Transcript Presentatie Gemeenten

Instructiebijeenkomst
inrichting werkproces
t.b.v. declaratie en
betalingsverkeer
Friese gemeenten
16 december 2014
Maxim ter Hedde
Kwartiermaker inrichting beheertaken
Centrumgemeenteconstructie 3d Fryslân
Mariël Hylkema
Implementatie projectleider MOzaak
Charles Willems
ZorgNed
INHOUD
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Scope en afbakening
Proces op hoofdlijnen
Berichtenverkeer
Proces in detail
Voorbereidingen
Vragen
1. Scope en afbakening
Wmo regionaal
1. Beschermd wonen
2. MO / VO
3. AMHK
Jeugdzorg regionaal
1.Residentiële zorg inclusief
gesloten zorg
2.Jeugdbescherming
3.Jeugdreclassering
4.Spoedeisende zorg
5.Jeugd GGZ
6.Jeugd AWBZ intramuraal
7.Behandeling en vervoer
8.Pleegzorg.
INHOUD
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Scope en afbakening
Proces op hoofdlijnen
Berichtenverkeer
Proces in detail
Voorbereidingen
Vragen
cliënt
2. Proces op hoofdlijnen
Gemeente
Toegang
Sociaal gebiedsteam /
wijkteam
GGK
Beschikking
1
verplichting
4
budgetoverzicht
goedgekeurde factuur
Administratieve
verwerking
2
toewijzing
Vecozo
3
factuur
Gecontracteerde zorgaanbieders
cliënt
2. Proces op hoofdlijnen: situatie per 01 januari 2015
Gemeente
Toegang
Sociaal gebiedsteam /
wijkteam
Beschikking
1
verplichting
4
budgetoverzicht
goedgekeurde factuur
betalingsbatch
3
factuur
Administratieve
verwerking
2
toewijzing
Gecontracteerde zorgaanbieders
Portaal
MO Zaak
1 Beschikking
• Voorwaarde, leidt tot financieel-administratieve verplichting.
• Beschikking wordt via portaal geupload.
4 Betalingsbatch
• Facturen ondergaan rechtmatigheidscheck. Klopt combinatie
cliënt – zorgaanbieder – gemeente (woonplaatsbeginsel!) en
productcode dan factuur akkoord
• Goedgekeurde facturen worden verzameld in een
betalingsbatch, ter uitvoering door gemeenten.
2 Toewijzing
• Over de frequentie van de toewijzingen en
afhandelingstermijnen zijn nog geen concrete afspraken met
gemeenten gemaakt. Toewijzingsbericht is administratief, zorg
kan al eerder worden ingezet door aanbieder.
• Toewijzing zorgproduct wordt door sociaal wijkteam in
samenspraak met aanbieder gedaan. Zodoende is dit dus heel
gedetailleerd en maatwerk.
3 Facturen
• Maandelijks achteraf
• Betaling van een factuur tot en met € 10.000 heeft enkele
werkdagen na akkoord van MO plaats. Betaling van een factuur
boven dit bedrag, mits akkoord van MO, 30 dagen na
factuurdatum
• Correcties kunnen maximaal over één kalendermaand terug
worden ingediend
INHOUD
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Scope en afbakening
Proces op hoofdlijnen
Berichtenverkeer en overdracht cliëntgegevens
Proces in detail
Voorbereidingen
Vragen
Overdracht cliëntgegevens (1)
• Er zijn geen afspraken gemaakt dat regiogemeenten
bestanden t.b.v. de cliëntoverdracht aanleveren bij
gemeente Leeuwarden. Gemeenten kunnen rechtstreeks
aanleveren bij MO-Zaak. MO-Zaak laat weten aan welke
eisen de aan te leveren bestanden moeten voldoen.
• Hoe ver zijn gemeenten met inventariseren
cliëntgegevens?
