14. Professionaliseren functioneel beheer Aventus - saMBO-ICT

Download Report

Transcript 14. Professionaliseren functioneel beheer Aventus - saMBO-ICT

Professionalisering functioneel beheer Aventus

Roy Dusink 30 januari 2015

20 november 2014

Aventus

• Apeldoorn, Deventer, Zutphen • 180 MBO opleidingen • 10.050 MBO studenten • VAVO en NT2 deelnemers • 1000 medewerkers • 3500 werkplekken

20 november 2014

• • • • •

Huidige situatie Vraag aan TG Constateringen Advies Vervolg

Agenda

Huidige situatie

• • • • • •

Functioneel beheer decentraal belegd Proceseigenaren (directeuren/managers) zijn verantwoordelijk voor Functioneel beheer Informatiemanagers (rol, IM-groep) dragen zorg voor coördinatie Functioneel Beheer Functioneel beheer van een aantal applicaties onvoldoende geborgd in de organisatie Afstemming van functioneel beheer over de applicaties heen ontbreekt. Voor sommige functioneel beheerders is het werk een functie, voor anderen een rol. © Twynstra Gudde | 20 november 2014

Aventus procesmodel

Applicaties versus Processen Feiten mbt functioneel beheer: subprocessen versus applicaties 1 2 3 7 8 4 5 6 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 Trajectplanner Learning4U (ELO) EduArte KRD SharePoint (Trefpunt) Corsa OnStage (Praktijkplaza) Muiswerk AEOS Red Spider Exact Topdesk Rostar InForm Qlikview HR2day Digitaal aanmelden (PortalPlus) Website Kantoorautomatisering (Office) 20 november 2014

Waar zit functioneel beheer nu?

CvB Secretariaat Auditing & Compliance Directeur E&H Economie & Handel Staf Directeur Z&W Zorg & Welzijn Staf FB Inform Ondersteuning Directeur T&M Directeur E&E Manager BVO Techniek & Mobiel Entree & Educatie BVO FB Learning4U Ondersteuning Staf FB Muiswerk Ondersteuning Automa tisering Manager HRM HRM HRM 1 fb + 1 of meer key-users FB Exact Finance FB Corsa/F Mob. Pool Manager M&I M&I Staf FB Sharepoint M&I Manager STS STS Staf FB EduArte Informatie & Diensten © Twynstra Gudde | 20 november 2014

Onderzoek Twynstra Gudde

•

Een voorstel te doen voor inrichting, borging en positionering van functioneel beheer en de relatie met informatiemanagement.

•

Rekening te houden met de eisen en wensen van de stakeholders van functioneel beheer.

•

Het is van groot belang dat er duidelijkheid komt bij alle stakeholders over de bijdrage / toegevoegde waarde van functioneel beheer © Twynstra Gudde | 20 november 2014

Aanpak

•

Interviews met stakeholders

•

Sessie toetsen en verrijken constateringen

•

Opstellen advies voorstel

•

Presentatie en afronding AMT © Twynstra Gudde | 20 november 2014

Constateringen (1)

• Van belang voor de positionering van functioneel beheer: – De huidige positie van FB is diffuus, maar de aanwezigheid van processen, proceseigenaren en IM, geeft aanknopingspunten voor een duidelijke ophanging • Van belang voor de voor FB benodigde capaciteit – – De meeste applicaties kennen een hoge technische stabiliteit en behoorlijke functionele stabiliteit De volwassenheid van de gebruikersomgeving is gemiddeld • Feiten mbt functioneel beheer: subprocessen versus applic...

– Er zijn 3 formele applicatie gerichte FB’s bij STS en ca 15 key-users met een FB-rol, verspreid over de organisatie – Bij technisch applicatiebeheerders liggen FB taken (bv documentatie maken) en ook IM pakt soms functioneel beheer onderwerpen op • Van belang voor een duidelijke werkwijze en taakstelling van FB – BiSL wordt gezien als standaard voor FB processen.

– De huidige taakstelling van FB, key-users en IM is daar maar ten dele op gebaseerd.

