Transcript Webinář – Nástroje pro práci na dálku

pracenadalku.cz
NÁSTROJE PRO EFEKTIVNÍ
PRÁCI NA DÁLKU
Lektor: Ing. Michal Martoch
pracenadalku.cz
O lektorovi
Ing. Michal Martoch
Specialista na podporu práce a vzdělávání
na dálku, konzultant talent managementu
a komunitního bydlení
Tel: 604 372 052
Email: [email protected]
Web: www.pracenadalku.cz
pracenadalku.cz
Obsah webináře
•
•
•
•
•
Úvod do Cloud computingu a jeho význam pro budoucnost podnikání.
Základní hardware pro zaměstnance na dálku a náklady na jeho pořízení.
Jakou potřebujete rychlost připojení k internetu pro práci na dálku?
Online kancelář přístupná odkudkoliv jako základ pro práci na dálku ve firmě.
Co by měla online kancelář splňovat v obecné rovině včetně konkrétních
ukázek Google Apps?
•
•
•
•
Jak chránit počítačová data při práci na dálku?
•
•
Jaké používat komunikační nástroje pro práci na dálku
Test: Jaké máte počítačové znalosti pro práci na dálku?
Jak řešit technické problémy se softwarem na dálku?
Jak účinně ukládat soubory, obrázky a videa přímo na internetu a sdílet je s
ostatními?
Další služby pro podporu vzdálené práce
pracenadalku.cz
Časy se mění…sen nebo realita trhu práce?
pracenadalku.cz
V čem se liší práce na dálku od práce z domova?
Práce z domova
Pracujte z domova či zahrady.
Práce na dálku
Pracujte od zákazníka, z
coworking centra, kavárny,
hotelu, autobusu či odkudkoliv.
pracenadalku.cz
Anketa:
Jaké
máte
zkušenosti
s prací na
dálku?
Anketa
č. 1:
Jaký
je váš
současný pracovní
stav?
pracenadalku.cz
Úvod do cloud computingu
Přenechejte starost o email, zabezpečení a data na
profesionálech, abyste se mohli zaměřit na projekty, které
přináší vaší organizaci přidanou hodnotu.
pracenadalku.cz
Výhody a nevýhody cloud computingu
•
•
•
Vysoká bezpečnost a
dostupnost
•
•
Nová verze bez instalace
Závislost na internetu
Data mohou být zneužita
provozovatelem služby
•
Data jsou aktuální v reálném
čase
Platby za některé služby mohou
převýšit náklady na klasický
software
•
•
Řada služeb je poskytována
zdarma
Poskytovatel může mít výpadek
nebo zbankrotovat
•
•
Snadný přístup přes mobilní
zařízení (tablet, smartphone,
notebook)
Většinou méně funkcí než
desktopové verze
•
Nepotřebujete udržovat žádný
hardware ani software
pracenadalku.cz
Příklady cloud aplikací pro práci na dálku
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Databázové online systému (formulářové systémy, ERP, CRM)
Online kancelář Google Apps nebo Microsoft Office 365
Videokonference a webináře
Online projektové řízení
Online účetnictví
Online zálohování dat
Online mapy
E-learning
Stovky dalších
pracenadalku.cz
Význam cloud computingu pro budoucnost podnikání
•
Kritický význam pro udržení konkurenceschopnosti organizace –
mobilní přístup bude nezbytný v mnoha oblastech lidské činnosti!
•
Snížení nákladů na komunikaci se spolupracovníky, zákazníky a
dodavateli
•
•
•
•
Výrazné omezení finančně nákladného a časově náročného cestování
Firemní data dostupná v reálném čase odkudkoliv a kdykoliv
Důležitá podmínka pro plnohodnotnou práci zaměstnanců na dálku
Základ spolupráce s odborníky mimo oblast vašeho fyzického
působení
pracenadalku.cz
Co když firma na cloud computing a práci na dálku nepřejde?
Konkurence bude mít:
•
•
•
•
Nižší náklady na cestování a komunikaci než Vy
•
Zaměstnance s vyšší kvalifikací, protože se nebude omezovat jen na
lokální pracovníky
Nižší náklady na kanceláře
Nižší ceny služeb nebo výrobků, ale se stejnou nebo lepší kvalitou
Flexibilnější zaměstnance schopné pracovat kdykoliv a odkudkoliv
podle aktuálních potřeb firmy
pracenadalku.cz
Počítačové nástroje a další podmínky pro práci na dálku
pracenadalku.cz
Anketa: Máte dostatečné počítačové znalosti ?
Za každé Ano si připočítejte 1 bod.
1)
Umím instalovat software
2)
Používám více než 1 prohlížeč (IE, Mozilla Firefox, Chrome)
3)
Mám notebook
4)
Mám „chytrý“ telefon nebo tablet
5)
Email
6)
Chat (skype, google hangout, jiný)
7)
Skype
8)
Videokonference (softwarové)
9)
Webináře
10) Online kancelář Google Apps nebo Microsoft Office 365
pracenadalku.cz
Anketa: Máte dostatečné počítačové znalosti ?
Část 2 - Za každé Ano si připočítejte 1 bod.
11) Sdílení pracovní plochy počítače na dálku
12) Sdílený online kalendář
13) Sdílené online dokumenty
14) Online zálohování dat
15) Diskusní fórum
16) E-learning (LMS) systém
17) CRM systém
18) Projektové řízení
19) E-shop
20) Komunitní sítě (Facebook, Linkedin)
pracenadalku.cz
Vyhodnocení: Máte dostatečné počítačové znalosti ?
