Transcript Penulisan Pesan Bisnis

Penulisan Pesan Bisnis
Iman P. Hidayat, SE., M.Si., Ak., CA
Pesan Bisnis lewat Pesan
Moral
???
A. Direct Request
• Direct request atau permintaan langsung
suatu kegiatan yang dilakukan oleh
seseorang atau suatu organisasi (bisnis
maupun nonbisnis) kepada pihak lain
(seseorang/individu atau organisasi)
• Contoh : informasi tentang produk baru,
menggunakan faks, e-mail, telepon dsb.
Pengorganisasian direct request :
1. Bagian awal :
sajikan ide pokok dengan diikuti dengan faktafakta yang rinci. Misalnya dapat dibuat kalimat
pembuka :
….Saya adalah Manajer Pemasaran Toko
Buku Diponegoro dan terarik untuk..
Gunakan bahasa yang sopan :
“Saya senang sekali atau saya sangat
berterima kasih..
Pengorganisasian Direct Request
2. Bagian Pertengahan :
Biasanya menjelaskan permintaan yang
sebenarnya “ Saya ingin sekali memesan buku
Komunikasi Bisnis, dengan pengaran Djoko
Purwanto.
3. Bagian Akhir :
Nyatakan dengan jelas tindakan apa yang
diinginkan, kemudian akhiri dengan suatu
pernyataan yang ramah.
Pengorganisasian Direct Request
I.
Pembukaan
Pada kalimat permulaan Anda harus menyatakan
permintaan secara lebih khusus yang memungkinkan
pembaca dengan mudah dapat memahami maksud isi
surat.
II. Penjelasan Rinci
Jika permintaan Anda lebih dari satu jenis, Anda
sebaiknya membuat daftar dan memberi nomor secara
berurutan atau berdasarkan tingkat pentingnya.
III. Penutup
Sebaiknya diisi dengan suatu permintaan beberapa
tanggapan khusus Lengkap dengan batas waktunya.
Unutk mempermudah pembaca, cantumkan beberapa
informasi penting seperti nomor telepon, jam kerja dan
petugas yang dapat dihubungi.
Permintaan Informasi Rutin
Dibagi dua :
1. Permintaan di dalam organisasi
contoh : memo,
Memo mempunyai beberapa kelebihan,
yaitu :
• Memberikan suatu catatan permanen
• Menghemat waktu dan pertanyaan
• Menunjukkan apa yang benar-benar diinginkan
untuk dilakukan
2.
Permintaan ke luar organisasi.
Meminta informasi produk baru, buku-buku
terbaru, keinginan untu berlangganan koran,
majalah
Menulis Direct request untuk Pengaduan.
• Pengembalian arang yang sudah dibeli
dan meminta uang kembali.
• Meminta pengiriman barang yang baru
sesuai dengan pesanan
• Penjelasan atas perubahan kebijakan atau
proedur, dsb..
Menulis Direct request untuk Pengaduan.
Dalam menulis surat pengaduan perludiperhatikan
beberapa hal berikut ini :
1. Jelaskan masalah yang Anda hadapi secara
rinci
2. Lampirkan informasi pendukung, seperti faktur
pembelian
3. Usahakan nada surat Anda tidak marah atau
emosional
4. Permintaan tindakan khusus.
Contoh direct request untuk pengaduan.
Palembang, 16 Mei 2011
Yh. Manajer Departemen Pakaian Olah Raga
Raganata Store
Dengan hormat,
Saya kirimkan kembali sweater yang telah Bapak kirim pada tanggal 14 Mei 2011 karena
ukurannya tidak sesuai dengan yang saya pesan. Saya mohon agar sweater tersebut diganti
dengan ukuran dan warna yang saya inginkan yaitu ukuran L warna biru muda.
Melalui telepon 9 Mei 2011, saya telah memesan sweater yang berukuran L warna biru
muda agar segera dikirim ke rumah saya. Namun yang saya terima adalah sweater ukuran S
warna merah dan tentu saja saya tidak dapat memakainya.
Saya mohon agar dikirim kembali sweater ukuran L warna biru muda secepatnya. Apabila
sweater yang saya pesan tidak tersedia, mohon uang saya dikembalikan saja. Terima kasih.
Hormat saya,
(Nama..)
Contoh direct request untuk meminta rekomendasi :
Palembang, 16 Mei 2011
Kepada Yth.
Prof. Justin Beiber
MDP Business School
Jl Rajawali 14 Palembang
Dengan hormat,
Perkenalkan saya Joana Lamora, mahasiswa bapak di MDP business school program studi sistem
informasi dan sudah wisuda bulan Maret lalu. Saya baru saja lolos seleksi tahap wawancara di PT X. PT
X meminta surat rekomendasi dari dosen sewaktu kuliah. Bolehkah saya meminta rekomendasi dari
bapak justin ? Mengingat Bapak Justin adalah Ketua Program Studi Sistem Informasi.
Jika Bapak berkenan, surat rekomendasi tersebut harus diterima oleh Bapak Blackmon di bagian HRD
paling lambat tanggal 30 Mei 2011. Untuk itu saya sertakan juga alamat dan amplop beserta perangko.
Saya sangat menghargai waktu dan usaha Bapak untuk surat rekomendasi ini. Atas perkenannya saya
ucapkan banyak terima kasih.
Hormat saya,
(Nama..)
Contoh lain Direct Request
• Surat Undangan
• Surat pesanan dan Reservasi.
B. Pesan Rutin, Good News dan Good
Will
• Menulis surat undangan, proposal untuk
internal maupun eksternaldan memo
merupakan hal yang rutin.
• Berikut ini pengorganisasi untuk pesan
rutin dan good news :
B. Permintaan Rutin dan good News
Routin messages (Pesan Rutin)
Good News (Berita baik)
• Pembuka :Pernyataan ide pokok
(main)
• Pembuka : Pernyataan good News
•Pertengahan /isi : Penjelasan Rinci
• Pertengahan /Isi : Penjelasan rinci
•Penutup : Mengingatkan kembali ide
pokok atau mencakup pemikiran
penutup yang berorientasi masa
depan.
• Penutup : Mengingatkan kembali
good news atau mencakup pemikiran
penutup yang berorientasi masa
depan.
Strategi Permintaan Pesan – Pesan Rutin
1. Bagian Pembukaan : mulai dengan pernyataan
ide pokok dengan mengemukakan secara
tegas apa yang diinginkan.
2. Bagian Pertengahan : Perlu disampaikan
pernyataan yang dapat menarik perhatian
pembaca
3. Bagian penutup : kemukakan pernyataan
keramahan, penghargaan dan tindakan khusus
yang diinginkan.
C. Strategi penulisan pesan-pesan positif
(good will)
Goodwill : suatu perasaan positif yang dapat
mendorong orang untuk menjaga hubungan
bisnis.
• Dapat menggunakan pendekatan langsung
• Apapun bentuk permintaan yang diinginkan,
usahakan selalu sopan, ramah dan tidak
emosional.
• Usahakan bagian awal pesan positif dimulai
dengan pernyataan yang jelas dan tegas dan
mampu menarik perhatian pembaca.
Strategi penulisan pesan-pesan positif
(good will)
• Hal-hal yang berkaitan dengan komponen
penting dalam penulisan pesan positif :
a. Ide pokok yang jelas,
b. Penjelasan rinci
c. Penutup Surat.
Contoh pesan good news dan Good will :
Finansial
Nonfinansial
Kenaikan gaji
Promosi jabatan
Bonus lembur kerja
Tanda penghargaan
Insentif
Fasilitas kendaraan atau perumahan
THR
Proposal (usulan ) suatu proyek
diterima.
Kredit bunga sangat ringan
Contoh goodwill :
1. Ucapan Selamat (Congratulations)
Ucapan selamat dilakukan untuk memberikan
ucapan selamat kepada perusahaan atau individu
yang berhasil meraih suatu penghargaan tertentu.
2. Ucapan penghargaan (messages of appreciation)
Dalam perusahaan adalah penting untuk mmeperhatikan
apa yang telah diberikan karyawan secara individual
terhadap perusahaan. Siapa pun yang secara khusus
membantu Anda atau organisasi Anda harus menerima
ucapan terima kasih secara tertulis. Di bawah ini contoh
penghargaan yang ditujukan kepada pemasok :
Contoh goodwill :
3. Ucapan belasungkawa (condolence)
Ucapan duka cita menunjukkan perhatian terhadap
perusahaan atau individu yang menerimanya.
Penyusunan ucapan duka cita dimulai dengan
pernyataan kalimat yang menunjukkan rasa simpati. Di
bagian tengah, sebutkan sifat baik atau kontribusi
positif / hikmah yang dapat diambil. Kemudian ditutup
dengan harapan, seperti referensi untuk masa depan
yang lebih cerah.
Contoh pernyataan goodwill
• Terima kasih karena mengirimkan suku cadang AC via
kiriman semalam. Anda telah membantu kami untuk
memuaskan kebutuhan pelanggan yang sangat
membutuhkan AC.
• Terima kasih khusus kepada Susan Brown yang
pertama kali menerima telepon dari kami dan tidak
pernah menolak untuk membantu .Inisiatifnya sangat
kami hargai.
Good news :
1. Surat persetujuan kredit
Bagian pembuka berisi ide-ide pokok yang
berkaitan dengan persetujuan pemberian kredit
mencakup beberapa hal
a. batas maksimal jumlah kredit yang diberikan.
b. tanggal rekening dikirim,
c. beban administrasi dan bunga
d. tanggal jatuh tempo, dan konsekuensi
lainnya yang berkaitan dengan kredit tsb.
Berita baik untuk pelamar pekerjaan.
Selamat datang ke Lake Valley rehabilitation Center. Anda berhasil terpilih dari sekian
banyak pelamar yang telah diwawancarai. Anda berhasil menduduki posiis koordinator
catatan medis karenapendidikan dan pengalaman Anda di Memorial Hospital.
Anda diharapkan datang pada hari senin tanggal 9 mei 2001, pukul 09.00 untuk
menemui Ibu Nancy staf HRD untuk mendapatkan orientasi lebih mendalam.
Atas perhatiannya diucapkan terima kasih.
Hormat kami,
(Nick Oshinski)
Manajer HRD
C. Bad News.
Strategi Pengorganisasian Pesan bad News :
1. Menciptakan Audience centered tone
2. Memilih pendekatan organisasional
a. Pendekatan langsung :
– Pembuka
– Alasan
– Bad news
– Penutup
C. Bad News
b. Pendekatan tidak langsung
Suatu pendekatan organisasional direct approach
dapat diterapkan jika :
1.
Penerima pesan lebih menyukai pesan langsung ke
poin yang dituju.
2. Pesan tersebut mempunyai pengaruh yang kecil
terhadap si penerima pesan.
3. Pesan disampaikan secara empati.
Penyangga
Mulai dengan pernyataan netral
atau positif
Alasan
Secara logis, netral dan singkat
jelaskan alasan berita buruk.
Berita Buruk
Nyatakan berita buruk dg jelas dan
singkat. Tekankan berita baik apapun
kurangi tekanan berita buruk
Penutup Positif
Tutup dengan pernyataan positif,
menyenangkan melihat ke depan.
BeritaBuruk
Nyatakan berita buruk di depan
Alasan
Jelaskan alasan berita buruk. Tawarkan
beberapa alternatif bila memang ada
Penutup Positif
Tutup dengan pernyataan positif,
sesuatu yang bermaksud untuk
menenangkan pembaca.
C. Bad News
Mengkomunikasikan informasi dan jawaban
negatif.
1. Bad news tentang produk ,
Kenaikan harga produk, penarikan kembali produk,
kadaluwarsa produk, produk rusak atau cacat.
