Transcript reglas de clasificaciòn alfabética

TÉCNICAS DE ARCHIVO
Reglas de clasificación alfabéticas
OBJETIVO ESPECIFICO
 Adquirir los conocimientos teóricos y prácticos de
las reglas de clasificación alfabético a través de la
práctica, para que se fortalezcan los conocimientos
ya presentes.
EN ARCHIVONOMÍA para cumplir con la finalidad de localizar
con rapidez expedientes y documentos, es importante que los
títulos que se escriben como encabezamiento de los expedientes
estén de acuerdo con las reglas de clasificación alfabética.
Las reglas para clasificar utilizan dos términos con los que nos
debemos familiarizar:
ALFABETIZAR Y UNIDAD.
ALFABETIZAR
Es ordenar los nombres de
acuerdo con la secuencia
alfabética de sus letras:
Ejemplo: López, Pérez,
Vega.
Roca, Rojas, Romero.
UNIDAD
 Se denomina cada palabra
que forma parte de un
título: inicial, abreviatura,
letra separada.
El nombre: Jorge R. Suárez,
Contiene tres unidades:
1-Jorge 2-R 3-Suárez.
Las reglas se dividen en tres grandes
grupos:
 1-Nombres de personas.
 Nombres de compañías
institucionales, sociedades.
 Nombres de bancos,
escuelas, instituciones
gubernamentales.
REGLAS PARA CLASIFICAR NOMBRES DE
INDIVIDUOS.
 1-Los Nombres se
clasifican alfabéticamente
comparando la primera
unidad de cada nombre,
letra por letra. La
segunda unidad se tiene en
cuenta solamente cuando
la primera unidad es
idéntica a otra. La
tercera unidad se considera
cuando la primera como la
segunda son idénticas.
 2- El nombre de cada
persona se divide en
nombre de PILA Y
APELLIDOS.
 Primero se escriben los
apellidos y después el
nombre, separándolos con
una COMA. A esto se le
llama TRANSPOSICIÒN.
Cada parte del nombre de
una persona se le llama:
UNIDAD DE ARCHIVO.
3-Si antes del apellido aparece una inicial, se toma como
parte del nombre.
 Ejemplo:
 José L. Martínez Adame.
Martínez Adame, José L.
4- Si el apellido es igual en
varios nombres, la siguiente
letra o palabras nos servirá de
base para ordenar. Ejemplo:
Guadalupe Ma. Corona D.
Hilda Corona Díaz
Manuela Corona Ramos.
ORDENÁNDOLOS
Corona D., Guadalupe Ma.
Corona Díaz, Hilda
Corona Ramos, Manuela.
5-Si antes del apellido aparecen las partículas: de, del, de la, de
los, etc., se principia la inversión desde el primer apellido, aun
cuando las partículas aparezcan en mayúsculas. Ejemplo:
 Ma. Del Carmen de la
Peña
Peña, Ma. Del Carmen de
la.
6-Si el nombre de pila y el
apellido son los mismos, la
letra o nombre diferente nos
servirá de clave para ordenar.
Ejemplo:
Pedro A. Cedeño.
Pedro J. Cedeño.
Pedro Cedeño Rojas.
 Cedeño, Pedro A.
 Cedeño, J. Cedeño.
 Cedeño Rojas, Pedro.
6ª- La unidad representada por una inicial va antes de un
nombre o apellido que comienza con la misma letra de esa
inicial.
 Ejemplo:
M. E, Cedeño.
M. Elsa Cedeño.
María E. Cedeño.
María Eugenia Cedeño.
 Cedeño, M.E.
 Cedeño, M. Elsa
 Cedeño, María E.
 Cedeño, María
Eugenia.
6b-Una unidad más corta precede a una más larga, si su
raíz es igual.
 José Amad.
 Amad, José.
 Ángel Amado.
 Amado, Ángel.
 Raúl F. Amador.
 Amador, Raúl F.
 Julia R. Franco.
 Franco, Julia R.
 Julián N. Franco.
 Franco ,Julián N.
 Juliana Z. Franco.
 Franco, Juliana Z.
7-Si el nombre propio tiene, además, la abreviatura de su profesión,
grado militar o eclesiástico, o la expresión padre, hijo, junior (Jr.), se
escribe esta abreviatura después de la inversión correcta y entre
paréntesis, ejemplo:
 Lic. Manuel Romero
Gómez.
