Transcript Kommunikationsseminar 2011

CargoCRM
Administratorkursus
Kort præsentation af mig.
Navn:
XX
HJV:
XX
2
Program…
• CargoCRM – Generelt
• Uddannelse & Support ved HJV
• CargoCRM – Opsætning ved HJV
• Oprettelse / ændring af kontaktpersoner & brugere
• Kontaktoplysninger på enheden
• CargoCRM-Call
• Kontrolliste før Call Center anvendes.
• Evt. eksport / import af kontakter
• CargoSMS
Stil gerne spørgsmål undervejs!
3
CargoCRM – Generelt
Hjemmeværnets ”nye” CRM-system:
• Gammel ”kending” – Tidligere omtalt ”CallCenter”.
• ”Customer Relationship Management”
• Kunde- / kontaktstyring
• Én samlet løsning til hele hjemmeværnet.
• Håndtering af emner i.f.b. hvervning
• Håndtering af ”reserven” i.f.b. genaktivering
4
CargoCRM – Generelt
Login til CargoCRM:
URL: http://login.cargocrm.net
Nye brugere skal anvende ”Username” + ”Password” = MA-nummer
*** TIP ***
Automatisk login kan ske med et ”direkte” link:
http://login.cargocrm.net/?language=da-DK&username=[UN]&password=[PW]
[UN] & [PW] erstattes med eget Username & Password.
5
CargoCRM – Generelt
”Opgave”:
•
Log på CargoCRM
URL: http://login.cargocrm.net
Nye brugere skal anvende ”Username” + ”Password” = MA-nummer
6
CargoCRM – Generelt
”Regler for brug af system”:
• Der må kun gemmes uklassificerede oplysninger.
• Eks. ikke våbenoplysninger.
• Der må kun gemmes ikke personfølsomme oplysninger.
• Eks. ikke cpr-nummer, seksualitet eller religion.
• Adgang til systemet:
• Tildel kun rettigheder ud fra behov.
• Systemet må kun anvendes tjenstligt.
Brug systemet med sund fornuft!!!
7
CargoCRM – Generelt
”Roller”:
• Administrator (HJK + RGN + VÆRN) / Superbruger (DST):
• ”Fuld” adgang til systemet.
• Phoner:
• Trænet person der ringer til emner.
• Aktivitetsholder:
• Den person der afholder møder for emner.
• Medlemmer:
• Medlemmer af HJV (Aktiv / Reserve)
• Emne:
• En person vi vil give tilbud om optagelse i HJV
Samlet er alle ovenstående ”kontaktpersoner”
8
Uddannelse & Support ved HJV
”Uddannelse”:
•
•
HJK afholder 5 kurser for administratorer / superbrugere i SEP 2011.
Administratorer / superbrugere (TFR/Værn/DST) uddanner ADM/UAFD
”Supportvej”:
•
•
•
Phonere / administratorer ved UAFD >> Superbruger ved distrikt
Superbruger ved distrikt >> Administratorer ved region / værn
Administratorer ved region / værn >> Administratorer ved HJK
”Selvhjælp”:
•
•
•
Der er fra systemet adgang til online brugervejledning
Herfra vil der blive link til div. ”how-to-do”
På informationsforum på hjv.dk vil der blive oprettet link til div. materiale,
samt oplysninger om kontaktpersoner.
9
CargoCRM – Opsætning
”Enheder - TRNM”:
1. TRNM
2. HDEJY + HDMVJ + HDNJY
3. HVK
(Firma)
(Afdeling)
(Kontor)
TRNM
HDEJY
HDMVJ
HDNJY
HVK
HVK
HVK
Ovenstående kan kun ændres af ADM / HJK
10
CargoCRM – Opsætning
”Enheder - TRFS”:
1. TRFS
2. HDFYN + HDSEJ + HDSSJ
3. HVK
(Firma)
(Afdeling)
(Kontor)
TRFS
HDFYN
HDSEJ
HDSSJ
HVK
HVK
HVK
Ovenstående kan kun ændres af ADM / HJK
11
CargoCRM – Opsætning
”Enheder - TRSJ”:
1. TRSJ
2. DBH + HDKBH + HDKVE + HDNSJ + HDMVS + HDSLF
3. HVK
(Firma)
(Afdeling)
(Kontor)
TRSJ
DBH
HDKBH
HDKVE
HDNSJ
HDMVS
HDSLF
UAFD
HVK
HVK
HVK
HVK
HVK
Ovenstående kan kun ændres af ADM / HJK
12
CargoCRM – Opsætning
”Enheder - MHV”:
1. MHV
2. MHD E + MHD V
3. HVF
(Firma)
(Afdeling)
(Kontor)
MHV
MHD
VEST
MHD
ØST
HVF
HVF
Ovenstående kan kun ændres af ADM / HJK
13
CargoCRM – Opsætning
”Enheder - FHV”:
1. FHV
2. FAFS N + FAFS M + FAFS S + FAFS
3. HVE
(Firma)
(Afdeling)
(Kontor)
FHV
FAFS
N
FAFS
M
FAFS
S
FAFS
F
FAFS
SJ
FAFS
K
FAFS
B
HVE
HVE
HVE
HVE
HVE
HVE
HVE
Ovenstående kan kun ændres af ADM / HJK
14
CargoCRM – Opsætning
”Enheder - VHV”:
1. VHV
(Firma)
2. FRIVILLIG STAB + BANE+ TELE + ENERGI (Afdeling)
3. VJE + VTE + VEN
(Kontor)
VHV
FRIVILLIG STAB
BANE
TELE
ENERGI
VJE
VTE
VEN
Ovenstående kan kun ændres af ADM / HJK
15
CargoCRM – Opsætning ved HJV
”Grupper”:
1.
