede haber dos registros iguales dentro
de la misma tabla.
Clave Principal
10
Se usan para enlazar
las tablas una con
otra.
 Al crear una nueva
tabla, se requiere
relacionar esta tabla
con las tablas ya
existentes, para
esto, se deja una
parte de información
en ambas tablas que
Clave
Externa
nos permita
enlazar
una tabla con otra.

11
UNIDAD 2
Diseño de una
Base de Datos

Pasos implicados

Tipos de Relaciones
en la construcción

Relación Uno a Uno
de una Base de

Sugerencias
Datos

Relación Uno a

Diferencias básicas

Normalización

Base de Datos:
Varios

Relación Varios a
Varios
Inventario
Contenido
13
Planificar
◦ Estudiar la Base de Datos
◦ Definir lo que debe hacer la Base de
Datos.
◦ Definir cómo debe funcionar la Base de
Datos.
 De lo contrario

◦ Resultará muy costoso en tiempo y en dinero
resolver cualquier problema o añadir nuevas
funciones
Acciones Necesarias para Diseñar
una Base de Datos
14
1.
Análisis de las tareas
◦
2.
Lista de todas las tareas que se requieren
realizar
Esquematización del flujo de las tareas
◦
◦
◦
Ordenar las tareas por temas
Identificar tareas relevantes
Identificar secuencia de tareas
Pasos implicados en la
construcción de una BD.
15
3.
Identificación de los datos
◦
◦
4.
Enumerar los elementos de información
necesarios para realizar la tarea
Identificar datos de entrada, salida o calculados
Organización de los datos
◦
Organizar los datos por materia y reflejarlos en
las tablas y consultas de la base de datos. En
este paso se usa la Técnica de la
Normalización, con el objetivo de organizar de
la manera mas eficiente los campos que deben
de ir en cada una de las tablas.
Pasos implicados en la
construcción de una BD
16
5.
Diseño de un prototipo y una
interfaz de usuario
◦ Ya que se definieron las estructuras
de la aplicación, se puede plasmar el
flujo de la aplicación para hacer una
demostración de como sería la
aplicación hasta este momento sin
haber desarrollado códigos complejos
de programación.
Pasos implicados en la
construcción de una BD
17
6.
Construcción de la Aplicación
◦ Desarrollo de la aplicación,
formularios, consultas, informes,
macros, etc.
7.
Verificación, revisión y refinamiento
◦ Probar cada una de las opciones que
se desarrollaron
◦ Realizar ajustes
Pasos implicados en la
construcción de una BD
18

Regla 1: Unidad de Campo
◦ Eliminar los campos redundantes de una tabla

Regla 2: Claves Principales
◦ Cada uno de los registros de cualquier tabla
debe ser identificado de forma única
Normalización
19

Regla 3: Dependencia Funcional

Regla 4: Independencia de los campos
◦ Para definir la dependencia funcional:
No debe de existir ningún datos en la tabla
que no sea relevante para el usuario, tema o
materia de la tabla
Los datos de la tabla deben describir
completamente la materia de la que trata la
tabla
◦ Debe ser posible realzar cambios en cualquier
campo que no forme parte de la clave
principal sin que para ello se vea afectado
Normalización
cualquier otro campo
20

Dato:
◦ Conjunto de valores que almacenamos en las
tablas de una base de datos.

Información:
◦ Datos recuperados y reorganizados de forma
que tengan sentido para la persona que vaya a
verlos.
Diferencias Básicas entre
Dato e Información
21