• Incidentmanagement, contractmanagement, behoeftemanagement, budgettering, ontwerpen © Twynstra Gudde | 20 november 2014

Constateringen (2)

• • Van belang voor de professionaliteit van FB – Functioneel beheer is een relatief pril vak bij Aventus – Functioneel beheer wordt (bij uitleg) wel als een zeer nuttige discipline ervaren – Het kennisniveau van de FB’s verdient de aandacht (“onbewust , onbekwaam”), daar wordt wel aan gewerkt, enkele functioneel beheerders zijn in opleiding – – – De FB functiebeschrijving is op MBO niveau, de verwachtingen van een FB liggen op HBO niveau Proceseigenaren zijn nog maar beperkt bekend hun procesketen Werken met processen en proceseigenaren is pril (ca 1,5 jaar nu) Van belang voor een soepele samenwerking – “Koppelingen tussen applicaties zijn altijd het probleem”, “Welk effect hebben wijzigingen in andere applicaties op mijn applicatie?“ – Er is bij veel deelnemers in de procesketen (incl. de FB’s) weinig of onvoldoende kennis van de rol van IM en FB (“wat doen ze, wat mag ik van ze verwachten?”) – Er is beperkt onderling overleg tussen FB’s, verbindingen ontbreken • B.v. met WAC, Servicedesk, t.a.v. budgetten – Proceseigenaren werken op ad hoc basis samen met IM: proactief samenwerken aan IT beleid vraagt de aandacht – De samenwerking tussen automatisering en centrale FB’s is voor verbetering vatbaar vlg de FB’s (“IT bepaalt nog veel”) – HRM beschermd het HRM systeem wat integratie vaak complex maakt © Twynstra Gudde | 20 november 2014

Constateringen (3)

• Cultuur als voorwaarde voor een de verandering naar een meer gestructureerd FB – “Blauwdrukdenken” overheerst: er verandert wat op basis van een ontwerp van de toekomstige situatie, een blauwdruk, ofwel de kern van de verandering zit in het ontwerp – Het lijkt niet eenvoudig om op eigen initiatief nieuwe oplossingen door te voeren, mensen nemen genoegen met de makken van de bestaande situatie – Werkwijzen worden om capaciteiten van mensen gebouwd – Bij een functioneel probleem wordt door gebruikers vaak gekozen voor een “omzeiloplossing” – Invoeren en handhaven van afspraken is lastig “moeten is hier niet zo’n hard begrip” © Twynstra Gudde | 20 november 2014

Advies

1. Wat doet functioneel beheer? (BiSL processen) 2. Hoeveel functioneel beheerders hebben we nodig?

3. Welke taken en rollen zijn er bij / rond functioneel beheer?

4. Waar zit functioneel beheer?

5. Welke overleg vormen zijn nodig?

6. Hoe borgen we de kwaliteit van functioneel beheer?

7. Wat zijn de volgende stappen?

Wat doet functioneel beheer?

(BiSL processen)

gebruikersondersteuning wijzigingsbeheer specificeren vormgeven niet geautomatiseerde informatievoorziening beheer bedrijfsinformatie transitie operationele ICT aansturing toetsen en testen voorbereiden transitie © Twynstra Gudde | 20 november 2014

Hoeveel functioneel beheerders hebben we nodig?

• • • • • • Conform BiSL -> voorzichtige schatting van ca 20 fte – Op basis van 19 onderscheiden applicaties met hun volwassenheid Daarvan wordt ca ¼ besteed aan gebruikersondersteuning – de BiSL taak die veel door key-users wordt overgenomen Verdeling van capaciteit moet de praktijk uitwijzen. – Grote systemen een volle fte FB aangevuld met inspanningen van meerdere key-users.

Niet in beeld zijn de inspanningen/taken die uitgevoerd worden door gebruikers, key-users, informatiemanagers en medewerkers van automatisering. De huidige capaciteit functioneel beheer is 3 formele FB’s en 15 “key-users” (informeel) functioneel beheerder zijn De inspanningen worden op veel verschillende plekken gedaan. – Taken gericht onderbrengen bij een groter aantal functioneel beheerders (functie) © Twynstra Gudde | 20 november 2014

Welke functies/rollen zijn er bij FB

Architect Informatie-mngr Proces eigenaar Appl. eigenaar Functioneel beheerder Leverancier/ systeembeheer Key-user user user user © Twynstra Gudde | 20 november 2014