Overdracht cliëntgegevens (2)
1. Jeugdigen voor wie zorg wordt ingekocht via een PGB en jeugdigen
die op een wachtlijst staan: gefaseerde aanlevering, door
gemeente te downloaden via CAK-portaal
2. Jeugd voor wie op individueel niveau wordt gedeclareerd,
Jeugdigen die zorg in 2014 ontvangen vanuit AWBZ, jeugd-GGZ
vanuit de ZVW en jeugdigen in gesloten instelling voor jeugdhulp
vanuit de WJZ (jeugdzorg-plus) en waarvan zorg doorloopt in 2015:
De zorgaanbieders zijn vanuit een regionale actie aangeschreven
om gegevens over te dragen (nov 2014 en jan 2015). De gemeente
kan de bestanden downloaden via de VBO-module.
Overdracht cliëntgegevens (3)
3. Jeugdigen met een voorziening/ maatregel jeugdreclassering en
Jeugdigen met een voorziening/ maatregel jeugdbescherming. De
continuïteit van zorg gaat over van Bureau Jeugdzorg naar de
gecertificeerde instelling, cliëntgegevens blijven bij Bureau
Jeugdzorg Friesland.
4a. Jeugdigen die zich hebben gemeld bij BJZ maar waarbij nog geen
contact is gelegd door BJZ. Op maandag 29 december levert BJZ
aan alle gemeenten in Friesland een CSV-bestand met daarin de
BSN-nummers van alle klanten uit de werkvoorraad van BJZ.
4b. Jeugdigen die zich hebben gemeld bij BJZ maar waarbij nog geen
contact is gelegd door BJZ. Cliëntgegevens in CSV-bestand. Dit
bestand is relevant voor de sociaal wijkteams. Er is nog geen
sprake van een indicatie. Deze klanten komen dan via de nieuwe
instroom terecht bij MO-Zaak.
Berichtenverkeer per 01 januari 2015
Gemeente
JW301
Betalingsopdracht
verplichting
Portaal MO zaak
JW301
opdracht
factuur
JW303 (AWBZ)
Excel-variant
JW321 (GGZ)
Gecontracteerde zorgaanbieders
Overige berichten
• Verzoek tot aanvraag toewijzingsbericht. Van toepassing bij directe
verwijzing. Er komt in het berichtenverkeer ondersteuning voor
directe verwijzingen door bijv. huisartsen. In zo’n situatie moet de
aanbieder een verzoek om toewijzing bericht versturen naar MOzaak. De direct doorverwezen cliënten zijn dan altijd in beeld. Dit
bericht wordt binnenkort opgenomen in het leveranciersportaal.
Tot die tijd actief per email verzoek indienen bij Mozaak.
Woonplaatsbeginsel
• MO-Zaak checkt op het moment van declaratie het
woonplaatsbeginsel. Dit kan op 2 manieren:
• Raadpleging via het Gegevensknooppunt GGK
• Volgen stappenplan Woonplaatsbeginsel
Beide mogelijkheden niet realiseerbaar per 1 januari 2015. MO-Zaak
sluit pas later aan op het gegevensknooppunt en voor het volgen van
het stappenplan is inzage in alle GBA’s nodig. MO-Zaak is niet door
de gemeenten geautoriseerd voor basisregistratie personen van de
Friese gemeenten en dit is ook niet wenselijk.
• We willen u er derhalve op attenderen dat u op het moment van
indiceren/ beschikken zelf op het woonplaatsbeginsel controleert
en dat er hierop geen controle meer plaatsvindt door MO-Zaak.
Berichtenverkeer per 01 januari 2015
• Niveau van toewijzen: op productniveau zoals
gecontracteerd.
