Transcript 102年電子化平台系統教育訓練簡報PPT檔

訓練單位：財團法人中國生產力中心
講
師：吳國欣經理
訓練日期：102年3月26日
吳國欣 KM整合應用組 經理
●現任：財團法人中國生產力中心KM整合應用組經理
●專長：系統導入/規劃、Web程式開發、系統結構式分析
ASP.NET、C++、VB、
●學歷：Lawrence University電腦科學系
●年資：逾11年資歷
●經歷：
※政府單位：
行政院、交通部公路總局、臺中市政府、疾病管制局、
經濟部工業局、商業司、技術處、中小企業處、…
※民間單位：
泉溢電機工廠股份有限公司、詠麗生化科技股份有限
公司、中華映管股份有限公司、歐德傢俱、寶迅科技
股份有限公司、世堡紡織股份有限公司、…
2
課程大綱
壹、系統設立緣起…… …… … …………….4
貳、系統架構介紹…… …… … …… ………5
叄、系統功能說明…… …… … ………… …6
肆、系統環境設定說明…… … ……………7
伍、單元介紹…… …… …… ………………..17
陸、Q&A …… ………… ……………………..122
3
壹、系統設立緣起
本系統依據國際品質標準之規範建置，希望
藉由此系統能將 貴校內部文件之相關範圍訂定。
利用本系統可有效降低過多之文件化需求，並協
助 貴校於建置之流程時，透由建立、文件化、
實施、維持和持續地改善之方法，將此範圍確立。
貳、系統架構介紹
本系統之基礎架構，是以ISO之文件架構建
置，其依據不同之階段，產出相關之文件，其產
出之文件規範，均按國際品質規範製作之。
其文件架構圖如下：
一階
品質手冊
二階
程序書
三階
作業指導書
四階
相關表單
叄、系統功能說明
本系統依據企業內部所規範之不同，將產出
不同之文件階層，並提供各階層文件間之關係建
立，方便使用者於使用時，快速了解該文件上、
下關係之文件。
系統登入頁
首頁
代理人設定
使用者操作
手冊下載
部門使用者
管理
ISO文件管理
部門員工
ISO
離職
文件取號
搜尋中心
管理中心
簡易檢索
※首頁單元包括：
左側：全文檢索快速查詢、必讀文件、更改密碼
中間：訊息-跑馬燈、訊息-網站訊息、訊息中心、我的最愛
肆、系統環境設定說明
使用Internet
Explorer 7.0以上
最佳瀏覽介面。
不需設定相容性
檢視，即可使用。
瀏覽器
信任網站
說明
設定
相容性
檢視設定
ActiveX
安裝元件
設定
本系統於使用時，
必須先加入信任
網站。
需安裝ActiveX
元件NTKO
SOFTWARE，此
為文檔控制物件
系統環境設定說明－
信任網站設定步驟
開啟瀏覽器後，請選擇工具列中之「網際網路選項」
(若無「工具」功能列，請按Alt鍵)
請再選擇「安全性」頁籤，並再選擇要變更的
「信任的網站」按鈕，再選擇「網站」設定
1.信任網站加入網址http://140.116.249.177/NCKUISO/
2.請再點選「新增」，再點選「關閉」
安全性設定，找到「下載」，將「自動提示下載檔案」（IE9無此項）、
「檔案下載」設為「啟用」，找到雜項，將「使用快顯封鎖程式」設
「停用」，按「確定」-「確定」回到瀏覽器視窗即可。
系統環境設定說明－
ACTIVEX安裝元件設定
若您的電腦尚未安裝ActiveX元件（NTKO SOFTWARE）時，當需開
啟一文件時，您的瀏覽器會跳出一訊息視窗，通知您安裝。
請選擇「允許」，以便進行安裝作業。
完成安裝後，即可順利開啟文件瀏覽。
單元介紹－登入頁
陸、單元介紹-登入頁
• 本系統提供一統一登入介面，方便相關之使用
者登入使用本系統，並依據其之使用權限之不
同，其登入後之功能也將有所不同，以下為本
次提供之系統登入介面之示意圖：
本系統提供一統一登入介面，方便相關之使用者登入使用本系統，並
依據其之使用權限之不同，其登入後之功能也將有所不同。
單元介紹－首頁
陸、單元介紹-首頁
• 1、首頁儀表版功能
左側功能區
1、全文檢索
快速查詢
2、必讀文件
