Microsoft Office Access

1

Základní informace o Microsoft Office Access

   Program pro správu relačních databází  Relational database management system (RDBMS)  Systém řízení báze dat (SŘBD) pro relační databáze Vhodný pro  osobní potřebu jednotlivých lidí   malé podniky oddělení velkých podniků  jako klient jiných databázových programů Nevhodný pro  Client-Server aplikace   současný přístup více uživatelů do společné databáze Potom je nutné zvolit například Oracle nebo Microsoft SQL Server.

2

Základní databázové pojmy – Relace

 Relační databáze   databáze podle relačního modelu = databáze tvořená tabulkami (relace = tabulka)  Relace   Nesprávný výklad:  relace = relation = vztah (například mezi tabulkami)  MS Access to v tomto významu používá.

Správně:   vztah mezi tabulkami = relationship relation = termín pouze pro tabulku dat 3

Základní databázové pojmy – Tabulka

Tabulka „Zákazníci“ Název sloupce Sloupec = atribut Řádek = záznam = record = datová věta

Zákazník Adresa

F P Liberec, … Praha, … Položka = field    Z hlediska návrhu je tabulka tzv.

entita

.

Entita je objekt, který považujeme za natolik důležitý, že jej chceme dát do naší databáze.

U entity rozlišujeme její

typ

 a

výskyt

.

Typ entity: Zákazníci (všichni zákazníci v jejich tabulce)  Výskyt entity: konkrétní datový řádek tabulky Zákazníci 4

Od tabulky k relační databázi

 V aplikaci MS Excel jsme tvořili izolované tabulky.

 Například:

Zákazník Výrobek Množství

F F P POD BON POD 2 4 3    Tato tabulka vyjadřuje to, že si zákazník koupil výrobek.

Zákazník i výrobek se může v tabulce opakovat.

Jak evidovat adresy zákazníků a parametry výrobků?

    Přidáme do tabulky další sloupce.

Takže v řádcích se stejným zákazníkem bude stejná adresa.

Tím vznikne redundance neboli nadbytečnost dat.

Oprava adresy by znamenala přepsání více řádků tabulky.

 Co když některé řádky zapomeneme opravit?

5

Návrh relační databáze

 Snaha o odstranění redundancí    Jak?

 Tabulky dat se rozkládají na více tabulek, aby data byla jen na jediném místě.

  Adresy jsou například v tabulce zákazníků.

Tabulka nákupů zákazníků se na ni odkazuje.

MS Excel umí spravovat jednotlivou tabulku.

 třídění, filtrování, grafy MS Access umí spravovat systém tabulek.

 Kombinuje informace z více tabulek.

6

R e l l a c e – p o p i i s , , d r r u h y –

Relace je vztah mezi dvěma tabulkami v relační databázi.

Říká nám, kolik záznamů z tabulky druhé odpovídá jednomu záznamu z tabulky první a kolik záznamů z tabulky první odpovídá jednomu záznamu z tabulky druhé.

Relace je realizována pomocí cizích klíčů na straně jedné tabulky, které ukazují do tabulky druhé na její unikátní klíč (zpravidla primární).

7

R e l l a c e 1 : : n

jednomu záznamu z první tabulky odpovídá více záznamů z tabulky druhé, a každému záznamu z tabulky druhé odpovídá nejvýše jeden záznam z tabulky první 8

R e l l a c e 1 : : 1

každému záznamu z tabulky první může odpovídat maximálně jeden záznam z tabulky druhé a naopak 9

Př.:

1 : 1

Osoba – rodné číslo Objednávka - vyúčtování

1 : N

Režiséři - filmy Třídní - studenti Žánry - knihy Pacient návštěvy Čtenář – knihy Autor – knihy(kniha může mít 1 autora) Dodavatel – produkty(produkt má 1 dodavatele) Kupující - objednávky

M : N

Autoři – knihy(kniha může mít několik autorů) Dodavatelé - produkty(produkt má více dodavatelů Objednávky – produkty(na produkt je více objednávek) 10

R e l l a c e m : : n

každému záznamu z tabulky první může odpovídat více záznamů z tabulky druhé a každému záznamu z tabulky druhé může odpovídat více záznamů z tabulky první 11

Vlastnosti relační databáze

   Skládá se z jedné nebo více tabulek.

 Mezi tabulkami jsou nastaveny vztahy.

Každý řádek v tabulce jako celek je jiný.

 To lze zajistit přidáním speciálního sloupečku nebo výběrem určitého sloupečku s jedinečným atributem, který se nazývá

primární klíč

.

Referenční integrita    Konzistence mezi tabulkami Například nejdříve je nutné dát zákazníka do tabulky zákazníků a potom teprve je možné dát záznam o objednávce od tohoto zákazníka do tabulky objednávek, není možné vymazat zákazníka z tabulky zákazníků, když má záznam v tabulce objednávek, není možné dát do tabulky zákazníků dva zákazníky se stejným primárním klíčem.

12 Databázový program ji sám umí kontrolovat.

Primární klíče v databázi knihovny

Jeden čtenář si může půjčit víc knížek zároveň, ale jednu knížku si nemůže půjčit víc čtenářů zároveň.

Primární klíč Primární klíč Primární klíč zvaný Kompozitní klíč, protože se skládá z více atributů (sloupků) a zároveň Cizí klíč, protože se skládá z primárních klíčů v nadřízených tabulkách.

 Proč je v tabulce „Výpůjčky“ nejvhodnějším primárním klíčem právě kombinace Inventárního čísla a Datumu výpůjčky?