• Gestandaardiseerd berichtenverkeer, zowel voor
inhoud als in vorm
• Excel formats factuur (WMO303)
• wordt per email verstrekt
• tevens vindbaar op
https://www.istandaarden.nl/istandaarden/Modules/Berichte
nconverter-Wmo-en-Jeugdwet.html
• Eventueel vertaaltabel, van oude producten (2014)
naar nieuwe in 2015 (bestaande cliënten)
INHOUD
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Scope en afbakening
Proces op hoofdlijnen
Berichtenverkeer en overdracht cliëntgegevens
Proces in detail
Voorbereidingen
Vragen
Gemeente levert beschikking (301) aan
MOzaak portaal Jeugd-Ned; Inlogscherm wijkteam
Beschikking van gemeente naar MOzaak
MOzaak portaal Jeugd-Ned; Gemeente ziet beschikkingen
Mozaak verwerkt beschikkingen en
maakt toewijzingen voor leverancier
Leverancier: de toewijzingen van alle gemeenten
MOzaak portaal Jeugd-Ned; Toewijzing aanbieder
Toewijsberichten (301’s) downloaden door leverancier
Per toewijzing extra informatie beschikbaar
Leverancier dient factuur in (303) en
controleert
Factuur indienen
MOzaak portaal Jeugd-Ned; Naar factuurcontrole
Factuur bekijken
Factuurregels controleren en corrigeren
Factuurregels controleren
•
Leverancier heeft contract
•
Contractbedrag niet overschreden
•
BSN gevonden
•
Client in juiste gemeente
•
Leverancier heeft cliënt in zorg
•
Product valt binnen interventie-niveau
MOzaak portaal Jeugd-Ned; Facturatie
Budget-uitputting
INHOUD
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Scope en afbakening
Proces op hoofdlijnen
Berichtenverkeer en overdracht cliëntgegevens
Proces in detail
Voorbereidingen
Vragen
Voorbereidingen (1)
1. Inrichting MO zaak portaal + testtraject
2. Aanmelden gebruikers:
• gebruikers opgeven via formulier
• contactpersoon techniek doorgeven via formulier
3. Instructie gebruikers
• handleiding wordt toegezonden aan toekomstige gebruikers
• handleiding is beschikbaar in applicatie zelf
Voorbereidingen (2)
4. Keuze gebruik portaal
• toewijzing JW301 of WMO301 van gemeenten: berichten uit
eigen software applicatie) of werken in schermen MO Zaak
portaal
5. Informatie over voortgang implementatie
• contactpersonen per organisatie opgeven via formulier
• communiceer over interne voortgang (hulp nodig?) met
regionaal implementatieteam gemeente Leeuwarden / Mozaak
via projectleider implementatie regionaal beheer 3d
INHOUD
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Scope en afbakening
Proces op hoofdlijnen
Berichtenverkeer en overdracht cliëntgegevens
Proces in detail
Voorbereidingen
Vragen
Vragen en antwoorden
Contracten/inkoop:
[email protected]
Berichtenverkeer en aansluiting MO Zaak Portaal:
[email protected]
Gebruikersvragen tijdens uitvoering proces:
[email protected]
Overige veelgestelde vragen op:
www.leeuwarden.nl/inkoopzorg
Specifiek voor Beschermd Wonen
a)
b)
c)
d)
e)
Opstellen indicatie-advies format volgt uiterlijk 22 december
via MO-zaak
Versturen indicatie-advies door sociaal wijkteam van alle
Friese gemeenten
Beschikkingen en betalingen alle via Leeuwarden (als
centrumgemeente)
Ook voor bestaande cliënten dienen wijzigingen in
zorglevering doorgegeven te worden.
In het kader van eigen bijdrage is het belangrijk dat de
gemeente Leeuwarden als centrumgemeente (via MO-zaak)
weet dat zorglevering gestopt is.
Gestelde vragen gemeenten (1)
a) Voor enkele gevallen zullen wij als gemeenten een eigen bijdrage
vragen. Dit loopt via het CAK. Wie doet de melding aan het CAK, de
gemeente of MO-zaak? Als MO-zaak hier tussen zit, wie ontvangt dan
de geinde bijdrage van het CAK, gaat dit rechtstreeks naar de
gemeente of loopt dit ook via MO-zaak? MO-Zaak meldt aan. Zij
krijgen toegang tot het CAK-portaal zodat ze de cliëntgegevens
kunnen uploaden. Het CAK verstuurt de geïnde bedragen vervolgens
naar de betreffende gemeente, naar het al bij hun bekende
bankrekeningnummer (al bekend voor WMO).
