Transcript Lean” v/Torben Simonsen Boligselskabet Sjælland

Chef for Drift Torben Simonsen
BOLIGSELSKABET SJÆLLAND
MANDAG 27. OKTOBER 2014
AGENDA
• Organisationsplan for Driften
• Registrering/budget af samdrift
• Driftsplanlægning (lean)
• Målstyring (lean)
• Boligservice (lean)
Chef for Drift
Udviklingskonsulent
Områdeleder
Trekantområdet
Områdeleder
Hyrdehøjområdet
Områdeleder
Områdeleder
Trekroner/Himmelev
Roskilde Syd
Områdeleder
Områdeleder
Områdeleder
Inspektør for
Holbæk
Ringsted
Køge
adm. selskaber
Driftstab
Driftstabt
Driftstabt
Driftstabt
Driftstab
Driftstab
Driftstab
Adm. 1
Grønne M/K
Grønne M/K
Grønne M/K
Grønne M/K
Grønne M/K
Grønne M/K
Grønne M/K
Adm. 2
Adm. 3
Oktober 2014
Chef for byggeri
Assistent
Vedligehold og Energi
7 D/V projektledere
Vedligehold og Energi
4 varmemestre
Vedligehold og Energi
Driftsstab:
Vedligehold og Energi
Driftsassistenter
Service-& synsfunktionærer
Områdeassistenter
Vedligehold og Energi
Driftskonsulent
Tilsynskonsulent
REGISTRERING
BUDGET AF SAMDRIFT
• Alle medarbejdere er ansat i boligselskabet
• Timepris fremkommer ved at beregne:
(Totale udgifter/totalt antal budgetterede timer)
• Hvis fælles drift giver overskud, tilbagebetales beløb i
forhold til ”købte timer”
TIDSREGISTRERING DRIFTSPLAN
Tidsregistrering - Blegdammen - 01-220
2012
Timepris
antal uger antal uger antal uger antal uger antal uger antal uger antal uger antal uger antal uger antal uger antal uger antal uger
5
4
4
5
4
4
5
4
5
4
4
5
Jan.
Feb.
Marts
April
Maj
Juni
Juli
Aug.
Sept.
Okt.
Nov.
Dec.
1
6
4
4
3
4
2
2
304
365
antal uger
53
Timer
pr. gang
Timer
i alt
Pris I alt
Prydgræs
Brugsgræs med ekstra pleje
3
78
23.712
Eksternt græsareal
Brugsgræs
Fælledgræs
Blomstereng
Løgplæne
Græsarmering
Træer - Fritvoksende
1
5
5
1.520
Træer - Formede
1
1
1
304
1
5
5
1.520
1
4
28
8.512
1
8
24
7.296
1
4
24
7.296
1
5
42,5
12.920
1
2
12
3.648
3
9
2.736
Trægrupper
Pleje af grønne områder
Frugttræer
Hegn
Krat
Lund
Busket
Prydbuske
1
Bunddækkende buske
1
Frugtbuske
2
Rosenbede
1,5
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
Staudebede
Rhododendron
1
Klatreplanter
1
1
1
Krydderurt beplantning
Blomsterkummer
1
Løv
2
8
5
5
8
6
3
1
3
0,5
3
2
18,5
5.624
6
60
18.240
Prydhække
1
1
5
1
1
5
1
3
45
13.680
Hække
1
1
1
1
1
16
16
2
74
22.496
Klippet Pur
1
1
1
2
1
1
2
1
9
2.736
1
2
608
Fritvoksende hække
Juletræer og opsætning af lyskæder
Sø
Bassin
1
1
UDSNIT AF BUDGET FOR
KONTO 114 PR. AFDELING
VARIABLE UDGIFTER
114
Renholdelse
114.2
Trappevask mm.
Trappevask og Vinduespolering
114.4
257.000
257.000
252.000
249.642
Timer/enhed
Driftsaftale:
er Pris
Total
Driftsaftale, områdeledertimer/områdeass.
130
615
79.950
Driftsaftale, synstimer
130
384
49.920
Driftsaftale, grønne timer
1.905
294
560.070
Driftsaftale, service timer
170
384
65.280
Driftsaftale, DV-projektleder
615
Energitimer
97
384
37.248
Den fælles drift pr. lejemålsenhed
161
810
130.410
(områdekontor/driftsassistenter+indkøber+demokratikonsulent+udviklingspulje)
80.000
50.000
560.000
65.000
37.000
130.000
922.000
80.000
50.000
559.000
65.000
0
37.000
130.000
921.000
44.579
38.986
518.038
55.387
7.995
26.912
133.986
825.883
Driftsaftale med selskabet
Kommentar:
Aftalt på markvandringen
GENBRUG AF DATA FRA
TIDSREGISTRERING
Mange former for statistik og
ledelsesrapporter, bl.a.
Data til løn- og personaleteam:
Ferieregnskab
Afspadseringsregnskab
Fraværsregistrering/statistik
Udbetaling af overvågningstillæg
Overførsel af afregning til
afdelingerne hver måned
Styring af forbrug tid på byggesager
mm.
LEAN 2014 I DRIFTEN
•
Kortlægning af processer
•
Driftsplanlægning
•
Målstyring
•
Boligservice/tilsyn
DRIFTSPLANLÆGNING
Fastsatte mål/gevinster:
•
•
•
•
•
•
•
•
- Vi sikrer, at alle opgaver, som er aftalt i driftsaftalen,
bliver løst.
- Vi sikrer, at driftsaftalerne er kendte og anvendes som
et dagligt ”værktøj”.
- Vi opdaterer vores timeforbrug i driftsaftalerne, så
det er det mest korrekte budget for de grønne opgaver,
vi arbejder ud fra (til brug for markvandring og
kommende års budget).
- Vi opdaterer løbende opgaverne i driftsaftalerne.
- Vi udnytter hinandens ressourcer og kompetencer i
højere grad, end vi gør i dag.
- Vi sikrer, at vi hverken under- eller overservicerer
afdelingerne i forhold til driftsaftalen.
- Vi synliggør de projekter, som er blevet besluttet på
beboermøderne – så vi dermed anvender kapaciteten i
vores drift.
- Ledelsen hjælper vores medarbejdere til at kunne
udføre deres arbejde, så det dermed er BOSJ, der
anerkender, fordeler og leder arbejdet - frem for de
enkelte afdelinger (bestyrelser).
DRIFTSPLANLÆGNING
VIA UGEPLAN
MÅLSTYRING
Områdekontoret har altid fokus på mindst 3 mål.
I øjeblikket har vi fokus på:
• Spørgeskema til alle indflyttere
• Overholdelse af telefonstatistik
(80 % af opkald skal besvares inden for 2 min.)
• Konto 114, 115 og 117 må ikke overskrides ift. budget
MÅLSTYRING
Løbende tilfredsundersøgelser
Synliggørelse af mål
”Det løfter arbejdet op på et
andet plan, når vi kan se,
hvad der sker, og hele tiden
kan gøre noget ved det”
Tavlen handler om løbende forbedringer
BOLIGSERVICE OG TILSYN
BOST Backoffice
BOST Surface
ENKEL UDVÆLGELSE AF LEJEMÅL
PLANER OG OPGAVER
EFFEKTIV DATA OPSAMLING
OPFØLGNING OG SUNDHEDSTJEK
SPØRGSMÅL?