Transcript Drejebog for implementering af bølgeplanen oversigtsslides

OBLIGATORISK DIGITAL SELVBETJENING
Drejebog for implementering
af bølgeplanen
- Fase- og milepælsplan
Om drejebogen
OM DREJEBOGEN
Drejebogen beskriver processen for implementering af
bølgerne i obligatorisk digital selvbetjening. Drejebogen
er udviklet sammen med 45 kommuner på to workshops
i Jylland og på Sjælland i februar 2014.
Drejebogen beskriver de overordnede trin frem mod 1.
december 2015, hvor bølge 4 af obligatorisk digital
selvbetjening skal være implementeret, og borgerne
skal kunne bruge gode selvbetjeningsløsninger på de
berørte områder. Processen stopper ikke her, men
fortsætter med fokus på at realisere de ønskede
gevinster.
Drejebogen er en beskrivelse af en generisk proces.
Det er derfor vigtigt, at indholdet i den og de ord man
bruger til at beskrive milepæle og interessenter,
tilpasses den enkelte kommunes sprog, brug af
programorganisering, ledelsesstruktur og organisering.
KOMBIT OG KL UNDERSTØTTER PROCESSEN
Se information og materiale på kombit.dk/EDS.
PROGRAM OG PROJEKT
Drejebogen er bygget op efter, at
arbejdet med tredje bølge bygges
op som et program, hvor hvert
område indgår som et projekt.
Derfor står der programleder i
rollebeskrivelsen. Kommunen bør
oversætte dette til egen
program/projekttermer.
BØLGE 4 INDEHOLDER
1.
2.
3.
4.
Almindeligt helbredstillæg
Udvidet helbredstillæg
Personligt tillæg
Sygedagpenge
Faseplan for obligatorisk digital selvbetjening
Opfølgning af
KL/Kombit
15. juni
Planlægning
OM FASEN
I planlægningsfasen skal kommunen
skabe klare rammer for
implementering af fjerde bølge
obligatorisk digital selvbetjening. Når
fasen er afsluttet, så skal kommunen
være i stand til at gå i gang med at
købe løsninger. De vigtigste opgaver i
planlægningsfasen er:
•
Viden indhentes om nuværende
systemer og arbejdsgange
•
Organisering af opgaven,
afklaring af roller, ressourcer og
økonomi
•
Fastsættelse af gevinster
Opfølgning af
KL/Kombit
1. okt.
Implementering 1.dec.
2015
Indkøb
OM FASEN
I indkøbsfasen skal kommunen
indhente tilbud og indkøbe de
nødvendige løsninger, der lever op til
kommunens og de fællesoffentlige
krav. De vigtigste opgaver i
indkøbsfasen er:
•
Fastlæggelse af krav til løsning og
afsøgning af løsninger på
markedet ift. krav
Opfølgning af
KL/Kombit
15. nov.
OM FASEN
I implementeringsfasen skal
kommunen sikre, at løsningerne
virker og er blevet en del af
arbejdsgange og kommunikation til
borgerne inden 1. december 2015.
De vigtigste opgaver i
implementeringsfasen er:
•
Teknisk implementering på egen
hjemmeside og borger.dk
•
Forhandling om pris og kvalitet,
inddragelse af netværk og
forhandling med tredje part
•
Organisatorisk implementering,
fastlæggelse af arbejdsgange og
uddannelse af medarbejdere
•
Indkøb af løsninger og opdatering
af business case
•
Kommunikation til borgere og
virksomheder
RESULTAT
RESULTAT
RESULTAT
•
•
•
Programbeskrivelse og plan for
indkøbsfasen vedtaget og
programressourcer afsat
Kontrakt indgået med
leverandører og plan for
implementeringsfasen vedtaget
Grundlag for gevinstrealisering
skabt, ansvar for drift og udvikling
fastlagt
Gevinstrealisering
OM FASEN
Grunden for gevinstrealisering
lægges i planlægningsfasen, hvor
gevinsterne fastsættes.
Der foreligger fra bølge 3 en
metode og tilhørende
redskabssamling, som kan
anvendes i bølge 4.