La información de cada tabla está
relacionada con otras tablas de datos.
◦ Ejemplo: En la base de datos que
contiene información sobre las ventas de
una compañía, el archivo con la
información de los agentes de ventas, se
relacionan con el archivo de clientes
con la información de las ventas
efectuadas por cada agente.
Relaciones
22
Ejemplo de las Relaciones
Tabla de Pedidos (un registro por pedido)
Tabla
de Pedidos
registro
por pedido)Cantidad
Núm. De
Cliente (un
Núm.
De Producto
1101
MO-100
1
1101
PA-100
Núm. De
Cliente
Núm. De
Producto Cantidad1
1101
SL-100
1
1101
MO-100
1
1002
PA-100
1
1101
PA-100
1
1002
PA-101
2
1101
SL-100
1
1002
SL-101
1
1002
PA-100
1
1003
PA-100
1
1002
PA-101
2
1003
MO-101
1
1002
SL-101
1
1003
SU-105
5
1003
PA-100
1
Tabla de Pedidos
M
M
1003
1003
1
1
Tabla de Productos
P. Unit.
$18.00
P.$26.50
Unit.
$25.00
$18.00
$28.50
$26.50
$15.00
$25.00
$25.00
$28.50
$18.00
$15.00
$18.00
$25.00
$17.50
$18.00
Etc.
--Etc.
---------------
MO-101
1
$18.00
SU-105
5
$17.50
Tabla de Productos (un registro por producto)
---
Núm.de
DeProductos
Producto (unDescripción
Producto
Tabla
registro pordel
producto)
MO-100
Cuaderno Profesional
3 Pts.del Producto
Núm. PA-100
De Producto Bolígrafo
Descripción
SL-100
Pluma Punto
Fino
MO-100
Cuaderno
Profesional
Etc.
PA-100
Bolígrafo 3 Pts.
Etc.
--Etc.
---
SL-100
Etc.
Pluma Punto Fino
---
23

Existen 3 tipo de relaciones
◦ Uno a Uno
◦ Uno a Varios
◦ Varios a Varios
 Este tipo sólo existe en teoría

El tipo de relacione no pueden ser
especificada por un usuario, se crean de
manera automática dependiendo de los
registros que contengan cada una de las
tablas a relacionar.
Tipos de Relaciones
24

La relación Uno a Uno significa que para
cada registro en una tabla, hay
exactamente un registro en alguna otra
tabla.
Relación Uno a Uno
25

Los motivos que existen para llegar a
realizar una Relación de Uno a Uno son
los siguientes casos:
◦ Si necesita usar más de 255 campos (el límite
de Ms Access dentro de una tabla)
◦ Dividir la información en dos tablas con el
objetivo de restringir el acceso a cierta parte
de la información.
Relación Uno a Uno
26

La Relación Uno a Varios describe un diseño de base
de datos donde por cada elemento de datos en una
tabla, puede haber muchos elementos de
información relacionada en otra tabla.
Relación Uno a Varios
27


La Relación de Varios a Varios ocurre en situaciones en las
cuales varios registros de una tabla pueden hacer
referencia a muchos registros en otra tabla, y viceversa.
Para que este tipo de relación se pueda dar, es necesario
tener tres tablas, ya que este tipo de relación solo existe
en teoría
Tabla de Clientes
Núm. De Cliente
Nombre
Compañía
Dirección
Ciudad
Estado
Código Postal
Teléfono
1
1
M
Tabla de Pedidos
Núm. De Cliente
Núm. De Producto
Cantidad
Precio Unitario
Fecha de Pedido
Forma de Entrega
M
Relación Varios a Varios
Tabla de Productos
Núm. De Producto
Descripción Producto
Categoría
Precio de Venta
Cantidad en Inventario
Cantidad en Pedidos
Punto de Reorden
Tabla UNION
28
Tabla de Clientes
1
Núm. De Cliente
1101
1002
1003
Nombre
Juan Díaz
Martha Méndez
Roque Mier
Dirección
Matamoros 123
E. G. Sada 200
Revolución 323
Etc.
----
Cantidad
1
1
1
1
2
1
1
1
5
P. Unit.
$18.00
$26.50
$25.00
$28.50
$15.00
$25.00
$18.00
$18.00
$17.50
Tabla de Pedidos
M
Núm. De Cliente
1101
1101
1101
1002
1002
1002
1003
1003
1003
Núm. De Producto
MO-100
PA-100
SL-100
PA-100
PA-101
SL-101
PA-100
MO-101
SU-105
Etc.
----------
M
Tabla de Productos
Núm. De Producto
MO-100
PA-100
SL-100
Etc.
Descripción del Producto
Cuaderno Profesional
Bolígrafo 3 Pts.
Pluma Punto Fino
Etc.
----
1
29
Introducción
UNIDAD 3a
Microsoft
ACCESS

¿Qué es Access?

