الوحدة الخامسة تاثير الحوكمة الالكترونية وادارة التغيير الجزء الثالث
Download
Report
Transcript الوحدة الخامسة تاثير الحوكمة الالكترونية وادارة التغيير الجزء الثالث
Impact & Change 3(3)التأثير والتغيير
Team management &
communication
إدارة الفريق والتواصل
الحوكمة االلكترونية
برنامج تدريب المدربين
الوحدة الخامسة
تأثير الحوكمة االلكترونية
وادارة التغيير
2
إدارة الفريق والتواصل
الجزء الثالث
e-Governance
Training of Trainers
Module V
e-Governance Impact
and Change Management
& Team management
communication
Part III
Agenda
1. Defining the project team(s)
2. Setting up the teams
3. Managing the teams; roles,
communication, milestones
IMPACT & CHANGE- 3
جدول األعمال
• تحديد فريق (أو فرق) المشروع
• إعداد المجاميع
• إدارة المجاميع ؛ األدوار ،التواصل ،تعريف المعالم
Defining the teams(s)
Depending on the scope of the project there will be a need for many project
teams. You will always need
•
A ”core team” driving the development
Then, depending on scope and nature of the project
•
Your department: depending on the size and diversity of the department
various user groups must be represented.
•
Cross-department: A group representing all departments involved
•
Cross-Ministry (similar): A group representing all ministries involved,
possibly also several departments at each ministry.
•
In this case both a policy team and one or more technical teams may be required
For all teams, critical factors:
•
•
•
The people involved (Skills, personal factors)
Their authority; what can they achieve in their environment/department?
Their incentives for participating in the group
IMPACT & CHANGE- 3
تعريف الفريق /المجاميع
اعتماداً على نطاق المشروع سوف تكون هناك حاجة للعديد من الفرق في المشروع .سوف تكون
بحاجة مستمرة الى :
• "فريق أساسي" يقود التطوير .
و اعتماداً على نطاق وطبيعة المشروع سيلزمك :
• اإلدارة الخاصة بك :تبعا ً لحجم وتنوع القسم يجب أن يكون هناك تمثيل لجميع فئات المنتفعين .
• تكامل األقسام :مجموعة يمثلون جميع اإلدارات المعنية
• التكامل على مستوى الوزارات (مماثلة) :وهي مجموعة تمثل جميع الوزارات المعنية ،وربما
أيضا عدة إدارات في كل وزارة.
• وفي هذه الحالة قد يلزم فريق سياسات وفريق تقني واحد أو أكثر.
العوامل األساسية لجميع الفرق :
(aمشاركة الجمهور (المهارات ،والعوامل الشخصية)
(bصالحياتهم :و ما يمكن أن يحققوه في بيئتهم وإدارتهم .
(cالحوافز المخصصة للمشاركين في الفريق .
IMPACT & CHANGE- 3
Team Types in Change Programs
• Management decision-making, “steering
group”
• Project team
• Cross-functional or functional improvement
teams, e.g. business user teams
• Autonomous work teams, e.g. IT staff
• Superusers
• Communities of practice
IMPACT & CHANGE- 3
أنواع الفرق في برامج التغيير
•
•
•
•
•
•
إدارة صنع القرارات "الفريق القيادي "
فريق المشروع
فرق التكامل الوظيفي أو التطوير الفني ،مثل فرق المنتفعين
من المشروع ...
فرق العمل ذاتية التحكم ،مثل موظفي تكنولوجيا المعلومات
المنتفعين المتميزين
المجموعات ذات الخبرة .