Spočítejte si body…
pracenadalku.cz
Základní počítačové vybavení pro efektivní práci na dálku
•
•
•
•
•
Stolní PC nebo notebook
Sluchátka s mikrofonem
Webová kamera
Tiskárna, skener a kopírka
Pevné internetové připojení
pracenadalku.cz
Rozšířené počítačové vybavení pro efektivní práci na
dálku
•
•
•
•
•
Druhý monitor
Smartphone s dostatečným výkonem
Tablet s dostatečným výkonem
Mobilní internetové připojení
Externí disk pro zálohování
pracenadalku.cz
Ceny počítačového vybavení pro práci na dálku
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Stolní PC nebo notebook
od 8 000 Kč
Sluchátka s mikrofonem
od 100 Kč
Webová kamera
součástí notebooku
Tiskárna, skener a kopírka
od 1 000 Kč
Pevné internetové připojení
od 200 Kč/měsíčně
Druhý monitor
od 2 000 Kč
Smartphone s dostatečným výkonem
od 4 000 Kč
Tablet s dostatečným výkonem
od 6 000 Kč
Mobilní internetové připojení
od 200 Kč/měsíčně
Externí disk pro zálohování
od 1 500 Kč
CELKEM:
od 23 000 Kč
pracenadalku.cz
Rychlost připojení k internetu pro práci na dálku
•
•
•
•
•
•
Download (stahování) nebo Upload (odesílání)
Pozor na agregaci 1:X a odezvu
Minimálně 512 kb/s pro běžnou práci (odesílání i stahování dat)
Minimálně 1Mb/s pro videokonference a webináře nebo větší přenosy
dat
Rychlost lze změřit na www.rychlost.cz nebo www.speedmeter.cz
Možnosti připojení:
– ADSL
– Kabelová televize
– Bezdrátové wi-fi
– Mobilní internet
pracenadalku.cz
Mapa pokrytí mobilním internetem
Mapa pokrytí jednotlivých operátorů
•
•
•
http://www.vodafone.cz/mapa-pokryti/
http://www.o2.cz/osobni/199436-mapa_pokryti_a_prodejen/
https://coverage-tmcz.position.cz/
pracenadalku.cz
Ochrana počítačových dat při práci na dálku
Ochrana firemních dat:
•
Vytvoření vnitrofiremní bezpečnostní politiku pro:
– práci s daty
– práci s dokumenty
– „surfování“ na internetu (příliš velké restrikce škodí)
•
•
Proškolení zaměstnanců
•
Budování loajality v zaměstnancích => nejčastější příčinou
krádeže nebo zneužití dat bývají nespokojení zaměstnanci
Přechod do „bezpečného“ cloudu => zvýšení ochrany svých dat
ve srovnání se serverem umístěným ve firmě
pracenadalku.cz
Na co by se nemělo zapomenout v bezpečnostní
politice firmy
•
•
•
Automatické uzamknutí přístupu do počítačů při nečinnosti
•
•
•
•
Automatické zálohování osobních počítačů a zařízení i firemních dat
Politika bezpečných hesel a jejich pravidelné změny
Školení zaměstnanců o bezpečném chování a zabezpečení (např. hesla se
nikomu neříkají – ani správci)
Automatické aktualizace operačního systému, antiviru, antispamu a firewallu
Zákaz používání firemních počítačů rodinnými příslušníky zaměstnance
Omezení přístupu na nebezpečné stránky
ALE POZOR, NIC SE NESMÍ PŘEHÁNĚT!
ZAKAZOVÁNÍ KOMUNITNÍCH SÍTÍ NEBO VIDEO SERVERŮ MŮŽE
BÝT KONTRAPRODUKTIVNÍ.
pracenadalku.cz
Anketa: Umíte se připojit na jiný počítač na dálku?
1) Ano, máme ve firmě na to speciální software
2) Ano, přes Skype
3) Ano, přes TeamViewer
4) Ne, ale slyšel/a jsem o tom
5) Ne, nikdy jsem o tom neslyšel/a
6) Jiná odpověď – napište jaká
pracenadalku.cz
Jak řešit technické problémy se softwarem na dálku?
•
•
•
Umět samostatně přeinstalovat software nebo celý operační systém
•
Vzdálený přístup kolegy/správce na váš počítač (např.
logmein.com, teamviewer.com, apod.)
•
Nechat se navádět přes telefon nebo telekonferenci od správce
Vzdálené sdílení plochy počítače a navádění od správce co dělat
(skype, yuuguu.com, videokonferenční software)
Automatická vzdálená reinstalace systému do základního nastavení
pracenadalku.cz
Jak se vzdáleně připojit na počítač kohokoliv za 5 minut:
•
Zavolejte druhé straně na mobil, Skype nebo přes
videokonferenci
•
Naveďte je na instalaci programu pro vzdálené připojení (např.
