Transcript eAdministración en la UPF: un caso de éxito

eAdministración en la UPF:
un caso de éxito
Jornadas RedIRIS
Bilbao, 29 de noviembre de 2012
eAdministración en la UPF
• Xavi Herrero i Anglí
• [email protected]
• Jefe del Ámbito Administración
Electrónica y Gestión de Identidades del
Servicio de Informática
eAdministración en la UPF
Sumario
1. La Universitat Pompeu Fabra
2. Administración electrónica en la UPF:
contexto
3. El carnet universitario
4. Caso práctico 1: solicitud de certificados
académicos
5. Caso práctico 2: firma de prórrogas de
contratos de PDI
6. Próximas metas
7. Conclusiones
eAdministración en la UPF
1. La Universitat Pompeu Fabra
Universidad pública y urbana creada en 1990
Docencia de calidad
Investigación de excelencia
Vocación internacional
eAdministración en la UPF
1. La Universitat Pompeu Fabra
Campus de la Ciutadella:
ciencias sociales y humanas
Campus del Poblenou:
comunicación y tecnologías
de la información
Campus del Mar:
ciencias de la salud y
de la vida
Una universidad urbana en el corazón de Barcelona
Campus de la Ciutadella: ciencias sociales y humanas
Campus del Poblenou: comunicación y tecnologías
de la información
Campus del Mar: ciencias de la salud y de la vida
1. La Universitat Pompeu Fabra
Dimensiones e indicadores*

8.920 estudiantes de grado

1.988 estudiantes de postgrado
(másters oficiales y doctorado)

