Transcript pptx - Research and Development, RnD Information System Telkom

Tata Kelola Dokumen
Telkom University
Direktorat Sistem Informasi Telkom University
APLIKASI SISTEM INFORMASI TERPADU UNIVERSITAS TELKOM (IGRACIAS)
SISTEM INFORMASI AKADEMIK
SISTEM INFORMASI NON-AKADEMIK
SISTEM INFORMASI PENDUKUNG
Registrasi mahasiswa baru
Registrasi pengambilan mata kuliah
Perwalian
Kartu studi mahasiswa
Penjadwalan perkuliahan
Pemetaan dosen dan pengajaran
Penjadwalan ujian
Manajemen perkuliahan
Manajemen praktikum
Manajemen survei akademik
Administrasi akademik
Manajemen nilai
Kartu studi mahasiswa
Transkrip akademik
Manajemen data master akademik
Manajemen kemahasiswaan
Pelaporan data akademik
Manajemen data mahasiswa
Manajemen kurikulum dan mata kuliah
Perkuliahan non-regular
Perkuliahan semester pendek
Sidang akademik dan yudisium
Wisuda dan kelulusan
Manajemen data alumni
Historikal data akademik
Ijazah
Manajemen data EPSBED
Webservice pelaporan PDPT
Sinkronisasi antar subsistem terpisah
Proses bisnis akademik lainnya
Manajemen rencana kerja
Manajemen rencana anggaran
Pemetaan rencana kerja dan anggaran
Pembangkit tagihan biaya pendidikan
Pembayaran biaya pendidikan
Kuitansi dan historikal pembayaran
Manajemen financial dan keuangan
Administrasi utang dan piutang
Manajemen struktur organisasi
Pemetaan lokasi kerja
Pemetaan posisi dan jabatan
Pemetaan home base dosen
Manajemen data master pegawai
Manajemen lowongan pekerjaan
Rekrutasi pegawai
Manajemen penggajian
Administrasi cuti
Perencanaan jenjang karir pegawai
Perencanaan studi lanjut pegawai
Manajemen portofolio pegawai
Manajemen logistic
Manajemen rumah tangga
Manajemen data relasi, pihak terkait
Manajemen aset
Pengadaan barang dan jasa
Penelitian Ilmiah dan Pengabdian Masyarakat
Layanan Karier, profiling mahasiswa dan alumni
Manajemen survey
Tracer study
Perencanaan strategi pemasaran
Kerja sama dengan pihak eksternal
Pengembangan institusi dan bahasa
Manajemen situs web institusi
Administrasi konten situs web
Manajemen framework sistem
Manajemen basis data terpadu
Manajemen akun single-sign on
Sistem keamanan one-time access token
Pesan singkat (SMS) dan E-mail
Repository
Notifikasi sistem
Dashboard institusi
Dashboard personal
Transkrip aktivitas kemahasiswaan
E-learning
E-library
E-journal
Blog personal
Sistem Manajemen Dokumen
Komunitas online
Forum diskusi
Multimedia streaming
Jejaring social
Helpdesk dan layanan stakeholders
Manajemen aset teknologi informasi
Pemantauan jaringan dan trafik
Pemantauan layanan sistem informasi
Proses bisnis pendukung lainnya
Aplikasi Document Management System (DMS)
Aplikasi DMS merupakan aplikasi yang berfungsi untuk
mengatur dan menyimpan berbagai jenis dokumen.
Tujuan Aplikasi DMS
 Menyediakan Sistem Manajemen Dokumen yang terintegrasi dengan iGracias
melalui Single Sign-On.
 Membantu mempermudah alur Pengajuan dokumen dari unit atau fakultas ke
pimpinan.
 Mempermudah Pengelolaan dan penyimpanan dokumen secara efisien dan
efisien.
 Menjaga keamanan dari informasi yang terkandung dalam dokumen dari
faktor-faktor eksternal maupun internal yang tidak diinginkan.