Team Viewer z www.teamviewer.com )
•
Po stažení jim řekněte, jak mají
software nainstalovat a spustit
•
•
•
Nechte si nadiktovat ID a heslo
Připojte se k němu
Pracujte s jeho počítačem jako by
byl váš (nesmí hýbat s myší)
pracenadalku.cz
Online kancelář = základ pro práci na dálku
Profesionální řešení pro emaily, data, chat/videokonference,
kalendář a weby s přístupností kdykoliv a odkudkoliv.
pracenadalku.cz
Hlavní řešení pro online kancelář v ČR
Google Apps
Více na: www.worklinesluzby.cz/
Microsoft Office 365
pracenadalku.cz
Anketa: Jaké máte zkušenosti s online kanceláří?
1) Google Apps již používáme
2) Google Apps jsme již viděli a chceme je zavádět
3) Zvažujeme, že začneme Google Apps používat
4) Nevím nic o Google Apps
5) Office 365 již používáme
6) Office 365 jsme již viděli a chceme je zavádět
7) Zvažujeme, že začneme Office 365 používat
8) Nevím nic o Office 365
9) Jiná odpověď – jaká?
pracenadalku.cz
Online kancelář
Google Apps v detailu
pracenadalku.cz
Co to je online kancelář Google Apps
•
Skupina více než 60 online aplikací pomáhající zajistit každodenní
chod organizace
•
•
•
•
Všechny aplikace jsou dostupné pomocí webového prohlížeče
Cílem aplikací je efektivní online komunikace a spolupráce uživatelů
Většina aplikací je v českém jazyce
Cena: 40 Euro/uživatel/rok
pracenadalku.cz
Google Apps v práci
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Úspory nákladů na IT infrastrukturu
Zvýšení produktivity práce
Zrychlení komunikaci díky napojení na mobilní technologie
Okamžité informace o změnách přes email, kalendáře, google dokumenty
Automatické zálohování
Jednoduchý přístup ke všem datům firmy z jakéhokoliv počítače
Přehled o aktivitách kolegů a podřízených
Spolupráce s obchodními partnery (výkazy práce, práce na společných
projektech v reálném čase, sdílení schůzek)
Podpora marketingu firmy
Firemní průzkumy a přihlašovací formuláře
pracenadalku.cz
Google Apps v osobním životě
•
•
•
•
Plánování rodinných a osobních aktivit
Rodinný rozpočet online
Sdílení informací s přáteli
Zálohování osobním emailů a osobních dat
pracenadalku.cz
Kdo používá Google Apps?
•
•
•
•
Milióny firem od 5 do 300 000 uživatelů
Celé australské školství – 1,4 miliony žáků a učitelů
Od 2010 všechny úřady Spojených států přes iniciativu apps.gov
A samozřejmě www.pracenadalku.cz ;-)
Zahraniční příklady uživatelů Google Apps:
České příklady uživatelů Google Apps:
pracenadalku.cz
Anketa: Jakou máte velikost emailové schránky?
1) Méně než 100 MB
2) 101 – 500 MB
3) 501 – 1000 MB
4) Více
5) Nevím
pracenadalku.cz
Emailový účet Gmail
•
Velikost schránky 15 – 25 GB na osobu – už
nikdy nemusíte řešit velikost emailové
schránky
•
Automatická antivirová kontrola všech příloh
a špičkový antispamový filtr
•
•
•
•
•
Integrovaný chat a videohovory pro rychlou
komunikaci a přehled dostupnosti
Snadné a rychlé vyhledávání v textu emailů
Možnost stahování pošty do lokálního klienta
Funkce vrácení zpět, předpřipravené zprávy
Spojování více emailů do jednoho, spojování
emailových adres
pracenadalku.cz
Emailový účet Gmail
Fultextové vyhledávání v celém obsahu
emailu
Kvalitní antispamový filtr – žádné nevyžádané
emaily
Možnost chatu, telefonování a videohovorů přímo z prostředí
emailu
pracenadalku.cz
Sdílené kalendáře – Google kalendář
•
•
Plánování termínů a programu schůzek
•
Rezervace zasedacích místností a dalších
zdrojů
•
•
Propojení pozvánek kalendáře s emailem
Možnost sdílení kalendáře s kolegy nebo
veřejností
Odesílání upozornění na schůzky pomocí
SMS zpráv
pracenadalku.cz
Sdílené kalendáře – Google kalendář
Fultextové vyhledávání v kalendářích
Vlastní kalendář uživatele + možnost vytvořit neomezené
množství veřejných kalendářů
Přehled kalendářů vašich kolegů nebo veřejných kalendářů
pracenadalku.cz
Sdílené kalendáře – Google kalendář
Automatické vyhledání volných termínů pro schůzky
Přizvání spolupracovníků na schůzku pomocí emailu
Efektivní připomenutí schůzky
pomocí emailu nebo SMS
pracenadalku.cz
Anketa: Při práci se společnými dokumenty si soubory
předáváte:
1) Soubory ukládáme na síťovém disku s přístupem i mimo firmu
2) Soubory ukládáme na síťovém disku s přístupem ve firmě
3) Soubory si posíláme emailem
4) Soubory si předáváme na flash disku
5) Žádné společné dokumenty nemáme
6) Jinak – jak?