1.680 personal docente e
investigador

697 personal de administración
y servicios

19 estudios de grado

37 programas de máster

9 programas de doctorado

Presupuesto (2011): 130
millones de euros
(*) Curso 2010-2011
eAdministración en la UPF
Sumario
1. La Universitat Pompeu Fabra
2. Administración electrónica en la UPF:
contexto
3. El carnet universitario
4. Caso práctico 1: solicitud de certificados
académicos
5. Caso práctico 2: firma de prórrogas de
contratos de PDI
6. Próximas metas
7. Conclusiones
eAdministración en la UPF
2. Administración electrónica en la UPF: contexto
Proyecto iniciado el año 2010 por parte del Consejo de Dirección
Plan de adaptación a la administración electrónica
Los objetivos del plan son:
•
•
•
•
•
•
Cumplimiento de la normativa: Ley 11/2007 de acceso
electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos
Mejora de la eficiencia de la Universidad
Mejora del servicio al estudiante, PAS, PDI y empresas
Mejora de la gestión, con una reducción de los plazos de
tramitación
Ahorro: desarrollo de la relación telemática, procedimiento
administrativo automatizado e interoperabilidad
Trabajo conjunto con otras universidades
eAdministración en la UPF
2. Administración electrónica en la UPF: contexto
Plan de adaptación a la administración electrónica
Aspectos clave:
• Colaboración con ACUP (Associació Catalana d’Universitats
Públiques)
• Detección y priorización de proyectos a desarrollar
• Definición de las herramientas comunes
• Implantación de la identidad digital y la firma electrónica
• Plan de comunicación
• Plan de formación
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2. Administración electrónica en la UPF: contexto
La ACUP decidió en el año 2008 empezar a trabajar
conjuntamente en el desarrollo de la administración
electrónica.
Se ha trabajado en distintos ámbitos:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Normativo
Organizativo
Gestión documental y archivo
Herramientas de identidad digital y firma electrónica
Registro telemático
Contratación electrónica
Voto electrónico
Notificación electrónica
Evidencias electrónicas
eAdministración en la UPF
2. Administración electrónica en la UPF: contexto
En la UPF, hemos avanzado en distintos ámbitos:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Normativo
Organizativo: reingeniería, simplificación y automatización de
procesos
Herramienta de tramitación
Gestión documental y archivo
Carnet universitario
Módulos de firma, copia auténtica, digitalización, código de
verificación, etc.
Registro telemático
Portafirmas
Voto electrónico
Notificación electrónica
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2. Administración electrónica en la UPF: contexto
Caja de herramientas:
Herramientas
comunes 2011
• Gestor documental
• Identidad electrónica
• Carnet universitario electrónico
• Entidades de registro T-CAT
• Registro telemático
• Plataforma de tramitación
• Firma electrónica, validación y sello de tiempo
• Portafirmas
• Digitalización segura de documentos
• Código de verificación
Herramientas
comunes 2012
•
•
•
•
Registro telemático
Formularios electrónicos
Notificación telemáticas
Voto electrónico
eAdministración en la UPF
2. Administración electrónica en la UPF: contexto
Procesos:
Firma
electrónica
2011
Firma
electrónica
2012
•
•
•
•
•
•
Sede electrónica
Perfil del contratante
Solicitud de certificados académicos
Firma de prórrogas de contratos de PDI
Factura electrónica
Gestión de quejas y consultas de la Síndica de
Greuges de la UPF
• Firma de actas de calificación (PDI)
• Solicitud de títulos y e-título (estudiantes)
• Anulación de matrícula y devolución de tasas
(estudiantes)
• Solicitud de licencias, permisos y vacaciones
(PAS y PDI)
• Voto electrónico
eAdministración en la UPF
2. Administración electrónica en la UPF: contexto
Caja de
herramientas:
eAdministración en la UPF
2. Administración electrónica en la UPF: contexto
Caja de
herramientas:
eAdministración en la UPF
Sumario
1. La Universitat Pompeu Fabra
2. Administración electrónica en la UPF:
contexto
3. El carnet universitario
4. Caso práctico 1: solicitud de certificados
académicos
5. Caso práctico 2: firma de prórrogas de
contratos de PDI
6. Próximas metas
7. Conclusiones
eAdministración en la UPF
3. El carnet universitario (PAS/PDI): constitución de la
entidad de registro de CATCert
Calendario
Fases
Resultados
• Marzo-septiembre 2010
• Duración: 6 meses
• Población: PAS y PDI
• Firma del convenio con CATCert
• Adaptación de los procedimientos necesarios
• Nuevo proyecto en la gestión de identidades
• Integración del conector de CATCert
• Formación de operadores
• Coordinación de centros de atención al usuario (CAU)
• Inicio de entrega de carnet con certificado: septiembre
2010
• Actualmente entregados 2.382 carnets con certificado 
92 % (noviembre 2012)
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3. El carnet universitario (estudiantes)
2010  La UPF adjudica al Banco Santander el concurso de
entidad financiera para emitir los carnets universitarios
Enero 2011  Se constituye la entidad de registro de
certificación digital para estudiantes
Febrero-abril 2011  Se planifica el proyecto de distribución
del carnet y se realizan pruebas de envío de ficheros
Mayo 2011  Se inicia la campaña de captación de estudiantes
que ya cursan estudios en la UPF y se adapta la aplicación de
control de carnets
Junio 2011  Se empiezan a repartir los primeros carnets de
estudiantes del Banco Santander con certificado digital
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3. El carnet universitario (estudiantes)
Julio 2011  Se integra en el proceso de matrícula de los
estudiantes de primer curso la solicitud del carnet
Septiembre-octubre 2011  Se distribuyen los carnets a los
estudiantes de primer curso