Objetos que se manejan en Access

Descripción de cada uno de los objetos de
Access
Contenido
31

Es un Sistema de Base de Datos
Relacional que permite almacenar
información en forma organizada y
recuperarla de acuerdo con las relaciones
que se hayan establecido en las tablas de
una base de datos.
◦ Ejemplo:
 Guía telefónica, Fichero bibliográfico, Inventario,
Catálogo de artículos, etc..
¿Qué es ACCESS?
32

Tablas
◦ Contienen datos organizados sobre un tema
específico.
Objetos de ACCESS
33

Consultas
◦ Se utilizan para consultar la información que
contienen las tablas, filtrando registros o
combinando información de las diferentes
tablas.
Objetos de ACCESS
34

Formularios
◦ Permiten ingresar, consultar o modificar datos
contenidos en las tablas, utilizando formatos
atractivos y amigables para el usuario.
Objetos de ACCESS
35

Informes
◦ Presenta el contenido de las tablas o
información en diferentes formatos impresos.
◦ Es posible crear Informes con más de una tabla
al mismo tiempo, es conveniente que las tablas
se encuentren relacionadas.
Objetos de ACCESS
36

Páginas
◦ Permiten crear páginas tipo web con
información diversa, como gráficos u hojas de
cálculo. Una página puede utilizarse para
agregar, modificar, ver o manipular datos
actuales en una base de datos de Microsoft
Access.
Objetos de ACCESS
37

Macros
◦ Automatizan procedimientos de MS Access
mediante acciones predefinidas.
Objetos de ACCESS
38

Módulos
◦ Programación especial que ejecuta funciones
de Ms Access, utilizando el lenguaje VBA 6.0.
Objetos de ACCESS
39
UNIDAD 4
Tablas







Tablas
Tipos de Datos
Propiedades del campo
Tipos de número
Otras propiedades
Operaciones con tablas
Aplicaciones permitidas
Contenido
41

Las Tablas son la parte principal de la
base de datos de Ms-Access, contienen la
información que se utilizará para
consultar, imprimir, filtrar, etc.
Tablas
42

La tabla contiene una colección de
registros con información relacionada, en
Ms-Access los registros son los renglones
o filas de la tabla.

Cada datos específico de información en
un registro se denomina campo, en MsAccess un campo es una columna de la
tabla.
Tablas
43

Una tabla puede ser creada en.
◦ Vista Diseño
◦ Hoja de Datos
◦ Usando el Asistente para Creación de Tablas
Formas de Crear una Tabla
44

Para definir los campos de una tabla desde la Vista
Diseño, es necesario definir:
◦ Nombre del Campo:
 El nombre del campo puede tener máximo 64 caracteres de
largo.
 No se permiten signos especiales en el nombre de un campo.
◦ Tipo de Campo (Tipo de Dato)
 Un campo puede almacenar diferentes tipos de datos; como
números, texto alfanumérico, imágenes, etc.
◦ Descripción
 Esto es opcional para el usuario al momento de asignar los
campos a una tabla. Esta permite describir de manera mas
detallada la información que será almacenada en un campo
Campos
de
una
Tabla
◦ Propiedades
del Tipo
de Campo
 Cada tipo de campo tiene propiedades como el tamaño, valor
45
que almacenará por default, numero de lugares decimales, etc
46

