Transcript Formación PTw@ndA - Software Público

Herramientas de Administración Electrónica
Plataforma de tramitación
PTw@ndA
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Formación PTw@ndA
Derechos de Autor
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1. Introducción
Formación PTw@ndA
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Escritorio de tramitación
2.1.
2.2.
2.3.
2.4.
2.5.
2.6.
2.7.
Introducción
Datos del expediente y de la fase
Documentos asociados
Tareas asociadas
Transiciones posibles
Tareas y documentos permitidos
Utilidades
3. Resumen de la Unidad
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Introducción
Definiciones
En esta Unidad se presentan las características funcionales y técnicas de la plataforma de tramitación PTw@ndA.
¿Qué es PTw@ndA?
La Plataforma de Tramitación w@ndA (PTw@ndA) es la herramienta corporativa de instrucción electrónica de
procedimientos administrativos de la Junta de Andalucía, mantenido actualmente por la Consejería de Hacienda y
Administración Pública. Esta herramienta permite la tramitación electrónica de expedientes de procedimientos
administrativos de cualquier familia o naturaleza, por ejemplo subvenciones, registros, reclamaciones, etc.
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¿Cuál es su objetivo?
El objetivo de la plataforma de tramitación es facilitar la eficiencia en el despliegue de la tramitación de procedimientos,
gracias a la integración de componentes de administración electrónica (plataforma @firma, motor de tramitación Trew@,
sistema de notificaciones telemáticas, Port@firmas, etc.) y funcionalidades básicas y de valor añadido presentes en la
generalidad de tramitaciones.
Características de PTw@ndA
Reutilizable para la tramitación de cualquier familia de procedimientos, sirviendo como punto de partida y como software de
base para abordar los desarrollos verticales y particulares de cada implantación, minimizándose las labores de
programación necesarias para implantar una solución de tramitación electrónica de procedimientos administrativos.
El uso de la plataforma desplaza el coste asociado a las labores de desarrollo hacia labores de configuración y
particularización, con un alto grado de parametrización. Es ampliable mediante la instalación de nuevos componentes
funcionales, construidos bajo unas especificaciones técnicas definidas, que darán cobertura a funciones específicas de
procedimientos concretos.
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Introducción
Principios de PTw@ndA
La PTw@ndA y, en especial, su Escritorio de Tramitación se constituye actualmente como el componente central de un
Modelo o Solución de Tramitación Global en la cual se potencian los siguientes principios:
1. Principio de Modularidad. PTw@ndA es modular, favoreciendo la adaptabilidad del Modelo a los distintos escenarios
que pueden darse de forma progresiva.
2. Principio de Reutilización de Componentes. PTw@ndA reutiliza componentes ya existentes, de propiedad de las
Administraciones Públicas, lo que abarata su desarrollo y mantenimiento.
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3. Principio de Adaptabilidad y No Intrusión. PTw@ndA es capaz de interoperar de una manera eficaz y eficiente con los
componentes y back-offices ya existentes.
4. Principio de Normalización de los Servicios. PTw@ndA está destinada a soportar procesos y servicios previamente
optimizados y normalizados, de manera que se favorezca la eficacia interna.
5. Principio de Flexibilidad. A pesar de la orientación a la normalización de los servicios, PTw@ndA es capaz de dar una
respuesta ágil y eficaz a las particularidades de cada área y perfil.
6. Por último, PTw@ndA soporta servicios normalizados sin perder flexibilidad. Esto es posible gracias a la
incorporación de una herramienta de gestión de flujos que soportará los metaflujos y flujos asociados a los servicios
telemáticos.
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Introducción
Arquitectura tecnológica
@firma
Autenticación
Editor
Editor
WebOffice
Web
Firma
Escritos
Notific@
Notificación
Control de Visibilidad
Editor de pantallas de introducción de datos
Escritorio de Tramitación
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Solicit@/VEA
@ries
Trew@
Módulos
Módulos Funcionales
Portafirmas
Buscador
Tramitación
Mi Trabajo
Asignación
expedientes
Otros
Gestión Documental
JSR-170
Explotación
de Datos
Componentes Genéricos de PT
Componentes Específicos de PT
Componentes Habilitantes
Avis@dor
Alfresco
w@rdA
Otros
Otros Componentes w@ndA
Otros Sistemas
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1. Introducción
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Escritorio de tramitación
2.1.
2.2.
2.3.
