Transcript Administración Electrónica Vicente García

Reunión Informativa. Contenido.
Contenido.
• Legislación sobre Factura Electrónica.
• Plataforma estatal FACe.
• Registro Contable de Facturas. Componente de
intermediación con FACe.
• Adaptaciones para recepción de facturas electrónicas
en winSICAL y Registro de E/S.
Jornada de Trabajo – Santa Cruz de Tenerife. 27-11-2014
Vicente García
Legislación sobre Factura Electrónica
Ley 25/2013 de Impulso de Factura Electrónica
Orden HAP/492/2014 de 27 de Marzo, regula los requisitos
funcionales del registro contable de facturas.
Resolución de 10 Octubre de 2014, normalización de
condiciones técnicas del PGEFE.
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Legislación sobre Factura Electrónica
Alcance.
Con el objetivo de mejorar la protección de los proveedores y
controlar la morosidad, la Ley 25/2013 de 27 de diciembre
sobre el impulso de factura electrónica y creación de registro
contable de facturas en el sector público, establece:
• El registro administrativo de las facturas expedidas.
• El impulso del uso de la factura electrónica en el sector público
(obligatorio con excepciones a partir de 15-01-2015).
• Creación de punto general de entrada para presentación de las
facturas electrónicas.
• Registro contable de facturas (en vigor desde 01-01-2014).
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Legislación sobre Factura Electrónica
Ampliación de Legislación (II).
La Orden HAP/492/2014, de 27 de marzo, regula los requisitos funcionales y técnicos del registro
contable de facturas de las entidades del ámbito de aplicación de la Ley 25/2013.
• El registro contable de facturas de cada Administración Pública estará interrelacionado o
integrado en su sistema de información contable al objeto de registrar todas las facturas para:
–
–
•
El registro contable de facturas de cada Administración Pública debe dar soporte a los siguientes
requisitos funcionales:
–
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–
–
•
Proporcionar al sistema contable la información necesaria para el seguimiento del cumplimiento de los
compromisos de pago.
Determinar el periodo medio de pago a proveedores..
Anotación inmediata en el correspondiente registro contable de facturas de las facturas recibidas en un
registro administrativo con destino a una Administración Pública.
Puesta a disposición de las facturas anotadas en el registro contable de facturas, a los órganos
competentes para su tramitación.
Anotación en el registro contable de facturas de la aceptación o rechazo y devolución de las mismas por
el órgano competente.
Anotación en el registro contable de facturas de la propuesta de anulación de la factura por el
presentador de la misma y de su devolución si hubiera lugar.
Desde el sistema de información contable de la entidad:
–
–
La Entidad Pública debe proporcionar información sobre el estado de las facturas a petición previa del
proveedor o del presentador de las mismas, a través del registro administrativo de procedencia.
Elaborar informes trimestrales de las facturas pendientes de reconocimiento de la obligación.
La Resolución de 10 de Octubre de 2014 establece las condiciones técnicas normalizadas del punto
general de entrada de facturas electrónicas y separa y amplía los estados de tramitación.
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Plataforma FACe.
Plataforma Estatal de Registro de Facturas Electrónicas
FACe
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Plataforma FACe. Definición.
¿Que es FACe?
FACe-Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas de la
AGE, es un sistema que permite la recepción obligatoria de
facturas destinadas a los órganos de la Administración
General del Estado y de aquellas Administraciones Públicas
que hayan solicitado recibir facturas electrónicas a través de
dicho punto.
El sistema remite la factura electrónica al órgano destinatario,
simplificando a los proveedores el envío de las mismas al
centralizar en un único punto a todas las entidades y al
unificar el formato de factura electrónica.
La plataforma cumple en su totalidad la legislación vigente en
materia de facturación electrónica.
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Plataforma FACe. Alcance.
Y ¿Para que sirve?
A los proveedores les proporciona:
• Un portal web para realizar la presentación de sus facturas electrónicas de
forma individualizada.
• Una interfaz de servicios web para permitir la carga masiva de facturas
directamente desde sus programas de facturación.
A las Entidades Públicas les proporciona:
• Un portal web de gestión interna. A través del mismo accede al buzón o
buzones de unidades y puede descargar facturas electrónicas y anexos
presentadas por el proveedor. Igualmente podría actualizar el estado de
tramitación de las facturas.
• Una interfaz de servicios web para permitir al sistema SICAL de la Entidad
realizar todas las transacciones involucradas en el tratamiento de facturas
(descargas, anulaciones, rechazos, actualización de estados) de forma
automática.
Las dos posibilidades son excluyentes en cuanto a la obtención de la factura. Si
una Entidad Pública decide obtener las facturas por interfaz de servicios web no
podrá descargárselas por el portal web de gestión interna.
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Plataforma FACe. Modelo Funcional
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Plataforma FACe. Requisitos Previos
Requisitos. Unidades Administrativas.
