Transcript Affärskommunikation

Affärskommunikation
Konferens och evenemang
Affärskommunikation
• Vi måste kunna formulera oss i olika sammanhang
• De texter vi skriver i arbetet ska ha ett budskap och
användas av någon
• Därför måste man tänka igenom vem som ska läsa
texten redan innan man börjar skriva en text
• Texten i ett dokument ska vara så disponerad att den
underlättar för läsaren att hitta
• Ett bra sätt är att följa svensk standard (SIS) för
handelsdokument
• Genom att följa standard underlättar du ditt eget
arbete
Handelsdokument
• Anbudsbegäran (Inquiry, Invitation for offer)
• K→S
• Köparen begär i förfrågningen upplysningar han är intresserad
av
• Man bör ange var man fått upplysningar om säljaren
Handelsdokument
• Offert – anbud (Offer)
•
•
•
•
•
S→K
En offert ska innehålla allt en köpare behöver veta för att
kunna göra ett bra val inför sitt köp
Det är viktigt att ange vilka villkor som gäller för affären
I offerten ska man noga ange när man senast vill ha ett
svar för att villkoren ska gälla
Offerten är bindande för säljaren, men han kan
tidsbegränsa den
Handelsdokument
• Beställning – order (Order)
•
•
•
K→S
Köparen accepterar att köpa genom beställningen
Beställningen är i stort sett en kopia av offertens faktadel
Handelsdokument
• Motbud – motoffert (Counter offer)
•
•
•
K→S
Köparen kan, om han inte är nöjd med pris, villkor etc i
anbudet, genom motbud föreslå ändringar
Motbudet kan vara uppställt precis som ett anbudeller
formuleras i löpande text
Handelsdokument
• Beställningserkännande (Order acknowledgment)
•
•
•
S→K
Säljaren erkänner att han har fått och kommer att utföra
beställningen
Beställningserkännande förekommer:
• Om det är lång tid mellan beställning och leverans
• Om köparen beställt utan föregående anbud
• Om köparen sänt motbud
• Om kutymen inom branschen föreskriver det
Handelsdokument
• Beställningsbekräftelse (Order confirmation)
•
•
K→S
Om köparen har lämnat ett inte juridisk bindande
beställningsdokument
Handelsdokument
• Försändningsavi – leveransavi (Advice of dispatch)
•
•
•
•
S→K
Avin är ett meddelande om att varorna sänts till köparen
Den förekommer ofta vid stora varumängder så att köparen
får tid att skaffa lagerutrymme
Försändningsavin ska innehålla:
• Datum när godset avsändes
• Transportmedel
• Vilken vara det gäller
• När varan beräknas anlända
Handelsdokument
• Faktura (Invoice)
•
•
•
•
S→K
En faktura är en anmodan att betala för något inom en viss
tid
Därför är det viktigt att alla faktauppgifter som behövs för en
korrekt betalning finns med
Extra viktigt är att betalningsvillkoren som är avtalade med
kunden stämmer mot fakturan
Handelsdokument
• Följesedel (Delivery note)
•
•
S→K
Följesedel bipackas varorna och är förteckning på de varor
som levererats
Handelsdokument
• Reklamation (Complaint)
•
•
•
K→S
Köparen meddelar att han är missnöjd med en leverans, ett
villkor etc
Reklamationen kan byggas upp enligt ”trestegsmetoden”:
1. Erkänn att varorna anlänt
2. Beskriv felen
3. Gör förslag till uppgörelse
Handelsdokument
• Reklamationssvar (Reply to complaint)
•
•
•
•
•
S→K
Säljaren ger i reklamationssvaret sin syn på reklamationen
Alla reklamationer måste naturligtvis inte godtas
Ofta kan det emellertid vara en avvägningsfråga hur långt
man ska tillmötesgå en begäran i en reklamation
Faktorer som lång affärsförbindelse och hopp om framtida
affärer kan spela roll
Handelsdokument
• Betalningspåminnelse – kravbrev (Reminder)
•
•
•
S→K
Om köparen inte betalar i tid, sänder säljaren en uppmaning
till honom att betala
Betalningspåminnelsen bör innehålla:
• Fakturanummer
• Fakturadatum
• Belopp