Transcript STANDARISASI & SISTEM MUTU

STANDARISASI & SISTEM MUTU

Sistem penjaminan mutu yang paling mapan dan paling
banyak digunakan di seluruh lembaga-lembaga di dunia
adalah sistem penjaminan mutu International Organization
for Standarization (ISO). Istilah ISO diambil dari bahasa
Yunani “isos” yang berarti sama, atau standar. Oleh
karenanya ISO digunakan sebagai standar mutu yang
dikeluarkan oleh International Organization for
Standardization atau Badan Standar Internasional. ISO yang
berdiri pada 1947 bersifat organisasi non pemerintah yang
berpusat di Jenewa, Swiss (Prasetya, 2004)

Sejarah tentang sistem penjaminan mutu ISO berawal dari
kondisi perang dunia ke II yang ingin mendapatkan bahan
peledak dengan standar mutu yang bagus. Berawal dari
sinilah kemudian bagian pengadaan barang militer Inggris
mengembangkan serangkaian standar yang secara umum
dapat menunjukkan kemampuan suatu perusahaan dalam
menyediakan produk bermutu tinggi.

Pada akhir 1960-an dibuat standar sistem mutu AQAP (Allied
Quality Assurance Publicators) yang dikembangkan dari standarstandar sebelumnya. Pada awal 1970-an, Inggris mengembangkan
lebih lanjut seri AQAP dan disebut “DEFSTAN 05 series”
olehUnited Kingdom Ministry of Defence. Pada saat yang bersamaan
angkatan bersenjata Amerika Serikat mengembangkan MIL STD
9858A. Disisi lain perusahaan-perusahaan yang tidak bertransaksi
dengan militer kemudian mengembangkan BS 5157 yang
kemudian dikembangkan BS 5750 bagian 1, 2 dan 3 pada tahun
1979. Pada tahun ini pula pemeriksaan pihak ke tiga yang
merupakan karakteristik ISO 9000 mulai dikembangkan. Selain itu
pada tahun ini komisi ISO Inggris yaitu British Standard
Institute(BSI) menyerahkan proposal untuk pembentukan komisi
teknik baru dengan nomor ISO/TC 176. Sebagai hasil dari
ISO/TC 176 yang telah melakukan sosialisasi ke seluruh dunia
dalam tahun 1987 seri standar ISO 9000 dipublikasikan.

Sistem manajemen mutu merupakan salah satu proses
yang masih menjadi bagian dari proses MMT. Proses
pengembangan secara terus menerus dalam MMT akan
berhasil jika terdapat proses yang komprehensif untuk
melakukan pengujian, pencermatan, analisis, dan pelaporan
terhadap kegiatan yang berkaitan dengan proses dalam
upaya untuk merelisasikan produk. Shoki, dkk mengatakan
bahwa ISO 9000 dapat diintegrasikan dengan MMT untuk
pengembangan menyeluruh sistem mutu yang mana
pengembangan mutu dapat dicapai dengan mendasarkan
pengujian proses-proses organisasi yang berkaitan dengan
definisi proses, pengembangan proses dan desain proses.

ISO 9001:2000 merupakan ISO versi baru yang di
luncurkan pada bulan Oktober 2000. Bagi semua
organisasi yang telah memperoleh sertifikat ISO, maka
memiliki kewajiban untuk melakukan modifikasi sesuai
dengan persyaratan baru yang diterapkan dalam ISO
9001:2000, walaupun tidak terdapat perbedaan yang
sangat bertolak belakang. ISO tentang sistem mutu
merupakan sistem ISO dengan seri ISO 9000 yang mulai
dikeluarkan pada tahun 1987. ISO 9000 terdapat berbagai
varian yaitu ISO 9000, ISO 9001, ISO 9002, ISO 9003, dan
ISO 9004

ISO 9000 menguraikan filosofi umum dari standar sistem
mutu, karakteristik, jenis-jenis, dan dimana serta kapan
standar ini tepat digunakan, serta mendiskripsikan unsurunsur yang harus dimasukkan dalam model penjaminan
mutu ini. ISO 9001 memuat sistem mutu untuk desain/
pengembangan, produksi, instalasi dan pelayanan, ISO 9002
untuk produksi dan instalasi, ISO 9003 untuk inspeksi dan
pengujian akhir, dan ISO 9004 merupakan panduan
manajemen mutu dan elemen sistem mutu (Sonhadji,
1999)

