Transcript Slide 1

FEDCOM PILOOT PROJECT
Fedcom e invoice
Patrick Asselberghs
presentatie studiedag e-invoicing 29 september
FEDCOM
overzicht
Omschrijving project e invoice
Scope project e invoice
Procesflow
Nieuwe functionaliteiten
Uitdagingen
Conclusies
Vragen
2
Printdatum:
Date d’impression :
FEDCOM
Omschrijving e invoice federale overheid
 Algemeen kader:
– Gerealiseerd binnen het “FEDCOM” systeem
•
•
De FEDCOM applicatie is gebaseerd op SAP
FEDCOM is in gebruik bij de FOD’s
– Platform voor ontvangst e facturen:
•
•
Mercurius platform
Mercurius = BE implementatie van het “Europese” E prior platform
 Definitie elektronische facturatie (Fedcom):
– Het langs elektronische weg ontvangen en verwerken van facturen waarbij de
authenticiteit van de herkomst en integriteit van de inhoud worden gewaarborgd en
waarmee de medecontractant heeft ingestemd.
(Ref= presentatie DAV “Forum For The Future” Thurn & Taxis, Brussel1 december 2010)
• => de factuur wordt via geautomatiseerde procedure in Fedcom opgeladen
• ≠ een PDF Doc
• = een xml (ubl) file (ubl = universal business language)
– Definitie van toepassing voor Fedcom ≠ wettelijke definities
3
Printdatum:
Date d’imprime:
FEDCOM
Omschrijving e invoice
 Doelstellingen project:
– efficiëntere behandeling van de facturen en eventuele geschillen
– de verkleining van de papierberg
– de makkelijkere opvolging van de facturen
– Verkorten doorlooptijd: van ontvangst tot boeken van de factuur
– Verbeteren standaardisatie, harmonisatie, transparantie en “traceability”
 Platform voor verwerking = Fedcom
 Formaat e invoice = UBL
4
Printdatum:
Date d’imprime:
FEDCOM
scope
 Pilootfase:
– Opzetten van het algemeen platform voor ontvangst facturen (=e prior/Mercurius)
– Opslag en verwerking van de facturen in Fedcom voor de pilootfods
– Opzetten van een algemene helpdesk “e invoice” gerelateerd, voor leveranciers en
FODs
– Opmaak van “interchange agreement”: voor opname in bestekken
– Opmaak van “onboarding procedures”: voor leveranciers
– Pilootfods = Kanselarij, fod B&B, FEDICT
– Leveranciers = Belgacom, Electrabel
– “E Scan (Fod Fin)” verwerking van gescande papieren doc + PDF facturen
 Roll out:
Uitbreiding naar andere FOD’s (gefaseerd)
– Uitbreiding van aantal leveranciers
– Toegang via “Portal” (voor “kleine” leveranciers)
5
Printdatum:
Date d’imprime:
FEDCOM
Scope
 Proj Groep
– DAV, FEDICT, FOD B&B + FOD Fin
– “Piloot” leveranciers:
– “Piloot” FOD’s
 Actuele stand
– E scan: live
– E invoice:
•
•
Live (pilootFods + electrabel + provider Basware)
on boarding: Belgacom
– Volgende fazen
•
•
•
6
“Governance” (piloot DAV)
On boarding nieuwe leveranciers
Uitrollen naar anderde FOD’s
Printdatum:
Date d’imprime:
FEDCOM
E invoice algemene proces flow
Send
invoice
• By supplier
• Supplier is “on
boarded”
• UBL + PDF
attachments
7
Receive
invoice
• Mercurius
platform
• consistency
check
• ACK to
supplier
Transmit
invoice
• From
Mercurius
• To Fedcom
• UBL +
attachments
Process
invoice
Post
invoice
• In Fedcom
• UBL -> Parked
doc
• Human
readable view
• Approval flow
• Manual
processing
• In Fedcom
• Payment after
due date
• Store in DMS
UBL +
Attachments
• Application
Response to
supplier
Printdatum:
Date d’imprime:
FEDCOM
E invoice: proces flow supplier “on boarding”
Send request
• By supplier
• To FEDICT
8
implement
• Receive “supplier
bundle”
• From FEDICT
• Implement bundle
requirements
• By supplier
testing
• Conformance
testing
• With FEDICT
• E2E
• With Fedcom
Go Live
• Send e invoices
• To Mercurius
Printdatum:
Date d’imprime:
FEDCOM
Nieuwe functionaliteiten
 DMS (Doc Mgt Syst)
– Opslaan e invoice
– Opslaan bijlagen (PDF files)
 Visualisatie factuur
– Visualisatie van de UBL
 Workflow facturen
– Voor goedkeuring facturen
– Facturen zonder goederenontvangst
 Master data leveranciers:
– Veld GLN Nr (GLN = global location number = uniek leveranciersnummer)
– om LifNr af te leiden
9
Printdatum:
Date d’imprime:
FEDCOM
Uitdagingen
 Standaardisatie/harmonisatie
 Reglementeringen/verplichtingen
– Harmoniseren werkwijze over de FOD’s heen
– Verplichten van bestelbonnummer (PO Nr)
– Uitwerken procedures
– Weigering factuur indien geen PO
– Coördinatie met andere bestuursniveaus
 Boarding procedures
– Steeds combinatie 1 leverancier 1 FOD
– Tijdrovend => Optimalisatie nodig
 Roll out strategie
– Naar Fods toe
– Boarding leveranciers
– Boarding providers
 UBL mapping
– “one map fits all”
– Juiste mapping vinden
 Governance/helpdesk
– Nog uit te werken
 Betrokken partijen
– Federaal
•
FODs, FEDICT, DAV
– Vlaams Overheid
– Waalse Overheid
– Brussel
– Leveranciers/providers
10
Printdatum:
Date d’imprime:
FEDCOM
conclusies
11
Grote uitdagingen
Samenwerking
Veel betrokken partijen
Synergiën vinden
Printdatum:
Date d’imprime:
FEDCOM
12
Printdatum:
Date d’imprime: