Transcript sop 1 penerimaan klien
YANUAR BEY & REKAN P ro f e s s i o n al A p p rai s e rs & C o n s u l t an t s
PENYELARASAN SOP
SOP 01 : PEDOMAN PENERIMAAN DAN PENOLAKAN KLIEN
YANUAR BEY & REKAN P ro f e s s i o n al A p p rai s e rs & C o n s u l t an t s
Bertujuan Untuk : menetapkan kententuan yang berlaku tentang penerimaan atau penolakan klien Ruang Lingkup : Untuk Seluruh Penugasan yang diterima oleh KJPP Yanuar Bey & rekan
YANUAR BEY & REKAN P ro f e s s i o n al A p p rai s e rs & C o n s u l t an t s
SOP 01 : PEDOMAN PENERIMAAN DAN PENOLAAN KLIEN, Continued :
DEFINISI
Klien •adalah pihak ketiga diluar Y&R yang memiliki prospek untuk bekerjasama dengan Y&R, atau telah bekerjasama dengan Y&R dalam perikatan tertulis dengan tujuan yang saling menguntungkan sesuai dengan hukum atau ketentuan yang berlaku. Termasuk dalam Klien adalah pihak ketiga yang telah menerima proses Pemasaran Jasa dari Y&R tetapi belum bekerjasama atau melakukan perikatan tertulis.
Benturan Kepentingan
•adalah kondisi dimana Partner atau karyawan Y&R memiliki hubungan saudara, afiliasi atau kepemilikan pada atau dengan Klien sehingga berpotensi menjadi tidak independen.
Ketidakberpihakan
•adalah kemandirian dan obyektivitas penilai terhadap Klien dan penugasan yang diterima.
Pemasaran Jasa
•adalah proses perkenalan dan penawaran jasa yang diberikan oleh Y&R kepada Klien atau calon Klien dalam sesi presentasi, atau kunjungan (jika diminta).
Penerimaan Klien
•adalah kriteria yang ditetapkan pada Y&R sebagai acuan untuk menerima pekerjaan dari calon Klien atau Klien, berdasarkan hasil rekomendasi Partner yang lain.
Penolakan Klien
•adalah kriteria yang ditetapkan pada Y&R sebagai acuan untuk menolak pekerjaan dari calon Klien atau Klien, berdasarkan hasil keputusan Partner yang lain
YANUAR BEY & REKAN P ro f e s s i o n al A p p rai s e rs & C o n s u l t an t s
SOP 01 : PEDOMAN PENERIMAAN DAN PENOLAAN KLIEN, Continued :
DEFINISI, Continued Kertas Kerja Klien
•adalah kertas kerja pemeriksaan pada internal Perusahaan/Y&R untuk proses evaluasi kelayakan Klien.
Kunjungan Klien
•adalah aktivitas yang dilakukan oleh karyawan Y&R untuk melakukan identifikasi penugasan serta Pemasaran Jasa kepada Klien atau calon Klien.
Partner
•adalah penilai bersertifikat, atau Partner yang memiliki kewenangan untuk pengambilan keputusan penerimaan atau penolakan penugasan dari Klien..
Identifikasi Kesanggupan Penerimaan Klien
•adalah mekanisme penerimaan pekerjaan/penugasan Klien berdasarkan kompetensi yang dimiliki oleh Y&R.
YANUAR BEY & REKAN P ro f e s s i o n al A p p rai s e rs & C o n s u l t an t s
S O P 0 1 : P E D O M A N P E N E R I M A A N D A N P E N O L A A N K L I E N , C O N T I N U E D :
KETENTUAN
1. Y&R hanya akan bekerjasama dengan Klien yang direkomendasikan dan disetujui dengan suara terbanyak oleh Partner.
YANUAR BEY & REKAN P ro f e s s i o n al A p p rai s e rs & C o n s u l t an t s
• SOP 01 : PEDOMAN PENERIMAAN DAN PENOLAAN KLIEN, Continued :
KETENTUAN, CONTINUED
Identifikasi klien Proses Pemasaran Jasa Kertas Kerja klien • Point 1 – 6, terkait dengan informasi umum tentang klien, perkembangan bisnis dan reputasi klien, termasuk ada atau tidak benturan kepentingan dengan salah satu partner dan sikap kjpp terhadapnya.
• Point 6 – 11, terkait dengan siapa yang dapat melakukan pemasaran jasa, model pemasarannya, prosesnya, dokumentasi hasilnya, tindak lanjut terhadap hasilnya, termasuk review berkala atas kegiatan proses pemasaran jasa ini, •Point 12 – 15, terkait dengan kewajiban pengisian kertas kerja klien, isi dari kertas kerja klien, dan pendistribusian kertas kerja klien kepada partner sebagai bahan evaluasi penolakan atau penerimaan klien.
YANUAR BEY & REKAN P ro f e s s i o n al A p p rai s e rs & C o n s u l t an t s
• SOP 01 : PEDOMAN PENERIMAAN DAN PENOLAAN KLIEN, Continued :
KETENTUAN, CONTINUED
Identifikasi Penugasan Pendataan klien dan calon klien Mekanisme pengambilan keputusan
•Point 16, Partner atau karyawan Y&R yang melakukan kontak dengan Klien atau calon Klien wajib melakukan identifikasi penugasan dan dicatat pada Kertas Kerja Klien, minimal meliputi: •Identifikasi Klien/calon Klien •Lingkup Penugasan/Pekerjaan •Obyek Penugasan •Tujuan •Cut off Date •Nilai yang digunakan (terkait dengan lingkup penugasan penilaian). • Point 17 – 19, terkait dengan status data klien, aturan publikasinya, pengelolaan data berdasarkan beberapa kriteria pengelompokan, dan penugasan staff utk pengelolaannya.
