Transcript Carpetas - Profa. María L. Moctezuma

Correspondencia
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Es todo el conjunto de cartas, informes, memorandos, presupuestos,
contratos, mensajes, catálogos, periódicos y toda comunicación que se
reciben o se envían por medios electrónicos o en papel
externa – que procede de fuera de la empresa
interna – que se maneja dentro de la empresa
se archiva en expedientes manuales o electrónicos
el expediente contiene documentos relacionados a un asunto, individuo o
firma
Todas las instituciones:
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producen, manejan, distribuyen y archivan mucha cantidad de
correspondencia, datos y formularios comerciales
lo hacen de forma manual o electrónica
todo empleado de oficina debe saber manejar esa información
deben estar al día con los equipos, materiales y la tecnología
Equipo, materiales y tecnología para los archivos
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estos deben satisfacer las necesidades de la empresa
deben proveer bienestar físico y mental a los empleados
para seleccionarlos se deben analizar aspectos tales como:

tendencias en el manejo de documentos

tecnología actual

nuevos sistemas y procedimientos

frecuencia en el uso de los documentos

material del documento (físico)

capacidad y característica del equipo y sistema

necesidades presentes y futuras
 para seleccionarlos se deben consultar diferentes fuentes de información:

internet, periódicos, revistas, catálogos, literatura, asistiendo a ferias o
exhibiciones
 para comprarlos se debe:

consultar varios distribuidores

contratar un consultor

buscar asesoramiento con fabricantes

hacer estudio de viabilidad sobre todo lo que hay en el mercado
(empresa grande)
Sistemas Manuales
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todas las empresas conservan documentos en papel
se archivan en gabinetes laterales o verticales
gabinetes especiales para documentos como:

microfilms, radiografías, mapas, planos, etc.
Gabinete de archivo vertical
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las carpetas descansan en su lado izquierdo y en posición vertical, una
detrás de la otra
los rótulos se leen en su parte superior
más usados de cuatro a cinco gavetas
contienen documentos tamaño carta 8.5” x 11” o legal 8.5” x 14
la profundidad varía entre 24” a 28.5”
la disponibilidad por gaveta es de 21” a 25” dejando espacio para el manejo
de documentos
archivos cerrados y resistentes
algunos tienen cerraduras con llaves y correderas para fácil manejo,
evitando accidentes como caerse las gavetas
se pueden añadir marcos de metal con rieles paralelos para sostener
carpetas suspendidas
Gabinete de archivo lateral
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más usado en oficinas médicas, hospitales y compañías de seguros
los expedientes van en las tablillas en posición vertical con la parte
inferior hacia el frente
las pestañas y los marbetes quedan en el lado inferior del expediente
que usualmente son de colores
disponibles para tamaño carta o legal
se conservan más documentos en menos espacio
más de una persona puede trabajar al mismo tiempo
facilita el archivar y localizar los documentos
se clasifican en diversos gabinetes como:

archivos laterales

estanterías abiertas
Archivos laterales
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son cerrados y con llaves dando mayor seguridad
algunos tienen puertas que se mueven hacia atrás permitiendo ver su
contenido
algunos con gavetas que se mueven hacia al frente y el contenido se ve de
lado que son de dos a cinco gavetas
algunos con mecanismo de seguridad que no permite abrir dos gavetas a la
vez
se pueden usar carpetas suspendidas
Estanterías abiertas
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son económicas, proveen menos protección
tienen divisiones separadas verticales para sostener la carpetas
verticalmente
algunas tienen compartimientos removibles para archivar cómodamente
en su escritorio
pueden tener puertas corredizas en ambos lados de las tablillas, incluso
con cerraduras para protección
Estanterías abiertas de filas movibles
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se mueven manualmente, con electricidad o mecánicamente para abrir
espacio entre filas de gabinetes
requieren rieles empotrados en el piso o en plataformas
economiza espacio porque las estanterías están pegadas unas al lado de
otras
el espacio se crea al mover la estantería
Archivos giratorios
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unidades de tablillas giratorias conectada
en una estantería abierta
se le da vuelta y puedes acceder a los
expedientes que están detrás
puede haber dos personas accediendo a
ambos lados a la par
facilita la tarea de archivar y acceder a los
documentos
Archivos laterales con control electrónico
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tiene panel de control electrónico para acceder a las secciones deseadas
las secciones giran para facilitar el acceso
cumple con las leyes que protegen a las personas con limitaciones físicas
Resumen
 los equipos, materiales y tecnología para
el sistema de archivo depende del tamaño
de la empresa y la información que
manejen
 antes de diseñar o adquirir estos equipos,
materiales y tecnología se debe informar
sobre todo lo que existe en el mercado y
tener en cuenta las necesidades actuales
y la futura expansión
 todo el personal debe conocer como
funciona el sistema que elijan para
asegurar el mejor uso y efectividad del
mismo
Materiales para organizar la gaveta del archivo
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estas son las guías, las carpetas, los marbetes para gavetas y carpetas
las carpetas y las guías están hechas de cartón, cartón corrugado, plástico o
material reciclado y los marbetes de papel engomado con colores y barras de
colores, según sea el caso
Las Guías
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tarjetas indispensables para dividir el archivo
indican donde archivar o localizar las carpetas
se coloca al principio de la sección
dan cuerpo y sostén a las carpetas
vienen en diversos tamaños
la cantidad de guías depende del uso
tienen pestaña para colocar el rótulo
viene en diferentes materiales
viene en corte de tres o de cinco
Carpetas
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cubiertas dobladas donde se guardan documentos
dan cuerpo y sostén a los documentos
vienen en varios tamaños, colores y materiales
usualmente tienen dobleces en su base para poder expandir
tienen diversos cortes en su parte superior o lateral
los marbetes se colocan en las pestañas, al igual que las barras de colores
las carpetas para archivos laterales lleva rótulo en ambos lados de la pestaña
hay carpetas regulares, suspendidas, acordeón y tipo sobre
Marbetes
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donde se imprime el rótulo para pegarlo a la carpeta, gaveta o medios
electrónicos
 el rótulo es el título que identifica el contenido de la gaveta, carpeta o
medio electrónico
vienen en diferentes diseños, colores y tamaños
vienen en hojas para prepararlos en la computadora mediante un programa
también puede crear un código de barra que son líneas verticales de colores
de diferente altura y con espacios que se leen por un escáner porque
representan datos.
Organización de la gaveta del archivo
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se organiza con guías principales, guías especiales, carpetas individuales y
misceláneas
cada gaveta debe estar rotulada adecuadamente, según el sistema de archivo
en uso
Guías principales
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van al principio de cada sección dividiéndola
se colocan en la primera sección o al extremo izquierdo sencillo o doble
rótulos cortos, letras, palabras o números
se usan tantas como el sistema lo necesite
se lleva estricto orden alfabético y numérico
Guías especiales
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se usan para subdividir una sección principal
destacan nombres, apellidos, fechas, áreas geográficas o asuntos
en estricto orden alfabético
en la posición cuarta o quinta
Carpetas individuales y misceláneas
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se abre una carpeta individual cuando se tienen cinco documentos
relacionados con una persona, empresa o asunto
hay casos en que la ley requiere que se abre carpeta individual para un solo
documento como una oficina médica
Posiciones de Guías y Carpetas
Tecnología para el archivo electrónico
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se organiza similar al archivo manual con la tecnología de la computadora con
un sistema operativo, los dispositivos y los programas de aplicaciones
el sistema operativo varía según el tamaño y la capacidad de la computadora

de bolsillo – es de uso personal

personal – de escritorio o cuaderno (Lap top) para pequeños negocios u
oficinas

centrales – miles de usuarios usando muchas pantallas o computador
personal

supercomputadores – aplicaciones complejas
la selección del programa de aplicaciones se basa en el uso de la información
y la compatibilidad con otros programas
la compatibilidad reduce el volumen de datos e información a registrar y
conservar para producir otros documentos

permite exportar e importar la información producida en otros
programas y producir documentos combinando esa información
paquete integrado es más económico y práctico que programas individuales,
se pueden actualizar y están protegidos por Ley de Derecho de Autor
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los dispositivos o medios externos son:

memoria flash o USB – gran capacidad de almacenaje (915 disquetes)

discos ZIP – gran capacidad de información (180 discos flexibles)

cintas – para copias de respaldo del disco duro

discos compactos grabables (CD-R) – solo se graba una vez y no se
cambia

discos compactos regrabables (CD-RW) – se regraba

DVD-ROM – disco de video digital, copias de respaldo de los programas,
bases de datos, etc.
Tarjeteros y formularios comerciales
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recursos para manejar los datos cuando es mucha la información en base
de datos y formularios
se usan para manejar y comunicar datos
puede ser base de datos electrónica u organizada en tarjetas archivadas en
ficheros o tarjeteros
los formularios comerciales se pueden imprimir en papel o tarjetas o
crearlos, procesarlos y archivarlos electrónicamente
Tarjeteros
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más usados en bibliotecas y oficinas
forma más sencilla de mantener información específica de forma manual
ocupan poco espacio, se puede mantener en el escritorio para ser
consultado al trabajarse en otro documento en la computadora
según su uso hay dos tipos:

tarjetero índice

tarjetero de asiento
Tarjetero índice
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sirve para proveer información de referencia relacionada a los asuntos o
localización de expedientes o cierta información

direcciones de clientes
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autores o títulos de libros (bibliotecas)

suplidores (bienes y servicios)
es una base de datos que provee información de referencia de los
corresponsales

nombre, dirección postal, correo electrónico, número de teléfono,
número de cuenta y otra información necesaria
en sistemas numéricos, geográficos y por asunto es necesario organizar
una base de datos en forma electrónica y un tarjetero de apoyo
la base de datos se hace alfabéticamente
al localizar la base de datos se busca la zona geográfica, el asunto o el
número asignado
Zona Geográfica
CONSTRUCTORA NACIONAL
CONSTRUCTORA NACIONAL
CALLE 53 15-35
BOGOTÁ COLOMBIA
FÁBRICA DE BLOQUES
Asunto
ID del Cliente
345-460
Tarjetero de asiento o registros de anotaciones
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sirve de referencia en las operaciones diarias
se utilizan como registros acumulativos de anotaciones con apuntes
periódicamente

tarjetas cuando se separa mercancía

llevar cuentas de clientes o suplidores

llevar mantenimiento y reparación de equipo

uso de libros en bibliotecas

tarjetas de vacunas

tarjetas de presentación con reverso para anotar citas
programas de base de datos para conservar y procesar esa información lo
que facilita el añadir, eliminar o clasificar los datos
Organización de los archivos verticales de tarjetas
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se requiere un tarjetero, las guías y las tarjetas
Tarjetero
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caja o gaveta pequeña donde se colocan las tarjetas
el tamaño varia de acuerdo con la cantidad de información
Guías
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dividen el tarjetero en secciones facilitando el archivar o localizar las tarjetas
la cantidad de guías dependerá de la frecuencia de uso y de la cantidad de
tarjetas que se tenga
la pestaña facilita la localización de la tarjeta y pueden estar en diferentes
posiciones
la guía tiene un rótulo
puede incluir un número de control al final indicando el orden de colocación
A
1
A-AL 1
Formularios comerciales
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impreso con espacios en blanco para anotar datos
eficaz para anotar, recopilar, analizar, procesar y tramitar información
repetitiva
medio de insumo para obtener información
medio de egreso para proporcionar información

solicitantes de empleo – ingreso, datos importantes para la empresa

órdenes de compra – ingreso, mercancía que los clientes quieren comprar

factura de compra – egreso, datos detallados y clasificados importantes
para facturación y cobro
Ventajas del uso de formularios
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uniformidad en presentar los datos hace fácil su manejo, localización y
procesamiento
procesos y tramitar en menos tiempo
información necesaria sin olvidar datos
es importante para la efectividad en las operaciones de la empresa
fácil para la búsqueda de datos
muchas instituciones tienen formularios en sus páginas de internet,
facilita a la persona que los necesita
Aspectos básicos de los formularios
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tienen palabras o frases estáticas impresas como: nombre, dirección, fecha, teléfono,
lugar de accidente, numero de póliza y sueldo anual
tienen espacios en blanco que es información variable
pueden estar impresos en diversos materiales o medios: papel, tarjetas, medios
electrónicos
se conservan en tarjetas, papel o electrónicos
los programas de base de dato proveen para diseñar formularios facilitando la
entrada y administración de los mismos
las carpetas tiene información estática impresa o se les puede imprimir para que
sirvan también como formularios de asiento
se anota información relacionada al contenido del expediente
usadas en oficinas medicas y empresas de seguros
las carpetas de los tribunales de Puerto Rico están impresas en todos sus lados
(obtienes información sin abrir la carpeta)
se diseñan formularios en las computadoras según su necesidad y se debe identificar
con una clave o numeración
se pueden comprar formularios según su necesidad
 los materiales para organizar las gavetas de archivo varían en tamaños,
colores, material, posición y espacio para archivo dependiendo de las
necesidades de la empresa
 la tecnología a usarse también dependerá del tamaño de la empresa y el tipo
de información que maneje
 los formularios y la organización de los archivos manuales o electrónicos son
fundamentales para el buen funcionamiento de la empresa
 las bases de datos y los formularios manuales o electrónicos se usan para
registrar, comunicar, procesar y facilitar la información necesitada
 todo el sistema de archivo permite que las instituciones puedan funcionar
efectivamente teniendo sus datos clasificados, organizados y conservados
adecuadamente