Texto
◦ Texto o combinaciones de texto y números.
Pueden contener hasta 255 caracteres.
◦ Ejemplo: Nombre, Dirección

Memo
◦ Campo de texto que puede contener como
máximo hasta un total de 65,535 caracteres.
◦ Ejemplo: Observaciones
Tipos de Datos (Tipos de
Campos)
47

Moneda
◦ Valores monetarios, Ms-Access, no redondea
estos valores.
◦ Ejemplo: Precio_Unitario

Auto numérico
◦ Valor secuencial de 1 en 1,este valor es único,
no se duplica.
◦ Ejemplo: Puede utilizarse como identificador de
una tabla.
Tipos de Datos (Tipos de
Campos)
48

Si / No
◦ Valores si o no, o valores verdadero o falso.
◦ Ejemplo: Estatus del pedido

Objeto OLE
◦ Permite vincular o incrustar un objeto que
soporte Microsoft OLE (vinculación e
incrustación de objetos)
Tipos de Datos (Tipos de
Campos)
49

Hipervínculo
◦ Permite crear texto para ser utilizado como un
hipervínculo, lo cual permite crear un vínculo
hacia otro documento

Asistente para búsquedas
◦ Asistente que permite definir un campo que
contiene una lista de valores especificados por
ti mismo.
Tipos de Datos (Tipos de
Campos)
50






Tamaño del campo
Formato
Precisión en No. de Lugares decimales
Máscara de entrada
Título
Entre otras
Propiedades de los campos
51

Byte
◦ Acepta números enteros de 0 a 255 y ocupa un
byte.

Entero
◦ Acepta números enteros de –32,768 a 32,767
y ocupa 2 bytes.

Entero Largo
◦ Acepta números enteros de –2,147,483,648 a
2,147,483,647 y ocupa 4 bytes.
Propiedad de Tamaño
en Campos Numéricos
52

Simple
◦ Acepta números de hasta 7 dígitos de precisión y ocupa
4 bytes

Doble
◦ Acepta números de hasta 15 dígitos de precisión y ocupa
8 bytes

Id. De réplica
◦ Es un identificador global único y ocupa 16 bytes

Decimal
◦ Acepta números entre –10^28-1 y 10^28-1 y ocupa 12
bytes
Propiedad de Tamaño
en Campos Numéricos
53

Formato.- Determina el aspecto en que
serán presentados los datos, el formato
sólo afecta a la presentación y no a los
datos almacenados.
◦ Formatos para Fechas y Horas
 Fecha General
 Fecha Larga
 Fecha Mediana
 Fecha Corta
10/06/01
10:05:25
Martes 10 de julio del 2001
10-Jul-01
10/07/01
Propiedad de Formato
54
◦ Formatos de Horas
 Hora Larga
09:30:00
 Hora Mediana 09:30 AM
 Hora Corta
09:30
◦ Formatos de Texto
 Mayúsculas
 Minúsculas
>
<
◦ Formato de tipo Si/No. Si / No,
 Verdadero / Falso
 Activado / Desactivado.
Propiedad de Formato
55
◦ Formato Numérico / Moneda:
Número General
Los datos se presentan tal y como se
introdujeron.
Moneda
Incluye un punto con dos decimales y el signo
monetario.
Euro
Incluye un punto con dos decimales y el signo
de Euro.
Fijo
Redondea
decimales.
Estandar
Incluye punto
decimales.
Científico
Notación Exponencial
un
número,
decimal
no
y
presentando
presenta
dos
Propiedad
de
Formato
Multiplica
por 100, 2 decimales y símbolo %
Porcentaje
56
Estándar
Porcentaje
Científico
Incluye punto decimal y presenta
dos decimales.
Multiplica por 100, presenta 2
decimales y añade el símbolo de
%.
Notación exponencial.
Propiedad de Formato
57

