Transcript forvaltningsmodellen - Confluence

Universitetsgemensam
förvaltningsmodell
2012-10-10 Avdelningen för IT och media, Stockholms universitet
Vad är systemförvaltning?
• Upprätthålla (drifta, vidmakthålla funktionen i ett
system)
• Vidareutveckla (felrätta, anpassa och förbättra)
• Nyutveckla
• Hålla aktiviteter för att administrera och hantera
ett IT-system, bl.a. användarstöd och kurser
… i takt med verksamhetens utveckling.
Förvaltningsobjektet…
• består av maskinvara, programvara, avtal och licenser 
• är ofta uppbyggt av ett flertal integrerade tjänster/system 
• inkluderar arbete med objektet såsom handhavandestöd,
utbildning, support, …
• har förmåga att tillgodose ett fastställt behov eller syfte.
Ett förvaltningsobjekt skall vidare ha:
• ett dokumenterat syfte
• en ägare
• en definierad budget
• en förvaltningsplan
Vad ger en gemensam
förvaltningsmodell?
• Effektiva förvaltningsobjekt
– vad som ska förvaltas
– Avgränsar förvaltningsorganisationens ansvarsområde.
• Tydliga förvaltningsuppdrag
– Inför målstyrning i förvaltningen.
– Utformar en förvaltningsplan som förnyas årligen.
– Förvaltningsplanen utgör förvaltningsorganisationens
styrdokument.
– Kostnader synliggörs i förvaltningsplanen.
• Affärsmässiga förvaltningsorganisationer
– Budgetnivån ansvarar för beslut om tilldelning och förändring i
resurser.
– Beslutsnivån koordinerar och styr förvaltningsarbetet.
Förvaltningsplaner, innehåll
• Beskrivning av förvaltningsobjektet
– IT-system som ingår
– Avgränsningar och relationer
• Förvaltningsobjektets behov
– Eventuell problembild.
– Beskrivning av planerade projekt
• Mål och aktiviteter.
– Löpande aktiviteter för drift, underhåll, användarstöd m.m.
– Utvecklingsprojekt och utredningar
• Budget.
– Samtliga aktiviteter i planen är tidssatta
– Totala summan av tid och eventuella andra kostnader utgör
förvaltningsobjektets budget.
• Beskrivning av den bemannade förvaltningsorganisationen.
Obalans råder ibland
Systemägare
ITsystemchef
Det råder modellen bot på…
Förvaltning med
gemensam styrning
Verksamheten
Gemensam
styrning
IT-avdelningen
BUDGETNIVÅ
Systemägare
Styrgrupp
IT-systemchef
BESLUTSNIVÅ
Systemansvarig
Förvaltningsgrupp
OPERATIV NIVÅ
Systemspecialist
Arbetsgrupper, t ex
beredningsgrupper,
utredningsprojekt
Användarstöd
IT-systemansvarig
Mjukvaruarkitekt
Teknikspecialist
Driftansvarig
Budgetnivå
Systemägare
BUDGETNIVÅ
Systemägare
Styrgrupp
Ansvar:
• Att verksamheten har den hjälp som
behövs för att omsätta IT-stöden som
tillhandahålls
• Att verksamheten följer gällande lagar
och styrdokument
• Att förvaltningsorganisationens
effektivitet utvärderas periodiskt
• Att förvaltningsobjektet har en aktuell
förvaltningsplan
Befogenheter:
• Att inneha attesträtt inkl utökning av
resurser
• Att teckna avtal enligt förvaltningsplanen
IT-systemchef
Exempel på arbetsuppgifter:
• Fastställa förvaltningsplanen tillsammans
med IT-systemchefen
• Bemanna rollen ”Systemansvarig”
• Vara ordförande vid styrgruppsmöten
• Säkerställa att relevanta styrdokument
kommer till IT-systemchefens kännedom
• Fastställa kostnader utanför
förvaltningsplanen
Rollen innehas vanligen av
avdelnings-/enhetschef eller
motsvarande
Budgetnivå
IT-systemchef
BUDGETNIVÅ
Systemägare
Ansvar:
• Att se till att verksamhetens behov av
IT-stöd tillgodoses
• Att IT-stödet följer gällande lagar och
styrdokument, t ex PUL
Befogenheter:
• Att inneha attest-rätt inkl utökning av
resurser
• Att upphandla och teckna avtal med
externa leverantörer enligt
förvaltningsplanen
Styrgrupp
IT-systemchef
Exempel på arbetsuppgifter:
• Fastställa förvaltningsplanen tillsammans
med systemägaren