Perubahan untuk versi ISO 1994 dengan versi 2000 adalah
penggabungan ISO 9001, ISO 9002 dan ISO 9003 menjadi
ISO 9001 saja. Perubahan lain adalah struktur yang
mendasarkan
pola
Plan-Do-Check-Action
(PDCA),
pendekatan proses, penekanan pada pelanggan, dan
peningkatan berkesinambungan (continual improvement),
dan penekanan pada peranan dan tanggung jawab
manajemen puncak terhadap sistem manajemen mutu
(Gazpers, 2001). Pada tahun 2000, ISO yang berkaitan
dengan Sistem Manajemen Mutu (SMM) tersebut
kemudian di beri nama dengan ISO 9001:2000.

Pada bulan Mei 2008 ISO 9001:2000 diperbaruhi menjadi
ISO 9001:2008. Perubahan yang dilakukan dari versi 2000
ke versi 2008 memang tidak sedrastis ketikadilakukannya
perubahan dari versi 1994 ke versi 2000. Namun
demikian, tetap terdapat banyak hal penting dalam
perubahan versi tersebut, utamanya berkaitan dengan
penyesuaian terhadap teknologi informasi dan penggunaan
tenaga kerja luar. Organisasi yang telah memperoleh SMM
ISO 9001:2000 harus melakukan update pada versi 2008
ini selambat-lambatnya pada bulan November 2010.

Dengan semakin luasnya berbagai hal yang berkaitan
dengan wilayah yang harus distandarisasi, maka semakin
banyak pula jenis-jenis standar baru yang ada dan
diimplementasikan pada berbagai negara. Standar-standar
ISO yang berkaitan dengan berbagai bidang tersebut
beberapanya terdapat pada tabel .
ISTILAH-ISTILAH PENTING DALAM SNI





Mewujud ( Entity ), kasat mata atau tidak kasat mata
Mutu ( Quality ) , keseluruhan karakteristik demi
kepuasan kebutuhan ( satisfaction of need )
Jaminan Mutu ( Quality Assurance,QA ), kegiatan
terencana dan sistematis yang diterapkan demi pemberian
keyakinan yang memadai bahwa produk bermutu
Pengendalian Mutu ( Quality Control,QC ), teknik
dan kegiatan operasional yang digunakan untuk memenuhi
persyaratan mutu
Inspeksi ( Inspection ), kegiatan seperti pengukuran,
pemeriksaan, pengujian, pembandingan mutu yang
ditentukan, agar diperoleh produk bermutu
SNI : Standar Nasional Indonesia
Ada 5 seri yaitu : SNI 19-9000-1992
SNI 19-9001-1994
SNI 19-9002-1994
SNI 19-9003-1994
SNI 19-9004-1992
ISO 9000 : Quality management and quality assurance
standards-guidelines for selection and use
ISO 9001 : Quality sistem model for quality assurance in
design/development, production, installation and
servicing
ISO 9002 : Quality sistem model for quality assurance in
production and installation
ISO 9003 : Quality sistem model for quality assurance in final
inspection and test
ISO 9004 : Guidelines-quality management and quality systems
elements
Dimensi Kualitas
Ada 8 dimensi yang digunakan untuk menganalisis
karakteristik kualitas produk.
1. Performa ( Performance ): aspek fungsional produk, misalnya percepatan,
kenyamanan, dll
2. Features, pelengkap dari performa, misal servis makan/minum, TV
3. Kehandalan ( reliability ), keberhasilan suatu produk dalam periode waktu
tertentu di bawah kondisi tertentu
4. Konformitas ( conformance ), kesesuaian produk terhadap spesifikasi yang telah
ditetapkan sebelumnya
5. Daya tahan ( durability), ukuran masa pakai produk
6. Kemampuan pelayanan ( service ability ), berkait dengan kecepatan, kesopanan,
kompetensi, kemudahan, serta akurasi
7. Estetika ( aesthetics), keindahan produk
8. Kualitas yang dipersepsikan, bersifat subyektif, terkait dengan perasaan
pelanggan dalam mengkonsumsi produk. Biasanya pelanggan terpengaruh oleh
merek merek tertentu yang diyakini pasti baik.


FOKUS PADA PELANGGAN (Customer Focus)
Organisasi bergantung pada pelanggan mereka, karena itu manajemen organisasi
harus memahami kebutuhan pelanggan sekarang & yang akan datang. Organisasi
harus memenuhi kebutuhan pelanggan dan giat berusaha melebihi ekspektasi
pelanggan.



