Transcript Gestão de protocolo
Novembro de 2012
Lei Nº 5.427 de 01 de abril 2009 - Estabelece normas sobre atos e processos administrativos; Decreto nº 42.352 de 15 de março de 2010 Dispõe sobre a informatização de documentos e processos administrativos; Decreto nº 43.897 de 16 de outubro de 2012 Aprova o Manual de Gestão de Protocolo e Institui a Numeração Única de Protocolo.
Serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos .
Uniformização de procedimentos relativos as atividades de controle e tramitação de documentos; Racionalização da produção documental; Transparência e desburocratização do Estado, bem como dar legalidade a seus atos.
PROTOCOLO
Expedição Produção Recepção Controle Registro Classificação Autuação Tramitação
Corresponde a elaboração e criação do documento de arquivo que de prova, direito e/ou constituirá elemento informação.
Os documentos devem obedecer ao estrutura e padrão de disposição dos elementos textuais.
Identificador do Documento Origem e Destinatário Brasão Hierarquia Classificação de sigilo Classificação de celeridade Local e Data
Consiste na atividade de encaminhamento de documentos e processos entre unidades organizacionais (setores) internas e/ou externas ao órgão.
Recepção Expedição Tramitação Distribuição Interna
O registro da tramitação deve ocorrer, preferencialmente, em meio eletrônico. Além de economizar papel, a tramitação é mais rápida e eficaz.
Deve-se utilizar o UPO para processos.
tramitação eletrônica de documentos e Em tramitação eletrônica, por meio da guia de remessa eletrônica.
Em tramitação impressa, por meio da guia de remessa em papel ou por meio do livro de protocolo.
ATENÇÃO:
As guias de remessa eletrônica, emitidas pelo UPO, não serão impressas, uma vez que a tramitação poderá ser comprovada eletronicamente pelo próprio sistema.
No momento da recepção é muito importante verificar a integridade dos documentos, isto é: Se o documento está com todas as páginas; Se está rasgado ou faltando informações; Se está com todos os anexos e apensos (nos casos de processos); Se o documento sigiloso está com indício de violação.
Se forem identificados indícios de violação ou irregularidades, o servidor não deve receber o documento e dar ciência ao seu superior imediato e ao destinatário
A expedição consiste na remessa de documentos enviadas para destinatários externos ao órgão.
Os documentos sigilosos e pessoais e devem ter tratamento diferenciado, ou seja deve ser acondicionados: No envelope externo
não constará
indicação de grau de sigilo ou o assunto do documento, constando somente informações sobre o destinatário; o No envelope interno será fechado, lacrado e deve indicar: o remetente, destinatário, o número e a marcação ou carimbo com indicação do grau de sigilo.
Compreende o encaminhamento, a e o controle do circulação trâmite do documento O encaminhamento registrado no remessa eletrônica.
também deve ser por meio de guia de Os procedimentos serão os mesmos da expedição de documentos/processos.
A vista consiste na consulta de processos/documentos para fins de estudo e apreciação.
Todos os requerimentos de vista de documentos solicitados com base no Decreto 43.597, de Acesso Informação, devem ser tratados com prioridade.
à Se o arquivado, documento/processo a Unidade estiver Protocoladora deve solicitar o desarquivamento.
É a reprodução de documentos ou de processos para fins de provas.
Todos os requerimentos de cópia de documentos solicitados Decreto 43.597 de Acesso com base no à Informação, devem ser tratados com prioridade.
O requerente deve pagar taxa equivalente à quantidade de folhas solicitadas e apresentar comprovante.
É a abertura do processo administrativo.
Autua-se um processo quando a natureza da dependa da decisão de duas ou mais pessoas.
ação A autuação será dispensada se a decisão depender de uma pessoa ou caso a tramitação seja simples e breve.
Serão admitidas, como exceção, a autuação de cópias autenticadas por servidor público ou reproduções de fax transmitidos fora do âmbito do Poder Executivo Estadual.
NUP =
Secretaria produção
(A) (S) NUP = E- SS/PPP.XXXXXX/AAAA
+ Unidade de Protocolo
(P)
+ sequência numérica
(X)
+ ano de
1 º Grupo -
Alfanumérico, composto por uma letra (
E
) e dois determinado por decreto.
dígitos (
SS
).
Será
2 º Grupo -
Numérico, composto por Unidade Protocoladora.
três números (PPP)
. Este Grupo corresponde Será determinado por Portaria do APERJ.
à
3 º Grupo -
faixa Numérico. Composto por
seis dígitos (XXXXXX)
. Este Grupo corresponde numérica. Deverá ser reiniciado a cada ano.
à
4 º Grupo ano.