 Gral. Manuel Ávila
Camacho
Romero Gómez, Manuel (Lic.)
Ávila Camacho, Manuel
(Gral.)
8-Si antes del primer apellido
aparecen vocablos extranjeros
como: Vo, Van, Der, Fitz, D´,
Da, O´, se hace la inversión a
partir de dicho vocablo.
 Albert Fitz Maurice
Kelly.
Fitz Maurice Kelly,
Albert.
Joseph R. D´Amil.
D´Amil, Joseph R.
Jorge O´Neil del Cid.
O´Neil del Cid, Jorge.
-En los países de habla hispana, el nombre de la mujer casada o
viuda está compuesto por su nombre de pila, su apellido de soltera,
seguido de la preposición “de·” o de la palabra viuda, (Vda.), y por
último el apellido del esposo.
 9-Para archivarlos se
invierte el nombre,
tomando como base el
apellido de soltera,
porque éste es el que
legalmente se reconoce.
Solo en caso en que el
apellido de soltera esté
indicado con una letra,
se tomará en cuenta el
apellido del esposo.
 Lourdes de Silva viuda de
Domínguez.
 Silva viuda de
Domínguez,
Lourdes de.
 Aurora Carrillo de De los
Monteros.
 Carrillo de De los
monteros, Aurora.
10-Cuando los nombres de individuos son totalmente iguales se
considerará entonces la dirección como base para su
ordenación en el siguiente orden, ejemplo:
 Pedro Ríos Álvarez.
Calle Juan Pablo 2do. San
Salvador.
 Pedro Ríos Álvarez.
Kilometro23 carretera
panamericana ,
Cuscatlán.
 Ríos Álvarez, Pedro
(Cuscatlán ).
 Ríos Álvarez, Pedro
(San Salvador).
REFERENCIAS PARA NOMBRES DE
INDIVIDUOS
 Los documentos
pertenecientes a un
individuo pueden ser
solicitados de manera
distinta a como están
archivados. Hay que
elaborar referencias. se
ordena el nombre de
manera diferente a la
indicada en las reglas.
La referencia se hace en tarjeta y
formará parte de un catálogo auxiliar.
 Ejemplo: Monseñor
 Ana Quinteros de Olmedo
Alfredo Muñoz.
 Sor Consuelo Vega.
Se archiva:
Muñoz, Alfredo (Monseñor)
REFERENCIA
Monseñor Muñoz
x
Véase:
Muñoz, Alfredo (Monseñor)
 Quinteros de Olmedo,
Ana.( Se archiva).
REFERENCIA
Olmedo, Ana Quintero.
Véase:
Quinteros de Olmedo Ana.
Reglas para clasificar nombres de empresas,
instituciones, compañías o sociedades.
Reglas generales
o 1-Cuando en el título
aparece una coma, el
nombre permanece igual.
No sufre ninguna alteración
ni trasposición.
Ejemplo: -Electricidad, S.A.
-Agrupación Tropical, S.A.
 2-Cuando el título es el
nombre completo de un
individuo(nombre de pila y
apellido), se invierte el
nombre y el resto de la
razón social se escribe a
continuación.
-Debe hacerse tarjeta de
referencia.
Ejemplos :
María B. Martínez, S. A.
Filemón Martínez, Acabados.
Se archiva:
Martínez, María B.,S.A.
Martínez, Filemón Acabados.
-REFERENCIA
 María B. Martínez, S.A.
 Véase:
 Martínez, María B. , S. A.
-REFERENCIA
 Filemón Martínez, Acabados
 Véase:
 Martínez, Filemón, Acabados
 3-Si en el título aparecen
las conjunciones Y o E o
el símbolo, &; o bien
preposiciones como: DE,
SOBRE, POR,
CONTRA, o bien
artículos como: LAS, EL,
LA, etc., permanece
igual, no sufre ninguna
trasposición.
 Ejemplo:
Almacén de ropa. Casa de los ancianos.
 4-Si aparece un artículo
al inicio del título(the en
inglés y EL, LA, LOS,
LAS en español), o
también la expresión
compañía o su
abreviatura(Cía. En
español, Co. En inglés),
se coloca al final del
nombre entre paréntesis.
Ejemplos:
 La Suiza.