Al Texto Refundido de la Ley de Contratos del Sector Público (TRLCSP) se le ha añadido la
disposición adicional 33ª mediante la cual se obliga a incorporar en los Pliegos de
Cláusulas Administrativas, la identificación del órgano administrativo con competencias
en materia de contabilidad pública (OC), así como la identificación del órgano de
contratación (OG) y del destinatario (UT), que deberán constar en la factura
correspondiente.
•
•
•
Oficina Contable (OC). La unidad o unidades que tienen atribuida la función de contabilidad en el
organismo y que también son competentes para la gestión del registro contable de facturas.
Órgano Gestor (OG): Es aquel centro directivo o delegación provincial al que corresponda la
competencia sobre la aprobación del expediente de gasto.
Unidad Tramitadora (UT): aquel órgano administrativo al que corresponda la tramitación de los
expedientes, sin perjuicio de a quien competa su aprobación.
Para que FACe pueda redirigir adecuadamente las facturas al organismo correspondiente
es necesario que los organismos tengan sus unidades dadas de alta en el Directorio
Común de Unidades Administrativas (DIR3), como primer paso. Una vez dadas de alta
dichas unidades, el organismo las activará en FACe, e indicará dentro de FACe las
relaciones entre sus unidades (relaciones del tipo Oficina Contable -- Órgano Gestor -Unidad Tramitadora).
El procedimiento de consulta y alta de unidades en DIR3 para su uso en FACe se
encuentra disponible en el anexo III del manual de ayuda de FACe:
http://administracionelectronica.gob.es/PAe/pasosaltaentidadeslocalesenface
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Plataforma FACe. Requisitos Previos
Tramitación del alta en FACe.
La Entidad Local deberá firmar un acuerdo de adhesión para
la utilización del sistema. Este acuerdo de adhesión se
encuentra en:
https://ssweb.seap.minhap.es/portalEELL/
En el manual de ayuda accesible a través de:
http://administracionelectronica.gob.es/PAe/pasosaltaentidadeslocalesenface
Se informa detalladamente de los pasos para que la Entidad Local
realice el alta correctamente en FACe. El alta tendrá que ser
realizada por el Alcalde, Secretario o Gestor designado por el
Alcalde, mediante validación con certificado digital reconocido por
@firma de persona física (no jurídica).
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Plataforma FACe. Requisitos Previos.
Activación de plataforma de servicios FACe.
Habrá que ponerse en contacto con el servicio de soporte de FACe a través de la
siguiente url: http://soportecaid.redsara.es, indicando que desea realizar las
pruebas de su integración en el entorno de PREPRODUCCION. Hay que remitir
los siguientes datos:
• Nombre del Ayuntamiento.
• Parte pública del certificado electrónico que usará para firmar y cifrar los
mensajes de comunicación con FACe.
• Unidades DIR3 de su Administración Pública que quiere utilizar para las
pruebas junto al rol de cada una de las unidades.
• Datos de la persona (solo una) que será administradora de esas unidades del
entorno de pruebas.
• El equipo de soporte facilitará a posteriori la dirección web del portal de
proveedores del entorno de PREPRODUCCION y la dirección web del portal
de gestión interna del entorno de PREPRODUCCION.
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Plataforma FACe.
Validaciones.
Las verificaciones que efectua FACe durante la presentación de facturas
son las siguientes:
1. Autentica el certificado del presentador y determina la vigencia y no
revocación del mismo.
2. Analiza el formato del fichero de factura presentado para que
cumpla las especificaciones de Facturae v3.2.
3. Verifica la firma electrónica embutida en el fichero XSIG.
4. Valida que las unidades administrativas codificadas en la factura (OC,
OG y UT), se encuentren en el DIR3.
5. Que cada una de ellas tenga asignado en FACe el perfil adecuado
(oficina contable, órgano gestor o unidad tramitadora,
respectivamente).
6. Que exista la asociación “OG-UT”, es decir que la factura
corresponda a un órgano gestor y unidad tramitadora cuya
asociación esté anotada previamente en FACe.
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Registro Contable de Facturas / FACe
Registro Contable de Facturas Electrónicas
Intermediación de servicios FACe
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Registro Contable de Facturas/FACe. Modelo Operativo.
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Plataforma FACe. Procedimiento.
Procedimiento.
De lo expuesto en la Ley 25/2013, en lo referente a facturación electrónica, se ha extraído el siguiente flujo de actuación a
implantar en el RCF de la entidad:
1.
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3.
4.
5.
6.
7.
8.
El proveedor presentará la factura a través del Punto general de entrada de facturas electrónicas, el cual generará el
correspondiente acuse de recibo.
El Punto general de entrada de facturas electrónicas estará conectado con el registro administrativo en el que se
realizará el correspondiente asiento registral.
Tras la realización del asiento en el registro administrativo se procederá, inmediatamente y de forma electrónica, a
la anotación en el registro contable de facturas que corresponda en función de la oficina contable que figura en la
factura.