2. KEPEMIMPINAN (Leadership)
Pemimpin organisasi harus menetapkan kesatuan tujuan dan arah dari organisasi.
Mereka harus menciptakan dan memelihara lingkungan internal agar orangorang dapat menjadi terlibat secara penuh dalam pencapaian tujuan- tujuan
organisasi.



3. KETERLIBATAN ORANG (Involvement of people)
Orang/ karyawan pada semua tingkatan merupakan faktor yang sangat penting
dari suatu organisasi dan keterlibatan mereka secara penuh akan
memungkinkan kemampuan mereka digunakan untuk manfaat organisasi.


4. PENDEKATAN PROSES (Process Orientation)
Suatu hasil yang diinginkan akan tercapai secara efisien, apabila
aktivitas dan sumber- sumber daya yang berkaitan dikelola
sebagai suatu proses. Suatu proses dapat didefinisikan sebagai
integrasi sekuensial dari orang, material, metode, mesin dan
peralatan, dalam suatu lingkungan guna menghasilkan nilai
tambah output bagi pelanggan.



5. PENDEKATAN SISTEM TERHADAP
MANAJEMEN (System Approach to Management)
Pengidentifikasian, pemahaman dan pengelolaan, dari prosesproses yang saling berkaitan sebagai suatu sistem, akan
memberikan kontribusi pada efektifitas dan efisiensi organisasi
dalam mencapai tujuan- tujuannya.


6. PENINGKATAN TERUS MENERUS (Continual
Improvement)
Peningkatan terus- menerus dari kinerja organisasi secara
keseluruhan harus menjadi tujuan tetap dari organisasi.
Peningkatan terus- menerus didefinisikan sebagai suatu
proses sebagai suatu proses yang berfokus pada upaya
terus- menerus meningkatkan efektifitas dan atau efisiensi
organisasi untuk memenuhi kebijakan dan tujuan dari
organisasi itu. Peningkatan terus- menerus mambutuhkan
langkah- langkah konsolodasi progresif, menanggapi
perkembangan kebutuhan dan ekspektasi pelanggan, dan
akan menjamin suatu evolusi dinamik dari sistem
manajemen mutu.

.




7. PENDEKATAN FAKTUAN DALAM PEMBUATAN
KEPUTUSAN (Factual Approach to Decision Making)
Keputusan yang efektif adalah keputusan yang berdasarkan
pada analisis data dan informasi untuk menghilangkan akar
penyebab masalah, sehingga masalah- masalah kualitas dapat
terselesaikan secara efektif dan efisien.



8. HUBUNGAN PEMASOK YANG SALING
MENGUNTUNGKAN (Mutually Beneficial Supplier
Relationship)
Suatu organisasi dan pemasok adalah saling tergantung, dan
suatu hubungan yang saling menguntungkan akan meningkatkan
kemampuan bersama dalam menciptakan nilai tambah.
Unsur Utama TQM
1.Fokus pada pelanggan
2.Obsesi terhadap kualitas
3.Pendekatan Ilmiah
4.Komitmen jangka panjang
5.Team Work
6.Improve secara berkesinambungan
7.Pendidikan dan Latihan
8.Kebebasan terkendali
9.Kesatuan tujuan
10.Keterlibatan dan pemberdayaan karyawan
Inspeksi

Arti sempit inspeksi adalah memeriksa atau pemeriksaan. Inspeksi
adaiah gabungan kegiatan operasional dan managerial, yang meliputi:
review, survey, check, measure, detection, examination, data collection,
analyze^ documentation, reporting, test, recording, dan auditing atau
verification. Ada 2 langkah inspeksi, yaitu: pengendalian rnutu dan
penjaminan mutu

