Transcript Pengenalan MOA - WordPress.com

Administrasi
Perkantoran
Modern
Modern Office Administration
DEFINISI MANAGEMENT
PERKANTORAN
Menurut Edwin Robinson
Manajemen perkantoran berkenaan dengan
pengarahan dan pengawasan terhadap pekerjaan
perkantoran
Menurut The Liang Gie
Manajemen perkantoran merupakan rangkaian
aktivitas merencanakan, mengorganisasikan
(mengatur dan menyusun), mengarahkan,
mengawasi, mengendalikan, menyelenggarakan
secara tertib suatu kegiatan (office work)
Modern Office Administration
Manajemen perkantoran menurut George R Terry
Manajemen Perkantoran dapat didefinisikan sebagai
perencanaan,
pengendalian,
dan
pengorganisasian
pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang
melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah
ditentukan lebih dahulu
Modern Office Administration
Pengertian manajemen perkantoran
menurut Littlefield & Peterson :
Istilah manajemen perkantoran akan dipakai dalam
arti luas; ini dianggap meliputi manajemen mengenai
pekerjaan perkantoran di manapun dan oleh siapapun
dilakukan
Modern Office Administration
manajemen perkantoran
menurut Arthur Grager
• Manajemen Perkantoran merupakan fungsi
tata-penyelenggaraan terhadap komunikasi
dan pelayanan warkat dari suatu organisasi
Modern Office Administration
Sumber daya kantor yang dimanfaatkan
untuk mencapai tujuan :
•
•
•
•
•
•
•
Personalia kantor
Permodalan atau uang
Perlengkapan dan perbekalan
Mesin-mesin kantor
Metode kerja
Waktu kerja
Tempat kerja
Modern Office Administration
Macam pekerjaan kantor menurut
George R. Terry
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Mengetik
Menghitung
Memeriksa
Menyimpan warkat
Menelepon
Menggandakan
Mengirim surat
Lain-lain
Modern Office Administration
1. Planning (Perencanaan)
2. Organizing (Pengorganisasian)
3. Actuating (Penggerakan)
4. Controlling (Pengawasan)
Modern Office Administration
Yang Digunakan
Dalam Menajemen
Untuk Mencapai
Tujuan :
1. Man
2. Money
3. Material
4. Machines
5. Methods
6. Market
Modern Office Administration
Apa yang Anda
ketahui tentang
Kantor ?!
Modern Office Administration
Perkataan kantor berasal dari bahasa Belanda “kantoor” yang bisa
diartikan sebagai :
Menurut Prof. Prajudi Atmosudirdjo :
1. Ruang atau kamar kerja, atau ruang tulis.
2. Markas, atau ruang (kompleks) dimana seorang pengusaha
beserta stafnya menjalankan aktivitas – aktivitas pokoknya.
3. Biro atau tempat kedudukan pimpinan dari suatu
administrasi,
4. Instansi, badan, jawatan, perusahaan.
Modern Office Administration
Sedang pengertian kantor dalam
bahasa Inggris “Office” yang bisa
diartikan sebagai :

1.
2.
3.
4.
Menurut Prof. Prajudi Atmosudirdjo :
Kewajiban, tugas, fungsi (duty, task, function).
Markas atau ruang dimana seorang pengusaha dan stafnya menjalankan
aktivitas usaha pokoknya (quarters, or staff or collective authority of
company, government, department, etc).
Jasa pelayanan (service, kind help).
Tempat, gedung, yang dipakai sebagai pusat tempat kerja tata usaha
(place, building, rooms, of business and clerical work).
Modern Office Administration
Kantor
Di Indonesia sendiri pengertian kantor
diartikan sebagai tempat, atau ruangan, dan
proses kegiatan penanganan data/ informasi.
Simpulan :
a.