MILEPÆLE
Milepælsplan for obligatorisk digital selvbetjening
1. PLANLÆGNING
2. INDKØB
1.1 Ejerskab for opgaven besluttet og projektressourcer
afsat
2.1. Exitstrategi fra eksisterende løsninger beskrevet
3.1. Ansvarlig for opsætning, drift og support udpeget
1.2. Samarbejde med fagområder etableret
2.2. Koordinering med 3 part. (fx forsyningsselskab)
foretaget
3.2. Kompetenceudviklingsplan besluttet
1.3. Viden om as is i kommunen indsamlet
2.3. Krav til løsninger beskrevet
1.4. Afhængigheder til andre projekter og systemer
kortlagt
2.4. Sparring med kommuner og input fra leverandørdag
1.5. Visioner, gevinster og kobling til kanalstrategi
beskrevet til brug for kommunens to be- billede
1.6. Kommunens to be-billede beskrevet
1.7. GAP-analysefor it og arbejdsgange foretaget
1.8. Program- og detailplan for indkøb er udarbejdet
1.9. Økonomi ift. obligatorisk digital selvbetjening
afklaret, inkl. business case etableret
1.10. Plan for intern og ekstern kommunikation
udarbejdet
3. IMPLEMENTERING
3.3. Test af løsning gennemført
3.4. Teknisk implementering gennemført
2.5. Overblik over godkendte løsninger indhentet
3.5. Undervisning gennemført
2.6. Tilbud indhentet og leverandørmøder afholdt
3.6. Ændring af arbejdsgange realiseret
2.7. Dialog om pris med kommunalt netværk
3.7. Løsning lagt på borger, virk.dk og egen hjemmeside
2.8. Beslutning om indkøb truffet
3.8. Intern og ekstern kommunikation gennemført
2.9. Kontrakt indgået
3.9. Afrapportering opad i kommunen og til KL/Kombit
foretaget
2.10. Business case opdateret
2.11. Implementeringsfasen organiseret og planlagt
3.10. Fejring afholdt!
ROLLER
1.11. Programbeskrivelse godkendt og politisk
behandlet
Som noget af det første bør kommunen
beslutte, hvordan arbejdet med bølge 4
organiseres. Hvem har ansvaret – for at allokere
ressourcerne, realisere gevinsten, for
programmet og projekterne?
I indkøbsfasen er det vigtigt, at sikre sig de
bedste rammer for et køb ved at inddrage
indkøb og it i processen. Samtidig er det vigtigt,
at det er fagområderne, der er med til at beslutte
systemindkøbet.
En bred række af aktører i kommunen skal
involveres og tages i ed til at deltage, det er fx
alle relevante fagafdelinger og fagledere, it,
indkøb og økonomi og ikke mindst direktionen.
Forhandling af pris og kvalitet kan styrkes ved at
inddrage andres erfaringer og viden om
løsningerne på markedet. Det kan ske i dialog
med kommuner, KL og KOMBIT.
Succesfuld implementering afhænger af, om alle
relevante parter inddrages i arbejdet. Det
gælder medarbejderne, der skal lære nye
måder, og det gælder systemejer og it.
Borgere og virksomheders øgede anvendelse af
digitale løsninger kræver klar kanalstrategi og
kommunikation, så borgere og virksomheder
kan vænne sig til at gøre noget andet.
Redskaber
Kommunens egne tal
og strategier
Kommunens KOMHEN-tal
eller anden dokumentation
Giver baselinemåling for
anvendelsen af selvbetjening.
Kommunens kanalstrategi
Vigtigt at skabe kobling til
kanalstrategi. Kan bruges som
argument for selvbetjening.
Kommunens
digitaliseringsstrategi
Vigtigt at koble til
digitaliseringsstrategi, der ofte
vil indeholde prioritering af
obligatorisk digital selvbetjening.
Fællesoffentligt
grundlag
Fælleskommunale
værktøjer
Arrangementer
Økonomiaftalen 2015
Fakta-ark
Leverandørdage
Aftale mellem regeringen og KL,
hvor rammerne for
kommunernes økonomi i 2015
blev fastlagt. Områderne i bølge
4 blev aftalt som en del af
Økonomiaftalen.
For områderne i bølgeplanen
har KL/Kombit formuleret et
fakta-ark, der kort beskriver
opgaven, dens afgrænsning og
dens nuværende
digitaliseringsgrad
KL/KOMBIT afholder
leverandørdage 15. og 16. juni
2015. Her kan kommunerne
komme i dialog med
leverandørerne om deres
løsninger
Moderniseringsaftalen
Brugerrejser – as is og to be
Som led i
økonomiforhandlingerne for
2013 blev gevinsterne for de to
første bølger aftalt som del af
den såkaldte
moderniseringsaftale.