Pengendalian mutu ( Quality Control, QC ): terhadap raw material,
process and equipment or technology. Langkahnya ialah: review
dokumen, survei lokasi obyek, pengecekan obyek, pengukuran,
deteksi penyimpangan, penelitian lanjut ( eksaminasi ), dokumentasi
cacat, pelaporan singkat, penyajian rekapitulasi, perekaman perbaikan
dalam kartu rekam ( record card)
Penjaminan mutu ( Quality Assurance, QA ):
 langkah managerial secara sistematis untuk mengadakan auditing atas hasil
kerja pengendalian mutu. Bisa dilakukan secara internal oleh pemilik obyek
maupun eksternal oleh perusahaan independen. Langkahnya adaiah: review
dokumen, audit hasil QC, pelaporan sesuai format standar.
Cakupan Inspeksi
1. Plant inspection
2. Boiler inspection
3.Welding inspection
4. Rotating Equipment Inspection
5. Offside inspection
6. Statutory inspection Qc/ ncfann -an ctang) •
7. Electrical inspection
Pengendalian Mutu Terpadu ( PMT )
( Total Quality Control)
• Adalah sistem manajemen yang mengikutsertakan seiuruh karyawan dari tingkatan organisasi dengan penerapan konsep
pengendalian kualitas dan metoda statistik untuk mencapai kepuasan pelanggan dan yang mengerjakannya.
Ada 2 arti TQC:
1. TQC sebagai faisafah, mengharuskan seiuruh karyawan mempunyai pola pikir dan bertindak berdasarkan:
. Market in concept
. proses berikut adalah pelanggan kita
. self control atau self Plan- Do- Check- Action ( PDCA )
. Quality Assurance
2. TQC sebagai Sistem Manajemen
Ada 3 tingkatan manajemen, yaitu:
a. Manajemen Puncak ( Top Management): perumus visi dan misi
b. Manajemen Menengah ( Midle Management) pengurai atau
menjadi rancangan aktifitas lengkap
dengan budged
c. Manajemen bawah ( Foreman and Operators) melaksanakan
Karakteristik TQC
penjabar visi dan misi
standar standar perusahaan
Karakteristik TQC
1. Berorientasi pada kepuasan pelanggan
2. Merupakan manajemen partisipatif
3. Semua harus tertulis
4. Berorientasi pada proses agar hasil optimal
5. Saling terkait, tidak mementingkan pekerjaan sendiri
Cara penerapan TQC
A. Mentalitas dasar
B. Sistem Manajemen
C. Sarana
D. Pendekatan Penerapan dan Pengembangan
A. Mentalitas Dasar -> pola berpikir dan pola bertindak
ada 4 aspek, yaitu:
Sumber Daya Manusia ( SDM ), Kesadaran Mutu, Manajemen PDCA, Berbicara berdasar data atau fakta.
SDM: - tidak saling menyalahkan
- kerjasama dan partisipatif
- keserasian hubungan atasan dan bawahan
Kesadaran Mutu: - mutu berarti kepuasan pelanggan
- proses berikutnya adalah pelanggan kita
- orientasi pasar
- kualitas adalah QCDSM ( Quality, Cost,
Delivery, Safety, Morals)
Manajemen PDCA: pengendalian mutu dimulai sejak darl proses awal sampai akhir, selalu dilakukan tindakan
pencegahan dan perbaikan
Berbicara berdasar data dan fakta: selalu berdasar pada data dan standar tertulis dan terukur, bukan NATO
( No Action Talk Only)
B. Sistem Manajemen
• Ada 5 aspek sistem manajemen
1. Policy Management
a. What Business are we in ( WBAWi) -> saat ini
b. Aim -> yang akan dicapai
c. Mission -> cara atau strategi pencapaian
d. Vission -> cita-cita atau angan-angan
e. Key Result Areas -> kunci keberhasilan
f. Five year policy -> kebijakan jangKa menengah
g. One year policy -> kebijakan jangka pendek
2. Activity Management
a. Activity plan -> rancangan kegiatan
b. 7ab/e of control point and check point
c. Management Graph -> ploting berbentuk grafik
3. QCC or SS management -> pengendalian dan inovasi
QCC -> Quality Control Circle, terdiri 4 - 1 0
orang pelaksana peningkatan dan
pengendalian
mutu dalam unit kerja
yang sama
SS -> Suggestion System, menampung
usulan-usulan tertulis dari karyawan
demi
produktifitas dan efisiensi kerja
4. Diagnosis dan review -> evaluasi periodik
oleh Top
Management tentang
sinkronisasi policy dan activity
management
5. Calendar of Event ( COE ) -> ploting jadwal
secara baik,
berupa daftar rencana
pertemuan selama satu tahun (
waktu,
tempat, peserta, materi, dll)
C. Sarana ( Tools )
Empat hal pokok dalam sarana, yaitu: sumbang saran, langkah peningkatan, Tools dan
