Transcript ERP Higher Education: Implementasi ERP-Adempiere

ERP HIGHER EDUCATION:
IMPLEMENTASI ERP-ADEMPIERE
UNTUK PENGELOLAAN KEGIATAN
ORMAWA POLBAN
Oleh.
Dimas Dewantoro
Rida Fitriyanti
Wildan Muhlis
091511010
091511026
091511034
Pendahuluan, Penjabaran
Masalah, Posisi Produk
Oleh. Wildan Muhlis
Latar Belakang
• Manajemen yang baik.
• Kegiatan Ormawa sebagai kontribusi institusi
kepada masyarakat.
• Deskripsi Ormawa di Polban.
• Kondisi Pengelolaan Laporan untuk Ormawa.
• Deskripsi program kerja kemahasiswaan.
• Penyimpanan data terpusat akan mempercepat
pengolahan.
• ERP
• ADempiere
Penjabaran Masalah
Masalah dari
Proses pengolahan data kegiatan ormawa dalam volume
besar, pengelolaan yang dilakukan secara manual,
perencanaan untuk pengembangan sistem yang lebih
besar.
berdampak pada
Pembantu Direktur III, Penata Usaha Layanan Ormawa,
Penata Usaha Keuangan PD3, pihak Ormawa, Penata
Usaha Kesekretariatan PD3
menyebabkan
Laporan akhir untuk keseluruhan kegiatan ormawa
dikelola dalam waktu yang lama, pemantauan terhadap
kegiatan Ormawa sulit dilakukan, sistem yang akan
dibuat harus mudah diintegrasi
solusi yang berhasil akan
Meningkatkan kecepatan penglolaan data kegiatan,
mempercepat proses pembuatan laporan, menampilkan
informasi pelaksanaan kegiatan secara cepat,
memberikan kemudahan integrasi untuk
pengembangan lanjutan.
Ruang Lingkup
• Fokus utama sistem yang dibuat adalah
pembuatan laporan yang dipakai untuk
membantu memberikan informasi strategis
manajemen
• Data yang diolah hanya data kegiatan ormawa
polban
• Data kegiatan ormawa yang dimaksud meliputi
anggaran biaya, keterlibatan mahasiswa dan staf
kampus, juga pengelolaan mengenai
perencanaan kegiatan dan realisasi yang dicapai
Metode Pengembangan Sistem
• iterative incremental
1.
2.
3.
4.
5.
Pemodelan Bisnis
Analisis Kebutuhan
Perancangan
Implementasi
Pengujian
Pernyataan posisi produk
Untuk
Pembantu Direktorat III, Penata Usaha Layanan Ormawa,
Penata Usaha Keuangan PD3, pihak Ormawa, Penata
Usaha Kesekretariatan PD3
Yang melakukan
pengelolaan, pelaksanaan, pemantauan kegiatan Ormawa
Sistem Informasi Kegiatan
Ormawa
Adalah sebuah sarana
yang
Dapat menghasilkan laporan kegiatan untuk keseluruhan
ormawa
Tak seperti
cara pengelolaan sebelumnya yang dilakukan pada
dokumen terpisah
Produk kami
Menggabungkan informasi secara terpusat, menyediakan
informasi terkini tentang pelaksanaan kegiatan lewat
perangkat komputer yang terhubung ke jaringan LAN atau
internet, dan memiliki arsitektur yang sesuai untuk
pengembangan sistem yang lebih besar.
Tinjauan Pustaka, Deskripsi User
Oleh. Dimas Dewantoro
Struktur Organisasi PD3
RAB
• RAB merupakan singkatan dari rancangan
anggaran biaya.RAB dalam kegiatan ormawa
adalah penghitungan banyaknya biaya yang
diperlukan untuk melaksanakan sebuah
kegiatan, serta biaya-biaya lain yang
berhubungan dengan pelaksanaan kegiatan,
baik secara taksiran maupun secara detil.