Octubre 2011  Campaña de captación para estudiantes de
máster y doctorado
Noviembre-diciembre 2011  Se distribuyen los carnets de
máster y doctorado
2012  La mayor parte de los estudiantes ya tienen el nuevo
carnet
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3. El carnet universitario (estudiantes)
Curso 2011-2012: 5.586 carnets distribuidos
Curso 2012-2013: 2.314 carnets distribuidos
100 % estudiantes de 1º y 2º con carnet UPF y certificado digital
Pendiente
29%
Estudiantes
Entregado
71%
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Sumario
1. La Universitat Pompeu Fabra
2. Administración electrónica en la UPF:
contexto
3. El carnet universitario
4. Caso práctico 1: solicitud de certificados
académicos
5. Caso práctico 2: firma de prórrogas de
contratos de PDI
6. Próximas metas
7. Conclusiones
eAdministración en la UPF
4. Solicitud de certificados académicos
ALCANCE
Este procedimiento permite a los estudiantes realizar una solicitud telemática de certificados
académicos tanto de grado como de máster. No hay ninguna restricción en cuanto a horario ni
asistencia presencial. Solamente se necesita el carnet de la UPF (que tiene un certificado digital) o
bien el DNI electrónico.
El procedimiento es íntegramente telemático y con documentación electrónica firmada
digitalmente.
MOTIVACIÓN
La implantación de este proceso facilita la obtención de certificados académicos desde cualquier
lugar y en cualquier momento, reduce el tiempo de tramitación y reduce el gasto de papel.
PARTICIPANTES
Gestión Académica: Definición funcional del proceso
Unidad de Organización y Procesos: Definición funcional del proceso y coordinación del
proyecto
Servicio de Informática: Desarrollo y coordinación de las herramientas informáticas implicadas
Secretaría General: Sede electrónica y validación legal del proceso
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4. Solicitud de certificados académicos
PROCESO
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
La solicitud se inicia desde la sede electrónica de la Universitat dónde está publicado el
trámite
Se realiza una autenticación de la persona a través de un certificado digital que puede ser
el carnet de la UPF o el DNI electrónico
A partir de los datos recuperados, se obtienen los datos necesarios: los estudios cursados
por esta persona, así como si el estudiante tiene bonificaciones, para calcular el importe a
abonar
Se selecciona el estudio del que queremos obtener el certificado, y el idioma, que puede ser
catalán, castellano o inglés, y un mail en el que recibiremos el certificado
Una vez seleccionado el estudio, se procede a realizar el pago por el TPV
Cuando se acaba el pago, se envía un correo electrónico con el certificado académico en
formato PDF y con una firma digital de órgano al mail indicado por la persona
El certificado académico contiene un código seguro de verificación CSV que se puede
utilizar para verificar la validez del documento desde la sede electrónica
Adicionalmente, desde las secretarías de cada estudio, se dispone de una funcionalidad
incluida en la plataforma de tramitación telemática que permite, a partir del DNI de la persona,
enviar un correo electrónico al solicitante con el link que le permita volver a descargar el
certificado académico que ya solicitó
eAdministración en la UPF
4. Solicitud de certificados académicos
5
6
ENVÍO
CERTIFICADO
PAGO
TRAMITADOR
SELECCIÓN
ESTUDIOS
@
SEDE ELECTRÓNICA
1
RECUPERACIÓN
ESTUDIOS
AP. SGA
2
AUTENTICACIÓN
7
COPIA
AUTÉNTICA
7
CÓDIGO SEGURO
DE VERIFICACIÓN
4
3
eAdministración en la UPF
4. Solicitud de certificados académicos
HERRAMIENTAS
Se han utilizado las siguientes herramientas:
• el tramitador electrónico que contiene toda la lógica de acceso a la plataforma de
tramitación y la gestión de la solicitud
• el applet de validación, y el módulo de copia auténtica
• la aplicación de gestión académica para el acceso a los datos académicos
• el TPV para el pago con tarjeta de crédito
CONCLUSIONES
El resultado es que el día 15/11/2012 se habían generado 175 certificados académicos desde
que se puso en marcha el día 15/03/2012.
El punto de mayor complejidad está en la integración de diferentes componentes de
administración electrónica y sistemas de información internos.
También es importante tener en cuenta el cambio cultural, tanto interno, como de los usuarios.
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4. Solicitud de certificados académicos
eAdministración en la UPF
Sumario
1. La Universitat Pompeu Fabra
2. Administración electrónica en la UPF:
contexto
3. El carnet universitario
4. Caso práctico 1: solicitud de certificados
académicos
5. Caso práctico 2: firma de prórrogas de
contratos de PDI
6. Próximas metas
7. Conclusiones
eAdministración en la UPF
5. Firma de prórrogas de contratos de PDI
ALCANCE
Este procedimiento permite tramitar la firma de prórrogas de contratos de PDI en todas sus
modalidades. El proceso se gestiona de manera íntegramente telemática, con la opción de
incorporar una firma física en uno de los casos. En función del trámite se contemplan todos los
posibles actores involucrados en el proceso. Para realizar este trámite únicamente es necesario
disponer de un certificado digital que puede ser el carnet de la UPF o el DNI electrónico.
El documento del contrato se firma digitalmente, así como el rechazo del contrato si hay algún
error. Al cierre del expediente todos los documentos se guardan automáticamente en el gestor
documental.
MOTIVACIÓN
La implantación de este procedimiento permite agilizar el trámite de firma de los contratos por parte
de los PDI i del Servicio de PDI, secretarías, vice-rector i comité de empresa.
PARTICIPANTES
Servicio de PDI: Definición funcional del proceso
