Карасев Павел, ИТ-директор, Кьези Фармасьютикалс
Download
Report
Transcript Карасев Павел, ИТ-директор, Кьези Фармасьютикалс
Организация электронного документооборота для
дистанционных сотрудников с использованием ЭЦП
Люди, идеи, инновации!
Карасев Павел
ИТ Директор ООО «Кьези Фармасьютикалс»
МОСКВА
21 ИЮНЯ 2014 ГОДА
СЭД: особенности российского рынка, 25 ноября 2014
О компании
3 завода
24 бренда
4 исследовательских
центра
Филиалы в 25 странах
4000 сотрудников
115 в России
КЬЕЗИ В РОССИИ И ПОТРЕБНОСТЬ В ДИСТАНДИОННОЙ РАБОТЕ
Численность – 115 человек
Офисные сотрудники – 35 человек
Региональные сотрудники – 80 человек
St.Petersburg
Yaroslavl
Ryazan
Moscow
N.Novgorod
Moscow oblast
Smolensk
Perm
Kazan
Voronez
Ufa
Rostov-Don
Samara
Tumen
Krasnodar
Ekaterinburg
Saratov
Volgograd
Chelyabinsk
Pyatigorsk
Медицинский представитель – 62 чел.
Менеджер по работе с органами
здравоохранения – 9 чел.
Региональный менеджер – 8 чел.
Территориальный менеджер – 1 чел.
Krasnoyarsk
Novosibirsk
Barnaul
Novokuznetsk
Irkutsk
Khabarovsk
Vladivostok
АКТУАЛЬНОСТЬ ПРОЕКТА
1. Реально существующая потребность
фармацевтической компании Кьези
Фармасьютикалс в:
урегулировании трудовых отношений с
персоналом, работающим вне офиса
уменьшении правовых рисков
снижении издержек на документооборот
2. Глава 49.1 Трудового кодекса
(Федеральный закон от 05.04.2013 № 60-ФЗ)
«Особенности регулирования труда
дистанционных работников»
Электронный документооборот?
“Электронный документооборот должен стать реальностью”
(Д.Медведев, 17.07.2008)
“… Внутренний документооборот до сих пор ведется на бумаге,
компьютеры используются как пишущие машинки. Мы пятый год
переводим нашу работу в электронный вид. На рассылку
документов по ведомствам уходят тонны бумаги. Так никто не
делает, а мы очень богатые и леса у нас много”
(Д.Медведев, 12.02.2009)
ЗАДАЧИ:
1
• Рассмотреть зарубежный опыт и российскую действительность
2
• Выявить преимущества и недостатки дистанционной занятости
3
• Проанализировать российское законодательство в сфере ДТ и ЭП
4
• Определить потребность компании в дистанционных сотрудниках
5
• Оценить эффективность от перехода на дистанционный труд
6
• Разработать схемы перевода сотрудников на дистанц и выдачи ЭЦП
7
• Разработать форму ДС об изменении трудового договора
8
• Выбрать систему ЭДО с возможностью использования ЭЦП
9
• Перевести всех региональных сотрудников на дистанционный труд
10
• Внедрить систему ЭДО с использованием ЭЦП
ПЛАН ПРОЕКТА
Состав мероприятий
Оценка экономических и юридических рисков проекта
Проведение тендера среди поставщиков
Согласование договора на оказание услуг провайдера
Подготовка шаблона дополнительного соглашения об изменении
трудового договора
Подготовка шаблона уведомления об изменении трудового
договора
Внесение изменений и утверждение ПВТР
Рассылка уведомлений об изменении трудового договора
сотрудникам
Автоматизация шаблона в 1С: ЗУП
Установка и тестирование системы ЭДО
Информационная рассылка, публикации на корпоративном портале
Издание и публикация приказа о переводе на дистанционную
занятость с использованием ЭДО
Подготовка дополнительных соглашений на всех переводимых
сотрудников
Сбор заявлений с сотрудников на оформление ЭП и подача в
удостоверяющий центр
Подписание документов с сотрудниками, и выдача сертификатов и
токенов
Тренинг по использованию ЭП и ЭДО
Срок реализации
Ответственный
Март 2014
HR
Апрель 2014
HR \ IT
Май 2014
IT
Май 2014
HR.