• Bemanna rollen ”IT-systemansvarig”
• Delta vid styrgruppsmöten
• Teckna avtal med kontrakterade ITleverantörer enligt förvaltningsplanen
samt att följa upp dessa
• Säkerställa att relevanta styrdokument
kommer till IT-systemansvarigs kännedom
• Fastställa kostnader utanför
förvaltningsplanen
Rollen innehas vanligen av IT-chef
Budgetnivå
Styrgrupp
BUDGETNIVÅ
Systemägare
Deltagare i styrgruppen:
• Systemägare (sammankallande)
• Systemchef
Föredragande:
• Systemansvarig
• IT-systemansvarig
Styrgrupp
IT-systemchef
Styrgruppens arbetsuppgifter:
• Godkänner förvaltningsplan
• Beslutar om utökning/indragning av resurser
Beslutsnivå
Systemansvarig
BESLUTSNIVÅ
Systemansvarig
Förvaltningsgrupp
Rollens mål och syfte:
Leder förvaltningsarbetet inom
förvaltningsobjekt och säkerställer att
målen i förvaltningsplanen nås samt att
IT-stöden ger avsedd nytta i
objektsverksamheten.
Huvudsakliga arbetsuppgifter och
ansvarsområden:
• Ansvara för att utarbeta och verkställa
förvaltningsplanen tillsammans med ITsystemansvarig
• Ansvara för beskrivning och sammanställning av
krav
• Prioritera, besluta och planera aktiviteter inom
förvaltningsplanen
• Eskalera behov av resurser utom
förvaltningsplanen till styrgruppen
IT-systemansvarig
Huvudsakliga arbetsuppgifter och
ansvarsområden (forts.):
• Initiera och följa upp IT-aktiviteter genom ITsystemansvarig
• Resursplanera på verksamhetssidan på detaljerad
nivå
• Samordna, leda, motivera och engagera
verksamhetsresurser
• Ansvara för kontinuerliga acceptanstester
• Godkänna leveranser från IT-parter inför release
• Ansvara för kommunikation och marknadsföring
om objektet till användare/verksamheten
• Ansvara för rapportering av status och avvikelser
till styrgrupp
• Ställa krav på andra förvaltningsobjekt och
utvecklingsprojekt ur förvaltningsperspektiv
• Ansvara för att användardokumentation skrivs och
uppdateras
• Omvärldsbevakning - hålla sig informerad om och
samverka med andra lärosäten inom objektets
område
Beslutsnivå
IT-Systemansvarig
BESLUTSNIVÅ
Systemansvarig
Förvaltningsgrupp
Rollens mål och syfte:
Leder det IT-nära förvaltningsarbetet
inom förvaltningsobjekt och säkerställer
att målen i förvaltningsplanen nås genom
leveranser i tid, med rätt kvalitet och till
rätt kostnad.
IT-systemansvarig
Huvudsakliga arbetsuppgifter och
ansvarsområden:
• Utarbeta och verkställa förvaltningsplanen
tillsammans med systemansvarig
• Prioritera, planera, genomföra och följa upp ITaktiviteter inom förvaltningsplanen
• Resursplanera på IT-sidan på detaljerad nivå
• Samordna, leda, motivera och engagera ITresurser
• Rapportera status och avvikelser till
systemansvarig och styrgrupp
• Ställa krav på andra förvaltningsobjekt och
utvecklingsprojekt ur förvaltningsperspektiv
• Samordna arbetet med incidenter, problem,
test och release
• Ansvara för att definierade riktlinjer följs samt att
systemdokumentation skrivs och uppdateras
• Omvärldsbevakning - hålla sig informerad om och
samverka med andra lärosäten inom objektets
område
Beslutsnivå
Förvaltningsgrupp
BESLUTSNIVÅ
Systemansvarig
Förvaltningsgrupp
Deltagare i förvaltningsgruppen:
• Systemansvarig (sammankallande)
• IT-systemansvarig
• Roller på operativ nivå vid behov
IT-systemansvarig
Förvaltningsgruppens
arbetsuppgifter:
• Besluta om förslag till förvaltningsplan
• Bereda beslutsunderlag inför styrgrupp
• Prioritera och planera inom ramen för
förvaltningsplanen
• Följa upp utfall mot förvaltningsplanen
Operativ nivå
Systemspecialist
Systemspecialist
OPERATIV NIVÅ
Arbetsgrupper, t ex
beredningsgrupper,
utredningsprojekt
Systemspecialisten utgör
förvaltningsorganisationens kontaktyta
mot nyttjarna av verksamhetsstöden.
