Transcript Konferens och evenmang

Konferens och evenemang
Konferenser
Konferenser
• Konferens – Från latinets conferre = sammanföra
• Med ordet konferens menar man en sammankomst för att
träffas och diskutera
• Normalt sett är en konferens alltid tidsbegränsad med
specifika mål
• Konferenser är i regel mindre sammankomster än kongresser
• De flesta konferenser har inga förutbestämda intervaller och
platsen för konferensen varierar
• En konferens har i regel en längd på en till två dagar
• Den brukar kombineras med aktiviteter inom eller utanför
konferensanläggningen
• Ledtiden för konferensen är ofta kortare än ett år
Olika typer av konferenser
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Konferens till sjöss
Flygplatskonferens
Konferens utomlands
Konferens på distans
Incentive
Event
Symposium
Seminarium
Kick-off
Workshop
Årsmöte
Bolagsstämma
Konferensanläggningar
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Konferenshotell
Kursgård
Slott eller herrgård
Spahotell
Fjällhotell
Vildmarkshotell
Flygplatshotell
Tåg
Färja
Planera och administrera konferenser
• Vid planering av en konferens börjar man med att
skaffa sig en överblick över utbudet av
konferensställen
• Typen av konferens får avgöra vem man vänder sig till
• Det finns olika sätt att söka information om olika
konferensanläggningar:
•
•
•
•
Studera annonser i dagstidningar
Kontakta konferensanläggningar
Kontakta resebyråer
Söka information via internet
Välja anläggning
• www.konferens.se
• Konferensguiden som är utgiven av SKD
Konferensservice AB
• Innehåller ca 250 olika typer av konferensanläggningar
Välja anläggning
• www.informus.se
• Informus är ett bra hjälpmedel som vill boka på egen hand
• På sajten kan man finna information om mer än 4000
aktörer
Välja anläggning
• www.svenskamoten.se
• Svenska möten är en medlemsorganisation för mer än
hundra anläggningar över hela landet
• Här sätts miljö och kvalitet i första rummet
Välja anläggning
• De flesta hotell har
konferensmöjligheter,
framför allt de stora
hotellkedjorna
• Svenska Kyrkan har 25 stiftsoch kursgårdar
• IOGT-NTO-rörelsen har ett
tjugotal kursgårdar
• Flera fackförbund har egna
kursgårdar
• För konferenser på bussar,
tåg och båtar får man vända
sig direkt till dessa bolag
Artist- och talarförmedlingar
• Vid större konferenser är det vanligt att man anlitar någon
känd person som konferencier eller underhållare
• Det finns ett antal artist- och talarförmedlingar, som har ett
nätverk av lämpliga kandidater och kan förmedla dessa
• I en förmedlares uppgift ingår att ta reda på syftet med ett
evenemang och att matcha den bästa talaren för ändamålet
• Några företag som förmedlar talare är:
• Content – www.content.se
• SAJ Förmedlingsbyrå – www.saj.se
• Talarbyrån – www.talarbyran.se
• Talarforum i Skandinavian – www.talarforum.com
Boka konferens
• Förfrågan
• Telefonbokning
• Bokningsbolag
• Förfrågan via e-post
• Preliminärbokning
• Bekräftelse
• Checklista
•
•
•
•
•
•
Ankomstdatum och tid
Avresedatum och tid
Antal deltagare
Antal hotellrum
Typ av rum
Typ av sittning i
konferenslokalen
• Antal grupprum
• Konferensutrustning
• Måltider
Detaljplanering
• Ungefär en vecka före konferensen brukar
konferensanläggningen ringa upp kunden för att göra en
detaljplanering
• Vid detaljplaneringen måste allt stämmas av: meny, dryck,
specialkost, antal deltagare, logi, speciella önskemål osv
• Det är viktigt att vara noggrann
• Allt måste vara på plats och fungera väl när
konferensgruppen anländer
• Det är en fördel om en och samma konferensvärd kan följa
en bokning genom hela processen
• Det underlättar kontakten mellan beställaren och
anläggningen
• Planeringen blir mer personlig och missförstånd minskar
Ankomst
• Konferensvärden ska läsa igenom bokningen dagen före
konferensen och checka av deltagarlistor och tidsschema
• Antalet anmälda deltagare ska stämma med tanke på
logi och måltider
• Ofta anländer den konferensansvarige före
konferensgruppen för att göra en sista avstämning
• När konferensgruppen anländer ska konferensvärden
finnas i receptionen för att hälsa välkommen
• Konferensvärden ska bocka av på deltagarlistan, fördela
rum och nycklar
• En välkomstskylt med företagets namn ska vara uppsatt
Under dagen
• En konferensvärd kan ha olika arbetsuppgifter beroende på
konferensanläggningens storlek
• På större anläggningar står man helt till konferensdeltagarnas
förfogande
• På mindre anläggningar kan man ha hand om kaffe- och
lunchservering vid sidan om att arbeta i receptionen
• Det är viktigt att deltagarna möter konferensvärden
kontinuerligt under dagen för att kunna få bra service
• När konferensen är slut gör konferensvärden en uppföljning
tillsammans med gästen
• Om gästen har några synpunkter eller förslag på förbättring är
det viktigt att ta dessa till sig
Konferenslokaler
• Vilka lokaler man behöver beror till stor del på vilken typ
av konferens det är
• Att se, höra och sitta bra är förutsättningarna för att varje
deltagare ska behållning av en konferens och kunna
prestera något
• Ofta bokar man ett stort rum för gemensamma
genomgångar eller föredrag och ett antal mindre
arbetsrum för smågrupper
• Man måste också planera för den lämpligaste
placeringen av bord och stolar
• Här talar man om olika typer av sittningar
Öar
U-bord
Styrelsesittning
Skolsittning
Biosittning
Konferensutrustning
• Många konferensgäster menar att det absolut viktigaste för
en lyckad konferens är en väl fungerande utrustning
• Skrivtavla
• Blädderblock
• Pennor
• Filmduk
• AV-list
• Konferensskåp
• Projektorer
• Diaprojektorer
• Dataprojektorer
• Styrsystem