pracenadalku.cz
Google dokumenty
•
Vytváření textových dokumentů, tabulek a
prezentací se všemi běžnými funkcemi jako v
Microsoft Office
•
Chatování a společná práce přímo v
dokumentech pro více uživatelů
•
Nahrávání a stahování dokumentů ve více
formátech jako pdf, doc, xls a další
•
•
Publikování dokumentů jako veřejné stránky
•
•
Historie dokumentů
Až 100 GB dokumentů pro každého uživatele
(lze zakoupit extra datový prostor)
Upozornění na změny
pracenadalku.cz
Google dokumenty
Fultextové vyhledávání v dokumentech
Přehledné vytváření a třídění dokumentů
pracenadalku.cz
Google dokumenty
Sdílení dokumentů s ostatními nebo publikování na webu
na několik kliknutí myši
pracenadalku.cz
Google dokumenty - formuláře
Snadné vytvoření webového formuláře
bez znalosti programování a webových
technologií
pracenadalku.cz
Google dokumenty - formuláře
pracenadalku.cz
Google weby
•
•
•
•
•
Vytváření webových stránek s prostorem až
100 GB bez znalostí programování
Stránky ve tvaru intranet.Nazevfirmy.cz
Vytváření elektronické nástěnky, intranetu,
databáze znalostí (wiki), diskusního fóra a
další
Sdílení kalendářů a dokumentů
Publikování stránek na veřejném Internetu
pracenadalku.cz
Google weby
Využití Weby Google pro firmu i uživatele mimo organizaci
pracenadalku.cz
Jak je zajištěna bezpečnost dat
Vlastní server
Google Apps
Nezávislý pravidelný bezpečnostní IT audit
?
ANO
Data na serverech jsou zašifrovaná
?
ANO
Data jsou zálohována na více fyzických strojích
?
ANO
?
ANO
Aktualizace se instalují automaticky
?
ANO
Pohotovostní tým bezpečnostních expertů
k dispozici 24/7
?
ANO
Servery jsou fyzicky chráněny
pracenadalku.cz
Hlavní plusy online kanceláří (Google Apps / Office 365)
 Uživatelé mohou pracovat s emailem, sdílet kalendáře a dokumenty a
spolupracovat se svými kolegy na společných projektech kdykoliv a
odkudkoliv
 Firma nemusí kupovat ani udržovat žádný hardware
 Veškeré provozování, zabezpečení a aktualizace systémů za firmu
převezme provozovatel
 Není třeba instalovat žádný software
 Uživatele používají vždy tu nejaktuálnější verzi
 Zaručená dostupnost a bezpečnost služby
Pro bezplatnou ukázku kontaktujte: www.worklinesluzby.cz
pracenadalku.cz
Microsoft Office 365 vs Google Apps
Microsoft Office 365
Google Apps
•
•
Plně kompatibilní s MS Office
•
•
Jednoduchý přechod pro firmy
s klasickým Microsoft
Exchange serverem
Plná integrace dalších často
používaných služeb (Mapy, Blogger,
YouTube, AdWords, AdSense,
Analytics.)
•
Snadné napojení služeb třetích stran
z MarketPlace
•
Efektivnější spolupráce v
dokumentech
•
Levnější
Podobný vzhled jako
desktopové apliace
pracenadalku.cz
Nástroje pro komunikaci a spolupráci na dálku
pracenadalku.cz
Anketa: Používáte SMSky?
1) Nemám mobil
2) Nepíšu je, pouze dostávám
3) Píšu jen občas (1-3 měsíčně)
4) Píšu téměř každý den
5) Píšu minimálně 1x denně
6) Píšu více než 5 denně
7) Píšu více než 10 denně
pracenadalku.cz
SMSky
•
•
Nízké náklady
Levný způsob komunikace
např. ze zahraničí
•
Možnost zasílat odkudkoliv
přes telefon
•
•
Nerušíte své okolí
Nejsou závislé na internetu
•
•
•
•
Omezeno 160 znaky
Neosobní
Nelze se rozepsat v detailu
Časově náročnější než hovor
pracenadalku.cz
SMSky a zásady jejich použití při práci
•
Vhodné pro informační zprávy bez emocí
(zaslání telefonního čísla, adresy apod.) ve
formě vizitek
•
•
Než psát 3 smsky, raději volejte
•
Vždy lidi oslovujte (dobrý den, zdravím, ahoj)
a podepisujte se
•
Neočekávejte na smsku odpověď. Pro řadu
lidí jsou neosobní a proto na ně neodpovídají
Naučte se rozpoznat, kdy již smska není
vhodná
pracenadalku.cz
Anketa: Používáte emaily?
1) Nepoužívám email
2) Chodím na email méně než 1x týdně
3) Chodím na email několikrát týdně
4) Jsem na emailu každý den
5) Jsem na emailu skoro pořád
6) Dostávám 1-2 emaily denně (mimo spam)
7) Dostávám více než 10 emailů denně (mimo spam)
8) Dostávám více než 50 emailů denně (mimo spam)
Není právě zde prostor pro růst vaší
produktivity práce nebo úspory nákladů a času?
pracenadalku.cz
Emaily
•
•
„Nulové“ náklady
•
•
Nerušíte své okolí
•
•
Komunikace s celým světem
odkudkoliv přes mobilní
internet
Odložení reakce na později /
možnost promyslet si odpověď
Lze přiložit libovolné soubory
Uchování informace v čase
•
•
•
•
•
Závislost na internetu
Časově náročnější než hovor
(obzvláště pokud pisatel neumí
psát všemi deseti)
Nelze vysvětlovat některé
souvislosti
Chybí osobní kontakt
Nečekejte okamžitou odpověď
pracenadalku.cz
Emaily a zásady jejich využití při práci
•
•
Složité nebo emocionální záležitosti vyřizujte hlasově
(telefon, videokonference, osobně)
Uchovávejte si staré emailové komunikace
(80% firemního know-how je v emailech)
•
•
•
•
•
Velké soubory zasílejte přes úschovny nebo FTP
•
•
Kontrolujte pravidelně SPAM
Druhou stranu vždy oslovujte a podepisujte se
Nepoužívejte pro urgentní záležitosti
Na email odpovídejte do 1 pracovního dne
Pokud jste delší dobu pryč, tak si nastavte
upozornění na nedostupnost
Dejte si pozor na závislost (mobilní internet)
pracenadalku.cz
Anketa: Používáte diskusní fóra?