Gestelde vragen gemeenten (2)
b. Is de afspraak te maken dat bij discussie over de inhoud van de
factuur, toch 90% van het factuurbedrag binnen de reguliere
betalingstermijn betaald worden? Neen, pas wanneer wederzijds
duidelijkheid is en dit tot een nieuwe factuur leidt, zal de
betalingstermijn van de nieuwe factuur worden gehanteerd. Wanneer
geen nieuwe factuur behoeft te worden gestuurd, zal de
betalingstermijn van de oorspronkelijke factuur worden
aangehouden.
c. Verzoek om coulance te hanteren bij correctie vanuit zorgverlener
m.b.t. regel dat maximaal 1 maand na facturatie nog een correctie
mogelijk is. De gemeente ziet vooralsnog geen aanleiding om op
coulance op te late correcties op facturen toe te passen.
Gestelde vragen gemeenten (3)
d. Woonplaatsbeginsel - hoe gaan we om met verhuizingen van jongeren
of gezaghebbende ouders naar andere gemeenten of provincies? De
Friese gemeenten volgen allen de landelijke afspraken hieromtrent
e. Bij doorlopende AWBZ indicaties verzendt het zorgkantoor een
intrekkingsbericht naar de zorgaanbieder waarin wordt aangegeven
dat de opdrachtverstrekking per 1-1-2015 stop wordt gezet. Wat moet
de zorgaanbieder vervolgens doen? De rechten van de betrokkene
cliënt wijzigen niet. De zorg wordt gecontinueerd en de gemeente
neemt de opdracht over. De zorgaanbieder vraagt de gemeente voor
deze cliënten een nieuwe opdracht (toewijzing) te verstrekken. Dit
kan door aanlevering van een bestand met de gegevens van de
betreffende AWBZ-cliënten (vergelijkbaar bestand als voor de
eenmalige gegevensoverdracht).
Gestelde vragen gemeenten (4)
f.
Van iedere gemeente heeft één persoon van de VNG de
tariefinformatie van de landelijke inkoop (LTA) ontvangen en daarin
staat welke aanbieders maandelijks vooraf via een papieren
declaratie kosten in rekening brengen. Gemeente moet hiervoor een
percentage van 3,76 van het macrobudget reserveren. Er is geen
controle nodig, is geen sprake van een toewijzing. Kan de declaratie
direct naar de individuele gemeente of gaat deze via MO-Zaak? Naar
de individuele gemeente. Het is geen onderdeel van de regionaal
ingekochte zorg. Qua handling moeten we het dus beschouwen als
een lokale factuur.
Gestelde vragen gemeenten (4)
g. We hebben begrepen dat er voorschotten verstrekt gaan worden. Hoe
loopt het proces hierin? Wie verstrekt een voorschot aan wie? En
vervolgens ook hoe worden de bestedingen daarop geboekt (ook weer
wie doet wat). Er zijn met bepaalde zorgaanbieders afspraken
gemaakt over bevoorschotting. Dit betreffen de JGGZ-aanbieders
(die nu werken met DBC-systematiek en dat gaat uit van
bevoorschotting; de DBC systematiek wordt vanwege landelijk
gemaakte afspraken voortgezet, en daarmee moet dus ook
bevoorschotting worden doorgezet). Ook met Jeugdhulp Friesland
(Jeugd en Opvoedhulp) zijn bevoorschottingsafspraken gemaakt, die
ook gewoon in het contract staan. De achteraf gestuurde facturen
worden verrekend met de voorschotten.
Openstaande punten implementatie
• Lijsten met producten en coderingen, t.b.v. systeeminrichting aan
zijde 23 gemeenten om JW301 te kunnen vullen
• Autorisatie gebruikers 23 gemeenten, hoe aanvraagprocedure in
te richten, en opdracht aan MOzaak om autorisatie te verstrekken
(eenmalig in bulk, daarna mutaties, individuele aanvragen)
• Wie doet melding bij iStandaarden van producten jeugd
Leeuwarden + 23 regiogemeenten
• Zijn er conversietabellen nodig van bestaande producten naar
nieuwe producten? (Wmo/Jeugd) of kunnen leveranciers in hun
huidige (2014) producten ook in 2015 blijven factureren?