De FB processen in de IT waardeketen & BiSL

(informeel)opstellen Informatiestrategie en beleid (informeel) uitwerken informatieplannen en monitoren projectportfolio Projectleiding Projectuitvoering Behoeftemngt Gebruiksbeheer Contractmngt Wijzigingsbeheer, Functionaliteitenbeheer, Transitie Onderwijs Informatie mngt Functioneel Beheer Architectuur Automatisering Opstellen IT strategie en informatie architectuur Opstellen informatieplan en managen IT portfolio Projectmatig Vernieuwen Applicaties en Infrastructuur kern In stand houden Applicaties en infrastructuur Wijzigen Applicaties en infrastructuur © Twynstra Gudde | = Taken informatiemanager = Neventaak functioneel beheerder = Hoofdtaken functioneel beheerder = Taken Automatisering Eerste lijn voor technische meldingen technisch applicatie beheer directe regie op techniek 20 november 2014

Waar zit functioneel beheer?

• Uitgangspunten / ontwerpeisen voor positionering – FB’s “staan met hun voeten in de klei” (kennen de praktijk van de processen) – Functioneel beheerders in opleiding zitten liefst centraal (onder één hiërarchische en functionele leiding). – FB zit fysiek daar waar de meeste mensen met de applicatie werken – Functioneel beheer sluit aan bij de principes van “kwaliteits- en procesmanagement” – Wordt de applicatie op meerdere locaties door veel gebruikers gebruikt, dan is er op de iedere locatie een keyuser aanwezig die eerste aanspreekpunt is.

– Er wordt gezocht naar een clustering van FB’s per proces afhankelijk van de samenhang van de applicaties. Ofwel applicaties die veel met elkaar te maken hebben, vallen bij dezelfde groep FB’s. Zo wordt ook de back-up van FB’s eenvoudiger mogelijk – Professioneel opgeleide FB’s hebben een hiërarchische band met de (hoofd-)eigenaar van hun applicatie.

– FB zit liefst dicht bij de sector of dienst van de proceseigenaar van het proces dat ondersteund wordt door de applicatie. – Zijn bovenstaande ontwerpeisen strijdig met elkaar dan prevaleert de bovenste.

– NB! Niet elke FB is 1 fte. Afhankelijk van de grootte van de applicatie, kan een FB-er meerdere applicaties ondersteunen. Iedere applicatie heeft echter wel een FB als beheerder nodig .

Waar zit functioneel beheer?

• De koninklijke variant is de decentrale variant. Functioneel beheerders zit dichtbij de gebruikers (werkplek), vallen hiërarchisch onder de systeemeigenaar van hun applicatie, binnen de sector of dienst van de proceseigenaar van het proces dat door de applicatie wordt ondersteund.

• Decentraal functioneel beheren binnen in de procesketen, vraagt een gedegen rolbewustheid van alle betrokken partijen en hoog professionalisme van de functioneel beheerders. Momenteel, zo is de constatering, zijn noch functioneel beheerders, noch proceseigenaren, klaar voor deze decentrale variant.

• Daarom heeft de komende tijd (ca 2- 3 jaar) de centrale variant de voorkeur. Alle functioneel beheerders vallen binnen een aparte afdeling waar ze worden opgeleid in het vak van functioneel beheren. – Hiërarchisch onder Informatiemanagement. – Werkplek tussen de gebruikers die met de applicatie werken. • Gebruikers over meerdere afdelingen verspreid zitten, dan worden zij bijgestaan door key-users. – Informatiemanager en functioneel beheerders zitten in een nieuwe afdeling binnen de Dienst BVO • inclusief informatievoorzienings-activiteiten – De manager BVO heeft de rol van CIO. © Twynstra Gudde | 20 november 2014

Directeur E&H Economie & Handel Staf Ondersteuning Directeur Z&W Zorg & Welzijn Staf Ondersteuning

Waar zit functioneel beheer?