manajemen tools
1. Sumbang saran ( Brainstorming ) -> pengumpulan pendapat dari semua yang hadir agar
diperoleh masukan sebanyak mungkin dan terbaik
2. Langkah peningkatan -> ada 8 langkah penting untuk problem solving / improvement.
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
menemukan persoalan
mencari dan menemukan sebab
mempelajari faktor paling dominan
merencanakan cara penanggulangan
melaksanakan rencana (4)
memeriksa hasil
standarisasi
rencana berikutnya
3. Tools -> alat bantu analisis masalah/fakta.
Ada 7 alat bantu
a. lembar pengumpul data ( check sheet)
b. stratifikasi ( stratification ), pengelompokan data
c. Grafik dan bagan pengendalian ( graphic and control
chart) -> circle graph line, bar and
d. Diagram Pareto -> gabungan grafik garis dan balok
untuk menyatakan perbandingan masing-masing
jenis data terhadap keseluruhan
e. Diagram sebab akibat ( cause and effect ), juga
disebut diagram tulang ikan, berisi faktor-faktor yang berpengaruh.
f. Diagram Pencar ( scatter diagram ) -> korelasi antar
2 data atau 2 faktor yang ada
g. Histogram, diagram balok berisi sebaran data
D. Pendekatan Penerapan dan Pengembangan
Untuk melaksanakan TQM diperlukan pendekatan pendekatan yang dapat menjamin sistern
manajemen secara menyeluruh dan terpadu. Diperlukan diagnosis sebelum diterapkan, antara
lain:
a. pengamatan terhadap situasi ditinjau dari beberapa segi
b. Identifikasi masalah
c. analisis: - kepemimpinan yang digunakan
- kedewasaan karyawan
- sifat / suasana umum
- lainnya yang dipandang perlu
Perubahan yang diharapkan terjadi:
a. Pengetahuan ( knowledge )
b. Sikap ( attitude )
c. Perilaku (individual behaviour)
d. Perilaku organisasi ( group behaviour)
Standarisasi dalam industri manufakturing
Pada saat bahan baku atau bahan setengah jadi
dikerjakan dengan mesin, diharapkan hasilnya
seperti yang telah ditentukan sebelumnya, baik
ukuran, bentuk; posisi maupun tingkat kehalusan
permukaannya.
Syarat komponen berkarakteristik geometri ideal adalah:
1. ukuran/ dimensi teliti
2. Bentuk tepat/ sempurna
3. Permukaan halus sekali
Karakteristik geometri ideal sulit dihasilkan.
Perbedaan antara karakteristik hasil dan
karakteristik ideal disebut deviasi/ simpangan
Beberapa sebab terjadinya penyimpangan
a. Penyimpangan saat penyetelan (setting)mesin,
tergantung
ketelitian meter pada mesin
b. Penyimpangan pengukuran geometri
(measuring),
pengukuran, pembacaan, penekanan
c. Penyimpangan gerakan mesin (operating), ketidak lurusan alat
iris, spindel goyang
d. Keausan pahat atau aiat potong (wearing), setelah lama dipakai
e. Perubahan cuaca udara dan suhu benda (condition), karena
pemuaian atau
pengerutan
f Besar gaya pemotongan (penetration), gaya tekan alat iris pada
permukaan benda kerja
• Penyimpangan-penyimpangan di atas tidak dapat dihilangkan,
tetapi hanya dapat dikurangi atau diminimalisir, sehingga
penyimpangan geometrik masih dapat diterima. Oleh karena itu
perlu penetapan sampai berapa jauh penyimpangan masih dapat
diterima.
• Komponen dengan sifat ketertukaran (Exchangable components ).
Ketika dibuat suatu poros, dapat dilakukan 2 cara pengerjaan,
yaitu pengerjaan bebas tak terkontrol dimensi, dan pengerjaan
terkontrol dimensi terbesar dan terkecilnya. Hasil ke dua
proses tentu berbeda. Proses tak terkontrol menghasilkan
poros terlalu kecil atau terlalu besar, sehingga perlu pengerjaan
lagi bila poros akan dimasukkan ke dalam lubang bantalan.
Proses pengerjaan ke dua akan menghasilkan poros dengan
ukuran baik, sehingga tidak perlu ada pengerjaan lagi ketika
poros harus dimasukkan ke dalam lubang bantalan.
Komponen hasil proses ke dua disebut komponen mempunyai
sifat ketertukaran.
Beberapa keuntungan komponen yang mempunyai sifat
ketertukaran:
1. Waktu perakitan lebih pendek
2. komponen dapat dibuat oleh beberapa
pabrik
3 dapat diproduksi secara massal
4. manajemen produksi lebih mudah, produktivitas lebih fleksibel,
kualitasnya terjamin.