Transcript Psikologi Industri dan Organisasi Pertemuan 2

LOGO
ANALISA JABATAN
Pertemuan 2
Sri Hastuti Handayani, M.Si, Psi
Target Kompetensi
Setelah mengikuti pertemuan ini, mhs
diharapkan mampu :
1. Menjelaskan pengertian analisis jabatan,
deskripsi jabatan, dan spesifikasi jabatan
2. Menjelaskan manfaatnya bg organisasi
secara umum
3. Menguraikan metode2 yg digunakan
didlmnya
4. Menguraikan proses penyusunannya
PENGANTAR
Bagaimana menjelaskan pekerjaan sbg
POLISI ?
Tugas-tugas apa saja yg dilakukan seorang Polisi ?
Berapa lama utk melakukan masing2 tugas tsb ?
Berapa lama menyelesaikan semua tugas tsb dalam
1 hari?
Sejauh mana dan apa saja kesulitan untuk
mempelajari berbagai macam tugas tsb?
BERBAGAI PERTANYAAN TSB merupakan
teknik untuk mengumpulkan info dlm rangka
membuat JOB ANALYSIS.
WHAT IS JOB ANALYSIS ?
Job Analysis is method for describing jobs and
human attributes necessary to perform them.
 Dengan adanya Job Analysis dapat memberikan
gambaran yg akurat tentang detil2 tugas.
 Dengan adanya Job analysis dapat memberikan
tentang semua karakteristik yg dipersyaratkan
untuk memegang jabatan/pek tsb.
 Misal : Dosen
 Tugas :.............,.........,.......,dst
 Persyaratatan :........, .......
What is a job?
Sekelompok posisi yang agak serupa
dalam hal elemen2 pekerjaan, tugas2
dan tanggung jawab yang dicakup
oleh deskripsi pekerjaan yang sama.
Similar, but different concepts:
 Position: kombinasi kewajiban2 yang
dibutuhkan oleh seseorang dalam
menunaikan suatu pekerjaan.
 Occupation: kategori pekerjaan yang dijumpai
pada perusahaan2.
JOB ANALYSIS
Proses pengumpulan informasi ttg suatu
jabatan yg meliputi tanggung jawab,
tugas, dan kegiatan yg tdp dlm jabatan tsb
(Sherman, Bohlander, Snell, 1996)
Penyusunan gambaran rinci/detil ttg
tugas2 yg tercakup dlm suatu jabatan,
hubungan jabatan tsb dg jabatan lain,
serta penentuan pengetahuan, ketrampilan
& kemampuan apa yg perlu dimiliki utk dpt
melakukan jabatan itu (Robbins, 1998)
JOB DESCRIPTION
Pernyataan faktual dan terorganisasi
perihal kewajiban dan tanggung
jawab pekerjaan tertentu.
Deskripsi tertulis ttg apa yg dilakukan
oleh seorang pemegang jabatan,
bagaimana cara melakukannya serta
mengapa jabatan itu perlu ada
(Robbins, 1998)
JOB SPECIFICATION
Menunjukkan kualitas yang disyaratkan
bagi pelaksanaan yang dapat diterima.
Deskripsi ttg kualifikasi minimal yg perlu
dimiliki oleh seorang pemegang jabatan
agar dpt menghasilkan kinerja ttt dalam
suatu jabatan (Robbins, 1998)
Job Evaluation: proses sistematik dan
beruntun untuk menentukan nilai suatu
pekerjaan (menentukan kompensasi).
TEKNIK PENGUMPULAN INFORMASI
A.The Job – Oriented Approach
Teknik pengumpulan info yg difokuskan pada
karakteristik tugas2 yg dilakukan oleh pemegang
jabatan/pekerjaan tsb.
Misal : Tugas Polisi
1. Melengkapi laporan setelah menangkap tersangka
2. Menggunakan pencil & pulpen kdalam membuat laporan
(belum terlihat spesifik/terlalu umum dan tdk terlihat berbeda
dng jenis jabatan lain).
Tugas2 hrs dibreakdown berdasarkan hirarki
tugas dari yg plg tinggi hingga bagian yg lebih
kecil)
Lanjutan.....
POLISI
Tugas Utama : Menahan Tersangka
(tugas utama ini dibreakdown kedalam tugas/perilaku
yg lebih spesifik) misal:
1.
2.
3.
4.
Mendatangi rumah tersangka utk penangkapan
Mengetuk pintu & mengidentifikasi tersangka
Memborgol tersangka
Memberikan informasi kpd tersangka ttg
hak2nya
5. Memasukkan tersangka ke dalam mobil
6. Membawa tersangka ke kantor polisi
Lanjutan.....
Levine (1983) mengembangkan sistem yg dpt
digunakan untuk membagi hirarki, dg cara
membagi major functions of a job ke dlm 4 level
yg lbh spesifik yaitu :
 Duty adalah komponen utama dari job
Misal : menahan tersangka
 Task adalah bagian yg melengkapi pekerjaan
dan yg menyempurnakan penyelesaian tugas
utama
Misal : salah satu tugas yang dapat melengkapi
tugas penahanan tersangka adalah memasukkan
tersangka ke dalam mobil polisi dan
mengendarai mobil tsb untuk membawanya ke
tahanan
Lanjutan......
