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Proyecto (PCP)
Planificación Costos Personal
Colombina S.A.
Agenda
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Introducción
Motivaciones
Alcance
Objetivos
Metodología
Beneficio
Innovación
Proceso (PCP – Planificación de costos de personal)
Introducción
Grupo Colombina S.A.
Colombina
S.A.
Colcauca
S.A.
Conservas
Comexa
Filiales
Venezuela
Planta la Paila:
Confitería
Capsa
Guatemala
Puerto Rico
Salvador
Plantas de
Helados
Personal
Administrativo
y fuerza de
ventas
Planta:
Galletas y
pasteles
Planta: Salsas,
compotas y
conservas
Planta: ajíes y
deshidratados
de pescado
USA
Costa Rica
Chile
Perú
Ecuador
Honduras
Panamá
Motivaciones
• Volumen de 9.000 empleados Aproximadamente.
• Presupuesto de personal equivale al 30% de los gastos de la Organización y el 15%
de los costos de producción.
• Proceso Manual en hojas electrónicas con tiempos estimados de 3 a 4 meses
• Procesos independientes para cada sede.
• Poca flexibilidad al momento de solicitar ajustes o modelamiento de escenarios
cuando se requería hacer variaciones en % de incrementos.
• Necesidad de una herramienta robusta donde:
• La información se pueda almacenar
• Los procesos sean unificados y
• Generar en el menor tiempo posible.
Alcance
El proyecto tuvo un impacto sobre el 90% de los empleados de la Organización
ubicados en las siguientes empresas:
Nombre de la empresa
Colombina S.A
Colombina del Cauca S.A
Conservas Colombina S.A
Comexa
TOTAL
No. Empleados
Valor PPTO 2014
(M)
6.022
1.470
369
162
8.023
164.000
30.000
8.000
2.700
204.700
Alcance
El proceso de presupuesto de personal (PCP) incluyó la posibilidad de realizar
análisis con un alto nivel de detalle:
• Empresa
• Unidad
M.O.D.
M.O.I.
• Posiciones
• Centros de costos
Nombre de la empresa
Colombina S.A
Colombina del Cauca S.A
Conservas Colombina S.A
Comexa
TOTAL
Áreas
organizativas
Cargos
(Posiciones)
Centros de
costo
788
134
48
39
1.009
6022
1.470
369
162
8.023
2773
696
118
52
3.639
Alcance
El presupuesto de gastos de personal (PCP) se genera con aproximadamente 50
agrupaciones de conceptos por empleado tales como:
•
•
•
•
•
•
•
•
Salarios
Incentivos
Comisiones
Bonificaciones
Bonos, Auxilios
Subsidio de transporte
Horas extras
Vacaciones
•
•
•
•
•
•
Primas (legal, extralegal, vacaciones,
quinquenal)
Premios
Viáticos de alojamiento
Fondo de empleados
Seguro de vida
Nivelaciones de salarios
Adicionalmente generar las Provisiones de: Cesantías, interés de cesantías, prima
legal, prima extralegal, prima de vacaciones, dotación y aportes a seguridad
social: salud, pensión, riesgo, CAJA, ICBF, SENA entre otros.
Alcance
• La implementación abarca la ejecución de diferentes escenarios de la
planificación de costos de personal por periodos:
• Mensuales
• Trimestres
• Anuales
• Transferencia a los módulos Financieros (FI) y de Costos (CO) del presupuesto
de manera automática.
• Dentro del proyecto se incluyó la seguridad de la información a través del
control de acceso a las transacciones y objetos a los responsables de los
procesos.
Objetivos
•
Centralizar y estandarizar los procesos adoptando las mejores prácticas para la
elaboración del presupuesto laboral.
•
Automatizar el proceso en la elaboración del presupuesto laboral simulando diferentes
escenarios.
•
Contar con información oportuna, confiable e integrada
•
Disminuir el tiempo de ejecución del presupuesto de forma que se puedan realizar más
análisis.
•
Adquirir una herramienta que facilite las operaciones del día a día y la toma de
decisiones al área de Gestión de Humana.
•
Realizar control al momento de la ejecución del presupuesto
Metodología
Se selecciono el módulo PCP- Planificación de costos de personal de SAP porque se
encuentra integrado 100% con los módulos de:
•
•
•
OM- Gestión de la Organización,
PY-Nomina y
FI/CO – Finanzas y costos.
Esta integración toma como base la estructura organizativa para la validación del
headcount, los valores reales de las liquidaciones de la nómina, Finanzas y costos
para la contabilización automática del presupuesto de gastos de personal por
centro de costo, cuenta y valor.
Se contó con el apoyo de la firma de consultoría EPI-USE y los miembros del
equipo del Grupo Colombina S.A.
Metodología
En la implementación del proyecto se utilizo la metodología ASAP:
 Equipo de trabajo
 Plan de trabajo