2.4.
2.5.
2.6.
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Introducción
Datos del expediente y de la fase
Documentos asociados
Tareas asociadas
Transiciones posibles
Tareas y documentos permitidos
Utilidades
3. Resumen de la Unidad
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Escritorio de tramitación
Introducción
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El escritorio de tramitación es el punto central del sistema que permite la tramitación y gestión de expedientes
administrativos. La presentación de la pantalla simula un escritorio de trabajo, en el que la información se agrupa y divide en
bloques, los cuales pueden ubicarse dentro de una de las 5 zonas en las que se divide el escritorio de tramitación: norte,
oeste, central, este y sur.
La configuración de bloques se puede personalizar por cada organismo, e incluso por cada procedimiento, por lo que la
configuración mostrada en este documento es un ejemplo de configuración posible con el máximo número de bloques.
En las zonas este, oeste y central es posible configurar el escritorio de tramitación para que los bloques se apilen, y así
ahorrar espacio en la pantalla del escritorio
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1. Introducción
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Escritorio de tramitación
2.1.
2.2.
2.3.
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Introducción
Datos del expediente y de la fase
Documentos asociados
Tareas asociadas
Transiciones posibles
Tareas y documentos permitidos
Utilidades
3. Resumen de la Unidad
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Escritorio de tramitación
Datos del expediente y de la fase
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El bloque datos del expediente muestra los datos básicos del expediente, para que el usuario tramitador siempre tenga
presente los datos del expediente que está tramitando. Los datos mostrados en este bloque son: número de expediente,
título, procedimiento, fecha de alta, unidad orgánica , unidad orgánica que envía y si procede, número y fecha de registro.
En la parte inferior se informa que el usuario conectado al sistema tiene bloqueado el expediente. Esto significa que otros
usuarios pueden acceder al expediente pero no pueden realizar ninguna acción sobre este hasta que el usuario propietario del
bloqueo salga del expediente.
Es importante no cerrar la sesión del explorador de forma brusca, ya que pueden producirse casos en los que el
tramitador deje el expediente bloqueado. Se recomienda salir del escritorio de tramitación mediante el botón de inicio o
el botón salir.
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Escritorio de tramitación
Datos del expediente y de la fase
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El bloque datos de la fase muestra la información asociada a la fase actual en la que se encuentra el expediente. Los datos
que se muestran de la fase son: nombre de la fase actual, transición de origen a la fase actual y fecha de entrada a la fase.
Si el expediente se encuentra en más de una fase se puede cambiar de una a otra mediante la lista desplegable que se carga
en la parte inferior del bloque y que contiene las fases actuales del expediente.
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1. Introducción
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Escritorio de tramitación
2.1.
2.2.
2.3.
2.4.
2.5.
2.6.
2.7.
Introducción
Datos del expediente y de la fase
Documentos asociados
Tareas asociadas
Transiciones posibles
Tareas y documentos permitidos
Utilidades
3. Resumen de la Unidad
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Escritorio de tramitación
Documentos asociados
El bloque documentos asociados al expediente muestra los documentos que se han incorporado o generado en el
expediente. Para este bloque tenemos dos opciones de configuración: Clásica o Vista en árbol.
Configuración clásica: Presenta los documentos en un listado, mostrando por defecto los correspondientes a la fase actual
(aunque es posible mostrarlos todos desmarcando la opción “Ver sólo documentos de la fase actual”).
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Por cada documento listado se muestran las acciones disponibles según el tipo de documento y el estado actual del
documento. Las acciones que se pueden hacer sobre un documento son: descarga del documento, consulta de
observaciones, eliminar documento, asociar interesados, reanudar documento, convertir a PDF, notificar telemáticamente,
compulsar documento, editar documento, finalizar documento, enviar a firmar el documento y registrar documento.
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Escritorio de tramitación
Documentos asociados
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Desde la acción Observaciones de un documento se puede consultar los datos asociados a este documento, concretamente
muestra los datos generales del documento, los datos de la firma, los datos del registro telemático, los interesados en el
documento y las observaciones introducidas a la hora de generar o incorporar el documento.
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Escritorio de tramitación
Documentos asociados
Si el documento es generado y para su generación se utiliza el modo de generación “Office Bean”, entonces al pulsar sobre
el botón editar documento se cargará el componente WebOffice, que permite la edición de la plantilla asociada al tipo de
documento y la sustitución de las variables asociadas al tipo de documento.