2. Penolakan undangan.
3. Penolakan kerja sama
1. Menolak undangan dan permintaan bantuan
Bacalah contoh surat yang menolak permintaan bantuan
PT.CITRA NIAGA
JL. Dr. Sutomo Nomor 2 Yogyakarta
Kepada Yth.
Ibu Sri Ekanti
Ketua Panitia Lomba Lukis dan mewarnai
Jl. Palagan Tentara Pelajar No. 1
Dengan hormat,
Lomba yang akan Saudara diadakan untuk anak-anak Play Group, Taman Kanak-Kanak
dan Sekolah Dasar tersebut tampaknya menarik dan memberikan kegiatan yang positif.
Namun demikian, sebagaimana Saudara ketahui, perusahaan kami adalah perusahaan
bisnis dengan bidang usaha perdagangan farmasi dan obat-obatan. Dengan demikian
lomba tersebut kurang mengena bagi perusahaan kami. Untuk itu kami menyesal tidak
dapat membantu Saudara.
Kami doakan semoga lomba yang akan Saudara adakan berlangsung dengan sukses.
Hormat kami,
Ttd
Bintang Dini Hari
Direktur
C. Bad News
Penyampaian bad news ke pelanggan
1. Bad news tentang pesanna
2. Penolakan surat pengaduan dan keluhan.
3. Mengganti produk
4. Tidak memenuhi pesanan.
Bad News tentang orang
1. Penolakan menulis surat rekomendasi
2. Penolakan lamaran pekerjaan
3. Surat penolakan kredit.
D. Pesan Persuasif
• Perencanaan Pesan-Pesan Persuasif.:
1. Analisis Audiens
2. Pertimbangan perbedaan budaya
3. Memilih pendekatan organisasional
• Mengembangkan pesan-pesan persuasif :
1. Menetapkan kredibilitas
2. Kerangka argumentasi, kebanyakan pesan
persusif mengikuti rencana organisasional AIDA
D. Pesan Persuasif
AIDA :
A = Attention (perhatian)
I = Interest ( Minat)
D = Desire (hasrat)
A = Action (tindakan)
Memilih daya pemikat :
1. Pemikat emosional
2. Pemikat logika
3. Pertimbangan etika
D. Pesan Persuasif
Contoh pesan persuaif
HOST MARRIOT SERVICES
INTERNAL MEMORANDUM
To : Larry Paige, Controller
From : Randy Hunt, Manajer pembelian
Tgl : 20 Mei 2011
Subyek : Pemotongan bahan baku plastik.
Sebagai mana diketahui,perusahaan setiap tahun membeli lima ton bahan baku plastik. Harga polyeti terus
mengalami fluktuasi seperti harga BBM. Bapak meminta saya untuk segera mencari jalan untuk memotong
biaya pembelian bahan baku plastik. Dalam memo saya sebelumnya saya menyarankan untuk membeli dalam
jumlah besar bahan baku plastik selama musim dingin ketika harga BBM turun. Saya telah mengestimasi
penghematan yang dicapai sebesar 10% per tahun.
Biaya untuk membuat plastic container perusahaan terlalu tinggi ($ 2juta). Ditambah lagi kami menerima
banyak surat pelanggan yang mengeluh tentang minimnya program daur ulang perusahaan. Saya telah
melakukan penelitian awal dan muncul beberapa ide sebagai berikut :
1. Menyediakan recycling container di semua restotan bandara Host Marriot
2. Menawarkan insentif keuangan untuk maskapai penerbangan yang memisahkan kontainer
berbahan plastik
3. Bekerja sama dengan Batt Wate Management.
Saya telah melampirkan laporan rinci tentang biaya-biaya. Pengehmatan yang dapat dicapai $ 500.000,Proses daur ulang polyetil akan membantu meningkatkan citra perusahaan. Jika Bapak setuju kita bisa
mengadakan pertemuan minggu depan untuk memulai rencana ini.