Rollen har till uppdrag att vidareutveckla
verksamheten kring objektet med hjälp av
IT-stöd.
Mjukvaruarkitekt
Teknikspecialist
Driftansvarig
Exempel på arbetsuppgifter:
• Utföra förvaltningsaktiviteter på uppdrag
av systemansvarig, t ex hålla utbildningar
för användare och skriva
användarmanualer.
• Fånga och formulera krav på IT-stöd ur
ett verksamhetsperspektiv
arbeta med användbarheten ur ett
användarperspektiv
Operativ nivå
Teknikspecialist, Driftansvarig,
Utvecklingsansvarig
Systemspecialist
OPERATIV NIVÅ
Arbetsgrupper, t ex
beredningsgrupper,
utredningsprojekt
Mjukvaruarkitekt har som uppgift i
förvaltningsorganisationen att tillsammans med
andra omsätta krav till tekniska lösningar som
passar in i den tekniska miljön.
Teknikspecialist är den övergripande
benämningen på någon som arbetar med
objektet ur ett tekniskt perspektiv, t.ex. drift och
utveckling.
Driftansvarig har ett ansvar för att
förvaltningsobjektens IT-stöd är tillgängliga
enligt överenskommelser. Detta är
driftverksamhetens representant i
förvaltningsorganisationen.
Mjukvaruarkitekt
Teknikspecialist
Driftansvarig
Exempel arbetsuppgifter för
Mjukvaruarkitekt:
• Ansvarar för arkitekturella kvalitetsfrågor så
som skalbarhet, prestanda, säkerhet,
återanvändbarhet och testbarhet.
• Ansvarar för att objektet följer definierade
tekniska riktlinjer.
• Fungerar som tekniskt stöd och mentor.
Exempel arbetsuppgifter Teknikspecialist:
• Utföra förvaltningsaktiviteter på uppdrag av ITsystemansvarig
• Ge teknisk support
Exempel arbetsuppgifter för driftansvarig:
• Utgöra kontaktperson mellan förvaltningsgrupp
och drift
• Tillse att driften av objektet sker enligt
SLA/förvaltningsplan/överenskommelser.
Systemägare som är representant
för verksamheten
Verksamheten
Exempel:
Forum för
budgetansvariga
prefekter/chefer
Exempel:
Referensgrupp med
utvalda verksamhetsrepresentanter
Exempel:
Användarforum med
slutanvändare för
kravfångst
Representant för
verksamheten
Gemensam
styrning
IT-avdelningen
BUDGETNIVÅ
Systemägare
Styrgrupp
IT-systemchef
BESLUTSNIVÅ
Systemansvarig
Förvaltningsgrupp
OPERATIV NIVÅ
Systemspecialist
Arbetsgrupper, t ex
beredningsgrupper,
utredningsprojekt
Användarstöd
IT-systemansvarig
Mjukvaruarkitekt
Teknikspecialist
Driftansvarig
Årsplan för förvaltningsstyrning
15 nov (senast)
Plan fastställd av
styrgruppen
Skriva
årsrapport
31 jan (senast)
Rapport föredragen
för styrgruppen
Ev. justera
planen
15 okt
Preliminär plan
finns
Ta fram
preliminär
förvaltningsplan för
nästa år.
Innebär bl a
att beskriva
behov, mål
& aktiviteter
samt att
estimera
insatserna.
samtliga objekts
förvaltningsplaner
sammanställs
Skriva
statusrapport
15 juni (senast)
Rapport föredragen för styrgruppen