Numérico. Composto por
quatro dígitos (AAAA)
. Este Grupo corresponde ao
Exemplo: E-06/001.000001/2013
A unidade protocoladora ao autuar um processo deve: Observar se existem processos interessado e do mesmo assunto; já autuados do mesmo Preencher os campos da capa do Processo Administrativo ou inserir etiqueta. O modelo da etiqueta é PIMACO A4250 com 250 e A4350 com 1000.
Incluir, após a capa do processo, o TERMO DE ABERTURA seguido pelo documento originador.
É a autuação de documentos que exijam celeridade e prioridade de tramitação; Os documentos receberão o carimbo de classificação Os processos autuados em de Acesso decorrência do Decreto 43.497 de 16/05/2012, à Informação, devem receber o carimbo de grau de precedência.
Os documentos com autuação.
classificação de precedência terão prioridade na
O documento originador deve ser enviado ao protocolo já com a classificação de precedência.
Ao autuar ou instruir os documentos com classificação de sigilo, será inserido carimbo padrão correspondente ao grau de sigilo no canto superior esquerdo da capa do processo ou do documento.
É a inserção sequencial dos documentos necessários para que um determinado processo cumpra a sua finalidade.
As peças processuais que instruírem o processo poderão ser representadas por cópia ou outra forma de reprodução permanente.
Os versos das folhas não deverão ser utilizados; Caso a peça processual estiver em tamanho menor que padrão A4, esta será colada em folha de papel branco, inserindo o carimbo da numeração de peças.
Nenhum processo numeração.
poderá ter duas peças com a mesma A primeira folha do processo será a Capa (folha 1), que não será numerada, nem receberá carimbo ou marcação de instrução processual.
Modelo de carimbo de instrução:
A Emenda Carmim processuais de é o método de retificação de elementos instrução ou autuação, por meio de utilização de tinta cor Carmim.
Se a Unidade Protocoladora constatar, no recebimento do processo, erros ou rasuras nos carimbos de autuação e instrução, deve devolver a origem para correção.
Não será utilizada Emenda Carmim na Capa do Processo ou no conteúdo das peças processuais.
Cada volume do processo não deverá exceder 200 folhas.
Deve-se instruir o Termo de Encerramento de Volume, no volume, e o termo de Abertura, no volume subsequente.
último Será vedada a quebra de páginas de documentos a serem instruídas no processo.
Só será admitido aumento de 10% do limite de folhas por volume (20 folhas).
Anexação é a inclusão de um ou mais documentos em um processo para fins de estudo e apreciação ou para fundamentar e comprovar as decisões proferidas no processo.
A anexação apenas será desfeita a partir do desentranhamento e/ou do desmembramento de peças.
Para realizar a anexação a Unidade Protocoladora deve: Assinar e instruir TERMO DE processo; ANEXAÇÃO DE DOCUMENTOS no
Inserir “Folha de indicação de Anexos” após última folha do processo (a folha de indicação de anexos não será instruída e numerada); Incluir anexos (documentos) após a “folha de indicação de anexos”; Inserir carimbo de anexo. Pode-se mesmo também utilizar marcação com conteúdo, no canto superior direito de cada folha do anexo; Modelo de carimbo de anexação:
Juntada é a união de processos que possuem dependência entre si, sendo os fatores determinantes: interessado comum e mesma matéria.
A juntada é definitiva e irreversível.
A juntada de processos só poderá ser solicitada pelos setores envolvidos nos processos e efetuada pela Unidade Protocoladora.
A unidade protocoladora deve: Verificar se o processo a ser juntado possui mesmo(s) interessado(s) e mesma processo principal; matéria do Assinar e instruir TERMO DE JUNTADA DE PROCESSOS processo principal (processo mais antigo); após a última folha do Retirar a capa do processo a ser juntado (processo mais recente); Inserir folhas do processo juntado após o Termo de Juntada; Inserir carimbo de instrução antigo; instrução, ou marcação com mesmo conteúdo, abaixo do carimbo de Marcar um “X” sobre o carimbo anterior e preencher os campos do novo carimbo, renumerando-o, dando continuidade à sequência da última folha do processo principal; O processo mais recente terá seu trâmite encerrado em decorrência da juntada.
É a união temporária de um ou mais processos a outro, que possuam matérias semelhantes e/ou complementares (assuntos correlatos); Os processos que forem apensados a outro interrompido terão seu trâmite até a sua desapensação.
A Unidade protocoladora deve: Verificar se o processo a ser apensado possui correlato ao processo principal; matéria ou assunto Assinar e instruir TERMO DE processo principal; APENSAÇÃO DE PROCESSOS no Inserir processo como apenso do processo principal, sem retirar a capa;
A desapensação poderá ocorrer : Quando os envolvidos nos processos solicitarem, propósito da apensação; após cumprimento do No encerramento do processo principal.