Unidad de Organización y Procesos: Definición funcional del proceso y coordinación del
proyecto
Servicio de Informática: Desarrollo y coordinación de las herramientas informáticas implicadas
Secretaria General: Adaptación normativa
Archivo: Definición de la serie documental asociada al proceso
eAdministración en la UPF
5. Firma de prórrogas de contratos de PDI
PROCESO
1.
2.
3.
4.
5.
6.
El tramite se inicia por parte del servicio de PDI desde la aplicación de gestión de la
contratación (Ulisses), generando un nuevo proceso en la plataforma electrónica de
tramitación
El interesado recibe un mail con un link para acceder a la plataforma de tramitación
electrónica (también puede acceder desde CampusGlobal), dónde puede consultar el
contrato generado desde el Servicio de PDI
El interesado puede:
1. Aceptar el contrato y firmarlo digitalmente. Si lo hace, el contrato pasa
automáticamente al portafirmas de la vicerectora para que sea firmado digitalmente.
En algunos casos, también se envía al portafirmas del Comité de Empresa
2. Rechazar el contrato, informando el motivo del rechazo
3. En función de si la firma es centralizada o no, los actores contemplados en el trámite
son el Servicio de PDI o la secretaria de departamento correspondiente
El interesado recibe por correo electrónico el contrato firmado por ambas partes
Todo el trámite se realiza en el tramitador, que se comunica con la aplicación de gestión
Ulisses para actualizar el estado del expediente
Una vez se resuelve el expediente, se cierra y pasa al archivo de forma automática
eAdministración en la UPF
5. Firma de prórrogas de contratos de PDI
eAdministración en la UPF
5. Firma de prórrogas de contratos de PDI
HERRAMIENTAS
Se han usado las siguientes herramientas:
• el tramitador electrónico que contiene toda la lógica de acceso a la plataforma de
tramitación y gestión del expediente
• el applet de firma
• el portafirmas
• la aplicación de gestión de la contratación Ulisses
• la integración con el gestor documental
CONCLUSIONES
El resultado es que a día 15/11/2012 se han tramitado 895 prórrogas de contratos de PDI
desde el día 16/04/2012
El punto de mayor complejidad está en la integración de diferentes componentes de
administración electrónica y sistemas de información internos.
También es importante tener en cuenta el cambio cultural, tanto interno, como de los usuarios,
más concretamente llevar a cabo y un plan de distribución de los certificados digitales y un plan
de formación de su uso
eAdministración en la UPF
5. Firma de prórrogas de contratos de PDI
eAdministración en la UPF
Sumario
1. La Universitat Pompeu Fabra
2. Administración electrónica en la UPF:
contexto
3. El carnet universitario
4. Caso práctico 1: solicitud de certificados
académicos
5. Caso práctico 2: firma de prórrogas de
contratos de PDI
6. Próximas metas
7. Conclusiones
eAdministración en la UPF
6. Próximas metas
Avanzar en herramientas:
• Formularios electrónicos
• Estados de la tramitación
• Interoperabilidad
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6. Próximas metas
Servicios y procedimientos 2012:
• Factura electrónica  15 facturas (01/04/2012)
• Reserva de portátiles  1664 solicitudes (10/09/2012)
• Reserva de material audiovisual  264 (10/09/2012)
• Voto electrónico  21/05/2012
• Solicitud de certificados académicos de doctorado
• Solicitud de licencias i permisos para el PAS y PDI
• Proyecto del ámbito de la investigación:
• Solicitud de ayuda COFRE
• Solicitud de ayuda COMENÇA
• Despliegue de la notificación electrónica (eNotum)
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6. Próximas metas
Procesos primer semestre 2013:
• Gestión de quejas y consultas de la Síndica de Greuges de
la UPF
• Renuncia a la evaluación y recurso
• Permanencia: continuidad y quinta convocatoria
• Añadir el ranquing al certificado académico
• Firma de actas de calificación
• Gestión de convenios electrónicos
• Certificados de docencia
• Acreditaciones PDI
• Tramos de docencia
• Certificados de evaluación de la docencia
eAdministración en la UPF
Sumario
1. La Universitat Pompeu Fabra
2. Administración electrónica en la UPF:
contexto
3. El carnet universitario
4. Caso práctico 1: solicitud de certificados
académicos
5. Caso práctico 2: firma de prórrogas de
contratos de PDI
6. Próximas metas
7. Conclusiones
eAdministración en la UPF
7. Conclusiones
1
2
3
Cambio cultural interno
4
Aplicar principio de proporcionalidad y no sólo el de seguridad: no
pedir mas al proceso electrónico que al papel
5
6
7
8
Resistencia al cambio
Nueva tipología de incidencias
Nueva cultura de uso del certificado digital
Dificultad de tener modelos de referencia contrastados
Herramientas poco probadas
Dificultades de avanzar en la interoperabilidad
eAdministración en la UPF
7. Conclusiones
Beneficios para los estudiantes,
PAS, PDI y empresas
Beneficios para la Universidad

Mejora de servicio y, por tanto, de
la imagen de la Administración


Mejora de la eficiencia interna:
ahorro en tiempo en la tramitación


Transformación de la
Administración: reingeniería y
simplificación de los procesos

Mejora del servicio al estudiante,
PAS, PDI y empresas
Accesibilidad a los servicios públicos
24 sobre 7

Simplicidad en las tramitaciones con
la Administración
Mayor disponibilidad del personal
para realizar tareas de valor añadido

Rapidez y agilidad en la obtención
del servicio requerido

Cumplimiento de la normativa
vigente


Eliminación de errores (volver a
introducir información, pérdida de
documentación…)

Eliminación de la necesidad de
desplazarse físicamente a la
administración
Fomento del uso generalizado de las
nuevas tecnologías

Reducción del uso de papel
Eskerrik asko
Muchas gracias por vuestra atención
Xavi Herrero i Anglí
Servei d’Informàtica de la UPF
http://www.upf.edu/bibtic