Transcript Förslag till administrativ organisation, presentation vid rektors chefs

Göteborgs universitet förnyas
2012-04-10
www.gu.se
Innehåll
• Inledning
• Stödprocess; exempel Utbildningsadministration
– Processöversikt
– Nivå 1-beskrivning
– Nivå 2-beskrivning
• Administrativ organisation; förslag
– Institution
– Fakultet
– Gemensamma förvaltningen, struktur
– Gemensamma förvaltningen, arbetssätt
• Allmänt om implementeringen
www.gu.se
Verksamhetsområde
KUNDPERSPEKTIV
LEDNING OCH STYRNING
Vision
Uppdrag
Kunder
Intressenter
Erbjudande
Mål
Strategier
Styrmodell
Policies
Kultur
Vision och mål
Beställning
ORGANISATION
Direktiv
Utförande
Begäran om åtgärd
Leverantör
Mottagare
Input
Output
PROCESS
STÖD
Abc...
Göteborgs universitet förnyas – tillvägagångssätt
Maj-sep
2011
A-D
Input
1/7
2012
Okt-dec
2011
Utforma
Arbetsordning
Resultat
• Nya
dekaner
• Nya
prefekter
Resultat
• Arbetsordning
• Delegationsordning
Input
Okt 2011apr 2012
Utforma framtida gemensamma arbetssätt
och definiera kompetenskrav
Resultat
• Beskrivning av
framtida
gemensamma
arbetssätt
• Definition av
kompetenskrav
Input
Mar-apr
2012
Utforma struktur för den
administrativa organisationen
Apr-maj
2012
Specificera befintlig kompetens
Resultat
• Beskrivning av
framtida
administrativ
funktionell
organisation och
forum
1/1
2013
Vår-sommar
2012
Etapp 2,5
•
•
Resultat
• Beskrivning av
befintlig
kompetens
•
•
•
•
Resultat
• Insikt om
respektive
förändringsresa
• Acceptans
• Detaljerad plan
för hösten
Ta emot
resultaten
Bedöma resursbehov
i processerna
Genomföra riskanalys
Specificera respektive nuläge
Definiera eventuellt kompetensgap
Utforma modell för bemanning
Höst
2012
Implementering
•
Resultat
• Nytt
arbetssätt
Realisera
www.gu.se
Innehåll
• Inledning
• Stödprocess; exempel Utbildningsadministration
– Processöversikt
– Nivå 1-beskrivning
– Nivå 2-beskrivning
• Administrativ organisation; förslag
– Institution
– Fakultet
– Gemensamma förvaltningen, struktur
– Gemensamma förvaltningen, arbetssätt
• Allmänt om implementeringen
www.gu.se
Stödprocessområde
Identifierade styrdokument
Lag och
förordning
Policy
Utformade rollbeskrivningar
Rollbeskrivningar
Kompetenskrav i
processen
Utformade prioriterade processer
Identifierade stöd
t ex:
IT
Mallar
Checklistor
www.gu.se
Innehåll
• Inledning
• Stödprocess; exempel Utbildningsadministration
– Processöversikt
– Nivå 1-beskrivning
– Nivå 2-beskrivning
• Administrativ organisation; förslag
– Institution
– Fakultet
– Gemensamma förvaltningen, struktur
– Gemensamma förvaltningen, arbetssätt
• Allmänt om implementeringen
www.gu.se
Arbetsgrupp Administrativ organisation
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Anna Lindholm
Bengt Ove Boström
Håkan Berg
Ingela Dahllöf
Karin Cedhagen
Lars Nilsson
Lena Rogström
Mats Edvardsson
Thomas Hartvigsson
Thomas Vestin
Yvonne Söderling
•
•
•
•
Christina Rogestam
Karoline Axelson
Anne-Charlotte Karlsson
Viktoria Björcke
www.gu.se
Institution
Prefekt
Pro
• Kommitté för utbildning
på grundnivå och
avancerad nivå
• Kommitté för utbildning
på forskarnivå
• Forskningskommitté
• Ledningsgrupp
Studierektor
Kursansvarig
Programansvarig
Vice
Teknisk chef
Administrativ chef
•
•
•
•
•
•
Ekonomi
PA/HR
Utbildning/forskning
Kommunikation
Infrastruktur
Allmän administration
Ämnen/verksamhetsindelning
www.gu.se
Fakultet
Dekanus
Pro
Vice
Prefektråd/LG
Kanslichef
•
•
•
•
•
•
Institution
Institution
Strategisk verksamhetsplanering och budget
Utbildning
Forskning
Kvalificerat stöd till Lärarförslagsnämnden
Kommunikation
Övrig fakultetsrelaterad administration
Institution
www.gu.se
Övergripande uppgifter
• Samordning
• Normering
• Effektivisering
• Expertis
• Planering
Gemensamma förvaltningen
Förvaltningschef
Samordnande chef
Forskningsservice/
Utbildning/Student
• Forsknings- och
innovationsservice
• Samverkan
• Rekrytering av studenter
• Antagning
• Examina
• Studie- och
karriärvägledning
• Kommunikation ”extern”
• Internationalisering
• Analys och utvärdering
Samordnande chef
Personal/Ekonomi/
Myndighetsstöd
• Personal
• Ekonomi
• Kommunikation ”intern”
• IT-staben
• Projektkontoret
• Miljöenheten
• Myndighetsstöd
Samordnande chef
Infra
•
IT-avdelningen
•
Service Center
•
Fastigheter
•
Investeringar
•
Vaktmästeri
•
Facility Management
•
Säkerhet
•
Lokalvård
Chef
Rektors kansli
• Samordning
• Kommunikation
• Verksamhetsplanering
• Intern styrning och kontroll
