Transcript hier onze algemene presentatie

Dennis Daalhuizen
Transitiemanager
Transparant en
verantwoord groeien
naar heldere
dienstverlening
Ervaring Transitiemanagers: 20 jaar +
ICT MANAGEMENT
10+ JAAR ERVARING
BEHOEFTE OM FLEXIBEL
PASSENDE DIENSTEN TE
KUNNEN LEVEREN AAN DE
INTERNE ORGANISATIE
ICT DIENSTVERLENER
+
10+ JAAR ERVARING
BEHOEFTE OM MEER INZICHT
TE KRIJGEN IN DE WENSEN
VAN DE OPDRACHTGEVER
OM RESULTAATVERPLICHTINGEN TE LEVEREN
Onze dagelijkse uitdagingen
Bring your own
device
Convergentie vaste
en mobiele
telefonie
Cloud diensten
Het nieuwe werken
Kosten
transparantie
Verbeteren
klanttevredenheid
IT Techniekscan
Beschikbaarheid
verbeteren
IT diensten
catalogus
Kosten reductie
IT Beveiligingscan
Private, Public,
Hybride of Intern
Uitbesteden of zelf
doen
3e Partijen met SLA
en DAP
Regie/SPOC
7x24
Beschikbaarheid
gewenste
functionaliteit
Aansturing
applicatie
leveranciers
Changes proces
applicaties
Updates &
interfaces
applicaties
Ons bewezen Transitiemodel: 20 jaar
Dienstencatalogus end-to-end
Interviews
en
Workshops:
Gap Analyse
omgeving:
Verbeteren
naar As-is +
Transitieplan
en budget
Transitieplan
en uitvoer
Transitieplan
en
oplevering
Onderzoek
huidige
situatie
Onderzoek
naar kwaliteit
en werking
functionele
behoefte
Uitvoer
QuickWins
Opstellen
doelstellingen versus
budget
Optimalisatie
werkwijze en
meetbaarheid
Managed
Services en
Regie o.b.v.
Functionele
behoefte
Transitiemanagement: Onderzoek
Transitiemanagement: implementatie
Onze opdrachtgever (voorbeeld)
 Kenmerken voorbeeld casus






450 werkplekken
Vestigingen door Europa
Wildgroei in Services en kosten
Platform aan vervanging toe: cloud?
Focus op techniek
Onzeker over toekomstig model
 Bespreken traject
 Onderzoek en bevindingen
 Koffie pauze
 Transitie naar Regie
 Trajecten geschikt tot 6000 seats
Stap 1: Sourcing Stack (1)
Ervaringen bij deze opdrachtgever




Geen totaal overzicht van totale ICT- landschap
Men dacht in losstaande componenten i.p.v. Services
Geen verbanden inzichtelijk tussen componenten en services
Geen denkwijze over gewenste beschikbaarheid van services
Resultaat




Medewerkers ICT kregen eerste indruk van einddoel traject
Totaaloverzicht ontstaat over herkenbare services
ICT denk zelf na over verwachting beschikbaarheid
Praatplaat klaar voor alle onderzoeken en RFP
Stap 1
Het resultaat van stap 1
Stap 2: Business Interviews (1)
Ervaringen bij deze opdrachtgever




Verrassing (positief) voor het initiatief (door organisatie)
Betrokkenheid vanuit alle lagen in de organisatie (must!)
Verwachtingspatroon over ICT en organisatie ver uit elkaar
Samenwerking ICT en organisatie niet structureel
Resultaat
 Volledig inzicht over tevredenheid per ICT service
 Volledig inzicht over gewenste beschikbaarheid
en dienstverlening ICT.
 Uitvoerige motivatie over gegeven
waarderingen
Stap 2
Het resultaat van stap 2
Stap 3: GAP Analyse (1)
Ervaringen bij deze opdrachtgever
 ICT afdeling kreeg inzicht in de uitval- risico’s
 Technische als organisatorische verbeterpunten werden erkend
 Openheid en emotie
Resultaat
 Bewust van maximale uitval van services `as is`
 We moeten veranderen en kunnen dat niet (meer) alleen
 De eerste contouren van de gewenste oplossing
Stap 3
Het resultaat van stap 3
Stap 4: Workshop Visie en Budget
Ervaringen bij deze opdrachtgever
 Betrokkenheid alle lagen organisatie
 ICT voor het eerst in de regie rol
 Wederzijds begrip
Resultaat