Stakeholder analysis to decide
which teams you need
Stakeholder Group
change recipients
تغيير
المستلمين
decision makersالقرار
resource holders
صناع
أصحاب
الموارد
program
implementersالبرنامج
external parties
الخارجية
مطبقوا
األطراف
Description
intended receivers of the
products of change or change
outcomes الناس المستهدفين بالتغيير
ونتائجه
people that approve a change
effort and decide its scope and
direction األشخاص الذين يوافقون على
. التغيير ويحددون نطاقه وإتجاهه
people authorized to release
financial and human resources
required by a change effort
األشخاص المخولين بتوظيف الموارد
البشرية وتوظيف األموال الالزمة للتغيير
people charged with the
responsibility for bringing about
أشخاص اتهموا
بالمسؤولية عن أحداث هذا التغيير
the change
Examples
•end users of new software, such as a
new accounting package
employees of two merged companies
•Steering Committee Members
•Project Sponsor
•Chief Executive Officer
•Chief Financial Officer
•Financial institution such as a bank
•Line Manager
•Program Manager
•Project Manager
•Project Team Members
people that are not the intended
•suppliers whose access to a business is
recipients but who are impacted
restricted after a change in business
by the change األفراد غير
IMPACT & CHANGE- 3 hours
•broader community impacted adversely
Which group requires which action?
العمل الذي تتطلبه المجموعة
Stakehold
er Group
Description
Examples
intended
receivers of the
change
products of
1. end users of new software, such
recipien
change or ا
as a new accounting package
Ts تغيير
change
المنتفعين من البرامج مثل المحاسبين
المستلمين
outcomesالمقصو
دين بالتغيير ونتائجه
people charged
with the
program
responsibility
implemen
for bringing
ters مطبقي
about the
النظام
change المتهمين
بتعاونهم مع التغيير
•Program Manager
•Project Manager
•Project Team Members
مدراء المشاريع والبرامج وأعضاء الفرق في
المشاريع
IMPACT & CHANGE- 3
Action, examples
•Superusers to provide on the job
support?
•Online ”community of practice”
discussion group where people can
support each other?
• المنتفعين المميزين يدعمون العمل
• األفراد الخبراء على شبكة األنترنت
مجاميع مناقشة من أجل دعم البعض للبعض/
اآلخر
•Community of practice?
األفراد ذوي الممارسة
Tasks
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Clarifying project team member roles
Setting team and individual goals
Monitoring and measuring team and individual performance
Feeding back team and individual performance
Resolving conflicts between team members constructively
Delegating responsibilities and tasks
Motivating using a combination of intrinsic and extrinsic rewards
Developing the skills of team members
Coaching team members
IMPACT & CHANGE- 3
المهام
•
توضيح دور كل عضو في فريق المشروع
•
•
•
•
•
•
•
•
فريق اإلعداد واألهداف الفردية.
رصد وقياس األداء الفردي والجماعي
فريق التغذية الراجعة ( األنطباعات ) واألداء الفردي
حل النزاعات بين أعضاء الفريق .
تفويض المسؤوليات والمهام.
تحفيز استخدام مزيج من المكافآت الداخلية والخارجية
تطوير مهارات أعضاء الفريق
أعضاء فريق التمرين
Team success factorsعوامل نجاح الفريق
Targets
األهداف
The team mutually agrees on objectively measurable goals and continuously
measures performance against their targets. توافق الفريق على أهداف موضوعية قابلة
ومقاييس األداء المستمر لتحقيق أهدافها،للقياس
Emotional الذكاء
األجتماعي
Intelligence
Each team member displays self-awareness and emotional self-control, and is
able to empathize with and inspire others. Team rules are mutually agreed,
with each team member working actively in support of team cohesion كل عضو
ويكون قادرا على فريقالتعاطف والهام،في الفريق يعرض الوعي الذاتي وضبط النفس العاطفي
. مع كل عضو من األعضاء للعمل بنشاط لدعم تماسك الفريق، القواعد متفق عليها.لآلخرين
Authority الصالحيات
The team has sufficient authority and influence to command the resources that
it needs to achieve its goals and to get things done by others outside of t he
team
الفريق لديه ما
يكفي من السلطة والنفوذ لقيادة الموارد التي تحتاج إليها لتحقيق أهدافها وللحصول على األشياء التي
يضطلع بها آخرون من خارج الفريق
Motivation التحفيز
Each team member is highly self-motivated towards achieving the common
goals. External rewards are set up to further enhance this strong internal
drive. ممايستلزم مكافأتهم مكافآت داخلية، كل عضو في الفريق لديه الدافع لتحقيق أهداف المشروع
وخارجية توضع حسب نظام الحوافز
Skills
المهارات
Each team member is competent in the range of personal and interpersonal
skills required to build and maintain the team. Technical and professional skill
gaps are identified and filled with the required training and coaching. يختص كل
المهارات.عضو في الفريق في مجموعة من المهارات الشخصية الالزمة لبناء والحفاظ على الفريق
.التقنية والمهنية هي التي تحدد الفجوات ومدى الحاجة إلى التدريب والتوجيه
IMPACT & CHANGE- 3
Team Setup
•
•
•
Team size is important. If it is too small, there will not be enough ideas and variety
of viewpoints for well-informed and representative decision-making. If it is too
large, decision-making becomes laborious and protracted, with a tendency for
members to form cliques. The optimal size appears to be somewhere between five
and eight members.