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Por defecto las variables de las plantillas se indican
enmarcándolas entre los símbolos “$$”, por ejemplo
$$fechaEntradaSol$$. Para remplazar estas variables
por su contenido se utiliza el botón
, situado en la
barra de herramientas superior de WebOffice.
Tras remplazar las variables es posible seguir
editando el documento, incluyendo o modificando
cualquier texto de la plantilla. Una vez finalizada la
edición es necesario guardar los cambios utilizando el
botón .
El cálculo de las variables se realiza tras pulsar el botón de edición del documento, por lo que si se edita un documento
y no se guardan los datos de las variables, es posible volver a editar el documento y recalcular nuevamente las variables
del documento.
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Escritorio de tramitación
Documentos asociados
La Compulsa de un documento permite al usuario tramitador compulsar digitalmente un documento incorporado al
expediente, verificando previamente que se corresponde con el documento original presentado en papel. La compulsa
consiste en firmar digitalmente un documento, utilizando el certificado digital del tramitador.
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Los documentos compulsados digitalmente se construyen con un
sello de compulsa que los identifica como documentos
compulsados.
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Escritorio de tramitación
Documentos asociados
Una vez que el documento se encuentre en estado firmado es posible realizar su registro telemático en el caso en el que el
modelado del procedimiento lo habilite. La pantalla de registro telemático se divide en 2 secciones, la primera relativa a los
datos de registro, y la segunda por los datos del usuario y el documento:
 Datos de registro: Muestra el asunto del registro telemático (código automático calculado por el sistema), el código de
origen (organismo de origen que realiza el registro de salida), tipo de destinatario (puede ser administración, interesado,
u otro), y destinatario, que toma su valor en función del campo tipo de destinatario:
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 Tipo de destinatario administración:
El campo destinatario es una lista de
unidades organizativas a las que se
realiza el registro de salida.
 Tipo de destinatario interesado: El
campo destinatario es una lista formada
por los interesados asociados al
documento que se va a registrar.
 Tipo de destinatario otro: El campo
destinario es un texto libre en el que
puede insertar el valor que desee.
 Información de registro: En este
apartado se muestran los datos con los
que se realiza el registro, formado por el
usuario titular que realiza el registro,
nombre del documento, y nombre físico
del documento que va a registrarse.
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Escritorio de tramitación
Documentos asociados
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Configuración de Vista en árbol: Los documentos del expediente se presentan en forma de árbol, distinguiéndose dos tipos
de niveles organizativos: en el primer nivel organizativo se encuentran las fases por la que ha evolucionado el expediente, y
como segundo nivel organizativo se encuentra la tipología del documento, distinguiéndose si el modo de generación del
documento ha sido generado o incorporado.
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Escritorio de tramitación
Documentos asociados
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La vista en árbol posee un mecanismo para la localización rápida de documentos en el expediente mediante un filtrado de
documentos a mostrar en el árbol. Este filtrado de documento se habilita mediante la opción de filtrado de documentos, que
al ser pulsado despliega los filtros disponibles para la localización de documentos.
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Escritorio de tramitación
Documentos asociados
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Al igual que sucede con la vista clásica, la vista en árbol permite la ejecución de diferentes acciones sobre los documentos
en el expediente, las cuales se dependerán del tipo de documento y del estado en el que se encuentren. Para mostrar las
acciones disponibles sobre un documentos basta con pulsar sobre el documento. Las acciones que se pueden ejecutar
son las mismas que hay en la vista clásica.
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Introducción
Datos del expediente y de la fase
Documentos asociados
Tareas asociadas
Transiciones posibles
Tareas y documentos permitidos
Utilidades
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Escritorio de tramitación
Tareas asociadas
El bloque tareas asociados al expediente muestra un listado con todas las tareas que se han realizado durante la
tramitación del expediente hasta el momento. Existe la opción de ver únicamente las tareas de la fase actual (por defecto), o
ver todas las tareas de las fases por las que ha pasado el expediente.
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Por cada tarea asociada se muestran las acciones disponibles según el estado actual de la tarea. Las acciones que se
pueden hacer son: eliminar tarea, descartar tarea, editar tarea, finalizar tarea y reanudar tarea.
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2.4.
2.5.