 Plataforma
Tecnológica  Modelo del negocio

 Alcance
 Plan Configuración
 Integración OM – 

PA – FI/CO
 Plan de desarrollos 
de funcionalidades 
no contenidas en el

standard
 Plan Carga Datos
 Gestión del Cambio
Configuración del
sistema
Diseño y desarrollo de
funciones cliente.
Perfiles de autorización
Capacitación usuarios
Pruebas unitarias
Inicio de pruebas
Integrales
Documentación de
usuario y generación
de manuales
 Funcionalidad
probada y certificada
 Pruebas Integrales  Funcionalidad
 Salida en vivo y
 Entrenamiento
soporte
usuarios
 Carga de datos
 Plan de corte
Equipo del proyecto
COMITÉ DIRECTIVO
Vicepresidente Administrativo y Financiero
Vicepresidente de Gestión Humana
Director Corporativo de Tecnología informática
Consultor PCP
EPI-USE
Jefe de Proyecto
Funcional
Jefe de
Compensación y
beneficios
Usuario Líder
Analista de
Compensación
Jefe Proyecto
Técnico
Jefe de Proyectos
de Tecnología
Consultor HCM
Ingeniero soporte
HCM
Usuario
Documentación
Estudiante en
práctica
Consultor FI/CO
Ingeniero de
soporte FI/CO
Usuarios Claves
Jefes de G.H. cada
sede
Consultor ABAP
Consultor externo
ABAP
• Plan de trabajo: Se tuvo como fecha de salida en vivo el mes de
Septiembre del 2013 donde se ejecuta el presupuesto de la Compañía.
• Tiempo de implementación: El proyecto tomo cinco (05) meses
• Plataforma tecnológica: se contó con el ERP SAP ECC 6.0 Enhancement
packages 6
• Gestión al cambio: de forma trasversal se llevó a cabo un proceso de
Gestión del cambio dentro de la Compañía.
La población total impactada fue de 7.260 empleados para el 2013 actualmente
para el 2014 se tienen 8.023, sin embargo los usuarios responsables del proceso
en cada área son:
Cargo
Vic. de Gestión Humana
Compensación beneficios
Responsable de:
•
•
•
•
•
Plantas
Fuerza de ventas
•
Responsable presupuesto de la Compañía ante la Presidencia
Ejecutiva.
Responsable presupuesto Corporativo
Velar por la ejecución de los presupuestos en plantas, distritos
y Filiales.
Realizar la consolidación de las compañías.
Responsables presupuesto en cada sede, en esta área los
responsables están separados por Mano de obra directa (MOD)
y Mano de obra indirecta (MOI).
Responsables presupuesto de la fuerza de ventas del sector
secos y helados.
TOTAL
Personas
Impactadas
1
3
11
2
17
Beneficio
• Flexibilidad en la herramienta para modelar diferentes escenarios y
administración de los datos en tiempo real.
• Presentar un presupuesto laboral proyectado para:
• Los últimos meses del año en curso (estimado)
• Mes por mes,
• Año por año y por cada una de las variables organizacionales.
• Analizar variaciones del costo laboral real por mes del año actual Vs el
presupuesto del año siguiente (incrementos o disminuciones).
• Se eliminaron los errores que se cometían al digitar el presupuesto de gastos
de personal en la contabilidad.
Beneficio
• Verificar el presupuesto Vs el costo laboral real por mes, por centro de
costo, grupos de centros de costo y por cuentas contables.
• Reducción del tiempo del proceso de ejecución presupuestal de un estimado
de 3 meses a 1 día.
• Mayor precisión entre los valores presupuestados Vs los ejecutados, se
cuenta con información en tiempo real.
• Automatización del proceso, permitiendo un mayor análisis y datos reales.
• Optimización del proceso de presupuesto del costo laboral de la MOD-MOI,
para llevar a cabo un control efectivo y confiable de este rubro.
Beneficio
• Evitar la pérdida del conocimiento por rotación de personal con la
estandarización del proceso.
• Permite generar presupuesto con relación al HEADCOUNT
Compañía.
actual de la
• Información consolidada de manera centralizada para analizar en la toma de
decisiones.
• Generar información con mayor control y confiabilidad.
Innovación
• Permitió sistematizar y centralizar la información del presupuesto del Gasto
laboral (Mano de obra directa y Mano de obra indirecta)
• Cada responsable en las sedes y plantas tiene una herramienta para
analizar y planear mejor sus gastos de personal.
• Pasó de ser un proceso manual a un proceso sistematizado, brindando
mayor tiempo de análisis en cada rubro del presupuesto de Gastos de
personal.
Proceso
RECOLECCION
EJECUCION DE PLANES
 Empleado: IT0666, IT0008,  Ejecutar Planes: por empresa,
MOD y MOI
IT0014, IT0015, resultados
nomina, nivelaciones
 Permite obtener cálculos
automáticos: Factor
 Unidad organizativa:
prestacional, bono
conceptos globales
compensación variable, subsidio
transporte, estimado
 Posición: Cargos nuevos
con/sin referencia
TRANSFERENCIA A FI
 Contabilizar: por MOD, MOI y
empresa.
 Comparar versiones en la
contabilización
Proceso
GRACIAS