Mascara de Entrada.- Es un patrón que
se utiliza cuando los datos que se van a
introducir tienen valores similares.
Las marcaras facilitan la introducción de
datos y previenen errores al impedir la
entrada de datos no validos. (Ejemplo: se
puede impedir el ingreso de letras en un
número telefónico)
Propiedades de los campos
58

Tabla de Caracteres
0
Número de introducción
espacios ni signos
obligatoria,
permite
9
Número de introducción no obligatoria, no permite
espacios ni signos
L
Letra de introducción obligatoria
?
Letra de introducción no obligatoria
A
Letra o número de introducción obligatoria
Propiedades
de los campos
& Cualquier carácter de introducción obligatoria
a
Letra o número de introducción no obligatoria
C
Cualquier carácter de introducción no obligatoria
59
0
L
?
Número de introducción obligatoria, permite espacios
ni signos
Número de introducción no obligatoria, no permite
espacios ni signos
Letra de introducción obligatoria
Letra de introducción no obligatoria
A
a
Letra o número de introducción obligatoria
Letra o número de introducción no obligatoria
&
C
Cualquier carácter de introducción obligatoria
Cualquier carácter de introducción no obligatoria
9
60

Lugares Decimales.- Permite especificar el
número de posiciones decimales para un campo
de tipo Numérico o Moneda.

Título.- Establece una etiqueta (máximo 255
caracteres) que aparece en los formularios e
informes, en los cuales incluya el campo para el
que se define el título. También aparece ese
título en la ventana de presentación de datos.
Propiedades de los campos
61

Valor Predeterminado.- Access
introduce sobre el campo correspondiente
el valor que indiquemos como
predeterminado cada vez que se añada un
registro. El valor predeterminado para
campos de tipo numérico y moneda es
cero.
Propiedades de los campos
62

Regla de Validación.- establece una
condición que deberá cumplir la
información que es ingresada a ese
campo, evitando así errores en el ingreso
de datos.
◦ Ejemplos:
 >0
 Como “MA-*”
 “Mérida” o “Querètaro”
 >18 y <30
Propiedades de los campos
63

Texto de Validación.- Es el mensaje que
aparecerá en pantalla si el dato introducido para
un campo no cumple con la regla de validación,
por lo tanto, este texto debe ser significativo
(“No introduzca valores negativos para la edad”).

Requerido.- Access obliga al usuario a introducir
un valor en este campo para cada registro, es
decir, no permitirá valores nulos.
Propiedades de los campos
64

Permitir Longitud Cero.- Permite cadenas de
longitud cero para el campo.

Indexado.- Permite acelerar las operaciones de
búsqueda y ordenación en las tablas, no se podrá
colocar esta propiedad a campos de tipo
Contador o Memo.
◦ No: No tendrá índice.
◦ Si (sin duplicados): Si tendrá índice y no permitirá
valores duplicados en el campo.
◦ Si (con duplicados): Si tendrá índice y también
permite valores duplicados en el campo
Propiedades de los campos
65
Desde una Base de Datos en Access
 Desde otros archivos

Importar Tablas
66

Ms Access permite crear tablas vinculadas a un
archivo externo en la Base de Datos actual. Se
pueden vincular tablas procedentes de otra base
de datos como: Access, FoxPro, dBase, Paradoz o
cualquier base de datos SQL que soporte ODBC.

Se podrán leer los datos, insertar nuevos
registros, eliminar registros o cambiar datos de
la misma manera que si la tabla vinculada fuera
una tabla de Access.
Vincular Tablas
67

Ms Access permite importar objetos de
una Base de Datos a otra, se permite
importar cualquiera de los objetos de
Access: tablas, consultas, formularios,
informes, macros, etc..
Importar objetos de Access
68

Si desea usar un objeto de Base de Datos
de Ms Access en otra base de datos puede
exportar los datos. También puede
exportar datos de una tabla o consulta a
otras aplicaciones
Exportación de Datos
69







Dbase en todas sus versiones
Microsoft FoxPro en todas sus versiones
Micrsofot Excel y Lotus 1-2-3
Texto de longitud fija o delimitado
Formato HTML
Paradox
Programas y bases de datos que soporten
ODBC
Aplicaciones permitidas
70
UNIDAD 5
Consultas






Tipos de Consultas
Tipos de criterios de selección
Campos calculados
Propiedades de los campos
Creación de consultas
Utilización de filtros
Contenido
72

Una consulta es un objeto de Ms Access
que permite ver información de las tablas
individualmente o relacionadas entre sí.