Contoh Format RAB
SubPersiapan
Pelaksana
Komponen
Satuan
Volume
Harga Satuan
Konsumsi
1.1 Makan
OK
1
15,000
1.2 Snack
OK
1
5,000
Akomodasi mhs OH
1
150,000
Akomodasi
OH
1
300,000
Uang Saku mhs OH
1
75,000
SPPD
1
350,000
Perjalanan
Pembimbiing
Evaluasi dan ………
Pelaporan
OH
Jumlah
SPJ
• SPJ (Surat Pertanggungjawaban) adalah suatu
laporan yang sistematis tentang rincian
pemakaian uang muka kegiatan.
LPJ
• Dalam dunia organisasi setiap program kerja
harus dievaluasi dan dipertanggungjawabkan
pada pihak yang berwenang.Biasanya
dibutuhkan laporan
pertanggungjawaban.Laporan
pertanggungjawaban (LPJ) adalah sebuah
dokumen tertulis yang berisi laporan kegiatan
yang sudah selesai dilaksanakan.LPJ berisi
evaluasi dan juga realisasi anggaran (beserta
bukti pembayaran setiap transaksi)
Pagu Anggaran
• Pagu anggaran adalah batas tertinggi
anggaran. Dalam kegiatan ormawa, pagu
anggaran digunakan untuk memberi batasan
biaya dalam melaksanakan kegiatan, seperti
biaya untuk honor dosen, honor transportasi,
honor Pembina.
Enterprise Resource Planning (ERP)
• ERP merupakan sistem informasi terintegrasi
yang memberikan solusi lengkap untuk
mengelola program kerja ormawa di
perguruan tinggi secara efesien. ERP
diciptakan untuk menjawab tantangan
mengolah jumlah data dan informasi yang
besar secara optimal dan terintegrasi.
ADempiere
• Adempiere adalah salah satu software ERP yang
bersifat open source.ADempiere didirikan bulan
September 2006 sebagai tindak lanjut
ketidaksepakatan para pengembang compiere
dengan perusahaan komersil dibelakangnya :
Compiere inc. Pengembang proyek ADempiere
adalah murni open source menggunakan kode
basis seputar proyek compiere.Database
postgresql merupakan database yang disupport
oleh Adempiere.
Kelebihan Adempiere
• Adempiere merupakan turunan Compiere yang
merupakan revolusi baru dari perkembangan Open
Source ERP
• Adempiere adalah aplikasi Open Source berbasis MDA
• Adempiere multi-currency, multi-language, multiorganization, multi-accounting, multi-costing dan multitaxes
• Adempiere meliliki skema referensi yang memungkinkan
diupgrade ke versi terbaru tanpa merubah data
• Adempiere adalah ERP multiplatform dan portable
User description
• User/Market Demographics
• User Profile
• User Environments
Business Rules, Modeling
Oleh. Rida Fitriyanti
Business Rules
No
Rules
RKO.1 Program kerja Ormawa ditentukan dan disetujui oleh perwakilan
ormawa. Dalam hal ini ketua Ormawa.
RKO.2 Semua program kerja Ormawa pada tahun anggaran berjalan harus
sudah dinegosiasikan untuk mendapat persetujuan dari Pembantu
Direktur Bidang Kemahasiswaan pada tahun sebelumnya.
RKO.3 Sifat dari proker Ormawa harus mencerminkan nama dan fungsi
Ormawa tersebut
RKO.4 Penanggungjawab kegiatan tingkat institusi ialah Pembantu Direktur
Bidang Kemahasiswaan.
RKO.5 Penanggungjawab kegiatan tingkat jurusan adalah ketua jurusan
terkait.
RKO.6 Kegiatan tingkat jurusan harus diketahui Pimpinan pusat melalui
Pembantu Direktur Bidang Kemahasiswaan.
No
RKO.7
RKO.8
Rules
Setiap kegiatan harus dituangkan ke dalam sebuah proposal.
Bentuk (perwajahan) dan format proposal harus baku untuk setiap
Ormawa yang mengajukan.
RKO.9 Program tidak bersifat diskriminasi, SARA, dan mengganggu
keamanan di Polban dan sekitarnya.