Verbeterpunten vertaald naar initiatief
Prioriteiten samen gekozen
Platformkeuze gemaakt
Budget vastgesteld
Nieuwe ICT- organisatie gekozen (met CAB)
Stap 4
Het resultaat van stap 4
Transitie: RFP- traject
Ervaringen bij deze opdrachtgever
 Vraag vanuit opdrachtgever: wat past bij ons?
 Veel informatie uit onderzoektraject voor RFP
Stap 5
Transitieplan
Resultaat
 Door openheid ook veel concreter aanbod
 Kort en doelgericht traject
 Geen RFI of RFP maar 2-4 offertes!
Visie en
Budget
Gap Analyse
Workshops
Interviews
Transitie: Implementatie
Ervaringen bij deze opdrachtgever





Platform: hybride IAAS, Office 365, On Premise
ICT organisatie structuur ontworpen
Framework CAB ontworpen
Callregistratiesysteem ontworpen
Nieuwe functierollen en skills gedefinieerd
Stap 5
Transitieplan
Huidige stand van zaken
Visie en
Budget
 ICT Regie Organisatie goedgekeurd
 CAB formatie en framework voltooid
 Callregistratie meet end-to-end ICT Services
acceptatietest uitgevoerd en goedgekeurd
 Functierollen beschreven en geaccordeerd
Gap Analyse
Totale oplevering
 Voltooid!
 Benodigde tijd totaal: 44 werkdagen
 Doorlooptijd: 1 jaar samen-werken
Workshops
Interviews
Transitie: Structuur I&A (1)
Transitie: Structuur I&A (2)
CAB Mandaat
 Technische Regie
Functionele Regie 
Focus op de CAB (1)
• Mandaat ligt primair bij de CIO.
CAB VAST
CIO = Voorzitter CAB
Hoofd ICT
Hoofd Applicatie Beheer
Projectmanagers
____________________
Indien nodig extra
3e partijen
Lijnmanagers
Beheerders
Key Users
Legal
Inkoop
Finance
Etc
• Als besluiten `te groot` (out of budget, etc.) zijn, zal de
CIO deze voorleggen aan de bestuurder.
• De CAB zal jaarlijks een budget maken voor Major
Changes/Projecten.
• CAB- meetings vinden plaats met een vaste bezetting:
maximum 5 rollen. De formatie is nog niet besproken.
• Hoofd ICT en Hoofd Applicatie beheer altijd deelnemers.
• Frequentie van de CAB- meetings moet ook nog besloten
worden (advies 2-4 keer per jaar).
Focus op de CAB (2)
CAB VAST
CIO = Voorzitter CAB
Hoofd ICT
Hoofd Applicatie Beheer
Projectmanagers
• Waar nodig worden andere rollen `op afroep` betrokken,
ook eventuele 3e partijen, etc.
• De hoofden ICT en Applicatiebeheer verzorgen de initiatie
van Major Changes en nodigen overige rollen uit.
• Door het uitnodigen van de juiste rollen ontstaat er altijd
een goed functioneel-, technisch- EN beheer- ontwerp.
____________________
Indien nodig extra
3e partijen
Lijnmanagers
Beheerders
Key Users
Legal
Inkoop
Finance
Etc
• Bewezen Project Initiatie Documenten (PID’s) worden
ingezet.
• Projecten komen centraal in het nieuwe
Callregistratiesysteem.
• Resultaat 1: end-to-end professionele projecten.
Focus op de CAB (3)
CAB VAST
CIO = Voorzitter CAB
Hoofd ICT
Hoofd Applicatie Beheer
Projectmanagers
____________________
Indien nodig extra
3e partijen
Lijnmanagers
Beheerders
Key Users
Legal
Inkoop
Finance
Etc
• Resultaat 2: ICT- Business Alignment: we brengen vraag
en aanbod permanent bij elkaar.
Resultaten Interview Sessies (4)
Door inzet van de Interview Tool EN het CRS ontstaat echte Regie en….waardering!
Heeft u vragen?