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Introducción
Datos del expediente y de la fase
Documentos asociados
Tareas asociadas
Transiciones posibles
Tareas y documentos permitidos
Utilidades
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Transiciones posibles
El bloque transiciones posibles muestra identifica las fases a las que es posible transitar el expediente, en función de la fase
actual. Para este bloque tenemos dos opciones de configuración que se detallan a continuación: Clásica o Vista en árbol.
Configuración clásica: Muestra las transiciones posibles, y los eventos existentes (por defecto, están ocultos), mostrándose
dos posibles estados para la transición:
 Habilitado: Transición habilitada para su ejecución, siempre que se cumplan sus condiciones de visibilidad y ejecución
(en caso de existir), y no haya ninguna tarea obligatoria por realizar, ni alguna tarea pendiente de finalizar.
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 Deshabilitado: Transición deshabilitada para su ejecución, pudiéndose deber a que no se cumplen las condiciones de
visibilidad o ejecución, o que existen una o varias tareas obligatorias por realizar, o bien existen una o varias tarea sin
finalizar.
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Escritorio de tramitación
Transiciones posibles
Configuración de Ayuda a la tramitación: Su objetivo es facilitar el proceso de tramitación de los expedientes. Para ello
permite al técnico o administrativo competente conocer las acciones o hitos que debe realizar o que se espera que se realice
en la fase del flujo de tramitación en la que se encuentra el expediente que está tramitando en ese momento:
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 No cumple la condición: La transición aparece deshabilitada y al pie de la misma aparece un aspa roja a la derecha del
mensaje asociado al incumplimiento de la condición.
 Cumple la condición: La transición aparece habilitada y al pie de la misma aparece una “v” verde a la derecha del
mensaje asociado al cumplimiento de la condición.
Por defecto los eventos está ocultos, para mostrarlos basta con marcar la opción “Visualizar eventos”
Los mensajes asociados a las condiciones se muestran tanto para las transiciones como para los eventos.
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Escritorio de tramitación
Transiciones posibles
Además de las condiciones el bloque de Ayuda a la Tramitación puede indicar diferentes circunstancias por las que no
puede realizarse una transición:
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 Expediente bloqueado por otro usuario: El expediente está en posesión de otro tramitador y por tanto, no puede
realizarse ninguna transición.
 Expediente con tareas obligatorias o pendientes de finalizar: El expediente tiene tareas que están abiertas pendientes
de finalizar o tareas obligatorias a realizar en la fase actual.
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Introducción
Datos del expediente y de la fase
Documentos asociados
Tareas asociadas
Transiciones posibles
Tareas y documentos permitidos
Utilidades
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Escritorio de tramitación
Tareas y documentos permitidos
El bloque de tareas y documentos permitidos muestra la lista de tareas a realizar en la fase actual en la que se encuentre
el expediente. Estas tareas deben ser realizadas en un orden determinado definido en el flujo del procedimiento, de forma que
se activan conforme se vayan finalizando. Existen 3 tipos de tareas a realizar sobre un expediente:
 Manipulación de datos: Gestionan datos asociados a un formulario en el que el usuario tramitador debe introducir
información asociada a la tramitación del expediente.
 Generación de documento: Genera un documento del expediente a partir de una plantilla editable para particularizarla
al expediente actual, tanto de forma automática mediante la sustitución de variables, como de forma manual.
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 Incorporación de documento: Permite la incorporación de un documento relacionado con el procedimiento necesario
en una determinada fase.
Las tareas de manipulación de datos sólo pueden realizar una única vez. Las tareas de generación de documentos e
Incorporación de documentos se pueden realizar todas las veces que sean necesarias.
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Escritorio de tramitación
Tareas y documentos permitidos
La ejecución de una tareas de generación de documentos se compone de varios pasos:
 Selección de plantilla: Debe seleccionar de la lista de plantillas
asociadas al tipo de documento la plantilla la deseada para la
generación del documento.
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 Selección de firmantes: Debe seleccionar de la lista de firmantes
aquellos a los que quiera enviar a firmar el documento, siendo
estos los únicos a los que le llega el envío. La lista de firmantes
está formada por el organismo al que pertenece el usuario, el
puesto de trabajo asociado y el nombre y los apellidos del
firmante.
 Selección de interesados: Debe seleccionar de la lista de
interesados aquellos que se quiera asociar al documento.
 Observaciones: Asociar observaciones al documento (opcional).
 Generación, sustitución y conversión a pdf automático: Si se
marca este check se genera el documento, se sustituyen sus
variables y se convierte el documento a formato pdf de forma
automática. El estado del documento cambia a terminado.