Tempat atau ruangan penyelenggaraan
kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan,
penyimpanan, dan pendistribusian atau
penyampaian data / informasi.
b. Proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan,
pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan
pendistribusian / penyampaian data /
informasi.
c. Sarana Pemusatan Kegiatan Bersifat
Administratif atau manajerial
Modern Office Administration
K
A
N
T
O
R
TEMPAT
RUANGAN
(STATIS)
 PENGUMPULAN
 PENCATATAN
 PENGOLAHAN
 PENYIMPANAN
 PENDISTRIBUSIAN
PROSES
KEGIATAN
(DINAMIS)
SARANA
(FUNGSIO
NAL)
 PENYAMPAIAN
DATA/INFORMASI
PEMUSATAN
KEGIATAN
ADMINISTRATIF/
MANAJERIAL/
FASILITATIF
Modern Office Administration
SASARAN UTAMA
KEGIATAN
PERKANTORAN
PENANGANAN
DATA /
INFORMASI
FUNGSI 2
MANAJ.
MACAM-MACAM PEKERJAAN KANTOR
1. Tulis Menulis
a. Surat Menyurat
b. Arsip
c. Pendiktean
d. Pelatinan
e. Pengetikan
f. Pengoreksian
g. Penandatangan
h. Penghitungan
i. Pembuatan Laporan
2. Bukan Tulis Menulis
a. Penggandaan
b. Tata Ruang Kantor
c. Tata Lingkungan Kantor
d. Pelayanan Tamu
e. Pelayanan Telepon
Modern Office Administration
Neitbits dlm Megatrend 2000
Kantor tidak mesti pada tempat yg tetap,
rumah bisa jadi kantor jika dilengkapi
perangkat komputer yg terhubung dalam
dunia maya (internet)
Modern Office Administration
Ciri² Perkantoran Modern
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Mempunyai bangunan dan tata ruang yang baik
Mengunakan alat dan perlengkapan tepat
Pegawai melaksanakan tugas secara profesional dan
disiplin
Cara berfikir pegawai modern
Menggunakan biaya secara efisien
Tata laksana demokratis dan produktif
Keuntungan Sistem Komputer
1.
2.
3.
4.
5.
Kecepatan
Kecermatan
Handal
Keterkinian komunikasi
Pemrosesan data cepat dan akurat
Modern Office Administration
ORGANISASI ADALAH “SETIAP BENTUK PERSEKUTUAN DUA
ORANG ATAU LEBIH YG BEKERJASAMA UTK MENCAPAI
TUJUAN YANG TELAH DITENTUKAN DAN TERIKAT SECARA
FORMAL DALAM SUATU SUSUNAN HIERARKHIS”.
Modern Office Administration
Beberapa pengertian organisasi
Menurut para ahli
• Stoner
mengatakan bahwa organisasi adalah suatu pola
hubungan-hubungan yang melalui mana orangorang di bawah pengarahan atasan mengejar
tujuan bersama
• James D Mooney
mengemukakan bahwa organisasi adalah bentuk
setiap perserikatan manusia untuk mencapai
tujuan bersama
Modern Office Administration
• Chester I. Bernard
berpendapat bahwa organisasi adalah merupakan
suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan
oleh dua orang atau lebih.
• Sthepen P Robbins
menyatakan bahwa Organisasi adalah kesatuan
(entity) sosial yang dikoordinasikan secara sadar,
dengan sebuah batasan yang relatif dapat
diidentifikasi, yang bekerja atas dasar yang
relatif terus menerus untuk mencapai suatu
tujuan bersama atau sekelompok tujuan
Modern Office Administration
Unsur-unsur Organisasi
1.
2.
3.
4.
5.
KELOMPOK ORANG
KERJASAMA
TUJUAN
KETERIKATAN FORMAL
SUSUNAN HIERARKHI
Modern Office Administration
Organisasi dapat dilihat dari
dua segi
• Organisasi sebagai wadah
• Secara sederhana, organisasi adalah suatu
kerjasama sekelompok orang untuk mencapai
tujuan bersama yang diinginkan dan mau terlibat
dengan peraturan yang ada itu sebabnya
organisasi dikatakan sebagai wadah
• Organisasi sebagai proses
• yaitu organisasi sebagai suatu sistem proses
interaksi antara orang-orang yang bekerjasama,
baik formal maupun informal.
