Transcript 4. Planning de l`inventaire physique
PROCEDURE D’INVENTAIRE DES IMMOBILISATIONS
MARS 2014
PLAN DE LA PROCEDURE
CONTEXTE DE L’INVENTAIRE PHYSIQUE 1.
OBJET DE LA PROCEDURE 2.
REFERENCES DE L’INVENTAIRE PHYSIQUE 3.
RÔLES DES INTERVENANTS 4.
PLANNING DE L’INVENTAIRE PHYSIQUE 5.
SITES DE RECENSEMENT 6.
EQUIPES D’INVENTAIRE
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PLAN DE LA PROCEDURE
7.
OUTILS DE TRAVAIL 8.
DOMAINES DE L’INVENTAIRE 9.
REGLES DE GESTION DE L’INVENTAIRE PHYSIQUE DES IMMOBILISATIONS 10.
DEROULEMENT 11.
ENCADREMENT ET REPONSES AUX QUESTIONS ET AUX DIFFICULTES 12.
CAS PARTICULIER DES TERRAINS ET DES CONSTRUCTIONS ANNEXES
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CONTEXTE
Aux termes de l’article 5 de la loi comptable (Loi n° 9-88), l’opération d’inventaire doit être réalisée, au moins une fois par exercice, à l’effet de vérifier l’existence des éléments d’actifs et de passifs et de s’assurer de leur valeur.
Au sens juridique, l’inventaire est un document donnant l’état descriptif et estimatif du patrimoine d’une entreprise. Sur le plan comptable, l’inventaire nécessite des travaux comptables (d’analyse, de rectification et de redressement) et des travaux extracomptables (d’inventaires physiques).
Outre leur caractère légal et obligatoire, les inventaires physiques présentent, du point de vue de la gestion courante, la meilleure sécurité pour la conservation du patrimoine et la fiabilité de la comptabilité.
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CONTEXTE
C’est dans ce sens, et dans une perspective de concourir à l’instauration d’un système comptable fiable et transparent, le processus de mise en place effective des comptabilités générale et analytique au sein des AREF vue de nécessite la définition d’une procédure idéale dudit inventaire en répondre aux exigences légales.
Cette opération d’inventaire s’inscrit également au niveau des dispositions du Dahir n °1-02-25 en date du 3 avril 2002 portant promulgation de la loi 61-99 relative à la responsabilité des ordonnateurs, des contrôleurs et des comptables publics dans son article 4. Cet article en énumérant les responsabilités des ordonnateurs, déclare le respect des règles de gestion, du patrimoine de l'organisme public comme une mission importante incombant qualité d'ordonnateurs de recettes et de dépenses.
à ces derniers en leur 5
CONTEXTE
C’est une opération d’importance capitale et qui nécessite l’implication sérieuse et consciente de profils adaptés pour la réussir dans les meilleures conditions de qualité et de délai Ainsi, la procédure d’inventaire physique, ci-détaillée, renseignera sur : Le rôle de chaque intervenant ; Le planning de réalisation ; - Les domaines de - et enfin le l’inventaire ainsi que ses règles de gestion ; déroulement.
A noter que l'ensemble des des immobilisations doit permettre de réaliser la mise à jour de l’inventaire permanent et de capitaliser sur les efforts consentis au niveau de la procédures mises en place pour la gestion comptabilité matière, l'inventaire physique constituant une mesure de contrôle de la correcte application des procédures.
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1. Objet de la procédure
Cette procédure a pour objet de : décrire les travaux nécessaires pour la réalisation de l’opération d’inventaire physique des immobilisations et du patrimoine de l’AREF pour les besoins de l’arrêté des comptes. Ceci en capitalisant sur les travaux antérieurs ; définir les responsabilités pour assurer au mieux la fiabilité des informations devant en découler.
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2. Références de l’inventaire physique
L’inventaire physique doit aboutir à la mise en place à terme d’un fichier d’immobilisations conforme à la situation comptable et conduire à une connaissance des immobilisations figurants au patrimoine de l’AREF.
Les références de ce travail sont principalement : - Loi n ° 07-00 créant les académies régionales d'éducation et de formation (AREF) ; Décret n° 2-89-61 du 10 rabia II 1410 (10 novembre 1989) fixant les règles applicables à la comptabilité des établissements publics ; Arrêté ministériel n° 2470 du 17 mai 2005 portant organisation financière et comptable des AREF ; Différentes clauses du marché de mise en place de la comptabilité générale.
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3. Rôles des intervenants
Cette opération d’inventaire revêt une importance capitale pour l’AREF.