1) Nepoužívám vůbec
2) Jen když na to náhodně narazím
3) Když na něco hledám odpověď, tak jdu na fórum
4) Aktivně odpovídám na dotazy ve fórech
Není právě zde prostor pro růst vaší
produktivity práce nebo úspory nákladů a času?
pracenadalku.cz
Diskusní fórum
•
•
•
Cesta pro získání odpovědi na
neznámou otázku
Možnost sledovat odpovědi
ostatních účastníků a vytvořit
si názor
Uchování informací v čase
•
•
Závislost na připojení k internetu
•
Nečekejte okamžitou odpověď
Není vhodné pro přímou
komunikaci s konkrétní osobou
pracenadalku.cz
Diskusní fóra a zásady jejich využití při práci
•
Místo hledání neznámého řešení získejte
odpověď na diskusním fóru
•
Nejdříve prohledejte historické odpovědi a
teprve pak vytvářejte nový dotaz
•
•
•
•
Kvalifikovaným odpovídáním na otázky
jiných lidí zvyšujete svůj profesní kredit
Chovejte se slušně (všichni to vidí)
Vždy diskutujte pod svým pravým jménem
(nebo se za svůj názor stydíte?)
Pokud se nejedná o soukromé diskusní
fórum, vynechejte osobní informace, které
by vás mohly poškodit
pracenadalku.cz
Anketa: Používáte komunitní sítě?
1) Ne, nikdy nebudu
2) Ne, ale plánuji to
3) Ano, ale jen pracovně
4) Ano, ale jen soukromě
5) Pracovně i soukromě
6) Používám je pouze občas (méně než 1x týdně)
7) Používám je téměř každý den
8) Jsem na nich trvale připojen/a
Není právě zde prostor pro růst vaší
produktivity práce nebo úspory nákladů a času?
pracenadalku.cz
Komunitní sítě
•
Okamžitý přehled o ostatních
lidech
•
Závislost na připojení k
internetu
•
Ucelený přehled o společných
zájmech lidí
•
•
Velký „žrout“ času
•
Nečekejte okamžitou
odpověď
•
•
•
•
Udržování kontaktů a vztahů
Vyhledání „ztracených“ kontaktů
Propagace firmy a značky
Nahrazuje email
Nevhodné použití vám může
pracovně i osobně velice
uškodit
pracenadalku.cz
Komunitní sítě a zásady jejich využití při práci
•
•
Vynechejte při práci prohlížení soukromých stránek a profilů
•
•
Nevymýšlejte si – každý se dívá
•
•
•
Sdílejte příspěvky na přínosné / vzdělávací články, videa a texty
Umísťujte zde pouze informace, o kterých víte, že vám nevadí,
aby je věděl kdokoliv
Pečlivě zvažte každou zveřejněnou větu nebo obrázek (lze
dohledat i po několika letech)
Udržujte svůj profesní profil aktuální
Vytvořte si vnitrofiremní komunitní síť, kde nehrozí únik interních
informací a všichni spolupracovníci mají prostor se vyjádřit.
pracenadalku.cz
Komunitní sítě v práci
•
•
•
•
•
•
•
•
Propagace firmy - vizitka co firma poskytuje
Prezentování názorů firmy na venek nebo uvnitř (interní soc. síť)
Vyhledávání nových zákazníků a nábor zaměstnanců
Přímé získávání zakázek
Každý člověk se stává „marketingovým nástrojem“ firmy
Zdroj informací v rámci profesních skupin a pracovních „přátel“
Vytváření statusu odbornosti v rámci odpovědí v diskusních
skupinách
Vytváření a udržování pracovních kontaktů
pracenadalku.cz
Komunitní sítě v osobním životě
•
•
•
•
Prezentování vlastních názorů
•
•
•
Vytváření a udržování osobních kontaktů (teplých i studených)
Zdroj zájmových informací od přátel
Sdílení informací v rámci skupin
Rychlý způsob šíření informací o čemkoliv mezi zájmovou
skupinu
Vyhledávání nabídek práce
Osobní profil na sociální síti - vizitka co umím – živé CV
pracenadalku.cz
Anketa: Používáte chat?