Modern Office Administration
ciri organisasi yg baik
1. Terdapat tujuan yang jelas, tanpa
adanya tujuan yang jelas pelaksanaan
tugas tidak akan mempunyai arah
2. Tujuan organsiasi dipahami oleh
seluruh anggota apabila anggota tidak
atau kurang paham akan tujan organisasi,
partisipasi dari anggota akan sulit
dilaksanakan
Modern Office Administration
3. Tujuan organisasi harus dapat diterima
oleh anggota, apabila tujuan orgranissi
tidak atau kurang dapat diterima anggota,
rasa keterikatan anggota akan hilang
sehingga anggota sulit untuk digerakkan
4. Pembagian tugas yang seimbang agar
tidak menumbulkan frustasi
5. Struktur organisasi disederhanakan
sesuai dengan beban tugas organisasi
Modern Office Administration
Tugas pokok sering juga disebut dengan
tugas substantif yaitu : tugas – tugas yang
mengenai tujuan dari organisasi itu sendiri.
Tugas penunjang adalah : tugas – tugas yang
bersifat membantu, melayani, memudahkan &
melancarkan tugas pokok, serta tugas – tugas
pimpinan.
Modern Office Administration
1.
2.
3.
4.
5.
PRINSIP KERJA EFEKTIF BY LEFFINGWELL
Perencanaan
What job, how, when, where, how faster finished the
job
Jadwal
tentukan jadwal, selaraskan dg jadwal lain,
laksanakan walau sulit
Pelaksanaan
scr trampil, teliti, cepat, tanpa upaya yg tak perlu,
tanpa keterlambatan yg tak perlu
Ukuran
kualitas, kuantitas, sesuai potensi anda, prestasi
masa lalu, prestasi organisasi lain
Imbalan
uang, kondisi kerja yg baik, kesehatan,
kebahagiaan, pengembangan diri
Modern Office Administration
DEFINISI DATA
1. Menurut The Liang Gie
Data adalah hal peristiwa kenyataan yang berisi
pengertian untuk dasar menyusun keterangan
pembuatan kesimpulan dan keputusan
2. Menurut Gorden
Data adalah bahan mentah/bahan baku informasi
yakni sekelompok lambang tidak acak yang
menunjukan jumlah tindakan sesuatu dsb.)
3. Menurut Webster’s
Fakta-fakta - bisa tabel, grafik, statistik dari mana
kesimpulan dapat ditarik)
Modern Office Administration

DEFINISI INFORMASI
Informasi adalah data yang telah diproses dan
mengandung arti untuk pimpinan dalam
pengambilan keputusan
Kegunaan Informasi tergantung pada
a. Tujuan Penerima
b. Ketelitian penyampaian dan pengolahan data
c. Waktu
d. Ruang dan Tempat
e. Bentuk dan bidang yg perlu perhatian
f. Semantik, hubungan kata dan arti yg diinginkan
(sudah jelaskah, sesuai tujuan, tepat sasaran?)
Modern Office Administration
FUNGSI KANTOR
Menurut : Mills & Standingford
1.
2.
3.
4.
5.
Menerima informasi, misal : surat, telepon, laporan,
faktur
Merekam Informasi
a. Informasi disimpan untuk memenuhi kebutuhan
pimpinan guna perencanaan dan pengendalian
b. Hasil negosiasi, transaksi
Mengatur Informasi
a. Memberi informasi untuk pimpinan
b. Penyiapan laporan
Memberi Informasi
Misal : Instruktur, laporan perkembangan
Melindungi Informasi
Melindungi hasil rekaman, mengamankan uang di
bank
Modern Office Administration
EFISIENSI PERKANTORAN MODERN
1. FIKIRAN mencapai cara termudah: jangan
mempersulit diri
2. TENAGA mencapai cara teringan:otomatisasi
perkantoran
3. WAKTU mencapai cara tersingkat: rencanakan
kegiatan dg sebaik-baiknya
4. RUANG mencapai cara terdekat: letakkan barang
penting dekat2 & buang barang tak berguna
5. BENDA mencapai cara termurah: tetapi jangan
beli barang yang cepat rusak
Modern Office Administration