 Masing-masing dpt dibagi ke dalam berbagai
ACTIVITIES, misal meliputi: memborgol
tersangka, ......,........
 Untuk menyelesaikan aktivitas tsb, ada
sejumlah ELEMEN/ACTION yang terlibat
spt:
 Melepas kunci borgol
 Memasang borgol ke pergelangan tangan tersangka
 Menutup borgol, dst
Job berisi beberapa duty, duty berkaitan dengan
beberapa task, masing-masing task berisikan
beberapa aktivitas dan masing-masing aktivitas
dapat dibreak down menjadi beberapa actions.
Lanjutan....
Jadi JOB ANALYSIS berisikan
sejumlah informasi yg sangat spesifik
tentang apa dilakukan dalam job tsb,
sehingga menghasil kan
uraian/report yg detil
B. The Person – Oriented Approach
Teknik pengumpulan info yg difokuskan
pada personal karakteristik/atribut yg
dibutuhkan utk memegang jabatan tsb
agar well perform.
Karakteritik itu meliputi KSAO
(Knowledge, Skill, Ability & Other Personal)
KSA = dibutuhkan untuk Job Performance
Other = berkaitan dg Job Adjustment/
satisfaction
Misal : POLISI
KSAO
TASK
 Knowledge : memiliki
pengetahuan prosedur
penangkapan
 Menangkap Tersangka
 Skill : memiliki
ketrampilan
menggunakan senjata api
 Praktik menembak di
lapangan tembak
 Ability : memiliki
kemampuan
berkomunikasi
 Menengahi perselisihan
ant 2 org utk mencegah
tindak kekerasan
 Others : memiliki
keberanian
 Memasuki lorong gelap
untuk menangkap
tersangka
PURPOSES OF JOB ANALYSIS
USE











Career development
Legal Issues
Performance Appraisal
Recruitment & Selection
Training
Setting Salaries
Efficiency/Safety
Job Classification
Job Description
Job Design
Planning
DESCRIPTION
 Define KSAO necessary
 Show job relevance of
KSAO
 Set criteria to evaluate
perf
 As the basis for hiring
 Suggest areas for training
 Determine salary level
 Design Jobs for efficiency
 Place similar job into
group
 Write description of job
 Design content of jobs
 Focerast future need for
employee with specific
KSAO
CAREER DEVELOPMENT
 Job Analysis memberikan gambaran KSAO
requirement utk masing2 level
 KSAO requirement memberi ide bagi
pengemb karyawan & penentuan program
training yg memfokuskan pada peningkatan
skill karyawan
 Adanya Job analysis menguntungan :
1. Karyawan : memenuhi requirement dpt terpilih utk
dipromosikan di masa y.a.d
2. Organisasi: lbh siap karena dpt memilih calon yg
sudah ada utk posisi di level atas
LEGAL ISSUES
 Adanya Job Analysis dapat menghindari
diskriminasi yg terkait dg gender, agama,
ras, usia, dll
 Adanya Job Analysis lbh fair memutuskan/
memilih karyawan yg didasarkan pada job
performance/job potential bkn didasarkan
pada hal2 yg tidak relevant.
 Adanya Job Analysis memberikan gambaran
KSAO sbg dasar utk hiring drpd karakteristik
personal yg tidak relevant
 Adanya Job Analysis yg mengacu pd KSAO
lbh legal
PERFORMANCE APPRAISAL
 Design sistem performance appraisal
yang baik harus didasarkan pada Job
Analysis.
 Job Oriented Analysis memberikan
gambaran komponen2 utama dari Job yg
dapat digunakan sbg dimensi Performace
Evaluation
 Performance Evaluation berisi spesifik
behavior yg dapat digunakan sebagai
instrument/alat ukur yang diturunkan
dari Job Analysis
SELECTION
 Langkah pertama menghire karyawan
adalah menentukan human attribute atau
KSAO (Person Oriented Job Analysis)
 Berdasarkan KSAO  prosedur dipilih utk
menentukan pelamar yg sesuai (misal :
melalui interview & pemeriksaan psikologi)
 Berdasarkan KSAO  diharapkan pelamar
yang telah diterima dapat dikembangkan
melalui pengalaman & training pada job yg
dilakukan
TRAINING
Agar program training terorganisasi
secara efektif, sebaiknya didasarkan
pada analysis KSAO requirement
untuk jabatan tsb.
KSAO requirement dibandingkan dgn
KSAO pelamar/karyawan.
Bila ada perbedaan di bagian KSAO
pelamar/ karyawan, maka training
diarahkan utk mengembangkan
karakteristik KSAO yg dipersyaratkan
untuk jabatan tsb
Siapa yang melakukan
JOB ANALYSIS ?
Pakar job analysis
Job Analyser dari luar
Supervisor
Manager
Individu yang sungguh memahami
orang2, pekerjaan dan keseluruhan
sistem organisasi.