Sa réalisation ainsi que sa bonne réussite repose sur l’implication de tous les intervenants cités ci-après pour jouer pleinement les rôles suivants :
3.1. Rôle du ministère
Saisir par écrit les AREF et les délégations en vue de leur demander de lancer les travaux d’inventaire conformément à la présente procédure; Requérir un suivi régulier du déroulement de l’opération en impliquant, si possible, les services concernés des Inspections régionales.
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3. Rôles des intervenants
3.2. Rôle de l’AREF
déroulement de l’opération d’inventaire physique ; Saisir par écrit les délégations pour leur demander de veiller au bon Nommer un responsable de l’opération Inventaire physique des immobilisations ; Nommer les équipes qui seront chargés de l’inventaire physique au niveau régional; Réaliser l’inventaire physique des services administratifs et autres locaux relevant de l’AREF (siège); Répartir le fichier d’inventaire documentaire selon les ARM et autres décharges établis par entité réceptionnaire pour tous les achats réalisés par l’AREF selon le fichier qui sera transmis par le cabinet (Résultats de l’inventaire documentaire) ; 10
3. Rôles des intervenants
3.2. Rôle de l’AREF
Centraliser les des résultats des opérations d’inventaire réalisées au niveau délégations et des établissements signés par les délégués et les directeurs des établissements scolaires; répartition du fichier d’inventaire documentaire décrit ci-dessus ; Fournir au cabinet les résultats des travaux d’inventaire et les travaux de Réaliser (grâce à l’assistance du cabinet) le rapprochement entre les résultats de l’inventaire physique et les travaux de l’inventaire documentaire pour les immobilisations concernant les locaux relevant de l’AREF (siège).
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3. Rôles des intervenants
3.3. Rôle de la délégation
Saisir par écrit les établissements pour leur demander de veiller au bon déroulement de l’opération d’inventaire physique et d’impliquer la direction de chaque établissement dans ce travail ; l’opération Inventaire physique des immobilisations ; Nommer un responsable de Nommer les l’opération au niveau de la délégation de équipes qui seront chargés de l’inventaire physique ; Réaliser l’inventaire physique des services administratifs et autres locaux relevant de la Délégation (siège); Réaliser la répartition du fichier d’inventaire documentaire pour tous les achats réalisés par la Délégation et l'académie selon le fichier qui sera transmis par le cabinet (Résultats de l’inventaire documentaire) selon les ARM et autres décharges établies par entité réceptionnaire ; 12
3. Rôles des intervenants
3.3. Rôle de la délégation
Centraliser les des résultats des opérations d’inventaire réalisées au niveau délégations et des établissements ; Fournir au cabinet (à travers les services centraux de l 'académie) les résultats des travaux d’inventaire et les travaux de répartition du fichier d’inventaire documentaire décrit ci dessus ; Réaliser le rapprochement entre les résultats de l’inventaire physique et les travaux de l’inventaire documentaire pour les immobilisations concernant les locaux relevant de la Délégation.
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3. Rôles des intervenants
3.4. Rôle de l’établissement
Nommer un responsable de immobilisations (il est fortement l’opération Inventaire physique des recommandé que celui-ci soit le directeur de l'établissement lui-même) ; Nommer les (l'effectif doit équipes qui seront chargés de l’inventaire physique être dimensionné en fonction de la taille de l'établissement de manière à réaliser l'inventaire en une semaine) ; Veiller à ne rien omettre lors de l'opération de comptage : bureaux, classes, laboratoires, internat, cantine, équipements sportifs; signés par le Directeur de l’établissement ; Fournir à la Délégation les résultats des travaux d’inventaire physique Fournir tous compléments d’information lors des rapprochements.