Este objeto es el más utilizado para
recuperar información en forma rápida y
sencilla.
Consultas
73

De selección
◦ Obtiene los datos de una o más tablas y
muestra los resultados en una hoja de datos.

De acción
◦ Es una consulta que realiza cambios a muchos
registros en un sola operación. Estas consultas
pueden ser de:
 Eliminación
 Actualización,
 De datos anexados
 Creación de tabla.
Tipos de Consultas
74

De tablas de referencias cruzadas y
consultas de parámetros
◦ Una consulta de tabla de referencias cruzadas muestra
valores resumidos (sumas, cuentas y promedios) de un
campo de una tabla y los agrupa según un conjunto de
hechos enumerados en el lado izquierdo de la hoja de
datos y otro conjunto de hechos enumerados en la parte
superior de la hoja de datos.

SQL
◦ Despliega la consulta realizada en el lenguaje de
programación Structure Query Language.
Tipos de consultas
75
Partes de una Consulta
76

Campo
◦ Nombre del campo

Tabla
◦ Tabla a la que pertenece el campo

Orden
◦ Permite mostrar el contenido del campo en
forma ordenada, puede ser ascendente o
descendente.
Información para la Consulta
77

Mostrar
◦ Incluir un campo en la consulta pero que no se vea

Criterios
◦ Criterios de selección de registros para la consulta. Se
definen expresiones para limitar los registros que se
incluirán en la consulta.

O
◦ Para incluir valores de los campos incluidos con el criterio
de selección o valores incluidos en este campo.
Información para la Consulta
78

Criterio
◦ >234
◦ > #10/06/01#
◦ > fecha()

Descripción
◦ Puede utilizar <, <=, >, >=, =, <>
◦ Se pueden utilizar con texto y fechas
◦ Para referenciar la fecha actual, se cuenta con
la función fecha().
Tipos de criterios de selección
79
IN(“México”,”España)
Selecciona los valores
incluidos en la lista
>=“Co”
Selecciona los valores del
texto con letras mayores o
iguales a “Co”
Entre #01/04/01# y #01/05/01#
Entre 5 y 10
Tipos de
Selecciona valores de
entre el rango
criteriosfecha
de selección
establecido o de valores
numéricos o alfabéticos. 80
Negado 5
Selecciona valores que no
sean iguales a 5
Negado C*
Selecciona valores que no
empiecen con la letra C
*Nacional
Selecciona valores del
campo que terminen con la
palabra nacional
Tipos de criterios de selección
81
5?000
Selecciona valores que
comiencen con 50000
hasta 59000
Negado */*/99
Excluye los registros que
tienen fechas con año del
99
Tipos de criterios de selección
82
Seleccione la opción Mostrar tabla del
menú Consulta.
 Ms Access muestra las tablas disponibles
en la base de datos

◦ Selecciona la tabla que deseas agregar y da un
clic en el botón Agregar.
◦ Ms Access agrega la tabla seleccionada a la
consulta mostrando las relaciones de esta tabla
con las otras tablas incluidas en esta consulta
Agregar tablas
83






+ (Suma)
- (Resta)
* (Multiplicación)
/ (División de números con punto
flotante)
\ (División de enteros)
^ (Exponenciación)
Operadores Aritméticos
84