Gevinsterne bliver i
kommunerne, og kan bruges på
andre områder, fx.
Velfærdsområderne.
To be-materialet beskriver,
hvordan de digitale løsninger
bør understøtte borgernes og
kommunernes behov, dvs. et
forslag til den optimale
brugerproces. As is-materialet
beskriver den aktuelle situation.
Lovgivning
For hver bølge vedtages en
lovgivning, som gør det
obligatorisk for borgere og
virksomheder at anvende digital
selvbetjening på årets områder i
bølgeplanen.
Krav til
selvbetjeningsløsninger
Fastlægger minimumskrav vedr.
brugervenlighed og
tilgængelighed til de
selvbetjeningsløsninger, som
anvendes på opgaveområderne
i bølgeplanen.
Løsningskatalog
En liste over løsninger, der lever
op til de krav, der stilles i
Udviklingsvejledningen. Listen
udarbejdes i september hvert år
af KL/KOMBIT og baserer sig
på leverandørernes vurdering af
egne løsninger.
Drejebog til implementering
af bølgeplanen
En generisk guide til
processen for implementering
af bølge 3 i obligatorisk digital
selvbetjening
Netværk
Netværk for obligatorisk
digital selvbetjening
KL og KOMBIT har etableret et
netværk, hvor alle
kommuneansvarlige for
obligatorisk digital selvbetjening
inviteres til videndeling og
inspiration. Netværket holder
møde ca. 6 gange om året.
Digitaliseringsmessen
KL afholder
Digitaliseringsmesse 1. oktober
2015. Her er mulighed for at få
inspiration til køb af løsninger og
implementeringsstøtte. .
Dialogværktøj
KL og KOMBIT har etableret et
dialogværktøj på Yammer for de
kommuneansvarlige. Her kan du
komme i dialog med andre
kommuner og KL/Kombit..
Netværk mellem kommuner
eller i kommunen
En god støtte i arbejdet er dialog
med andre, der arbejder med
programmer i kommunen og
program- og projektledere fra
andre i kommuner.
Roller og organisering
Organiseringen af arbejdet med obligatorisk
digitale selvbetjening er forskellig fra
kommune til kommune. Organiseringen
afhænger af, hvordan driftsorganisationen
er organisereret, fx om man har en itafdeling, der har ansvaret for
digitaliseringsprojekter eller om det er
borgerservice eller en udviklingsafdeling.
For at inspirere til en god organisering af
arbejdet vil der være roller, som vil være
gode at have besat uanset, hvilke afdeling
der har ansvaret. Rollerne er beskrevet
nedenfor og tager udgangspunkt i, at
arbejdet er organiseret i et program. Hvis
det er projektorganiseret, så erstattes
program blot med projekt og
projektgruppen erstatter programgruppen.
Ved beskrive rollerne beskriver vi
funktioner, der skal være tilstede i
processen og som godt kan håndteres af
samme person. Således kan projektlederen
være kommuneansvarlig og gevinstejeren
vil ofte også deltage i styregruppen.
Rollerne kan oversættes til egen
organisation for at se om man har de
væsentligste roller med.
Beskrivelsen af roller vil blive opdateret
med eksempler på, hvordan kommuner har
valgt at organisere arbejdet.
Hvis du ønsker at dele din organisering, så
send en mail til Vibeke Normann i KL på
[email protected]
Programejer
Programstyregruppe
Gevinstejere
Er overordnet ansvarlig
for programmets succes.
Allokerer ressourcer og er
ansvarlig for
programmets økonomi. Er
formand for
programstyregruppen.
Sikrer de nødvendige
ressourcer og faglige
kompetencer til
programmet. Træffer
beslutninger i
programmet
Ansvarlige for at
programmet når de
beskrevne gevinster.
Sidder i programstyregruppen, og tager
ofte også rollen bruger
repræsentant.
Programleder
Projektleder
Projektdeltagere
Kommuneansvarlig
Er programmets daglige
leder, og har det
operationelle ansvar for
gennemførelsen af hele
programmet.
Er ansvarlig for projektets
gennemførelse indenfor
de rammer
programlederen
udstikker.
Fagspecialister, it
personer og andre der
bidrager direkte i
programmets projekter.
Person i kommunen, der
har ansvar for at
koordinere og videndele
ift. KL og KOMBIT.
Herunder at kende til krav
og deadlines og
afrapportere på fremdrift.
Overordnet proces for obligatorisk digital
selvbetjening