RKO.10 Penggunaan sarana dan prasarana di Polban harus seizin Direktur
melalui Kepala Bagian Bidang Administrasi Umum dan Keuangan
RKO.11 Untuk seminar/pelatihan sebaiknya dimulai dari pukul 08.00 –
17.00
RKO.12 Jika ada ketidaksesuaian antara Rancangan Anggaran Biaya dan
realisasi, maka harus diberikan penjelasan di bagian catatan pada
baris anggaran yang tidak sesuai.
RKO.13 Indikator kinerja harus relevan dalam mengukur keberhasilan
sebuah acara dan teruantifikasi dengan baik dan mudah
No
RKO.14
RKO.15
RKO.16
RKO.17
RKO.18
RKO.19
Rules
Penulisan nama penanggungjawab diiringi penulisan NIM.
Kepanitiaan dimulai dari manajemen pusat, manajemen jurusan
(Khusus untuk HMJ), Pembina, BEMA, ketua ormawa dan
panitia kegiatan
Setiap komponen harga pada RAB harus sesuai dengan standar
biaya umum yang dikeluarkan oleh Polban.
Didalam menentukan
komponen
biaya
harus
dapat
dipertanggungjawabkan dengan realistis.
Sistem pembelian yang dapat dilakukan oleh pelaksana kegiatan
adalah kebutuhan dengan jumlah biaya dibawah Rp. 10,000,000
(lima juta rupiah).
Untuk setiap pembelian _ dari Rp. 1,000,000 maka pelaksana
wajib membayarkan pajak didalam pertanggungjawabannya
No
Rules
RKO.20
Komponen dan besaran honor terdiri dari 2 (dua) jenis, yaitu:
1. Honor Pembina
2. Honor Narasumber
RKO.21
Ada tiga kemungkinan status untuk proposal yang sudah diajukan,
yaitu:
1. Proker tidak disetujui
2. Proker disetujui namun tidak dibiayai
3. Proker disetujui dan dibiayai
RKO.22
Besaran dan satuan bahan habis
RKO.23
Besaran dan satuan perjalanan dan registrasi
Penyusunan Proker Ormawa
Penetapan kegiatan yang
disetuj ui untuk satu tahun
ke depan
Penyampaian kebij akan
terkait kegiatan ormaw a di
tahun yang akan berj alan.
Penyusunan
program
kerj a
Perbaikan program kerj a
Penyusunan Rancangan
Anggaran Biaya
Pengkoordinasikan
negosiasi program kerj a
seluruh ormaw a
[Proker disetujui dan
Dibiayai]
Negosiasi
program
kerj a
Pembuatan rekap
program kerj a
[Dokumen perlu
diperbaiki]
Mengikuti w orkshop
tentang kegiatan ormaw a.
[Proker Disetujui Namun Tidak Dibiayai]
Penata Usaha Kesekretariatan PD3
Bema & MPM
Tim Ormawa
Pembantu Direktorat 3
act Penyusunan Program Kerj a Organisasi Mahasisw a
Penggandaan, pencatatan,
penyebaran, pengarsipan
suratpenetapan kegiatan
Ormaw a
Pembuatan draft surat
penetapan kegiatan
Koordinator Layanan Mahasiswa
«trace»
«trace»
Rekap
Kegiatan
mahasiswa
Surat Penetapan
Kegiatan Ormawa
Cek dokumen program
kerj a
act Persiapan Kegiatan Ormaw a
Penata Usaha Keuangan PD3
Pembantu Direktur 3 (PD3)
«trace»
Penyusunan proposal
«trace»
«trace»
Pemeriksaan kelengkapan
administratif proposal
Pemeriksaan substansi
kegiatan
Bi sa di waki l kan ol eh
Bendahara kegi atan.
Penyerahan surat peminj aman tmpat
dan alat ke Bagian Administrasi Umum
dan Keuangan (BAAK)
Pembentukan kepanitiaan
Penerimaan dana
kegiatan
Surat
pemi nj aman
tempat/al at
Proposal
Ormawa
RAB
Form cekl i s
kel engkapan
admi ni strati f
[Terdapat surat peminjaman tempat dan alat.]