Se pueden agregar campos a la consulta que
sean el resultado de alguna operación entre otros
campos, estos son los campos calculados.
Un campo calculado puede ser el resultado de un
cálculo matemático o la combinación de texto de
entre varios campos.
Se pueden incluir constantes en el campo
calculado
Al ejecutar la consulta aparece el resultado del
campo calculado.
Crear Campos Calculados
85

La siguiente sintaxis se utiliza para crear
un campo calculado combinando texto.
Nuevo_Campo: [Nom. Campo] Operador [Nom. Campo]
Ejemplo:
Total
a Pagar: ([Precio]
* [Cantidad]) - [Descuento]
Crear
campos
calculados
86
Campo Combinado en la
Consulta
87

Se utiliza para crear expresiones de los
campos calculados.
Generador de Expresiones
88

Se puede indicar en los campos de la
consulta si el campo será dado como
parámetro, esto es, que si será capturado
un valor al ejecutar la consulta, este valor
indicará el criterio de la consulta.

Los parámetros se colocan en el criterio
del campo entre [ ].
Consulta con Parámetros
89
Consulta con Parámetros
90

Al oprimir el botón derecho del ratón
podemos seleccionar el tipo de consulta.
Consideraciones
91
Vista SQL: Se presenta la consulta en la
vista de Programación SQL.
 Vista Hoja de Datos: Se presenta la
vista hoja de datos.
 Mostrar Tabla: Se presenta la pantalla
para agregar tablas a la consulta.
 Parámetros: Se define el tipo de datos
de los parámetros de la consulta

Opciones del Menú
92




Tipo de Consulta: Permite cambiar la pantalla
de diseño al tipo de consulta que se seleccione.
Relaciones: Muestra las relaciones de la Base
de Datos
Propiedades de la consulta: Se definen las
propiedades de la consulta, base de datos de la
consulta, forma de ordenar la consulta, etc..
Específicas de SQL:Definiciones en SQL. (no se
ven en este curso)
Opciones del Menú
93

Descripción
◦ Descripción del campo

Formato
◦ Número, moneda, estándar

Lugares decimales
◦ Cantidad de dígitos en los decimales

Mascara de entrada:
◦ Presentación que se le desea dar al campo

Título
◦ Título que aparece en la consulta
Ver propiedades de los campos
sobre la consulta
94


Las consultas de referencias cruzadas se utilizan
para calcular y realizar una especie de Tabla
Dinámica como se diseñan en Excel, de manera
que su análisis sea más sencillo.
Las consultas de referencias cruzadas calculan
una suma, una media, un recuento u otro tipo de
totales de datos, y se agrupan en tres tipos de
información :
◦ Encabezados de Columna
◦ Encabezados de Fila
◦ Valor (Se debe seleccionar la Función Matemática a
Realizar)
Consultas de Referencias
Cruzadas
95
Ejemplo del Resultado de una
Consulta de Referencia Cruzada
Consulta de Referencia Cruzada
Tabla Dinámica
Suma de
Unidades
Vendedor
Sucursal
Benjamin Torres Carlos Estrada Hugo Sanchez Laura Rico Norma Salgado Patricia Montes Total general
Centro
722
396
1118
Norte
600
675
1275
Sur
456
456
912
96 3305
Total general
722
456
600
675
456
396

Una Consulta de Acción es una consulta
que realiza cambios a muchos registros
en una sola operación.

Existen cuatro tipos de consultas de
acción: de eliminación, de
actualización, de datos anexados, y
de creación de tabla.
Crear Consultas de Acción
97

Elimina un grupo de registros de una o
más tablas. Por ejemplo, puede utilizar
una Consulta de Eliminación para quitar
artículos que ya no se manejan o de los
que no hay pedidos. Con las Consultas de
Eliminación, siempre se eliminan registros
enteros, no sólo campos seleccionados
dentro de los registros
Consulta de Eliminación
98

Realiza cambios globales a un grupo de
registros de una o más tablas. Por
ejemplo, puede aumentar los precios
unitarios 10% para todos los artículos
debido a la inflación. Con una Consulta de
Actualización, puede cambiar los datos de
las tablas existentes.
Consulta de Actualización
99

Agrega un grupo de registros de una o más
tablas al final de una o más tablas.

