Transcript sikd-sistem-otomasi-kearsipan-mustafa-univ-maranatha-24-01-2014

SEMINAR NASIONAL & WORKSHOP
Konsep dan Strategi Perguruan Tinggi
dalam Pengelolaan Arsip Universitas
Universitas Kristen Maranatha
Bandung, 23-24 Januari 2014
SISTEM OTOMASI KEARSIPAN:
SISTEM INFORMASI KEARSIPAN DINAMIS
(SIKD)
dan
SISTEM INFORMASI KEARSIPAN STATIS
(SIKS)
B. Mustafa
Kantor Arsip IPB Bogor
[email protected] dan [email protected]
SISTEM OTOMASI KEARSIPAN :
 SISTEM INFORMASI KEARSIPAN DINAMIS
(SIKD)
 SISTEM INFORMASI KEARSIPAN STATIS
(SIKS)
Sudah banyak aplikasi otomasi
pengelolaan arsip (dinamis dan statis)
yang tersedia, baik gratis maupun
berbayar, dari dalam dan luar negeri,
jenis desktop maupun berbasis web.
SISTEM INFORMASI KEARSIPAN
DINAMIS
(SIKD)
Buatan ANRI
Platform SIKD
 Berbasis Windows dan Linux;
 Script program PHP;
 Database MYSQL;
 Server Apache;
 Browser IE dan Mozilla Firefox;
Spesifikasi Server SIKD
 Sistem Operasi : Linux atau Windows Server 2000
keatas;
 Database : MYSQL 5.1;
 Web server : Apache;
 Browser : IE atau Mozilla Firefox.
Fungsi SIKD




Mengelola arsip dinamis (aktif dan inaktif);
Mengelola disposisi arsip;
Melayanankan arsip dinamis;
Membuat laporan beragam daftar arsip:








Daftar Arsip Vital;
Daftar Arsip Terbuka;
Daftar Arsip Tertutup;
Daftar Arsip Terjaga;
Daftar Arsip Inaktif;
Daftar Arsip Usul Musnah;
Daftar Arsip Usul Serah;
Daftar Arsip Dinilai Kembali.
 Dan berbagai fungsi lainnya.
Hal Yang Perlu Dipersiapkan Lebih
Dahulu Dalam Pengaturan Umum SIKD









Tingkat Perkembangan;
Penetapan Jenis Naskah;
Jenis Media Arsip;
Pengaturan Bahasa;
Sifat Arsip;
Tingkat Urgensi;
Pengaturan Tampilan Awal Aplikasi;
Pengaturan Jenis Ekstensi File;
Pengaturan Warna;
Pengaturan Unit Kerja dan Pengguna
 Pengaturan Unit Kerja (Jabatan, Unit Kerja, Status Aktif)
 Pengaturan Tipe Pengguna (Administrator Pusat,
Administrator Satuan Organisasi, Administrator Unit,
Pengguna Biasa);
 Bisa ditambah dan dikurangi.
Pengaturan Tingkat Akses Pengguna
 Penetapan Jenis Naskah;
Pengaturan Tingkat Perkembangan









Asli;
Draft;
Kopi Autentik;
Kopi Biasa;
Kutipan;
Pertinggal;
Petikan;
Salinan;
Tembusan;
Penetapan Jenis Naskah yang
Akan Dikelola









Surat;
MoU;
Berita Acara;
Catata File;
Catatan Rapat;
Formulir;
Laporan;
Memorandum;
dll
Jenis Media Arsip





Kertas;
Tape;
Cakram Keras (CD/DVD);
File Elektronik;
dll
Pengaturan Bahasa
 Mengatur jenis-jenis bahasa yang mungkin terdapat dalam
arsip yang akan dikelola;
 Dalam proses pemasukan data bahasa tinggal dipilih saja
dari Combo-box;
 Bisa ditambah dan dikurangi;
 Bukan bahasa dialog aplikasi.
Sifat Arsip




Biasa;
Rahasia;
Rahasia Terbatas;
Sangat Rahasia;
Tingkat Urgensi
 Biasa;
 Segera;
 Amat Segera;
Pengaturan Tampilan Awal Aplikasi