2.
3.
4.
5.
Emner
Medlemmer – Reserve
Medlemmer – Aktiv
REFØ
Ansatte
Ovenstående kan kun ændres af ADM / HJK
16
CargoCRM – Opsætning ved HJV
”Status”:
1. Oprettet (Medtages på Call-liste)
2. Tildelt (Medtages på Call-liste)
3. Emne findes ikke
4. Emne ej truffet (Medtages på Call-liste)
5. Ingen interesse
6. Kontaktes senere (Medtages på Call-liste)
7. Book møde
8. Deltaget i møde (Opdateres manuelt i CRM)
9. Ønsker ansøgning (Opdateres manuelt i CRM)
10. Skrevet ansøgning (Opdateres manuelt i CRM)
11. Ej optaget (Opdateres manuelt i CRM)
12. Medlemmer
13. Ansatte
Ovenstående kan kun ændres af ADM / HJK
17
CargoCRM – Opsætning ved HJV
”Phonervalg”:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Ønsker medlemskab
Ønsker møde
Kontaktes senere
Er allerede medlem
Ikke intereseret i HJV
Emne ej truffet
Emne findes ikke
Ovenstående kan kun ændres af ADM / HJK
18
Emner / Brugere
”Gennemgang”:
•
•
•
•
•
”Kontaktpersoner – liste”
Hurtig søgning
Avanceret søgning
Oprettelse af kontaktpersoner
Oprettelse af brugere / tildeling af rettigheder
19
Emner / Brugere
”Opgave”:
•
Opret en kontaktperson med følgende oplysninger:
• ID (Dit MA-NR efterfulgt af TEST eks. 240255TEST)
• Navn (Dit MA-NR)
•
Tildel rettigheder til:
• Call Center – Call List
• Call Center – My Contact List
• Call Center – Events
• Call Center – Allow new, edit
• Call Center – Allow delete
•
Log på med test-brugeren, og udfyld resten af ”profilen”
20
Kontaktoplysninger på enheden
Kontaktoplysningerne på enheden bruges internt af systemet:
•
”ID” er det felt der angiver, hvad man skal importere kontakter med.
•
”E-mail” modtager reminder-mails såfremt en phoner ikke kontakter et
emne som aftalt.
•
”Sender name” & ”Sender e-mail” indeholder afsenderoplysninger til mails.
• Såfremt disse ikke er udfyldt sendes der heller ikke SMS!!!
21
CargoCRM-Call
”Gennemgang”:
•
•
•
•
Opkaldsliste
Mine kontakter
Arrangementer
Statistik
22
Kontrolliste før Call Center anvendes.
• Er er emner oprettet til enhederne, der skal ringe ud?
• Er alle phonere oprettet?
• Har phonerne udfyldt min. navn, e-mail og mobilnr?
• Er kontaktoplysningerne på enhederne opdateret?
• Er der oprettet ”arrangementer”, så møder kan bookes?
23
Eksport / import af kontakter
Eksport af kontakter:
• Søg (evt. avanceret) efter de kontaktpersoner, der skal eksporteres.
• Eksporter de valgte kontakter ved klik på
• Vælg hvilke felter, der ønskes eksporteret.
• Husk følgende felter ikke kan importeres:
• idx
• created
• modified
• login
24
Eksport / import af kontakter
Import af kontakter:
• Vælg import ved at klikke på
• Vælg den csv-fil, der ønskes importeret
• Vælg importtype
• Vælg hvilke felter, der er i csv-filen.
• Husk at angive MA-NR som ID, da det giver mulighed for opdatering.
• 240255 er ikke det samme som 00240255
• ”Værdier” for ”Enhed”, ”Gruppe” og ”Status” kan findes i CargoCRM.
25
Eksport / import af kontakter
Opgave:
• Søg efter din ”TEST-BRUGER”
• Eksporter brugeren med følgende felter:
• contact_id
• unit_id
• group_id
• status_id
• name
• address1
• zipcode
• city
• Åben filen og skriv SLET i stedet for TEST under contact_id
• Gem filen
• Importer filen med ”Indsæt” og ”Header i filen”
26
CargoCRM-SMS
”Gennemgang – Mail2SMS”:
•
SMS-key (HJV): Eks. 906E2B194A06D66DFF7F297A03F12345
•
Til: [email protected] eller [email protected]
•
Body: >Besked<
•
Emne: 906E2B194A06D66DFF7F297A03F12345
• Ingen mulighed for retur
•
Emne: 906E2B194A06D66DFF7F297A03F12345-TRNM
• Retursvar via mail til enhed-ID: TRNM
”Gennemgang - Webinterface”:
•
•
•
Grupper
Skabeloner
Afsend SMS
27