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3. Rôles des intervenants
3.5. Rôle du cabinet d’experts
Rédiger la note de procédure de réalisation des travaux d’inventaire documentaire et physique ; Former et sensibiliser les principaux responsables qui seront désignés par l’AREF et les délégations pour réaliser ou piloter les dites opérations et en particulier : Directeur et Délégués, les chefs de divisions et services Budget, Patrimoine, et tous autres responsables qui seront l’AREF ; Fournir les chargés de réaliser la présente opération. Cette équipe doit être suffisamment représentative pour pouvoir diffuser cette formation et sensibiliser les équipes des établissements. Cette formation sera organisée au sein de états d’inventaire documentaire de l’AREF et de chaque délégation ; 15
3. Rôles des intervenants
3.5. Rôle du cabinet d’experts
Fournir un dictionnaire des immobilisations ; équipes d’inventaire ; Fournir les états d’inventaire physique qui doivent être remplis par les Assister les responsables d’inventaire en cas de problèmes ou de questions lors du déroulement des opérations ; Récupérer et centraliser les états d’inventaire signés auprès de l’AREF; répartition des inventaires documentaires ; Assister les Etablir une équipes de l’AREF et des délégations lors du lancement et démarche méthodologique des travaux de rapprochement et assister les équipes de l’AREF et des délégations dans ce travail ; Fournir un fichier comprenant l’ensemble des états d’inventaire des immobilisations Rapprochement ; : Inventaire documentaire, inventaire physique et 16
4. Planning de l’inventaire physique
L’opération d’inventaire physique des immobilisations de l’AREF de Tanger Tétouan démarrera à compter du
1er Mars 2014 et doit être terminée avant le 31 Mars 2014. Cette opération se déroulera selon le calendrier prévisionnel ci-après :
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4. Planning de l’inventaire physique
Ordre séquentiel
1 2 3
Tâches
Désignation d’une commission d’inventaire (équipe de comptage, contrôleurs, équipe de centralisation et de validation) au niveau de l’AREF, au niveau des délégations et au niveau des établissements.
Transmission d’inventaire de la procédure et des canevas d’inventaire.
par la commission Communication comptable à du fichier l’AREF d’inventaire (liste des immobilisations). Ce fichier comprend tous les achats effectués par l’AREF depuis la création mais organisé et classé par : Type de matériel ; - Famille ; - Sous famille ; Ce fichier comprend : Le code de l’immobilisation ; Désignation, date d’acquisition, fournisseurs, acquéreur, valeur, marque...
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Délai (nb jrs/h)
3 1 3
Cabinet
× ×
Acteurs AREF Délégatio n Etablisse ment
× × ×
4. Planning de l’inventaire physique
Acteurs Ordre séquentiel (*) Tâches Délai (nb jrs/h) Cabinet AREF Délégatio n Etablisse ment
4 Formation des équipes régionales d’inventaire × 3 5 6 Compléter le fichier d’inventaire comptable remis par le cabinet par l’affectation des achats aux bénéficiaires sur la base des ARM et décharge (code GRESA) du bénéficiaire et le transmettre au cabinet Réalisation de l’opération de comptage établissement selon les canevas communiqués Validation et signature des résultats d’inventaire par le Directeur de l’établissement/Transmission des résultats de l’inventaire à la délégation 15 15 2 × × × × (*) L’ordre séquentiel montre que des tâches peuvent être exécutées en parallèle. Exemple : les tâches portant le numéro 3 au tableau peuvent être exécutées en même temps. 19
4. Planning de l’inventaire physique
Ordre séquentiel Tâches Délai (nb jrs/h) Cabinet Acteurs AREF Délégatio n Etablisse ment
7 5 8 9 Centralisation, validation harmonisation et rapprochement des résultats d’inventaire remontés par les établissements.
Le rapprochement se fera sur la base de l’inventaire comptable complété par les affectations sur la base des ARM et décharges d’une part et sur l’inventaire physique établi par l’établissement Réalisation de l’opération de comptage des locaux de la communiqués délégation selon les canevas Validation des résultats d’inventaire par l’équipe d’inventaire de la Délégation Centralisation de l’inventaire physique de la délégation et ses établissements 15 15 5 3 × × × × 20
Ordre séquentiel
10 11 5 6
4. Planning de l’inventaire physique
Tâches
Signature de la situation définitive de l’inventaire par le Délégué/ Transmission des résultats de l’inventaire à l’AREF Centralisation, validation harmonisation et rapprochement des résultats d’inventaire remontés par les délégations .
Le rapprochement se fera sur la base de l’inventaire comptable complété par les affectations sur la base des ARM et décharges d’une part et sur l’inventaire physique établi par l’établissement et la délégation Réalisation de l’opération de comptage des locaux de l’AREF selon les canevas communiqués Validation des résultats d’inventaire par l’équipe d’inventaire de l’AREF
Délai (nb jrs/h) Cabinet
2 15 15 5
Acteurs AREF Délégatio n
×
Etablisse ment
× × × 21
4. Planning de l’inventaire physique
Ordre séquentiel Tâches Délai (nb jrs/h) Cabinet Acteurs AREF Délégatio n Etablisse ment
11 12 13 Centralisation de l’AREF, des établissements* l’inventaire physique de délégations et des Valorisation des immobilisations suite intégrées à l’opération d’inventaire physique Etablissement et communication du fichier des immobilisations de l’AREF au cabinet 3 15 5 × × × × (*) Obligation de communiquer avant la date de fin de également la liste des sites qui n’ont pas envoyé l’inventaire physique l’inventaire; soit le 17/04/2014. Pour ces sites, seuls les résultats de l’inventaire seront considérés comme valides.