• Ägarstyrning
• Stöd till
universitetsledningen
www.gu.se
Gemensamma förvaltningen – arbetssätt – principskiss
Forskningsservice/Utbildning/Student
3. Vid behov tar
teamet frågan
vidare
F
2. Teamet svarar
direkt eller tar
hand om frågan
Team
1. Prefekter och
fakultetskanslier
vänder sig till sitt team
U
S
Team
Team
FK
Inst
Personal/Ekonomi/Myndighetsstöd
P
Team 1
• Personal
• Ekonomi
Inst
E
Team 2
• Personal
• Ekonomi
FK
Infra/IT/Lokaler
M
I
Team 3
• Personal
• Ekonomi
Team
Inst
Inst
IT
Service
Center
L
Campus
Inst
www.gu.se
Innehåll
• Inledning
• Stödprocess; exempel Utbildningsadministration
– Processöversikt
– Nivå 1-beskrivning
– Nivå 2-beskrivning
• Administrativ organisation; förslag
– Institution
– Fakultet
– Gemensamma förvaltningen, struktur
– Gemensamma förvaltningen, arbetssätt
• Allmänt om implementeringen
www.gu.se
Tidplan
2012
Apr
2013
Implementering
Maj
26/4 Information
i styrelsen
Jun
Jul
Aug
Rektors beslut
om ny
administrativ
organisation
Sep
Okt
Nov
Dec
Q1
Q2
Ny administrativ
organisation
Förutsättningar inför implementering
Implementering av organisation och arbetssätt
• Nya chefer valda/utsedda
• Detaljering av organisationsförslag
• Samordna administrativ organisation och
stödprocesser
• Genomföra kompetenskartläggning
• Definiera konsekvenser och skapa
förutsättningar
• Utforma utbildningspaket
• Beslutsunderlag om processverktyg
• Utforma tillvägagångssätt för bemanning
av administrativ organisation
• Genomföra riskanalys
• Formera organisation för realisering,
samordning och införandegrupper
• Information till berörda nyckelpersoner
• Bedöma resursbehov i processer och
organisation
• Definiera eventuellt kompetensgap
• Bemanna organisationen
• Etablera administrativ organisation
• Etablera roller och arbetssätt för
processutveckling, inkl. processansvar
• Genomföra utbildning
• Fortsatt utveckling av stödprocesser
www.gu.se
Universitetsledning
Implementeringsorganisation
Ledningsrådet
Samordningsperson
Samordningsgrupp
Samordningsforum
• Förvaltningschef/
samordningsperson
• Kanslichefer
Gemensamma
förvaltningen
Införandegrupper
Fakultet
Kanslichef
Fakultet
Kanslichef
Fakultet
Administrativ
organisation
Kanslichef
Modell för
bemanning
Institution
Administrativ
chef
Institution
Administrativ
chef
Institution
Administrativ
chef
Information och
utbildning
www.gu.se
Här håller vi på att landa
•
•
•
•
Utredes utanför GU förnyas
Internationaliseringsorganisationen
Perspektiv
Kommunikation
Enstaka fakultetsspecifika förutsättningar
Fortsatt dialog mellan rektor och dekan
Organisatoriska lösningar utanför linjeorganisationen
Lokalfrågorna (Campus, Service Center)
Arbetsmiljökommittéverksamheten
Medbestämmandeförhandlingar
www.gu.se
Bemanningsfrågorna är inte lösta ännu
Förutsättningar
• Vi har ett ”nyrekryteringsstopp”
• Vi behöver ha en transparent åtgärdsplan som är bestämd med de fackliga
organisationerna (ev ansökningsförfaranden, ev avgångsproblematik etc)
• Prefekterna/avd cheferna kommer att ha en bild av personalens kompetens
• Vi måste genomföra detta så bra som möjligt tillsammans för att hålla
kostnaderna nere
• Vi kan hamna i en situation där vi både har rekryteringsbehov och ett slags
övertalighet
www.gu.se
Kontroll över utvecklingen
Vi håller på att ta fram tre nyckeltal som ger oss en bild över
personalsituationen före och efter
• SUHF:s personalredovisning nedbrutet på institution/avdelning
• Andelen administrativ personal i relation till samtliga anställda per
institution/motsvarande
• BESTA-kodningen på ett antal familjer vilket ger en bild av
kompetensflöden
www.gu.se
Normerande beslut
• Rektors beslut om den principiella organisationsstrukturen som vi just
presenterat
• Det har initierats en översyn av samtliga styrdokument
– Vilka kan tas bort
– Vilka behöver justeras
– Vilka behöver skapas
www.gu.se
Normerande beslut
• Rektors beslut om den principiella organisationsstrukturen som vi just
presenterat
• Det har initierats en översyn av samtliga styrdokument
– Vilka kan tas bort
– Vilka behöver justeras
– Vilka behöver skapas
www.gu.se
Innehåll
• Inledning
• Stödprocess; exempel Utbildningsadministration
– Processöversikt
– Nivå 1-beskrivning
– Nivå 2-beskrivning
• Administrativ organisation; förslag
– Institution
– Fakultet
– Gemensamma förvaltningen, struktur
– Gemensamma förvaltningen, arbetssätt
• Allmänt om implementeringen
www.gu.se