Fokus Aplikasi DMS
 Pembuatan dokumen
 Pendistribusian dokumen mutu institusi dan dokumen
rekaman
 Penyimpanan (storage) file/dokumen
Jenis Dokumen yang Dikelola Aplikasi DMS
 Dokumen Internal





Kebijakan
Pedoman
Prosedur
Form
Instruksi Kerja
 Dokumen Eksternal
 Dokumen Institusi
 Dokumen Rekaman






Surat Keputusan
Disposisi
Nota Dinas
Surat Masuk
Surat Keluar
Notulensi Rapat
User Aplikasi DMS
 Administrator
 Petugas Pengendali Dokumen
 Sekretariat Pimpinan
Peta Situs (User: Administrator)
Daftar Surat Keputusan
List Decree
Admin e-DMS
Proses Pengesahan SK
Ongoing Decree
1
Buat Dokumen
Create Document
Pembuatan Surat Keputusan (SK)
Add Decree
Upload Surat Keputusan (SK)
Upload Decree
Tambah Dokumen
Input New Document
Upload Dokumen
Upload Document
6
Surat Keputusan
Decree
2
Daftar Dokumen
Document List
Buat Surat Keputusan (SK)
Drafting Decree
Hasil Upload Surat Keputusan (SK)
Uploaded Decree Document
Semua Dokumen Milik
All Document
Dokumen Terdistribusi
Distribution Document
Dokumen Dalam Proses
Ongoing Document
Laporan Surat Keputusan (SK)
Decree Report
Dokumen Ekternal
External Document
Laporan Jumlah Surat Keputusan (SK)
Decree Number Report
3
Dokumen Lain-lain
Other Document
Laporan Dokumen Rekaman
Recoord Report
Dokumen Institusi
Institusi Document
7
Tambah Surat Masuk
Add New Incoming Mail
Surat Masuk
Incoming Mail
4
Nota Dinas
Official Memorandum
8
Tambah Surat Keluar
Add New Outgoing Mail
Surat Keluar
Outgoing Mail
Daftar Disposisi
List Disposition
Disposisi
Disposition
Tambah Nota Dinas
Add New Official Memorandum
Pembuatan Disposisi Baru
Create New Disposition
Tambah Dokumen Institusi
Input New Institution Document
Daftar Dokumen Institusi
Institution Document List
Draft Nota Dinas
Draft Official Memorandum
Nota Dinas Terkirim
Sent Official Memorandum
9
Daftar Disposisi Terkirim
List Sent Disposition
Daftar Nota Dinas
List Official Memorandum
Tambah Notulensi Rapat
Input New Meeting Notilen
5
10
Dokumen Institusi
Institution Document
Notulensi Rapat
Meeting Notilen
Daftar Notulensi Rapat
Meeting Notilen List
Peta Situs (User: Petugas Pengendali Dokumen)
Petugas Pengendali Dokumen
2
Daftar Dokumen
Document List
1
Tambah Dokumen
Input New Document
Buat Dokumen
Create Document
Upload Dokumen
Upload Document
Semua Dokumen Milik
All Document
Dokumen Terdistribusi
Distribution Document
Dokumen Dalam Proses
Ongoing Document
Dokumen Ekternal
External Document
3
Dokumen Lain-lain
Other Document
Dokumen Institusi
Institution Document
Peta Situs (User: Sekretariat Pimpinan)
Nota Dinas Terkirim
Sent Official Memorandum
Daftar Surat Keputusan
List Decree
Proses Pengesahan SK
Ongoing Decree
Daftar Nota Dinas
List Official Memorandum
User Sekertariat Pimpinan
Pembuatan Surat Keputusan (SK)
Add Decree
Draft Nota Dinas
Draft Official Memorandum
2
Nota Dinas
Official Memorandum
Upload Surat Keputusan (SK)
Upload Decree
Tambah Nota Dinas
Add New Official Memorandum
3
Buat Surat Keputusan (SK)
Drafting Decree
Hasil Upload Surat Keputusan
(SK)
Uploaded Decree Document
Surat Masuk
Incoming Mail
1
Surat Keputusan
Decree
4
Surat Keluar
Outgoing Mail
Laporan Surat Keputusan (SK)
Decree Report
Laporan Jumlah Surat Keputusan (SK)
Decree Number Report
5
Daftar Disposisi
List Disposition
Pembuatan Disposisi Baru
Create New Disposition
Tambah Surat Keluar
Add New Outgoing Mail
Tambah Notulensi Rapat
Input New Meeting Notilen
Laporan Dokumen Rekaman
Recoord Report
Daftar Disposisi Terkirim
List Sent Disposition
Tambah Surat Masuk
Add New Incoming Mail
Notulensi Rapat
Meeting Notilen
7
Disposisi
Disposition
6
Dokumen Institusi
Institution Document
Daftar Notulensi Rapat
Meeting Notilen List
Tambah Dokumen Institusi
Input New Institution Document
Daftar Dokumen Institusi
Institution Document List
Tampilan Login (User: Administrator)
Tampilan Form Pengisian untuk Drafting Dokumen
Drafting Dokumen by Application
Form Isian Detail Dokumen (Input data detail dokument)
Form Isian Konten Dokumen (Input data content dokument)
Tampilan Form Pengisian untuk Pengiriman Dokumen
View Tahapan Proses Pengajuan Dokumen Mutu
Icon View
Dokumen Detail
Icon View
Evaluasi Dokumen
Tampilan Form Pengisian untuk Pengiriman Dokumen (2)
Tampilan Form Pengisian untuk Upload Surat Keputusan
Tampilan Form Pengisian untuk Pembuatan Surat Keputusan (Drafting Dokumen)
Aplikasi Manajemen Penelitian Ilmiah dan Pengabdian Masyarakat (PPM)
Aplikasi Manajemen PPM dibangun untuk memudahkan
PPM Universitas Telkom, sebagai motor penggerak
dalam rangka mengembangkan dan meningkatkan mutu
kegiatan Penelitian dan Pengabdian Masyarakat di
Universitas Telkom.