Ensure that the team leader is motivated and with a good measure of
interpersonal skills. Also make sure that there are enough team members with
formal authority and credibility with the rest of the organization. Team members
will also need a good dose of interpersonal skills and access to the needed subject
matter experts if your change program is to be a success.
Teams are so much more effective than groups of people working on the same
task because team members capitalize on each other’s strengths and fill in the
gaps for each other’s weaknesses. With that said, have you got the right balance of
team roles? (http://www.businessperform.com/projectmanagement/project_team_management.html)
IMPACT & CHANGE- 3
إعداد الفريق
•
•
•
حجم الفريق له أهمية .فإذا كان صغيراجداً ،لن يكون هناك ما يكفي من األفكار وتنوع وجهات
النظر التخاذ قرارات مستنيرة .و إذا كان كبير جداً ،يصبح اتخاذ القرارات شاقا وطويل األمد ،مع
ميل األعضاء لتشكيل زمر وإئتالفات .يظهر الحجم األمثل أن يكون العدد ما بين خمسة وثمانية
أعضاء.
ضمان أن قائد الفريق لديه الدافع مع قدر كبير من ومهارات التعامل مع اآلخرين .تأكد أيضا من
أن هناك ما يكفي من أعضاء الفريق يحملون الصفة الرسمية ولديهم مصداقية كافية .أعضاء
الفريق يحتاجون أيضا إلى جرعة جيدة من مهارات التعامل مع اآلخرين والوصول إلى الموضوع
المطلوب إذا ما أريد تنفيذ البرامج بنجاح .
الفرق أكثر فعالية من مجموعات من األشخاص الذين يعملون في نفس المهمة ألن أعضاء الفريق
يمكنهم االستفادة من نقاط قوة كل منهما اآلخر ،وسد الثغرات فيمابينهم البعض.حسب القائل ،هل
عندك التوازن الصحيح ألدوار أفراد الفريق؟
Roles in teams (1/3)
األدوار في الفرق
Action Oriented Roles
Shaperالمؤسسون
واضعوا المالمح العامة
Implementerالمنفذو
ن
challenging and dynamic التحدي والديناميكية
thrives on pressure معتادون على الضغط
disciplined and reliable منضبطون وأهل للثقة
conservative and efficient محافظون وكفوؤن
Completer Finish
المكملونer
يملكون الشجاعة للتغلب على العقباتdrive and
courage to overcome obstacles
turns ideas into practical actions يحولون
األفكار الى تطبيقات عملية
painstaking, conscientious and
anxious حريصون وعلى درجة عالية من التحمل
searches out errors and omissions يبحثون
عن الخطأ والسهو
IMPACT & CHANGE- 3
Belbin TeamRoles Profile.