 Suiza (La)
 The Start White
 Start White (The)
 Cía. Nacional de Fianzas.
 Nacional de Fianzas(Cía.)
Cuando en el título aparece una
palabra genérica como:
Zapatería, farmacia,
restaurante, etc.,
No sufre ninguna
transposición, siempre y
cuando se tengan uno o dos
expedientes dentro de la
gaveta; pero si el número
de expedientes excede de
los cinco, la palabra
genérica se escribe al final
del nombre.
 En esta caso se recomienda
establecer una guía
secundaria con el título de
la palabra genérica para
localizar con mayor rapidez
la documentación. También
se recomienda en estos
casos hacer una tarjeta de
referencia.
 EJEMPLO:
Zapatería La Rivera. Zapatería Señorial. Zapatería Troya.
Zapatería El Encanto. Zapatería La Súper Barata.
 Troya
 Súper Barata (La)
 Señorial
 Rivera (La)
 Encanto (El)
 Zapatería

Z
SE ARCHIVA:
Rivera (La)
REFERENCIA:
Zapatería La Rivera
Véase: Zapaterías
Rivera (La)
X
6-El nombre de sociedades, corporaciones e instituciones
o cualquier nombre raro o extranjero que no sea inglés se
escribe tal como aparece y así se archiva.
 Ejemplos:
La Petite France.
II Faro Italiano, S.A.
La Picola Casa.
7-Cuando una palabra
termina en S seguida o
precedida de apóstrofe (S´o
´S, posesivo en inglés )
permanece tal como está la
razón social.
EJEMPLO:
-Boy´s Club
-Byers´ Rug Cleaners
8-Cuando hay títulos de empresas o instituciones con
nombres iguales, se considera la dirección para decidir el
orden alfabético, en la forma siguiente:Ejemplos:
 Bital, S.A.
Av. Independencia San
Salvador.
 Bital, S.A.
Av. Los Próceres San
Salvador.
SE ARCHIVA:
o Bital, S.A.
Av. Independencia
San Salvador.
o Bital, S.A.
Av. Los Próceres
San Salvador
9-Cuando una firma o institución utiliza siglas,
éstas se consideran palabras escritas completas.
Cuando no son muy
usuales, para mayor
claridad se
recomienda escribir el
nombre completo
debajo de la sigla
entre paréntesis. Se
deben hacer tarjetas
de referencia.
 CEPAL
(Comisión Económica para la
América Latina).
REFERENCIA:
Comisión Económica para la
América Latina.
Véase:
CEPAL
10-Cuando en el nombre de una firma o
razón social aparecen dos o más letras,
cada una se considera
como unidad de
archivo. Se
recomienda hacer
tarjeta de
referencia.
 EJEMPLOS:
 Radiodifusora XEW.
Almacenes S. y R., S.A.
SE ARCHIVA:
o XEW, Radiodifusora.
REFERENCIA:
o Radiodifusora XEW
Vease:
o XEW, Radiodifusora.
Continuación, regla No.10
SE ARCHIVA:
o S. Y R., S. A.,
Almacenes.
REFERENCIA:
o Almacenes S. y R.,S. A.
Véase:
o S. Y R. , S. A. ,
Almacenes.
REFERENCIAS NECESARIAS EN SASOS
NO MENCIONADOS.
 1-Cuando en una razón
social o masa elocutiva la
palabra importante, la que
distingue a ese negocio de
los demás (apellido o
nombre geográfico) no
aparece al inicio del
nombre.
 SE ARCHIVA:
Farmacia Góngora.
REFERENCIA:
Góngora ,Farmacia
Véase:
Farmacia Góngora.
x
2-Cuando una empresa cambia de nombre, se archiva
bajo el nuevo y se establece una referencia con el nombre
anterior.
 NOMBRE ANTERIOR:
Almacenes Nacionales.
o NOMBRE ACTUAL:
Almacenes El Nuevo Estilo.
SE ARCHIVA:
Almacenes El Nuevo Estilo.
REFERENCIA:
Almacenes Nacionales x
Véase:
Almacenes El Nuevo Estilo.
-
3-Cuando una empresa representa a otra en negocios o
bienes, bajo poder, síndico o apoderado.

Nombre:
Agencia Asociada, S.A
o Representante de:
Materiales mundiales, S.A.
