Transcript GAC de Gemeenschappelijke Aankoopcentrale stad

GAC
Gemeenschappelijke Aankoopcentrale
stad – OCMW Antwerpen
Inhoud
Agenda
1.
2.
3.
4.
5.
Aanleiding
Situering
Organogram
Uitwerking
Resultaat
2
1. Aanleiding
Beslissing oprichten
gemeenschappelijke aankoopcentrale
•
Besluit College 2 juni 2006: Opzetten van een expertisecentrum
overheidsopdrachten
•
Besluit College 29 december 2006: gunning opdracht aan PPI
•
Besluit College 10 oktober 2008: kennisname van auditrapport “Opzetten van
een expertisecentrum ‘overheidsopdrachten’, het operationeel leiden ervan en
het invullen van de nodige expertise om dit centrum te doen werken”.
•
Besluit College 17 oktober 2008: Kennisname rapport “Samenwerking tussen
Stad en OCMW van Antwerpen. Een kwestie van doen?”
•
Beslissing College 24 oktober 2008: Opstarten aanstelling van een
leidinggevende, voor de operationele aansturing GAC.
3
1. Aanleiding
Beslissing samenwerking Stad – OCMW
•
Tweedaagse managementteam Stad en managementcomité OCMW 23 en 24
januari 2008: afspraken over structurele samenwerking tussen Stad en
OCMW
•
Besluit College 19 december 2008 (jaarnummer 17254):
Voorstel om te starten met samenwerking Stad - OCMW op 9 concrete
domeinen, waaronder aankoop
•
September 2009:
Aanstelling bedrijfsdirecteur Gemeenschappelijke Aankoopcentrale
4
1. Aanleiding
Motivatie oprichten GAC
•
Overkoepelend eigenaarschap voor het ganse proces overheidsopdrachten
•
Functiescheiding tussen gebruikers en verwervers van
diensten, leveringen, werken
•
Creatie van expertisecentrum overheidsopdrachten
•
Onderhandelen op hoog niveau en met het nodige economische inzicht om
tot betere prijscondities te komen
5
2. Situering
GAC =
•
centrale aankoopdienst die diverse klanten ondersteunt (Zorgbedrijf,
OCMW, bedrijven stad…) bij overheidsopdrachten voor leveringen,
diensten en werken
•
vroegere aankoopafdelingen van stad Antwerpen en
OCMW Antwerpen
•
organisatorisch gemeenschappelijke dienst stad / OCMW
•
samengesteld uit personeel van stad en OCMW
GAC rapporteert zowel aan stad als OCMW
6
2. Situering
Situatie t.e.m. 2009
•
Cel Overheidsopdrachten OCMW
19,0 VTE
•
Centrale Aankoop en Logistiek stad
61,3 VTE
•
Aankoop Werken PO/SW
5,0 VTE
= 85,3 VTE
Situatie 2012
Gemeenschappelijke Aankoopcentrale = 74,4 VTE
7
3. Organogram
Bedrijfsdirecteur
GAC
Strategisch aankoopexpert
Strategische coördinatie
Klantbegeleiders
5
Juridische cel
2
ADMINISTRATIE AANKOOP
SECRETARIAAT
3,6
MAGAZIJN
27,4
AANKOOPDIENST
LEVERINGEN
9,4
WERKEN
10,10
DIENSTEN
5,8
SAP-cel
5,2
8
3. Organogram
9
4. Uitwerking
Opstellen gemeenschappelijk gunningsproces
•
•
•
•
•
Voor leveringen, diensten en werken
Voor alle klanten
Gevalideerde RASCIV-matrix
3-ledig proces
•
plan van aanpak
•
publicatie
•
toekenning
Begeleiding externe consultant
Gunningsproces = vanaf intake t.e.m. sluiting contract
10
4. Uitwerking
Opstellen doelstellingen
TDGAC01 - De aankopen van de groep stad Antwerpen gebeuren aan een optimale prijs/kwaliteitsverhouding en
worden op een efficiënte en juridisch correcte wijze administratief afgehandeld.