A unidade Protocoladora deve: Assinar e instruir TERMO DE processo principal; DESAPENSAÇÃO DE PROCESSOS no Nos casos de processos em processo apensado para trâmite, separar fisicamente e enviar o conclusão do seu trâmite; Se o processo apensado tiver Protocoladora procedência distinta do principal, a Unidade deverá encaminhá-lo ao órgão de origem.
Consiste na retirada de documentos de um processo a pedido de interessado (pessoa física ou jurídica) ou da Administração Pública; O desentranhamento de documento será solicitado mediante: Despacho de solicitação de desentranhamento de documentos; Petição, que será deferida ou indeferia pela autoridade competente; O indeferimento do pedido de desentranhamento deve ser
fundamentado.
A Unidade Protocoladora deve: Verificar se o requerente é parte interessada no processo; Instruir no processo o despacho ou a petição do requerente; Encaminhar o processo à autoridade responsável pelo órgão para deferimento ou indeferimento; Se o requerimento for deferido pela autoridade, a Unidade Protocoladora deverá instruir o TERMO DE DESENTRANHAMENTO DE PEÇAS no lugar da peça desentranhada; Se o requerimento for indeferido, dar requerente do desentranhamento.
ciência e vista do processo ao
Consiste na visando separação de documentos de um ou mais processos à formação de novo processo.
O desmembramento de documento será realizado a partir de requerimento de desmembramento de documentos, o qual será deferido ou indeferido pela autoridade competente.
O indeferimento
fundamentado.
do pedido de desmembramento deve ser
A medida acauteladora constitui efeito suspensivo de que os paralisação do processo até possíveis danos ou lesões sejam extintos ou sanados.
A Unidade Protocoladora deve: Instruir no processo o requerimento e encaminhá-lo à autoridade responsável pelo órgão para deferimento ou indeferimento.
A autoridade responsável deverá emitir despacho deferindo ou indeferindo o acautelamento de processos, justificando em caso de recusa; Se a solicitação for deferida, a Unidade Protocoladora deverá intimar o interessado Após intimação, aguardar 48 horas para promover acautelamento do processo; Instruir o TERMO DE ACAUTELAMENTO DE PROCESSO; Se o requerimento for indeferido, dar acautelamento .
ciência e vista do processo ao requerente do
A Administração Pública poderá desacautelar um processo, a qualquer momento, de ofício ou motivada por solicitação de terceiros.
A Unidade Protocoladora deve: Encaminhar requerimento fundamentando à autoridade competente; Instruir no processo o requerimento e encaminhá-lo à autoridade responsável pelo órgão para deferimento ou indeferimento, fundamentando no caso de recusa; A autoridade responsável deverá emitir despacho deferindo ou indeferindo o desacautelamento de documentos; Se o requerimento for deferido, instruir o TERMO DE DESACAUTELAMENTO DE PROCESSOS; Se o requerimento for indeferido, dar desacautelamento .
ciência e vista do processo ao requerente do
A administração pública poderá declarar extinto o processo quando exaurida sua finalidade ou quando o objeto da decisão se tornar impossível, inútil ou prejudicado por fato superveniente.
A da extinção de processos administrativos poderá ocorrer por declaração própria administração pública ou por desistência das partes interessadas, mediante TERMO DE EXTINÇÃO DE PROCESSO.
Os processos extintos não deverão ser reabertos. Para os casos em que houver a necessidade de retomar as ações processuais, as partes interessadas deverão proceder à abertura de novo processo.
Quando o processo for declarado extinto, a unidade de protocoladora deve encaminhá-lo para arquivamento, cabendo cumprir o respectivo prazo de guarda constante na Tabela de Temporalidade.
Consiste na finalização do fluxo decisório do processo administrativo e, por conseguinte, no arquivamento no órgão de origem.
Somente o órgão originador do processo poderá encerrá-lo.
Quando o processo somente já estiver encerrado seu fluxo decisório, poderá ser reiniciado ou alterado mediante reabertura de processo.
Preencher, assinar e instruir ENCERRAMENTO no processo.
o TERMO DE
Corresponde à reiniciação, revisão ou retomada de seu fluxo decisório e, por conseguinte, ao desarquivamento do processo.
A solicitação de acesso ao processo já encerrado e arquivado com fins de vista ou cópia não será considerada reabertura de processos.
A reabertura de: será solicitada apenas pelos setores envolvidos por meio Ofício, quando solicitada por órgão externo; ou Correspondência Interna, quando ocorrer no próprio órgão .