http://www.bel
bin.com/rte.as
p?id=8
Roles in teams (2/3) األدوار في الفرق
People Oriented Roles
Co-ordinator المنسقون
Teamworker العاملون
الجماعيون
Resource Invest
mature and confident ناضج وأهل للثقة
clarifies goals and promotes decision-making يحدد أهدافه ويتخذ القرارات
delegates well يمنح الصالحيات لألشخاص المناسبين
co-operative and mild متعاون وطيب
perceptive, diplomatic and averts friction يتجنب األحتكاك، ديبلوماسي، مدرك
listens well and fosters team cohesion يعزز تماسك الفريق، مصغ جيد
extroverted, enthusiastic and communicative منفتح ومتحمس ومتواصل
explores ides, developments and resources يكتشف األفكار ومصادرها وسبل
تطويرها
develops contacts outside of team يطور التواصل خارج الفريق
Igator إستثمار الموارد
IMPACT & CHANGE- 3
Roles in teams (3/3) األدوار في الفرق
Cerebral Roles
Plant المصنع
Monitor
Evaluator مقيّم
المراقبة
Specialist
األختصاصي
creative and imaginative خالق وذو خيال جامح
solves difficult problems يقوم بحل المشكالت
advances new ideas and strategies يقوم بوضع أفكار واستراتيجيات
جديدة
sober and strategic thinker واع وتفكيره استراتيجي
analyzes and evaluates options يحلل ويقيم الخيارات بموضوعية
objectively
impartial arbiter in disputes
provides valuable knowledge and skills يقوم بتزويد معلومات
ومهارات قيمة
focus on technical issues يركز على القضايا التقنية
self-starting and dedicated يتمتع بأستقالل ذاتي
IMPACT & CHANGE- 3
محكم محايد في المنازعات
Resolving conflict
If your project team gets stuck in a rut with lots of
unproductive conflict, there are a number of things you
can try. If you haven’t already done so, get your team
together to clarify and agree the “ground rules” that
govern the team’s behavior. Your “ground rules” should
cover these five key areas of team operation:
team meetings
team working
team communication
team member relationships
team decision-making
IMPACT & CHANGE- 3
فضّ المنازعات
•
•
•
•
•
•
عند حصول الكثير من المنازعات العقيمة في مشروعك ،فأن هناك عددا من األمور التي عليك
أن تقوم .إذا لم تكن قد فعلت ذلك ،عليك العودة الى فريقك من أجل توضيح القواعد األساسية"
التي تحكم سلوك للفريق .الخاص بك " ،القواعد األساسية" ينبغي أن تشمل الفروع الخمسة لفريق
المشروع :
اجتماعات الفريق
العمل الجماعي
تواصل الفريق
عالقات أعضاء الفريق
صنع القرار بشكل جماعي (أي بمشاركة الجميع)
Group exercise 1
You have over the course been doing several group works in the same
working groups. Now, analyze your own group using the Belbin role
descriptions. Who takes which roles in your group? Is there any role missing?
Considering the way in which the group work has been conducted over the
course, do you think your work group has had the best combination of roles?
(Role descriptions in handout)
IMPACT & CHANGE- 3
تمرين جماعي 1
• طيلة مدة الدورة وأنتم تقومون بأعمال جماعية في نفس
المجموعات .اآلن ،عليكم القيام بتحليل الفريق الخاص بكم
باستخدام وصف األدوار (بيلبن) .تقسيم األدوار في
المجموعة الخاصة بكم؟ هل هناك أي دور مفقود ؟؟ النظر
في الطريقة التي أجريت فيها أعمال الفريق على مدار الدورة
،هل تعتقدون أن مجموعة العمل الخاصة بكم كانت تمثل
أفضل مزيج من األدوار؟
(وصف األدوار موجود في المحاضرات ) •
Group exercise 2
You are now starting the change management project involved with
implementing your e-service as described in earlier exercises. Now, decide
which working groups you need, how they should be manned so as to
1) Be able to manage all tasks involved
2) Best possible contain the necessary group roles
3) Think of real people as well as the Belbin roles
IMPACT & CHANGE- 3
تمرين جماعي 2
اآلن تبدأون مشروع إدارة التغيير ،محتويا على تطبيق الخدمة
اإللكترونية الخاصة بكم ،والتي تم وصفها في التمارين السابقة .عليكم
اآلن أن تقرروا ماهية الفرق العاملة التي تحتاجونها ،وكيف ينبغي
أن يكون تأهيلهم من أجل :
تكون قادرة على إدارة كافة المهام المناطة بها
تحتوي على أفضل مايمكن من األدوار الجماعية الضرورية.
فكروا باألفراد الحقيقيين ،إضافة الى أدوار (بيلبن ) .