1) Ne
2) Ano, ale jen pracovně
3) Ano, ale jen soukromě
4) Pracovně i soukromě
5) Používám pouze občas
6) Používám téměř každý den
7) Jsem na něm trvale připojen/a
JAKÝ SOTWARE PRO CHAT POUŽÍVÁTE?
pracenadalku.cz
Chat
•
•
•
•
•
•
•
•
Okamžitý přehled o dostupnosti
ostatních
Nahrazuje telefon pro
jednoduché zprávy
„Nulové“ náklady
Nerušíte své okolí
Uchování informace v čase
Zanechání vzkazu
Paralelní komunikace více skupin
Každý má prostor k vyjádření
•
•
•
Závislost na připojení k internetu
„Žrout“ času, když si to nehlídáte
Nemusí být vhodné pro
okamžitou odpověď
pracenadalku.cz
Chat a zásady jeho využití při práci
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
1 software pro celou organizaci
Používejte statusy pro zjištění kdo je/není k
dispozici
Pro komunikaci více lidí používejte skupinový chat
Paralelní komunikace při hovoru/videokonferenci
Paralelní komunikace ve více skupinách
Přeposílání souborů při komunikaci
Co je nutné uchovávat trvale posílejte emailem
Naučte se odstranit nevhodné zprávy
Když to přes chat nevyřešíte do 3 minut, volejte
Zápisky z porad dostupné pro všechny
pracenadalku.cz
Anketa: Telefonujete?
1) Ne
2) Ano, ale jen soukromě
3) Ano, soukromě (méně než 60 minut měsíčně)
4) Ano, soukromě (61-500 minut měsíčně)
5) Ano, soukromě (více než 500 minut měsíčně)
6) Ano, pracovně (méně než 60 minut měsíčně)
7) Ano, pracovně (61-500 minut měsíčně)
8) Ano, pracovně (více než 500 minut měsíčně)
pracenadalku.cz
Telefon
•
•
•
•
Dostupný (téměř) kdekoliv, není
závislý na internetu
•
Špatně se zanechává vzkaz,
když danou osobu nedostihnete
Vhodné pro urgentní problémy
•
Udržování osobních kontaktů a
vztahů
Nemůžete předávat obrazové
materiály
•
Poznáte náladu volajícího a
můžete na ni reagovat
Můžete volaného vyrušit v
nevhodnou dobu
•
Složitě se řeší skupinové
záležitosti pro více lidí
pracenadalku.cz
Telefon a zásady jeho využití při práci
•
Neprotahujte pracovní telefonáty, mohou být velkých „žroutem“
času
•
•
Ptejte se, jestli má volaný právě teď na vás čas
•
Pokud chcete volat po 20 hodině nebo o víkendu, tak to raději 2x
promyslete, jestli nebudete rušit
•
•
Mějte oddělený pracovní a soukromý telefon
•
Než něco vysvětlovat 15 minut abstraktně, raději pošlete email s
obrázky a nad těmi diskutujte
Pokud volanému dáváte úkoly a on nemá možnost si to poznačit,
pošlete mu po dohodě email
Vyjednejte si s operátory skupinovou slevu pro firmu i organizaci
pracenadalku.cz
Smartphony a tablety v pracovním životě
•
•
Firemní data a emaily přístupná kdekoliv
•
•
•
•
•
•
Přístup na sociální sítě odkudkoliv
Nahrávání videí a fotek v reálném čase a jejich okamžitý přenos do
firmy nebo sociální sítě
Levný nástroj na telefonování a chatování
Nástroj pro připojení notebooku k internetu
Kompletní Google Apps a Skype
Geolokační a navigační služby
Využití široké palety dalších aplikací - doplňte do chatu další…
pracenadalku.cz
Smartphony a tablety v osobním životě
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Emaily a osobní dostupné i na dovolené
Fotoaparát
Nahrávání videí a fotek
Zdroj zábavy
Čtečka novin + elektronických knih
Navigace na cestě
Hodinky a budík
Baterka
MP3 a video přehrávač
Diktafón
Poznámkový blok
Další – doplňte do chatu další…
pracenadalku.cz
Rizika smartphonů a tabletů
•
•
•
•
Závislost (pracovní, herní, osobní)
Noční buzení
Šéf si může myslet, že jsme k dispozici 24 hodin
Nutnost vytvoření osobních i firemních pravidel používání
•
•
Kdy (do kdy) ano
Kdy (do kdy) ne
pracenadalku.cz
Zajímavé aplikace pro tablety a smartphony
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Sociální sítě a Messengery
Jízdní řády
Chůvička
Počasí (meteor + aladin)
Prohlížeč dat – např. Total Commander
Vzdálená plocha
Memory Usage a Clean Master
Organizátor poznámek – např. Evernote
Překladač
Řada dalších aplikací – doplňte do chatu další…
pracenadalku.cz
Anketa: Používáte telekonference?
1) Ne
2) Ne, ale plánujeme to
3) Ano, ale jen soukromě
4) Ano, pracovně (méně než 1 hodinu měsíčně)
5) Ano, pracovně (2-10 hodin měsíčně)
6) Ano, pracovně (více než 10 hodin měsíčně)
7) Ano, pracovně i soukromě
Není právě zde prostor pro růst vaší
produktivity práce nebo úspory nákladů a času?
pracenadalku.cz
Telekonference
•
•
•
•
Dostupné (téměř) kdekoliv
•
Probrání všech dotazů a
nejasností
Není závislé na internetu
Nahrazuje skupinové schůzky
Není potřeba tlumočit závěry
ostatním (každý se může
zúčastnit)
•
•
•
•
•
•
Vysoké náklady v případě
telefonické telekonference
Lze je organizovat pouze v
předem domluvenou dobu
Nevhodné pro urgentní
problémy
Nemůžete předávat
obrazové materiály
Nutné moderovat
Nepoznáte náladu
jednotlivců
pracenadalku.cz
Telekonference a zásady jejich využití při práci
•
•
Předem rozešlete případný potřebný obrazový materiál
•
•
•
•
Určete si moderátora, který předává slovo
Připojujte se1-5 minut předem, abyste nezdržovali ostatní nebo
vám neutekl úvod
Dejte prostor všem pro vyjádření
Zašlete shrnutí případných úkolů všem zúčastněným na email
Pokud to lze, kombinujte s chatem
pracenadalku.cz
Anketa: Používáte videokonference (nebo telepresence)?