Tujuan Aplikasi Manajemen PPM
 Memudahkan PPM Universitas Telkom, sebagai pengelola kegiatan penelitian ilmiah
dan pengabdian masyarakat, dalam melakukan monitoring dan manajemen kegiatan
penelitian ilmiah dan pengabdian masyarakat
 Melakukan otomasi proses monitoring kegiatan penelitian ilmiah dan pengabdian
masyarakat yang dilakukan oleh para peserta (peneliti/ pengadi); dan
 Memudahkan PPM Universitas Telkom dalam mengelola data penelitian ilmiah dan
pengabdian masyarakat.
User Aplikasi Manajemen PPM
 Administrator
 Reviewer
 Participant
Peta Situs (User: Administrator)
Home
(Administrator)
1
Create Event
2
Event
User Management
Evaluator
1.1
2.1
Setting
View Event List
3
1.2
File List
4
Event Type Setting
3.1
Peta Situs (User: Reviewer)
Home
(Reviewer)
1
2
Event
File List
View Event List
1.1
Peta Situs (User: Participant)
Home
(Participant)
1
2
Event
File List
View Event List
1.1
Peta Situs (User: Participant)
Home
(Participant)
1
2
Event
File List
View Event List
1.1
Tampilan Halaman dan Proses Create Event
2.2
2.1
1
2
3
Tampilan Halaman View Events
Tampilan Halaman Proposal Detail
Aplikasi Manajemen Kepegawaian
Aplikasi Manajemen Kepegawaian memfasilitasi bagian Human Resources
Management serta para sumber daya manusia di Universitas Telkom dalam
mendapatkan informasi-informasi maupun melakukan perubahan data
pribadi yang menyangkut kepegawaian.
Tujuan Aplikasi Manajemen Kepegawaian
 Mempermudah Bagian HRM untuk mendapatkan informasi terbaru terkait dengan
sumber daya manusia yang ada di Universitas Telkom besera lembaga yang ada di
bawahnya, yaitu data kepegawaian.
 Menyediakan mekanisme interaksi baru yang efektif antara bagian HRM dengan para
pegawai untuk melakukan setiap perubahan.
 Memberikan informasi akurat berkaitan dengan pendataan SDM yang meliputi
struktur kepegawaian, deskripsi kerja(per unit) maupun historikal kepegawaian
 Mengefektifkan kinerja dan performansi Bagian HRM dalam mengelola informasi
terkait dengan penggunaan sumber daya manusia Universitas Telkom beserta
institusi yang ada di bawahnya.
 Mempermudah Bagian HRM pada khususnya untuk mengelola dan melaporkan
struktur kepegawaian maupun historikal kepegawaian.
User Aplikasi Manajemen Kepegawaian
 Bagian SDM
 Pegawai
Peta Situs (User: Bagian SDM)
Beranda
Data Pegawai
Statistik Pegawai
Tambah Pegawai
Ubah Data Pegawai
Tambah Pegawai dari
Calon Pegawai
Non-Aktifkan Pegawai
Lihat Detail Data Pegawai
Dokumen
Detail Pegawai
Pelatihan
Pendidikan
Jabatan Fungsional
Akademik
Penghargaan
Kenaikan Tingkat
Keluarga
Riwayat Kesehatan
Pengajuan Cuti
Riwayat SPMD
Pegawai
Riwayat Jabatan
Struktural
Riwayat Status
Pegawai
Peta Situs (User: Pegawai)
Tampilan Halaman Lihat Pegawai
Tampilan Halaman Tambah Pegawai (1)
Tampilan Halaman Tambah Pegawai (2)
Tampilan Halaman Detail Pegawai
Tampilan Halaman Ubah Data Pegawai
Tampilan Halaman Cetak Data Pegawai
Tampilan Halaman Cetak Daftar Pegawai
Aplikasi Repository
Aplikasi Repository merupakan aplikasi yang berfungsi untuk
menyimpan semua dokumen karya ilmiah yang dihasilkan oleh
civitas akademik Universitas Telkom.
Tujuan Aplikasi Repository
 Mempermudah civitas akademik dalam mencari dan mengunduh dokumen karya
ilmiah yang ada di Universitas Telkom, seperti penelitian, karya akhir, dll.
 Menyediakan repository digital untuk seluruh civitas akademik Universitas Telkom.
 Memberikan informasi akurat terkait seluruh dokumen karya ilmiah yang ada di
Universitas Telkom.
User Aplikasi Repository
 Mahasiswa
 Dosen
Tampilan Dashboard Aplikasi Repository
Terima Kasih