Sources Of Job Analysis Information
 Job Analysts
 Job Incumbent
 Supervisor
 Trained Observers
Lanjutan....
 Job Analist & Observer yg terlatih
Membutuhkan waktu untuk mengobservasi
karyawan yg sedang melakukan tugasnya dan
menerjemahkan pengalaman yg diperoleh
selama observasi ke dalam sebuah job analisis
 Incumbents & Supervisors
Dianggap sbg orang yg ahli dalam bidangnya, yg
mengetahui secara detil tentang content (isi)
dan syarat/kriteria untuk melakukan
pekerjaannya atau pekerjaan yg disupervisi
Mereka memberikan informasi ttg pekerjaannya
dengan melalui interview atau pengisian
questioner job analisis
Bagaimana Cara Mereka Memberikan
Informasi ?
1. Perform Job
Job Analist terjun langs ke sebagian atau
seluruh tugas/pek, seperti karyawan atau
dalam situasi simulasi. Dg terlibat ke dlm
tugas/pek, job analist memperoleh insight
dari situasi alamiah secara lbh mendetil.
2. Observe
Job Analist/ observer yg terlatih
menyiapkan form yg berisikan aktivitas2
dan seberapa sering aktivitas tsb dilakukan
oleh karyawan tsb. Dg teknik observasi, job
analist memperoleh insight bagaimana
pekerjaan tsb dilakukan.
Lanjutan....
3. Interview
Job Analist/interviewer terlatih mengumpulkan info
dari incumbent atau supervisor. Job analist
menyiapkan daftar pertanyaan mengenai tugas &
aktivitas yg dilakukan oleh beberapa karyawan
dengan jabatan yg sama. Beberapa tugas dilakukan
oleh beberapa karyawan, tugas yang lain dikerjakan
setiap karyawan tetapi hanya pd waktu tertentu saja.
4. Questionnaire
Teknik yg paling efisien untuk mengumpulkan info.
Kuesioner yg dibuat memuat ratusan pertanyaan
tentang tugas/pekerjaan & dapat diadministrasikan
dg mudah. Kuesioner dpt diberikan kepada setiap
karya-wan yg memiliki job title yg sama
5. Multiple Methods
KEUNTUNGAN & KELEMAHAN
Teknik Pengumpulan Job Analysis Information
Job Analyst Perform the Job
Keuntungan :
1. Memberikan konteks ttg pekerjaan yg dilakukan
2. Memberikan info yg detil ttg pekerjaan
Keterbatasan:
1. Sulit melihat perbedaan diantara tugas dg job
title yg sama
2. Mahal & menghabiskan waktu
3. Butuh training yg lama untuk Analyst
4. Bisa membahayakan Analyst
Interview
Keuntungan :
1. Memberikan Multiple perspektif ttg
pekerjaan
2. Dapat memperlihatkan perbedaan diantara
incumbents dg job yg sama
Keterbatasan :
1. Menghabiskan waktu dibandingkan
kuesioner
2. Sulit memperlihatkan konteks ttg
pekerjaan yg dilakukan
Observe Employees Doing the Job
Keuntungan :
1. Memberikan gambaran yg relatif objektif
ttg pekerjaan
2. Memberikan konteks pekerjaan tsb
dilakukan
Keterbatasan :
1. Menghabiskan waktu
2. Karyawan kemungkinan berubah tingkah
lakunya krn mengetahui sdg diobservasi
Bbrp Sumber Ketidaktepatan
dlm Info ttg Jabatan
1. Responden membesar2kan tingkat
kesulitan tugas.
2. Adanya pengaruh masa kerja,
pengalaman, dsb shg perlu
melakukan survey yg cukup luas dan
representatif.
3. Job analyst ragu2, namun tdk
mencari sumber info pembanding
4. Adanya perubahan (jabatan tdk sll
bersifat statis atau tetap).
Reliability & Validity
JOB ANALYSIS
Reliability (Keandalan) : Ukuran
konsistensi
Validitas : ukuran akurasi
Menggunakan berbagai metode &
berbagai sumber untuk menghimpun
data. (mis: dari karyawan, incumbent
& supervisor)
Tujuan analisis
Masalah-Masalah
Dalam JOB ANALYSIS
Ketakutan karyawan:
Ancaman pekerjaan, tingkat gaji,
tingkat produksi.
Tidak Natural/Alamiah
Mengumpulkan informasi yang
mutakhir.
Keberhasilan JOB ANALYSIS
Komitmen manajemen puncak
Keterlibatan serikat pekerja
Keterlibatan karyawan
Komunikasi yang efektif
Penugasan personalia untuk pelaksanaan
Penggunaan pakar
Pengumpulan data
Penggunaan alat dan teknik yang tepat.
Penggunaan komite untuk pengawas.
TUGAS
 Tugas Kelompok ( 2 orang)
 Membuat Job Analysis
 Tentukan Job Title (misal : Satpam,
Cleaning Service, Office Boy, Tukang
Taman, dst)
 Tentukan Lokasinya
 Pilih Metode Pengumpulan Data/
Informasi
 Tentukan Informan (Job incumbent,
Spvisor)
 Lihat Format di papan tulis