Май 2014
HR.
Июнь 2014
HR
до 01.06.2014
HR
Июнь 2014
HR \ IT
Июнь – Август 2014
IT
Май - Июль 2014
HR
Июнь 2014
HR
Июль 2014
HR
Июль 2014
HR
01.08.2014
HR
Август 2014
IT
ПРЕИМУЩЕСТВА ДИСТАНЦИОННОГО ТРУДА
ДЛЯ РАБОТОДАТЕЛЯ:
ДЛЯ РАБОТНИКА:
Сокращение расходов
Нет необходимости открытия
обособленного предприятия
Уменьшение затрат на
транспорт
Улучшенные возможности
организации РМ
Нет аттестации рабочих мест
Не требуется ведение трудовых
книжек
Гибкий график с «плавающими»
часами начала/окончания РД
Простота расторжения
трудового договора
Больше профкоммуникаций,
меньше социальных
Возможность использовать
ЭДО
Разумный баланс работа-личная
жизнь
Труд для инвалидов и
молодежи
Ты-хозяин своего времени =
повышение качества работы
Комфортный труд – лучшие
условия найма
Минимизация стрессов от
рабочих совещаний
НЕДОСТАТКИ ДИСТАНЦИОННОГО ТРУДА
Нужны менеджеры с богатым опытом по управлению
человеческими ресурсами на расстоянии
Необходима хорошая организация дистанционной работы и
менеджер-координатор
Пропадает ощущение рабочего процесса
Срыв сроков при отсутствии контроля
Вероятность потерять навыки работы в команде
Проблема недопонимания при использовании только e-mail
Размывается корпоративная культура
Сохранность корпоративного оборудования
Информационная безопасность
Ниже вероятность продвижения по службе
Снижение мотивации - ограничение в социальных контактах,
творческом выражении, публичном признании
СХЕМЫ ПЕРЕВОДА СОТРУДНИКОВ НА
ДИСТАНЦИОННЫЙ ТРУД И ПОЛУЧЕНИЯ ЭЦП
Приказ по организации об установлении
дистанционной занятости
Сотрудник заполняет заявление и
отправляет в офис компании
Информирование сотрудников об
особенностях дистанционного труда и ЭДО
Ответственный сотрудник по доверенности
передает пакет документов
удостоверяющему центру
Подготовить на каждого ДС об изменении
условий трудового договора
Удостоверяющий центр выпускает
сертификат и передает токен с записанным
на нем электронным ключом
ответственному лицу компании
Подписать с сотрудниками ДС об
изменении условий трудового договора
Ответственный сотрудник лично или
почтовой службой отправляет токен и
сертификат дистанционному сотруднику
Внесение записи в карточку Т-2
Сотрудник под роспись получает
сертификат и токен
ДЛЯ РАБОТЫ ЭДО С ЭЦП НЕОБХОДИМО
Программное
обеспечение для обмена
электронными
документами
ЭЦП сотрудника и
компании
ПО для шифрования и
защиты данных
Удостоверяющий центр
Как это работает
Ноутбук,
Esmart,
КРОПТО
ПРО
Сервер
TaxCom
1С:8.3
Зарплата и
управление
персоналом
МОТИВАЦИЯ – НЕ ВОПРОС?!
Современные фармацевтические компании должны
соответствовать принципам нового менеджмента
«Следи за результатами, а не за подчиненными!»
Система
удаленного контроля и постановки
задач (CRM система Кьези)
Действующая система оценки, завязанная на
результатах деятельности дистанционных
сотрудников (система KPI)
Программы и инструменты материальной и
нематериальной мотивации (Долгосрочная
программа мотивации, Корпоративный портал,
«Пряники!»)
ВОПРОСЫ?
Павел Карасев