CvB Secretariaat Auditing & Compliance Directeur T&M Techniek & Mobiel Staf Ondersteuning Directeur E&E Entree & Educatie Staf Ondersteuning Alle Functioneel Beheerders hebben een (de)centrale werkplek Hiërarchisch vallen ze onder de afdeling IM&FB Keyusers (per sector en/of locatie) Trajectplanner, EduArte, Learning4U, HRIS, Sharepoint Voorlopige inrichting als opmaat naar de decentrale variant Manager BVO BVO Automa tisering Control Finance Facilities Huisvesting Informatie & Diensten IM & FB Manager HRM HRM Staf HRM Mob. Pool Manager M&I M&I Staf M&I Manager STS STS Staf Serv & Info.pnt

Hoe borgen we de kwaliteit van functioneel beheer?

• Borgen wil zeggen, zorgen dat de BiSL processen initieel en blijvend worden uitgevoerd zoals bedoeld, dat wordt gemonitord of daarop aanpassingen zinvol zijn en dat, zo nodig, de werkwijze wordt bijgesteld.

• Daarvoor is nodig dat: – De processen worden uitgewerkt zodat iedere FB-er weet hoe er op een uniforme wijze moet worden gewerkt – De resultaten van goed functioneel beheer expliciet worden benoemd – Met behulp van kpi’s en concrete targets wordt gemeten of het gaat volgens plan – Er ook daadwerkelijk periodiek wordt gemeten en dat er geacteerd wordt op basis van deze metingen – De professionalisering/opleidingen van de functioneel beheerders doorgaan en voor nieuwe functioneel beheerders worden in gang wordt gezet (met als basis 1) de functionaliteiten van de applicaties, 2) de architectuur waarin de applicaties functioneren en 3) de uitgewerkte BiSL processen) – Er een budget wordt vrijgespeeld voor het inrichten, professionaliseren en op professioneel niveau houden van deze discipline – Er een procesmanager wordt aangewezen die verantwoordelijk is voor het borgen van functioneel beheer als proces – De procesmanager continue een verbeterplan opstelt – Er draagvlak en committment is bij het AMT voor bovenstaande professionele aanpak van functioneel beheer © Twynstra Gudde | 20 november 2014

Wat zijn de volgende stappen?

• • • • • • • • • • • Akkoord krijgen AMT Alle stakeholders informeren m.b.t. inhoud en consequenties van dit plan Benoem de procesketens tot de nieuwe informatiedomeinen voor de Informatiemanagers Upgrade, formaliseer, budgetteer en communiceer de functieomschrijving FB op HBO niveau (FB+ wordt gewenst door Aventus) Rol key-user vaststellen en benoemen Rol procesmanager functioneel beheer vaststellen en benoemen Start de overlegstructuur op Inrichtingsvoorstel verder uitwerken in een gedetailleerder migratieplan – verbeterplan voor functioneel beheerprocessen Een toekomstige applicatiearchitectuur vaststellen Opleiden van functioneel beheerders en vervolgens de key-users Start de migratie naar de nieuwe inrichting van functioneel beheer © Twynstra Gudde | 20 november 2014

Samenvatting

• Momenteel is functioneel beheer vooral een rol en slechts in enkele gevallen een functie. Wanneer de BiSL processen het uitgangspunt zijn moeten de meeste functioneel beheerders zich nog verder bekwamen in de functie functioneel beheerder. • Er zijn indicatief ca 20 fte functioneel beheer nodig wanneer BiSL als standaard wordt genomen. Hoeveel capaciteit er momenteel werkelijk aan deze taken wordt besteed is op basis van ons onderzoek niet goed te zeggen. De indruk is dat dit iets minder is. • Naast voor functioneel beheer, heeft de invulling van de functioneel beheer taken volgens de regels van de kunst, ook consequenties voor aanpalende functies/rollen. Vooral voor informatiemanagers en key-users.

• De ideale positionering voor functioneel beheer is decentraal, dicht bij proceseigenaar, systeemeigenaar en gebruikers. Omdat functioneel beheer eerst nog een professionaliseringsslag moet doormaken, geven wij de voorkeur aan centraal gepositioneerde start binnen de Dienst BVO (hiërarchisch) met een decentrale werkplek.

• Voor de borging is het van belang procesmanagement (een PDCA-cyclus zodat het gebeurt zoals het bedoeld is) op het proces van functioneel beheer te installeren.

http://twitter.com/#!/roydusink nl.linkedin.com/pub/roy-dusink/1/892/6b4 20 november 2014