ND01 - Alle gunningsprocedures die via GAC verlopen, gebeuren binnen het wettelijk kader, op een transparante manier en volgens de
deontologische regels (oa de A-waarden) van de groep stad Antwerpen. GAC voert in samenspraak met de klant deze procedures tijdig, juist
en efficiënt uit.
ND02 - Alle aankopen gebeuren aan de beste prijs/kwaliteitsverhouding. Hierbij zijn alle klanten van GAC zich bewust van hun
bestedingspatroon en volgen ze het expertadvies aangeleverd door GAC maximaal op.
ND 03 Alle overheidsopdrachten worden getoetst aan de waarden van maatschappelijk verantwoord ondernemen en duurzame ontwikkeling
van de groep stad Antwerpen.
ND04 – De klanten van GAC kunnen op een gebruiksvriendelijke en efficiënte manier hun bestellingen plaatsen en opvolgen.
ND05 – Het magazijnbeheer verloopt efficiënt zodat de bestelling van de klant tijdig en juist wordt geleverd.
11
4. Uitwerking
Aankoopdienst
•
Administratief gedeelte van overheidsopdrachten
•
3 afdelingen: Leveringen – Werken – Diensten
•
3 hoofdaankopers
•
Juridische cel
•
Strategisch aankoopexpert
•
Klantbegeleiders
12
4. Uitwerking
Klantbegeleiding
Klantbegeleider
=
tussenpersoon tussen klant en aankoopdienst
=
automatisch aanspreekpunt voor dienstverlening of advies m.b.t
overheidsopdrachten
•
Opstart en intake van nieuwe aankoopdossiers
•
Informatie m.b.t. timing en procedure
•
Tussentijdse stand van zaken en eventuele problemen in een dossier
•
Opstellen aankoopplan in overleg met contactpersoon bij het klantbedrijf
•
Inplannen overlegmomenten (structureel of ad hoc)
•
Opvolgen tevredenheid (klanten / leveranciers)
13
4. Uitwerking
Klanten: Stad
OCMW
Zorgbedrijf
AG KOP
Groep Antwerpen
Formule aankoopcentrale:
De stad Antwerpen zal voor prestaties die het voorwerp van deze opdracht uitmaken tevens
kunnen optreden als aankoopcentrale voor:
1.
OCMW Antwerpen;
2.
instellingen die vallen onder de rechtspersoonlijkheid van de stad en/of het OCMW
(bijvoorbeeld lokale politie, brandweer, districten, gewone gemeentebedrijven, intern
verzelfstandigde agentschappen, gemeenschappelijke interne preventiedienst enzovoort);
3.
instellingen met een aparte rechtspersoonlijkheid die:
4.
•
door de stad belast zijn met een bepaalde taak van gemeentelijk belang (stedelijke
vzw’s, autonome gemeentebedrijven, andere extern verzelfstandigde agentschappen in
privaatrechtelijke vorm, enzovoort) en/of
•
door het OCMW belast zijn met een bepaalde taak die behoort tot de opdrachten van het
OCMW (Zorgbedrijf, Beschut Wonen);
andere instellingen die zeer nauw verbonden zijn met de stad en/of OCMW
(AG Havenbedrijf, Digipolis …).
14
5. Resultaat
Aankoopcentrale die zorgt voor:
•
Consolidatie / synergie
•
Prijsonderhandelingen
•
Maximaliseren raamcontracten
•
Marktverkenning en - analyse
•
Adviesverlening
•
Kwaliteitsopvolging
•
Klantentevredenheid
•
Kortere doorlooptijd
•
Proactieve opvolging
•
Transparantie van werkwijze - opvolging in elk stadium
•
Optimalisatie van de procedures
•
Begeleiding en opleiding
15
5. Resultaat
GAC in cijfers
Medewerkers: 74,4 (47 aankoopdienst)
Aantal gunningen
waarvan aantal raamcontracten:
2011
2012
(t.e.m. 30.09)
261
334
173
254
16
Vragen?
17