13

Objekty databáze Microsoft Office Access

 Vše se ukládá do jediného souboru „*.mdb“.

14

•

Základní prvky databáze Tabulka

je souhrnem dat, které se týkají určitého objektu, např. zaměstnanců. Záznamy se vepisují v řádcích a jednotlivá pole (struktura tabulky) jsou uvedena ve sloupcích - např. jméno, příjmení, adresa atd. •

Dotaz

- je otázka, kterou pokládáme, chceme-li zjístit např. počet určitých dat, nebo vypsat pouze data obsahující zadané kritérium.

•

Formulář

slouží k zadavání, opravě a vkládání dat. Data můžeme vkládat přímo do tabulky, ale pomocí formulářů je to pohodlnější.

•

Sestavy

databáze.

se využívají pro tiskové účely vytvořených návrhu 15

Tvorba databáze v aplikaci Microsoft Office Access

    Návrh tabulek a vztahů mezi nimi Import dat do tabulek nebo jejich ruční plnění Tvorba dotazů, formulářů a sestav Jednou vytvořený dotaz či sestava se automaticky aktualizují podle aktuálních dat ve zdrojových tabulkách, takže je stačí vytvořit jen jednou.

16

Vytvoření nové databáze

17

Návrh tabulek

• Tabulek bývá v datatabázi většinou víc a jsou mezi sebou vzájemně propojeny

relacemi

. 18

Možnosti vytvoření tabulky •

Vytvořit tabulku v návrhovém zobrazení

•

Vytvořit tabulku pomocí průvodce

•

Vytvořit tabulku vložením dat

19

Otevření tabulky

• Provedeme dvojklik

levým

tlačítkem myši na

jeho název

seznamu objektu databáze v

záložce Tabulky

.

v 20

Definování Primárního klíče

• Primárním klíčem nazýváme pole s jedinečnými hodnotami tzn. pro každý záznam.

• Pokud je pole v tabulce označeno jako

primární klíč

, databázový systém v tomto poli v rámci jedné tabulky byly pro každý záznam různé.

Access

sám hlídá, aby hodnoty 21

Datového typy

• • • • • • •

Text Číslo Datum Čas Měnu logickou hodnotu Ano/Ne Objekt OLE

22

Vstupní maska

• Vstupní maska umožňuje pro textová a číselná pole kontrolovat vkládáne hodnoty a usnadňuje jejich zadávání.

tato pole budou zadávat

.

Neurčuje jejich zobrazení v poli, ale formát, ve kterém se

23

Příklad návrhu tabulky v aplikaci Microsoft Office Access

 Návrhové zobrazení 24

Příklad návrhu tabulky v aplikaci Microsoft Office Access

 Zobrazení datového listu 25

Vytvoření relace

• • • • Musíme vytvořenu databázi např.

Knihovna

, která obsahuje tabulky

Autoři, Knihy a Klienti

Zobrazíme si okno Databáze ve kterém máme zobrazené vytvořené tabulky, které chceme propojit.

V řádku Nabídka si vyvoláme příkaz

Nástroje

- Relace.

Po zvolení nabídky se se nám zobrazí nové okno

Zobrazit tabulku

, ve kterém vybíráme pro které tabulky budeme relace vytvářet. V našem případě označíme pomocí klávesy

Ctrl

všechny tabulky a zvolíme tlačítko

Zavřít

.

Přidat

a následně tlačítko 26

Vytvoření relace

• V dialogovém okně schématické podobě (název tabulky a seznam jejich polí).

Tažením

levého Relace

se vybrané tabulky zobrazí ve tlačítka myši za okraje tabulky můžeme měnit jejich velikost a tažením za titulek pak jejich umístění.

27

Vytvoření relace Postup

 Umístíme šipku myši na pole

KodAutora

klikneme

levým

v tabulce Autoři a tlačítkem, za stáleho držení šipku myši přesuneme na pole

KodAutora levé

nám šipka myši změní v bílý obdelníček).

levého

tlačítka v tabulce Knihy a tlačítko myši pustíme (při provedení tohoto postupu se   Otevře se nám dialogové okno

Upravit relace

, které nám zobrazí vytvoření

relace typu 1:N

porušení pravidel propojení zaškrtneme pole

referenční integritu

.

a abychom zamezili

Zajistit

Nastavení potvrdíme tlačítkem

Vytvořit

.

28

Vytvoření relace

 Mezi tabulkami se nám zobrazí propojení 1:N.

29

Formuláře

• Formuláře slouží hlavně k

zadávání nových dat

, ale také jejich

úpravě, prohlížení, mazání, třídění a filtrování

. Formuláře by měly být sestaveny tak, aby v přehledné formě a co nejefektivněji nabízely všechny pole jednoho záznamu najednou.

30

SQL

     Structured Query Language Standardní jazyk pro správu databází v SŘBD Byl navržen počátkem 70. let 20. století a používá se dodnes.

Píší se v něm příkazy a SŘBD je vykonává.

MS Access jej automaticky generuje podle akcí uživatele.

31

Databáze v MS Excel pomocí MS Query

     Volby v MS Excel:

Data



Importovat externí data - Nový databázový dotaz

Uživatel vybere tabulky a jejich sloupečky.

Uživatel nastaví relace.

Automaticky se vytvoří dotaz (query).

Výsledek dotazu se uloží jako tabulka do Excelu a lze jej dodatečně upravovat.

 http://www.exceluser.com/explore/msquery1_ 1.htm

32