3、更改密碼
中間功能區：
1、顯示網站訊息(以跑馬燈方式呈現)
2、顯示網站訊息(以條列式方式呈現)
3、顯示待處理的訊息
4、我的最愛
單元介紹－部門使用者管理
系統會顯示帳號、姓名、歸屬部門、英文姓名，及Email等成員資料。
部門清單功能
區，可藉由部
門代號，或部
門名稱，進行
資料查找。
此單元為維護
各使用者資料
之正確性。包
括新增、修改、
重設密碼、封
鎖、解鎖及隸
屬群組等設定
員工離職異動，此單元可將目前已建立之功能單元，及實體文件維
護部份，利用介面設定給另一名使用者。
下方異動項目(員工資料刪除)，此單元為維護各使用者之帳號使用 ，若其帳
號不用時，可於此處直接進行刪除之作業。
＊注意：該使用者帳號一經刪除後，該資訊即不存在於系統內，無法回復。
單元介紹－ISO文件管理
ISO文件取號，此功能主要是讓各單位於新增文件前，先於
此處進行系統取號作業，並會顯示最後取號人員之部門代號、
名稱、流水號、取號人姓名，及最後取號日期。
若確認要進行取號，請直接點
選「取號」功能。
點選「取號」功能後，系統即會跳出一訊息視窗，並顯示本次取號號碼。
若確定進行取號，請點選「確定取號」即完成本次取號作業。
＊注意：若於取號3小時內未進行使用，則該編號會自動失效。
若您於3小時內使用過取號功能，當重覆點選時，會跳出一訊息視窗，告訴
您取號之號碼。
陸、單元介紹-ISO文件管理
本單元功能之基礎階層，分別為總表、一階文件(品質手冊)、
二階文件(程序書)、三階文件(作業規範)、四階文件(ISO表
單)等。
陸、單元介紹-ISO文件管理
1、請先選擇文
件欲要上傳之
階層類別。
2、請選擇「新增文件」，各單位
可利用「新增」功能，來進行各類
文件之上傳作業。
請選擇「上傳檔案」功能，來進行文件上傳作業。
請選擇「選擇檔案」之按鈕
點選後將開啟檔案總管來查找上傳文件之位置。
選擇要上傳之文件
再選擇「開啟舊檔」
• F.選擇後，系統會將檔案帶入，此時請再選
• 擇「開始上傳」按鈕，其畫面如下：
選擇後，系統會自動將文件帶入。
文件上傳進度達100%後，系統顯示文件之類型、名稱、大小，及
上傳日期。
請再選擇「詮釋資料」功能，來新增文件MetaData內容。
請分別輸入欄位之內容，版次、文件種類、上效日期、有效年數、
理由、修改摘要等。
輸入部份尚有文件編號、文件摘要、文件歸屬，及流程發起者等
資料。
MetaData資料輸入完成後，請再按「儲存」，將文件資訊完成存檔。
完成新增後，該文件資料即出現於文件列表中。
會顯示類型、標題、異動日期、負責人、點次、人次、版
本，及狀態等資訊。
完成後可直接點選文件標題，進行文件瀏覽。
請先選擇文件
欲要修改之階
層類別。
請選擇「修改功能」，來進行文件
內容之修改作業。
MetaData修改部份，包括了異動檔案、修改詮釋、刪除、
複製連結、收藏、指定必讀人員、必讀清冊等功能。
異動檔案，此功能可更新目前已上傳之檔案內容。
點選後即開啟一視窗，請點選「選擇檔案」功能
點選後將開啟檔案總管來查找上傳文件之位置。
選擇要上傳之文件
再選擇「開啟舊檔」
選擇後，系統會自動將文件帶入。
請分別將異動後之欄位內容，版次、文件種類、上
效日期、有效年數、理由、修改摘要等，進行資料
修正。
MeteData資料輸入完成後，請再按「儲存」，將文件資訊完成存檔。
點選「儲存」後，即完成異動檔案作業。
修改詮釋功能，本功能之可針對文件MetaData內容，進行
更新作業。
完成後，請再按「儲存」。
點選後將要修改的部份，進行修正。
2. 完成後，請再按「儲存」即完成修改詮釋作業。
1.點選後將要修改的部份，進行修正。
刪除功能，可將此份文件直接進行刪除作業。
點選後，會跳出一訊息詢問是否「確定要廢止?」
若確認即按「確定」，反之則請按「取消」，即可完成作業。
＊注意：一旦確認刪除，則該份文件即不存在於系統內。
複製連結功能，可將此份文件以複製的方式，進行連結複製。
點選後，會跳出一訊息詢問是否要允許?