1) Ne
2) Ne, ale plánujeme to
3) Ano, ale jen soukromě pro komunikaci s rodinou a přáteli
4) Ano, pracovně (méně než 1 hodinu měsíčně)
5) Ano, pracovně (2-10 hodin měsíčně)
6) Ano, pracovně (více než 10 hodin měsíčně)
7) Ano, pracovně i soukromě
Není právě zde prostor pro růst vaší
produktivity práce nebo úspory nákladů a času?
pracenadalku.cz
Videokonference a telepresence
•
Téměř „nulové“ náklady na
spojení
•
•
•
Nahrazuje osobní schůzky
•
Poznáte náladu skupiny /
jednotlivce a můžete na ni
reagovat
•
Není potřeba tlumočit závěry
ostatním (každý se může
zúčastnit)
•
Probrání všech dotazů a
nejasností
•
Můžete předávat obrazové
materiály
•
•
•
Závislé na rychlém připojení k
internetu
Lze je organizovat pouze v
předem domluvenou dobu
Nevhodné pro urgentní problémy
Nutné moderovat
Náklady na pořízení
pracenadalku.cz
Videokonference a zásady jejich využití při práci
•
•
•
Softwarové nebo hardwarové?
Mějte odzkoušený hardware (sluchátka, mikrofon, kamera apod.)
Připojujte se 1-5 minut předem, abyste nezdržovali nebo vám neutekl
úvod
•
Určete si moderátora, který předává slovo a dává prostor všem pro
vyjádření
•
Zašlete shrnutí případných úkolů
všem zúčastněným na email
•
•
Sdílejte obrazový materiál, o kterém
hovoříte
Z důležitých schůzek pořizujte
videozáznam
pracenadalku.cz
Úspory při komunikaci na dálku místo fyzického
cestování
Obchodní schůzka v Praze
•
•
•
•
•
•
1. účastník Praha – vzdálenost 20 km
2. účastník Liberec – vzdálenost 110 km
3. účastník Ostrava – vzdálenost 380 km
celková vzdálenost – 1020 km
celkový čas strávený na cestě – 12:45 h
celkové náklady – 8480 Kč
pracenadalku.cz
Příklady z naší praxe přímo od zákazníka
Výchozí situace:
Firma má 160 „kamenných“ poboček s 320 pracovníky, kteří musí
1x měsíčně absolvovat celodenní/půldenní produktové školení.
Dříve:
•
•
•
Na školení jel 1 pouze zástupce pobočky
Každé 2 měsíce se střídali
Druhý zástupce získal informace zprostředkovaně
247 920 Kč
Náklady na 1 denní fyzické setkání pro 160 osob:
pracenadalku.cz
Příklady z naší praxe přímo od zákazníka
Nyní:
Probíhají v jednom měsíci 2 webináře, každý pro max 160 osob,
pro každou „směnu“ zvlášť.
Dříve:
•
•
•
Žádná doprava a čas na cestě
Žádné diety a pronajaté sály
Všichni mají informace přímo „od zdroje“
Náklady na 2 webináře pro 320 osob:
25 500 Kč
pracenadalku.cz
Hlavní funkce systémů pro videokonference
•
•
•
•
•
•
•
•
Hlasová komunikace desítek až stovek účastníků
Video přenos jednotlivých účastníků
Chat (otevřený/moderovaný)
Sdílení dokumentů, prezentací a videa
Sdílení plochy nebo aplikace na počítači pořadatele
Psaní textů a kreslení na elektronické tabuli
Zapojení účastníků do anket a dotazníků
Videozáznam videokonference pro pozdější použití
pracenadalku.cz
Výběr vhodného systému pro komunikaci na dálku
•
•
•
•
•
•
•
Podle velikosti organizace
Podle frekvence použití
Podle funkcionalit systému
Podle požadavku na SW a HW
Podle jednoduchosti přihlášení
Podle požadavků na jazykovou mutaci
Podle ceny
Více na www.webinare.cz/sluzby.aspx
pracenadalku.cz
Přínosy a negativa hardwarových videokonferencí
•
•
•
•
Kvalitní zvuk a obraz
Vysoké rozlišení obrazu
(telepresence umí „téměř“
nahradit fyzické setkání)
•
•
Extrémně nákladné
Nutnost vyhrazené obousměrné
datové linky se stabilním
datovým přenosem
Vysoká spolehlivost přenosu
•
Šetří náklady na cestování
podobně jako softwarové
videokonference
•
Neřeší potřeby běžného
pracovníka (zaměřeno na Top
Management)
•
Nelze se k nim připojit veřejně
odkudkoliv
Vázané na konkrétní místnost ->
výrazně omezuje možnosti
použití
pracenadalku.cz
Anketa: Jaké nástroje pro komunikaci na dálku
používáte?