Se archiva:
Agencia Asociada, S.A.
(Materiales Mundiales, S.A.)
 REFERENCIA:
x
Materiales mundiales,
S.A.
Véase:
Agencia Asociada, S.A.
4-Si en los nombres de empresas
aparecen nombres con números,
 Éstos se ordenan y
archivan como si los
números estuviesen
escritos con letra, y el
número completo se
considera como una
unidad.
 8th. Avenue Store.
SE ARCHIVA:
8TH. AVENUE STORE.
(Eight).
 Refresquería 300.
SE ARCHIVA:
Refresquería 300
(Trescientos).
Reglas para clasificación de instituciones
gubernamentales, bancos, escuelas, otros.
INSTITUCIONES
GUBERNAMENTALES.
REGLAS GENERALES
1-En los nombres de institucio.
Gubernamentales se toma
como base para archivar la
palabra más importante. Se
recomienda hacer tarjeta de
referencia. Ejemplo:
Secretaría de Hacienda y
Crédito Público.
REFERENCIA:
Secretaría de x
Hacienda y
Crédito Público.
Véase:
Hacienda y Crédito
Público,Sría. de
2-En las instituciones gubernamentales, dentro de
los títulos se pueden encontrar términos como:
 Ministro de
 Sección de
 Comisión de
 Junta de
 Dirección de
 Subdirección de
 Director de
También frases en otro
idioma, como:
o Bureau of
o Board of
o Commission of
o Service of
o Sectión of
En estos casos las expresiones mencionadas
deben escribirse al final y entre paréntesis.
Ejemplo:
Gobernador del Estado de
Jalisco.
SE ARCHIVA:
Jalisco, Estado de
(Gobernador del).
REFERENCIA:
Gobernador del Estado de X
Jalisco.
Véase:
Jalisco, Estado de
(Gobernador del).
INSTITUCIONES BANCARIAS
 1-Los nombres de los
bancos se archivan tal
como aparecen, de acuerdo
con las reglas de empresas
comerciales, agregando el
nombre del lugar en el cual
funcionan, pues la mayor
parte tiene sucursales en
diferentes ciudades.
Ejemplo:
 Banco Agrícola Comercial.
 Sucursal Soyapango.
 Plaza
Se Archiva:
Agrícola Comercial (Banco)
Soyapango Plaza Sucursal.
Cuando la palabra Banco no aparece al inicio de
la razón social, es necesario hacer un tarjeta de
referencia.
Se archiva:
CityBank, S.A.
Referencia:
Banco CityBank,S.A
Véase:
CityBank, S.A.
3-Cuando en la gaveta hay un
número considerable de
expedientes con títulos de
bancos con sucursales en
diferentes lugares, es
recomendable tomar en
cuenta el nombre
importante de la
institución o el nombre de
la ciudad, de la provincia o
país, según sea el caso.
Puede ponerse también una guía secundaria que
se rotule con la expresión bancos y colocar las
expedientes por orden alfabético.
Nombres de escuelas,
colegios y
universidades.
1-El nombre de escuela, colegio
o universidad privada, se
archiva como aparece,
siguiendo las reglas
establecidas para empresas
comerciales; se recomienda
hacer tarjeta de referencia si
el nombre principal no
aparece al inicio.
SE ARCHIVA:
 Universidad Tecnológica.
 Instituto Nacional San
Bartolo.
 Escuela de niñas Gustavo
Marroquín.
Referencias:
Tecnológica, Universidad. x
Véase:
Universidad Tecnológica.
NOMBRE DE ASUNTOS
 En algunas ocasiones es
necesario archivar los
documentos por el asunto
tratado en éstos, debido a la
importancia del mismo, o
porque da idea muy clara de lo
tratado en el documento
cuando la información sobre un
asunto o tema debe
conservarse reunida en un
mismo sitio en la gavetas,
 (solicitudes de empleo,
citatorios, renuncia, compras,
etc.). Se recomienda
establecer una referencia bajo
el nombre de la empresa o
individuo.
Ejemplos:
Carmen López Figueroa,
mecanógrafa, solicita
empleo.
Se archiva:
 Solicitud de empleo
Mecanógrafa
López Figueroa, Carmen.
Referencia:
López Figueroa, Carmen x
Véase:
Solicitud de empleo
Mecanógrafa.