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5. Sites de recensement
Les sites de recensement sont les unités géographiques où se dérouleront les opérations d’inventaire physique et sont réparties comme suit :
Au niveau de l’AREF :
Ce recensement concernera les immobilisations situées physiquement au sein de l’académie ou des sites qu’elle gère directement (annexes, dépôts, autres dépendances et locaux rattachés le cas échéant) ;
Au niveau de la Délégation :
Ce recensement concernera les immobilisations sites situées physiquement au sein de la Délégation ou des qu’elle gère directement (annexes, dépôts, autres dépendances et locaux rattachés le cas échéant) ;
Au niveau de
immobilisations
l’établissement :
Ce recensement concernera les situées physiquement au sein de chaque établissement ou des sites qu’elle gère directement (annexes, dépôts, autres dépendances et locaux rattachés le cas échéant).
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6. Equipes d’inventaire
Les équipes de travail seront formées au niveau de :
L’AREF :
Responsable Une équipe au minimum de deux personnes avec un d’inventaire ;
Chaque délégation :
un Responsable Une d’inventaire ; équipe au minimum de deux personnes avec
Chaque établissement :
et un Responsable Une d’inventaire.
équipe au minimum de deux personnes 24
7. Outils de travail
Les équipes de travail utiliseront les outils suivants : La présente note méthodologique de recensement ; Le dictionnaire des équipements. Ce dictionnaire regroupera les catégories d’équipements qui ont été identifiées lors des travaux d’établissement de l’inventaire documentaire des immobilisations ; Les modèles des fiches de recensement.
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8. Domaines de l’inventaire
Le recensement physique doit d’immobilisations suivantes : être exhaustif et doit couvrir les catégories
a) Terrains, Constructions et Aménagements
Terrains exploités Constructions de nouveaux établissements Extension d’établissements déjà existants Aménagements de constructions déjà existantes - Autres constructions Autres aménagements 26
8. Domaines de l’inventaire
b) Installations
Installations électriques Installations téléphoniques et télécommunications Installations solaires (ou éoliens) Autres installations, le cas échéant
c) Matériel de transport
Véhicules de tourisme Véhicules utilitaires Autres véhicules 27
8. Domaines de l’inventaire
d) Mobilier
Mobilier d’enseignement Mobilier d’internat et de cantine - Mobilier de bureau - Autres mobiliers
e) Matériel
d’enseignement Matériel didactique Matériel d’internat Matériel de cantine Matériel informatique Matériel de bureau Autres Matériels
f) Autres Equipements
A détailler le cas échéant 28
9. Règles de gestion de l’inventaire physique des immobilisations
Tout mouvement d’immobilisation doit être reporté jusqu’à la fin des opérations d’inventaire. Si ce mouvement ne peut pas être reporté, il doit être immédiatement signalé au superviseur de l’inventaire au niveau du site de recensement en vue de mettre à jour l’affectation des immobilisations en question.
Les mouvements physiques des immobilisations doivent obligatoirement être arrêtés pendant l’opération d’inventaire, dont la période doit être largement diffusée. Les opérations urgentes peuvent être autorisées si elles sont l’objet d’un suivi rigoureux.
justifiées. Toutefois, ces dernières doivent être limitées et faire L’équipe de recensement ne doit pas être exclusivement constituée par des personnes chargées de la gestion des biens inventoriés. Si la présence de ces personnes est recommandée en raison de leur connaissance des biens recensés, il est fondamental que la responsabilité et la supervision de l’inventaire physique soient confiées à des personnes indépendantes de la gestion des dits actifs.
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10. Déroulement
a) Préparation de l’inventaire : Avant
Identification des sites à couvrir par l’inventaire au niveau de toutes les entités relevant de l’académie (académie elle-même, délégation, établissements y compris tous annexes ou administrations rattachés); Préparation et ciblage des sites et locaux concernés; Désignation des membres de l’équipe de comptage; Préparation des fiches d’inventaire; Préparation de la liste des équipements et matériel (Liste des immobilisations) (*) (*) Cette liste a été élaborée à partir des achats faits par l’académie et délégation de 2002 à 2012 (inventaire comptable), elle constitue en quelque sorte la nomenclature des articles types achetés. Cette liste est classée par type de matériel, famille, sous famille et comprend plusieurs informations utiles aux équipes d’inventaire.
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10. Déroulement
b) Désignation des dates et des équipes d’inventaire : Avant
Chaque entité (délégation ou établissement) doit communiquer les dates d’inventaires qui doivent se situer dans la période allant du 1er Mars 2014 au 31 Mars 2014.