 Envío a portafirmas automático: Marcando este check se
realizan las operaciones anteriores (generación, sustitución y
conversión a pdf), enviándose a portafirmas el documento para los
firmantes seleccionados previamente. El estado del documento
cambia a pendiente de firma.
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Escritorio de tramitación
Tareas y documentos permitidos
Formación PTw@ndA
La ejecución de una tareas de incorporación de documentos permite la incorporación de un documento desde el equipo
del tramitador, utilizando la opción “Adjuntar fichero”, o desde otro expediente, mediante la opción “Buscar documento en otro
expediente”:
 Adjuntar documento: Permite seleccionar el tipo de documento permitido en la fase, adjuntar cualquier tipo de fichero
físico, indicar la fecha y número de registro, la unidad orgánica a la pertenece el documento y las observaciones del mismo.
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Escritorio de tramitación
Tareas y documentos permitidos
Formación PTw@ndA
 Buscar documento en otro expediente: Desde un buscador de documentos, que permite filtrar por número de
expediente, NIF del interesado y nombre del documento, es posible localizar el documento a incorporar al expediente.
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Escritorio de tramitación
Tareas y documentos permitidos
Formación PTw@ndA
Incorporar documento tipo SCSP: Si el documento a incorporar es de tipo SCSP o SCSP ley se da un tratamiento diferente
a la tarea básica de incorporación de documento. A la hora de realizar la tarea de incorporación se comprueba si el interesado
ha dado su consentimiento previo para realizar la consulta. En el caso de no existir ningún interesado asociado al
documento se realiza la asociación, especificando si habilita el consentimiento o no.
Al pulsar sobre el botón “Añadir al documento” se carga una ventana para indicar si el interesado ha dado o no su
consentimiento.
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Escritorio de tramitación
Tareas y documentos permitidos
Formación PTw@ndA
Si el interesado ha dado su
consentimiento: Se carga una
ventana en la que se realiza la
conexión al servicio web SCSP
para obtener los datos del
certificado en cuestión. Con los
datos del certificado se obtiene un
documento pdf que se adjunta al
expediente que se tramita.
Si el interesado no ha dado su
consentimiento: Se carga una
ventana en la que se debe
incorporar
la
documentación
requerida y aportada por el
solicitante.
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Datos del expediente y de la fase
Documentos asociados
Tareas asociadas
Transiciones posibles
Tareas y documentos permitidos
Utilidades
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Utilidades
El bloque de utilidades muestra un conjunto de utilidades, configurables por procedimiento y fase, que son de uso común
para todos o casi todos los procedimientos de tramitación electrónica.
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Las utilidades más utilizadas son:
 Incorporar documentos.
 Reserva de expediente.
 Expediente electrónico.
 Evolución del expediente.
 Asociar interesados.
 Requerimientos.
 Expedientes relacionados.
 Applet de Model@.
 Notificaciones.
 Applet de escaner.
 Consulta de pagos telemáticos.
 Datos del expediente.
 Deshacer fase.
 Tramitación masiva.
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Documentos asociados
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Tareas y documentos permitidos
Utilidades
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Resumen de la Unidad
Formación PTw@ndA
En la presente Unidad, en la que se ha formado a los asistentes en el uso del escritorio de tramitación de la plataforma
de tramitación PTw@ndA, se ha instruido en los siguientes aspectos:
1.
Introducción conceptual a la plataforma de tramitación PTw@ndA, incluyendo las características de la plataforma,
principios de la misma y arquitectura tecnológica de la PTw@ndA.
2.
Introducción al escritorio de tramitación de PTw@ndA definiendo el concepto de bloque y las zonas de configuración de
los mismos.
3.
Detalle de los bloques de datos del expedientes y de la fase.
4.
Detalle del bloque documentos asociados, mostrando las acciones posibles sobre los documentos y las configuraciones
de visibilidad del bloque.
5.
Detalle del bloque tareas asociadas, mostrando las acciones posibles sobre las tareas.
6.
Detalle del bloque transiciones posibles, mostrando los estados de las transiciones y las configuraciones de visibilidad
del bloque.
7.
Detalle del bloque tareas y documentos permitidos, mostrando los tipos de tareas y la incorporación de documentos
SCSP.
8.
Detalle del bloque utilidades, mostrando las utilidades más utilizadas.
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