允許後會顯示該文件連結已複製至剪貼簿中。
收藏功能，本功能可將此份文件加入至我的最愛中。
點選後會顯示「已加入最愛清單」訊息。
指定必讀人員，可用指定方式，通知相關人員進行查看閱讀。
點選後，會跳出一訊息視窗，此視窗是用來新增其文件指定人員。
請點選紅色ICON，再選擇「加入」功能
選擇加入後，系統會將目前相關人員資料帶出。
由於人員資料眾多，可再利用上方之檢索列，
進行資料查詢。例如輸入95
由於人員資料眾多，可再利用上方之檢索列，
進行資料查詢。例如輸入95
確認後，系統即帶出帳號有９５數值的資料。
確認後，系統即帶出帳號有９５數值的資料。
並於指定人員前方框中打ｖ。
完成後，即完成指定必讀人員作業。
此時，個人首頁左側之必讀文件區中，
也會出現該筆文件標題。
若需瀏覽其必讀文件，可直接點選後開
啟該文件。
若文件已閱讀，則個人首頁左側之必讀
文件，即會消失。
若文件已閱讀，則個人首頁左側之必讀
文件，即會消失。
必讀清冊功能，可將相關清冊已閱讀完之人員資料，以匯出檔案方式
提供給窗口追蹤用。
點選後，即出現部門、必讀人員，及最近讀取日期等資訊。
若該必讀人員尚未閱讀完成，則「最近讀取日期」資料欄中，
即為空白；若已閱讀，則會記錄該文件讀取時間。
若該人員已於首頁成功開啟閱讀後，其系統會自動將時間帶入。
若需要必讀清冊匯出，目前可匯出為Excel及
RTF格式。
點選匯出格式後，即跳出一視窗，詢問要匯
出此資料之原因。
原因輸入後，即出現儲存檔案訊息。
請選擇「儲存>另存新檔」，即會出現另存
新增視窗，請再將檔名輸入後存檔。
確認後即完成匯出儲存作業。
修訂記錄表，提供文件之相關修訂記錄檔清單。
1.先選擇要新增修訂表的檔案。
２.再點選「新增」功能
請選擇「上傳檔案」功能，來進行文件上傳作業。
請選擇「選擇檔案」之按鈕
點選後將開啟檔案總管來查找上傳文件之位置。
選擇要上傳之文件
再選擇「開啟舊檔」
選擇後，系統會自動將文件帶入。
文件上傳進度達100%後，系統顯示文件之類型、名稱、大小、異
動人員，及上傳日期。
請再選擇「詮釋資料」功能，來新增文件MetaData內容。
文件上傳進度達100%後，系統顯示文件之類型、名稱、大小，及
上傳日期。
可再針對MetaData資料進行修正，完成後再按「儲存」。
儲存後，其原文件列表中修訂記錄表，即完成新增。
儲存後，其原文件列表中修訂記錄表，即完成新增。
上階相關文件，提供與上一階相關文件之連結檔案清單。
先選擇要連結階層連結單位
１.選擇要設定上階相關文件的文件標題
２.再選擇紅色ICON，來進行新增作業。
點選後，系統即帶出上一階層之所有文件。
將進行連結文件之方框打 V，並點選「確定」。
確認後，即會將此２筆資料完成設定連結作業。
並顯示其類型、標題、版本、負責人及異動日期。
刪除文件，為刪除已與上階相關文件，完成連結之檔案。
若要將已完成連結之文件刪除，請先將方框打ｖ
點選紅色ICON，並選擇「刪除」功能
點選紅色ICON，並選擇「刪除」功能，點選後，會跳出
一訊息詢問是否「確定刪除?」若確認即按「確定」，反
之則請按「取消」，即可完成作業。
＊注意：一旦確認刪除，則該資訊即不存在於系統內。
下階相關文件，提供與下一階相關文件之連結檔案清單。
先選擇要連結階層連結單位
１.選擇要設定下階相關文件的文件標題
２.再選擇紅色ICON，來進行新增作業。
點選後，系統即帶出下一階層之所有文件。
將進行連結文件之方框打 V，並點選「確定」。
確認後，即會將此２筆資料完成設定連結作業。
並顯示其類型、標題、版本、負責人及異動日期。
刪除文件，為刪除已與下階相關文件，完成連結之檔案。
若要將已完成連結之文件刪除，請先將方框打ｖ
點選紅色ICON，並選擇「刪除」功能
點選紅色ICON，並選擇「刪除」功能，點選後，會跳出
一訊息詢問是否「確定刪除?」若確認即按「確定」，反
之則請按「取消」，即可完成作業。
＊注意：一旦確認刪除，則該資訊即不存在於系統內。
同一階相關文件，提供與同一階相關文件之連結檔案清單。
先選擇要連結階層連結單位
１.選擇要設定同一階相關文件的文件標題
２.再選擇紅色ICON，來進行新增作業。
點選後，系統即帶出同一階層之所有文件。
將進行連結文件之方框打 V，並點選「確定」。
確認後，即會將此２筆資料完成設定連結作業。
並顯示其類型、標題、版本、負責人及異動日期。
刪除文件，為刪除已與同一階相關文件，完成連結之檔案。
若要將已完成連結之文件刪除，請先將方框打ｖ
點選紅色ICON，並選擇「刪除」功能
點選紅色ICON，並選擇「刪除」功能，點選後，會跳出
一訊息詢問是否「確定刪除?」若確認即按「確定」，反
之則請按「取消」，即可完成作業。
＊注意：一旦確認刪除，則該資訊即不存在於系統內。
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