Cette planification sera centralisée au niveau de l’Académie.
L’entité désigne une équipe d’inventaire qui doit contenir de 2 à 3 personnes et nommer un responsable de être indépendant de la gestion des biens à inventorier et a pour mission d’assurer : l’inventaire (R.I). Ce dernier doit -Un bon déroulement des opérations d’inventaire au sein du site dont il a la charge; -La supervision de l’équipe de comptage ; L’élaboration du planning des opérations de comptage ; -La distribution des fiches d’inventaire et leur centralisation ; L’explication des instructions relatives à l’inventaire.
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10. Déroulement
c) Recensement des équipements et autres mobiliers : Pendant
Remise des fiches de comptage aux membres de l’équipe de comptage voir fiche modèle ci-joint) accompagné de la liste des équipements et matériels (Liste des immobilisations telle que découlant de l’inventaire comptable).
Les fiches d’inventaire contiennent déjà les éléments suivants : -Le Numéro de fiche d’inventaire; -La Date d’inventaire ; -La localisation et affectation : division, service, bureau, autres affectataires; -Les locaux par typologie de bloc et par étage ; entités -Les familles des immobilisations ; 32
10. Déroulement
c) Recensement des équipements et autres mobiliers : Pendant
-Le Numéro d’inventaire ; -La date de réception ; L’Etat de l’immobilisation ; -La Propriété (propriété totale, propriété partielle ou bien loué) ; -La Valeur d’acquisition (si disponible).
Emargement des fiches de comptage après dénombrement des biens immobilisés qui doivent indiquer le nom, prénom et fonctions des personnes qui les ont remplies.
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10. Déroulement
d) Vérification des fiches par le Responsable d’inventaire : Après
et Contrôle par le R.I que les fiches d’inventaire sont correctement servies signées ; - Le responsable comptage ont d’inventaire doit s’assurer que toutes les fiches de été restituées par les équipes ; - Le responsable d’inventaire procède au rapprochement des fiches avec les composantes immobilisation de l’établissement n’a été omise ; pour s’assurer qu’aucune - En cas nouveau d’erreur, les équipes de comptage doivent procéder à un dénombrement ; - Signature des fiches par le Responsable de l’inventaire ; - Revue et signature - Une fois les définitive par le Directeur de l’établissement ; opérations de recensement complétées, les fiches de comptage doivent centralisation contre être transmises à la délégation puis à l’AREF pour décharge.
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11. Encadrement et réponses aux questions et difficultés
L’encadrement et la supervision de l’avancement de l’inventaire documentaire sera assurée :
En interne :
par le responsable de la commission mission et par le responsable d’inventaire du site ; d’inventaire de la
En externe :
par un collaborateur du cabinet externe chargée de la mise en place du système de comptabilité générale.
Si l’équipe identifie des articles qu’elle n’arrive pas identifier clairement comme immobilisations ou pas, elle remonte les questions au responsable du comité de pilotage interne. Si ce dernier n'a pas pu répondre il contacte le collaborateur du cabinet chargé de l’encadrement et de la supervision pour soulever la question et obtenir les réponses concernées.
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12. Cas particulier des Terrains et des Constructions
Terrains
En raison de leurs particularités, les terrains feront l’objet d’une procédure d’inventaire juridique et légal pour s’assurer du statut juridique des terrains exploités au sein des AREF ainsi que de l’état de documentation juridique disponible : aussi bien au niveau des au niveau du ainsi Ministère de l’Education Nationale (MEN) ; qu’au niveau d’autres administrations et en particulier la Direction des Domaines académies que des délégations ; (Ministère de l’Economie et des Finances).
N.B :
Il est peuvent à rappeler que les fichiers déjà constitués par les AREF être utilisés et enrichis.
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12. Cas particulier des Terrains et des Constructions
Constructions
-Compte tenu de la nature non inventoriable physiquement des constructions, l’inventaire de ces derniers reposera sur les données de l’inventaire documentaire et les documents de réception techniques des travaux correspondants de réception...) ; (décomptes provisoires, décomptes définitifs, PV -De même, les établissements feront l’édition des données mises à jour contenues dans et l’application GRESA concernant l’infrastructure existante compléteront les données des fiches d’inventaire-modèles.
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ANNEXES
A1. Logigramme de la procédure d’inventaire des immobilisations A2. Dictionnaire des localisations, équipements et mobilier A3. Fichier Excel modèle pour l’inventaire physique des académies et délégations ainsi que leurs annexes et dépendances A4. Fichier Excel modèle pour l’inventaire physique des établissements ainsi que leurs annexes et dépendances 38