Las Consultas de Datos Anexados también son
útiles para:
◦ Anexar campos basados en criterios. Por ejemplo, anexar
artículos sólo de la clasificación material para oficina
◦ Anexar registros cuando algunos de los campos de una
tabla no existen en la otra tabla.
Consulta de Datos Anexados
100

Crea una tabla nueva a partir de todos o
de parte de los datos de una o m´s
tablas. Las consultas de creación de tabla
son útiles para:
◦ Crear una tabla para explotar a otras bases de
datos de Microsoft Access.
◦ Crear páginas de acceso a datos que muestren
datos de un determinado momento en el
tiempo.
◦ Realizar una copia de seguridad de una tabla.
Consulta de Creación de Tabla
101

Crear una tabla histórica que contenga registros
antiguos. Por ejemplo, puede crear una tabla que
almacene todos los pedidos antiguos antes de
eliminarlos de la tabla Pedidos actual.

Mejorar el rendimiento de las páginas de acceso a
datos, formularios e informes basados en consultas
de tablas múltiples o en instrucciones SQL. Por
ejemplo, supongamos que desea imprimir varios
informes basados en una consulta de cinco tablas que
incluya totales
Consulta de Creación de Tabla
102

Ms Access permite filtrar o seleccionar la
información de diferentes formas:
◦ Filtro por Selección: Filtra los registros en
base a los datos seleccionados.
◦ Filtro por Formulario: Filtras los registros en
base a los datos indicados por medio de la
ventana de filtro por formulario.
Utilización de Filtros para el
Análisis de la Información
103
◦ Filtro excluyendo selección: Filtra los
registros excluyendo los datos seleccionados.
◦ Filtro u orden avanzado: Muestra la ventana
filtro u orden avanzado para permitir la
creación de un filtro que se aplicará a la hoja
de datos o al formulario.
Utilización de Filtros para el
Análisis de la Información
104
Las consultas son los objetos de una
base de datos que permiten recuperar
datos de una tabla, modificarlos e
incluso almacenar el resultado en
otra tabla.
 Existen varios tipos de consultas:

CONSULTAS
105
 Consultas

de selección.
Son las consultas que extraen o nos muestran
datos. Muestran aquellos datos de una tabla que
cumplen los criterios especificados. Una vez
obtenido el resultado podremos consultar los
datos para modificarlos (esto se podrá hacer o
no según la consulta). Una consulta de selección
genera una tabla lógica (se llama lógica porque
no está físicamente en el disco duro sino en la
memoria del ordenador y cada vez que se abre
se vuelve a calcular).
CONSULTAS
106
 Consultas
de acción.
 Son consultas que realizan cambios
a los registros. Existen varios tipos
de consultas de acción:
 de eliminación,
 de actualización,
 de datos anexados y
 de creación de tablas.
CONSULTAS
107


Las consultas de creación de tabla son
consultas que almacenan en una nueva tabla el
resultado de una consulta de selección.
Se suelen utilizar para crear tablas de trabajo,
tablas intermedias, las creamos para una
determinada tarea (por ejemplo para almacenar el
resultado de una consulta compleja que tarda en
ejecutarse y que vamos a utilizar en varios
informes) y cuando hemos terminado esa tarea las
borramos. También puede ser útil para sacar
datos en una tabla para enviarlos a alguien, o
para crear copias de nuestras tablas.
Consultas de Creación de Tabla
108
109
 Consultas específicas de SQL.
 Son consultas que no se pueden definir
desde la cuadrícula QBE de Access sino
que se tienen que definir directamente en
SQL. Estas consultas no se estudiarán en
este curso ya que para definirlas hay que
saber SQL, cosa que no es objeto de este
curso.
CONSULTAS
110