1) SMSky
2) Email
3) Diskusní fórum
4) Komunitní sítě
5) Chat
6) Telefonování
7) Telekonference
8) Softwarové videokonference
9) Telepresence nebo hardwarové videokonference
10) Sdílení plochy / vzdálené připojení
11) Chytrý telefon
12) Tablet
13) Jiné – jaké?
pracenadalku.cz
Síťování ve firmě s využitím nástrojů pro práci na dálku
•
Kontakt listy
– Emaily
– Telefony
– Chat login
•
•
•
•
•
•
Diskusní fóra
Sdílené online kalendáře
Sdílené dokumenty
Komunitní sítě (interní nebo externí)
Databáze znalostí
Zaměstnanecký blog
pracenadalku.cz
Jak přenést firemní/osobní data do cloudu
•
•
Výběr spolehlivého poskytovatele datových úložišť
Požadavky na úložiště:
• Snadná synchronizace mezi počítači
• Zálohování v cloud úložišti
• Lokální klient pro snadnou správu souborů, které by
měly/neměly být sdílené
• Dostatečný datový prostor s možností neomezeného rozšíření
podle požadavků organizace
• Nezávislost na platformě (Win, Linux, Mac)
• Snadný přístup přes mobilní telefony
•
Nejdříve vše otestovat a teprve pak přecházet s celou organizací
pracenadalku.cz
Tipy na spolehlivé datové úložiště
•
•
•
•
Google Disk (drive) – drive.google.com – česky
Microsoft one drive – onedrive.live.com - česky
DropBox – www.dropbox.com
Box – www.box.com
pracenadalku.cz
Vytváření databázových online aplikací
•
Využití některého ze systémů pro programování v cloudu
– např. Zoho Creator (creator.zoho.com)
•
•
Klasické programování a umístění aplikace do cloudu
Cloud computing platformy
• Amazon Web Services (aws.amazon.com )
• Windows Azure Platform (www.windowsazure.com )
• Force od Sales Force (www.force.com)
• Google Apps Engine (appengine.google.com )
•
Propojování aplikací přes API
pracenadalku.cz
Online řešení pro projektové řízení na dálku
•
•
•
•
•
•
EasyProject (www.easyproject.cz) - česky
FengOffice (www.fengoffice.com)
Freedcamp (www.freedcamp.com)
Podio (www.podio.com)
Assembla (www.assembla.com)
BaseCamp (www.basecamp.com)
Celkem 18 různých řešení naleznete v katalogu online služeb:
www.workline.cz/katalog/kategorie/projektove-rizeni.aspx
pracenadalku.cz
Výběr dalších online služeb pro firemní použití
•
Vnitrofiremní komunitní síť Yammer (www.yammer.com) - česky
pracenadalku.cz
Výběr dalších online služeb pro firemní použití
•
Portály pro freelancery
• Elance (www.elance.com)
• Odesk (www.odesk.com)
• Freelancer (www.freelancer.com) – částečně česky
• Easy Task (www.easytask.cz) – česky
• F6S (www.f6s.com)
pracenadalku.cz
Výběr dalších online služeb pro firemní použití
•
CRM – Systémy pro řízení vztahů se zákazníky
• SalesForce (www.salesforce.com)
• ZohoCRM (www.zoho.com/crm)
• SprinxCRM (www.sprinxcrm.cz) - česky
• Mini CRM HighRise (www.highrisehq.com)
pracenadalku.cz
Výběr dalších online služeb pro firemní použití
Online účetnictví – všechny jsou česky
•
•
•
•
•
Oslovte svého dodavatele účetního softwaru jestli nemá online verzi
PohodaOnline (www.pohodaonline.cz)
FlexiBee (www.flexibee.eu)
Fakturoid (www.fakturoid.cz)
Súčto (www.sucto.cz)
pracenadalku.cz
Výběr dalších online služeb pro firemní použití
•
Online marketing
• SmartEmailing (www.smartemailing.cz) - česky
• GetResponse (www.getresponse.com)
• MailChimp (www.mailchimp.com)
pracenadalku.cz
Jak začít pracovat na dálku ve firmě?
•
•
Audit procesů a nákladů organizace
•
Komunikace záměrů napříč organizací a vysvětlení důvodů
PROČ a dále přínosy pro organizaci i pracovníky
•
•
•
•
•
Nalezení příznivců myšlenky
Vytipování oblastí s největším potenciálem úspor / nefinančních
přínosů vyplývajících z podpory práce na dálku
Vyhledání vhodného podpůrného softwaru a hardwaru
Pilotní ověření s příznivci
Plošné zavádění až po pilotním ověření
Proškolení zaměstnanců (fyzicky, vzdáleně nebo automaticky
pomocí návodů a video školení)
pracenadalku.cz
Bezpečný přechod na práci na dálku
•
•
•
•
•
•
Audit vnitrofiremních procesů a návrhy úspor a zlepšení
Zavádění online kanceláře Google Apps a Microsoft Office 365
Programování webových a databázových aplikací na zakázku
Vzdělávání na dálku přes e-learning a webináře
Komunikace na dálku přes videokonference
Školení a konzultace
www.worklinesluzby.cz
pracenadalku.cz
Začněte se již dnes připravovat na
práci na dálku
pracenadalku.cz
Kontakty
Ing. Michal Martoch
Specialista na podporu práce a vzdělávání
na dálku, konzultant talent managementu
a komunitního bydlení
Tel: 604 372 052
Email: [email protected]
Web: www.pracenadalku.cz
pracenadalku.cz
Prostor pro vaše dotazy