• Point 20 – 21, terkait dengan minimal jumlah partner dalam rapat pengambilan keputusan mengenai penerimaan dan penolakan klien
YANUAR BEY & REKAN P ro f e s s i o n al A p p rai s e rs & C o n s u l t an t s
• SOP 01 : PEDOMAN PENERIMAAN DAN PENOLAAN KLIEN, Continued :
KETENTUAN, CONTINUED
Kebijakan pertimbangan resiko terhadap klien Kriteria penerimaan dan penolakan klien Identifikasi kesanggupan penerimaan klien Review terhadap kriteria klien dan kertas kerja klien • Point 22 – 23 terkait dengan informasi yang cukup untuk pengambilan keputusan, kriteria dalam calon klien dengan resiko hukum yang tinggi yang akan mengakibatkan ditolaknya klien atau penugasan tersebut.
• Point 24 – 30, terkait dengan kriteria diterima atau ditolak, mekanisme pengambilan keputusannya, pendokumentasiannya, sosialisasinya, sampai evaluasinya.
• Point 31 – 34, terkait dengan evaluasi kompetensi teknis, mekanisme identifikasi, kapan identifikasi dilakukan, dan dokumentasinya.
• Point 35 – 37, terkait dengan sosialisasi berkala kepada seluruh karyawan dan pemantauan kertas kerja klien secara periodik, .
YANUAR BEY & REKAN P ro f e s s i o n al A p p rai s e rs & C o n s u l t an t s
SOP 01 : PEDOMAN PENERIMAAN DAN PENOLAAN KLIEN, Continued :
KEWENANGAN
AKTIVITAS • PERSETUJUAN PADA KERTAS KERJA KLIEN MAKER • PARTNER ATAU KARYAWAN YANG BERTEMU DENGAN KLIEN APPROVAL • MINIMAL 3 PARTNER
YANUAR BEY & REKAN P ro f e s s i o n al A p p rai s e rs & C o n s u l t an t s
SOP 01 : PEDOMAN PENERIMAAN DAN PENOLAAN KLIEN, Continued :
FLOW CHART
IDENTIFIKASI KLIEN Klien Marketer* Partner
Start Penyusunan Rencana Kerja Jadwal Kunjungan Klien Pastikan Klien telah memenuhi kriteria dan memberikan persetujuan Siapkan materi Pemasaran Jasa Materi Pemasaran Jasa Lakukan kunjungan Lakukan pengumpulan informasi tentang penugasan Kertas Kerja Klien
Staf Administrasi
Jadwal Kunjungan Klien Rencana Kerja File Stop
YANUAR BEY & REKAN P ro f e s s i o n al A p p rai s e rs & C o n s u l t an t s
SOP 01 : PEDOMAN PENERIMAAN DAN PENOLAAN KLIEN, Continued :
FLOW CHART
PENERIMAAN / PENOLAKAN KLIEN Klien/Pihak Ketiga Lainnya Marketer*
Start Buat ringkasan tentang Klien Kertas Kerja Klien Berikan informasi Minta tambahan informasi jika perlu Kertas Kerja Klien Distribusikan ke Partner lain
Partner yang lain (minimal 3 Partner)
Lakukan evaluasi tentang ruang lingkup penugasan dan identifikasi kesanggupan Kertas Kerja Klien File Penerrimaan/ penolakan Klien Lanjutkan pada proses Pengendalian Mutu Penugasan Stop
YANUAR BEY & REKAN P ro f e s s i o n al A p p rai s e rs & C o n s u l t an t s
SOP 01 : PEDOMAN PENERIMAAN DAN PENOLAAN KLIEN, Continued :
PROSEDUR
PROSES IDENTIFIKASI KLIEN •Ada 7 point yang harus dilakukan baik oleh marketer maupun oleh partner dari mulai penyusunan rencana kerja, jadwal kunjungan, evaluasi dan persetujuan atas rencana kerja, sampai collecting info tentang klien PROSES PENERIMAAN ATAU PENOLAKAN PENUGASAN KLIEN •Terdapat 10 point yang harus dilakukan baik oleh marketer maupun oleh partner mulai dari pembuatan ringkasan klien dan penugasan, pendistribusian ringkasan, evaluasi kertas kerja, pemahaman atas informasi tentang klien dan penugasan sebagai dasar persetujuan atau penolakan, pencantuman tanda tangan persetujuan atau penolakan.
YANUAR BEY & REKAN P ro f e s s i o n al A p p rai s e rs & C o n s u l t an t s
S O P 0 1 : P E D O M A N P E N E R I M A A N D A N P E N O L A A N K L I E N , C O N T I N U E D :
MEDIA / FORM YANG DIGUNAKAN
KERTAS KERJA KLIEN MINUTES OF MEETING RENCANA KERJA
YANUAR BEY & REKAN P ro f e s s i o n al A p p rai s e rs & C o n s u l t an t s
SOP 01 : PEDOMAN PENERIMAAN DAN PENOLAAN KLIEN, Continued :
PENGAWASAN
PENGAWASAN (CONTROL CHECK POINT) PADA PROSES INI ADALAH • Secara mingguan, petugas yang ditunjuk melakukan pemeriksaan terhadap persetujuan pada kertas kerja klien oleh pejabat yang berwenang • Secara mingguan, petugas yang ditunjuk melakukan review dan evaluasi terhadap data calon klien atau klien
existing
.
YANUAR BEY & REKAN P ro f e s s i o n al A p p rai s e rs & C o n s u l t an t s
SOP 01 : PEDOMAN PENERIMAAN DAN PENOLAAN KLIEN, Continued :