Transcript cartilla transferencia documental

BASE LEGAL
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Acuerdo 042 del 31 de octubre de 2002. “Por el cual
se establecen los criterios para la organización de los
archivos de gestión en las entidades públicas, se regula
el Inventario Único Documental y se desarrollan los
artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos
594 de 2000”.
Acuerdo No. 038 de septiembre 20 de 2002. ”Por el
cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de
Archivos 594 de 2000”. (Establece que los servidores
públicos al desvincularse de las funciones titulares,
entregarán los documentos y archivos debidamente
inventariados...) Archivo General de la Nación
INTRODUCCION
La presente cartilla, denominada Transferencia
documental, explica los procedimientos que se deben
realizar para llevar a cabo la organización y
transferencia documental de los archivos de gestión
del Hospital Universitario Departamental de Nariño
E.S.E, una vez cumplido los tiempos de retención que
se fija en la respectiva Tabla de Retención Documental
para la primera fase de archivo.
El Archivo Central, espera que esta cartilla,
perteneciente a la serie Planes de Capacitación,
suministre
los
elementos
de
información
procedimentales requeridos para completar la
organización de sus archivos de gestión.
Es el procedimiento mediante el cual
se hace el traslado controlado de los
documentos
Consiste en el
traslado de
documentos de los
archivos de gestión al
archivo central, una
vez que estos han
cumplido su tramite
administrativo y han
agotado su tiempo de
retención establecido
en la TRD.
Consiste en el traslado de
los documentos del archivo
central al histórico de
conformidad con las TRD.
1. Verifique que la documentación a transferir, haya
cumplido su tiempo de retención.
2. Retire el material metálico, hojas y formatos en
blanco, copia o fotocopias de documentos cuyo original
se encuentre en un expediente, colillas de envió o de
fax, borradores.
3. Utilice unidades de conservación (carpetas) para los
documentos
4. La foliación es un requisito ineludible para las
transferencias. (PARTE SUPERIOR DERECHA – FORMA
DE LECTURA)
5. Perforación de documentos: todos los documentos se
deben alinear en la parte superior y perforar a tamaño
oficio
6. Rotule cada carpeta y caja,
identificando
identificando
SECCION:
identifiquejerárquicamente
jerárquicamente
de
SECCION: identifique
de quien
quien
depende
(Subgerencia
depende
(Subgerencia
Administrativa
Administrativa
o
Subgerencia
de o
Subgerencia
Prestación de Servicios)
Prestación dede
Servicios)
SUBSECCION:
identifiquelalacoordinación
coordinacióna la
a la
SUBSECCION: identifique
cual depende y luego su dependencia
SERIE: identifique
identifiquela serie
la que
seriele corresponde
que le
corresponde
a las funciones
de acuerdo de
a acuerdo
las funciones
asignadas
asignadas
(informes,
actas,
resoluciones,
(informes, actas, resoluciones, planes,
planes,
Historias procesos
Laborales,disciplinarios)
procesos
Historias Laborales,
disciplinarios)
SUBSERIE:
identifique las
lassubseries
subseriesque
que
SUBSERIE: identifique
se se
desprenden
series
(actas(actas
de comités.
desprenden de
delaslas
series
de
Historias
laborales
activas,
Historias
comités. Historias laborales activas,
laborales laborales
inactivas,inactivas,
planes planes
de mejora,
Historias
de
mejora,
planes
de capacitación,
planes de
capacitación,
FECHAS EXTREMAS: identifique la fecha
en el documento que haya dado inicio
al tramite y fecha final en el
documento en donde haya finalizado
el tramite ( 1 de enero de 2014 – 31
de diciembre de 2014)
Nº DE FOLIOS: identifique la totalidad de
folios que se encuentran en cada
unidad de conservación (carpeta)
Nº DE CARPETA: identifique el numero de
carpeta que le corresponde a esta.
Nº DE CAJA: identifique el numero de caja
que le corresponde a esta
PARA TENER EN
CUENTA
1.Cada carpeta tiene en su
lomo la capacidad estándar
para el almacenamiento de
documentos , el tope
máximo es de 200 folios.
2.En cada una de las cajas
caben 5 carpetas con 200
folios cada una.
7. Registe en el formato Único de Inventario Documental - FUID, los expedientes
(carpetas) que se van a transferir, identificando claramente a que serie o
subserie pertenece
8. Solicite la visita del personal de archivo, para revisar y orientar el proceso de
transferencia, de acuerdo con las normas y procedimientos.
Formato Único de Inventario Documental
9. Proceda a transferir la
documentación al Archivo
Central, acompañada del
Formato
Único
de
Inventario Documental,
debidamente diligenciado
en original y copia,
además envié una copias
por correo electronico.
a:
[email protected]
[email protected].
10.El personal de archivo
confrontara la remisión
física
de
la
documentación con el
formato
Único
de
Inventario Documental,
para
establecer
la
veracidad de la entrega.
11. Una vez finalizada esta actividad, se
procederá a la firma del inventario
Documental por parte del funcionario
responsable de la preparación de la
transferencia y de Archivo.
12. Finalmente el personal de archivo,
ubicara la documentación en la
respectiva
estantería
para
su
conservación préstamo y custodia.
CALENDARIO DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
Se elabora un cronograma de transferencias por parte del jefe de
Archivo Central
a inicio de año, teniendo en cuenta a los productores de la
documentación
CLASES DE
TRANSFERENCIAS
ORDINARIAS:
es la transferencia de forma
ordenada acorde al cronograma
establecido en un plazo de tiempo
determinado
EXTRAORDINARIA:
esta es de forma ocasional sin
Tiempo establecido