Koordinator Layanan Mahasiswa Penata usaha layanan Ormawa
Panitia pelaksana
Ketua pelaksana
Persiapan Kegiatan Ormawa
«trace»
Penggandaan, pencatatan
pengarsipan berkas
Pemeriksaan dan
penandatanganan RAB
serta surat pengaj uan
keuangan
Pemeriksaan dan
penandatanganan
proposal
Proses penandatanganan
RAB kepada pihak-pihak
terkait.
Pemeriksaan dan
memberikan paraf pada
RAB
Pembuatan RAB
berdasarkan proposal
«trace»
Surat
Pengaj uan
Keuangan
Proses pencairan dana.
Pembuatan draft surat
pengaj uan keuangan
penggandaan, pencatatan,
dan pengarsipan berkas.
Pelaksanaan Kegiatan Ormawa
act 2. Pelaksanaan
Bendahara kegiatan
Panitia pelaksana
Ketua panitia pelaksana kegiatan
Koordinasi
Satpam
Teknisi
Office Boy
Urusan rumah
tangga
Pelaksanaan kegiatan
Pengarsipan bukti
kegiatan
Evaluasi dan Pelaporan
act 3. Evaluasi dan Pelaporan
Panitia pelaksana
Evaluasi berdasarkan
indikator keberhasilan
yang tercantum di
dalam proposal
kegiatan.
Laporan
Kegiatan
ORMAWA,
«trace»
Evaluasi pelaksanaan
kegiatan
Penyusunan laporan
kegiatan
Penyerahan laporan
kegiatan dan surat
pertanggungjawaban
kepada PD3
Use case business penyusunan program kerja
ormawa
class Penyusunan Program Kerj a Orma...
Mengikuti Workshop
Menyusun Proker
dan RAB
Memperbaiki Proker
«include»
«include»
«include» {Proker perlu perbaikan}
Tim Ormaw a
Mengaj ukan Proker
Bema dan MPM
«include»
Menegosiasi Proker
«include»
Proker untuk satu tahun
yang akan berjalan
Menyetuj ui Proker
Pembantu Direktur 3
Use case business persiapan kegiatan ormawa
class Persiapan Kegiatan Orma...
Menyusun Proposal
Mengaj ukan
Pelaksanakan
Kegiatan
Panitia Pelaksana
«include»
«extend»
«include»
Meminj am
Tempat/Peralatan
Membentuk
Kepanitiaan
«include»
«flow»
«include»
Ketua Pelaksana
Menerima Dana
Kegiatan
Bagian Administrasi
Umum dan Keuangan
«include»
Menyetuj ui Proposal
Bendahara Kegiatan
Memproses
Pencairan Dana
Penata Usaha Keuangan
PD3
Pembantu Direktur 3
«include»
Use case business pelaksanaan kegiatan ormawa
class Pelaksanaan
Mengkoordinasi pihak
satpam
«include»
Ketua Pelaksana
Kegiatan
Mengoordinasi
Pelaksanaan
«include»
Mengkoordinasi pihak
teknisi
«include»
«include»
Panitia Pelaksana
Kegiatan
Melaksanakan
Kegiatan
«include»
Mengarsipkan Bukti
Pembayaran
Bendahara Kegiatan
«include»
Mengkoordinasi
pihak office boy
Mengkoordinasi pihak
urusan rumah tangga
Use case business evaluasi dan pelaporan
class c. Ev aluasi dan Pelapor...
Mengev aluasi
Kegiatan
Panitia Pelaksana
Kegiatan
«include»
Menyusun Laporan
Kegiatan
«include»
Ketua Pelaksana
Melaporkan
Pelaksanaan
Kegiatan
evaluasi pelaksanaan
kegiatan berdasarkan
indikator keberhasilan
yang tercantum di
dalam proposal
kegiatan.
Eksplorasi Teknologi, Domain
Model, Progress n To Do List..
Oleh. Wildan Muhlis
Proses Pembuatan Window
Domain Model
Progress
• Pemodelan Bisnis (Arsitektur Bisnis)
• Analisis Requirement
• Analisis Teknologi
To Do..
• Perbaikan Requirement(belum spesifik)
• Perbaikan Analisis Teknologi
• Pembuatan SAD
Sekian dan Terima Kasih...