La anotación de la factura en el registro contable de facturas dará lugar a la asignación del correspondiente código
de identificación de dicha factura en el citado registro contable, que la acompañará en su tramitación, el cual será
comunicado al Punto general de entrada de facturas electrónicas.
El registro contable de facturas pondrá a disposición de las correspondientes unidades tramitadoras las facturas
registradas, que recibirán utilizando los servicios que, a tal efecto, provee el registro contable de facturas.
Conformidad/Devolución: La unidad tramitadora destinataria de la factura expresará su conformidad o
disconformidad con la misma accediendo a los servicios provistos a tal fin por el registro contable de facturas.
La tramitación, en caso de conformidad, del reconocimiento de la obligación por el órgano gestor y el asiento en
contabilidad de la obligación reconocida y de la propuesta de pago identificarán las facturas objeto de la propuesta
a través de los correspondientes códigos de identificación asignados en el registro contable de facturas. La
contabilización de la obligación reconocida en el Sistema de información contable provocará un cambio de estado
automático de la factura en el registro contable de facturas que pasará a estar en estado de “obligación
reconocida”.
La anotación en el Sistema de información contable del pago material de la correspondiente operación, igualmente
provocará un cambio de estado automático de la factura en el registro contable de facturas que pasará a estar en
estado de “pagada”.
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winSICAL - Registro Contable de Facturas
winSICAL. Registro Contable de Facturas
Adaptaciones Necesarias para usar FACe
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winSICAL - Registro Contable de Facturas
Adaptaciones al Sistema winSICAL (I)
• Creación de aplicación, residente en servidor de aplicaciones,
para la gestión de servicios de intermediación con FACe. Realiza
los siguientes procesos de forma desasistida y periódica:
– Solicitud nuevas facturas. Consulta las facturas en estado “Registrada”.
– Solicitud nuevas anulaciones. Consulta las facturas en estado: “Solicitada
anulación”.
– Descarga de facturas. Fichero XSIG y adjuntos.
– Confirmación descarga factura.
– Cambiar estado de factura. Estados posibles: Registrada, Conformada,
Reconocida obligación de pago, Pagada, Solicitada Anulación, Anulada,
Rechazada, Recibida en destino, Recibida en RCF, Verificada en RCF.
– Gestionar solicitud de anulación de factura.
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winSICAL - Registro Contable de Facturas
Adaptaciones al Sistema winSICAL (II)
• En el Registro Contable de Facturas:
– Se añade el número de registro, tanto administrativo como devuelto por el
punto de entrada de facturas. También se almacena el estado de la factura
en cualquier momento de la tramitación de la misma, así como la
información acerca de las posibles solicitudes de anulación de las facturas
enviadas por el proveedor, para su tratamiento y resolución. Por último, se
guardará también el fichero de la eFactura enviada (XSIG).
– Se crea una copia “compulsada” de la factura. Este será el único fichero de
trabajo posterior a la descarga. Este fichero PDF estará conformado por lo
siguiente:
• La representación inteligible del fichero de la factura descargado.
• Una nube de puntos en formato PDF417 con el contenido general de la factura más la
representación de la huella digital (hash) del fichero original de la factura XML.
• Adjunto del fichero de la factura electrónica.
• Firma digital con el certificado de la Entidad.
– Se grabarán todos los ficheros adjuntos presentados así como los embebidos
en la propia factura.
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winSICAL - Registro Contable de Facturas
Adaptaciones al Sistema winSICAL en interfaz (III)
• Ampliación de la información contenida en el detalle de la factura. Para las
facturas electrónicas, pondrá a disposición del usuario una lista con toda la
documentación adicional que el proveedor adjuntó en la presentación de la
factura.
• Gestión de solicitudes de anulación. El módulo de gestión RCF incluye una
nueva funcionalidad que permitirá al servicio destinatario de la factura
gestionar las posibles solicitudes de anulación de la misma, emitidas por el
proveedor, que puedan ser recibidas a través del PGEFE.
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Registro de Entrada/Salida
Adaptaciones al Registro de Entrada/Salida (I)
• Asignar las unidades tramitadoras (UT) en el Mantenimiento del
Organigrama. Los códigos “OC” y “OG” se consideran parámetros generales
tanto para registro de entrada como de salida. Por ejemplo, Ayto San Miguel
tendrá OC = ‘GE0000407’ (Intervención), OG = ‘LA0001470’ (Hacienda).
• Caso particular son las devoluciones de facturas solicitadas por el proveedor.
Estas deberán generar registro de salida. Para este caso existirá otro
parámetro general con la “UT” de salida (P.e. ‘LA0001470’ Hacienda).
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Registro de Entrada/Salida
Adaptaciones al Registro de Entrada/Salida (II)
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Reunión Informativa
Gracias por su atención.
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