Logo instansi;
Alamat instansi;
Visi dan Misi;
dll.
Hak Administrator Pengguna





Pengaturan Umum;
Pengaturan Klasifikasi;
Pengaturan Pengguna;
Pengaturan Berkas;
Laporan.
Metadata Arsip SIKD
 Jenis Arsip;
 Tingkat Perkembangan;
 Tanggal Arsip;
 Nomor Arsip;
 Hal;
 Tingkat Urgensi;
 Klasifikasi Keamanan;
 Tingkat Akses Publik;
 Kategori Arsip;
* Berkaskan di;
* NamaKopi Digital/File
Elektronik;
* Aplikasi Pembuka;
* Media Arsip;
* Bahasa;
* Isi Ringkas;
* Vital/Tidak Vital;
* Jumlah.
Kirim Naskah
 Internal ke Internal Instansi ( antar Unit Kerja)
 Eksternal ke Internal Instansi;
 Internal ke Eksternal Instansi.
Metadata Naskah –
Kirim Naskah Internal ke Internal




Jenis Naskah;
Tingkat Perkembangan;
Tanggal Naskah;
Nomor Naskah;






Hal;
Tingkat Urgensi;
Klasifikasi Keamanan;
Tingkat Akses Publik;
Kategori Naskah;
Kepada;
*
*
*
*
Tembusan;
Pertinggal
Berkaskan di;
Nama Kopi Digital/File
Elektronik;
* Aplikasi Pembuka;
* Media Arsip;
* Bahasa;
* Isi Ringkas;
* Vital/Ytiak Vital;
* Jumlah.
Metadata Naskah –
Kieim Naskah Eksternal ke Internal













Jenis Naskah;
Tingkat Perkembangan;
Tanggal Naskah;
Nomor Naskah;
Hal;
Tingkat Urgensi;
Klasifikasi Keamanan;
Tingkat Akses Publik;
Kategori Naskah;
Dari;
Jabatan Pengirim;
Instansi Pengirim;
Kepada;
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
Tembusan;
Pertinggal;
Berkaskan di;
Nama Kopi Digital/File Elektroniki;
Apliaksi Pembuka;
Media Arsip;
Bahasa;
Isi Ringkas;
Vital Tidak Vital;
Jumlah.
Metadata Naskah Kirim Naskah Internal ke Eksternal
















Jenis Naskah;
Tanggal Naskah;
Nomor Naskah;
Hal;
Tingkat Urgensi;
Klasifikasi Keamanan;
Tingkat Akses Publik;
Kategori Naskah;
Pertinggal;
Nama Kopi Digital/File Elektronik;
Aplikasi Pembuka;
Media Arsip;
Bahasa;
Isi Ringkas;
Vital/Tidak Vital;
Jumlah.
SIKD – Halaman Awal
SIKD – Menu Pengguna
SIKD – Registrasi Naskah Masuk - 1
SIKD – Registrasi Naskah Masuk - 2
SIKD – Registrasi Naskah Masuk - 3
SIKD – Registrasi Naskah Keluar -1
SIKD – Registrasi Naskah Keluar - 2
SIKD – Registrasi Naskah Keluar - 3
SIKD – Naskah Masuk
SIKD – Jenis Naskah - 1
SIKD – Jenis Naskah - 2
SIKD – Kategori Arsip
SIKD – Tingkat Akses Publik
SIKD – Log Naskah Keluar
SIKD – Pengaturan Klasifikasi dan Berkas - 1
SIKD – Pengaturan Klasifikasi dan Berkas - 2
SIKD – Notifikasi Berkas Lewat Masa Aktif
SIKD–Notifikasi Berkas Lewat Masa In-Aktif
SIKD – Menu Admin
SIKD–Menu Admin - Pengaturan Unit Kerja
SIKD–Menu Admin - Pengaturan Pengguna
SIKD–Menu Admin - Pengaturan Umum
SIKD–Menu Admin - Pengaturan Bahasa
SIKD–Menu Admin-Pengaturan Jenis Naskah
SIKD–Menu Admin-Pengaturan Media Arsip
SIKD–Menu Admin-Pengaturan Sifat Naskah
SIKD – Menu Admin - Pengaturan
Tingkat Perkembangan
SIKD – Menu Admin - Pengaturan
Tingkat Urgensi
SIKD – Menu Admin - Pengaturan
Jenis Extensi File
SIKD – Menu Admin - Pengaturan
Warna Surat Masuk
SIKD – Menu Admin - Pengaturan
Halaman Depan
SIKD – Menu Admin - Pengaturan
Konsolidasi Data
SIKD – Menu Admin – Pengaturan Klasifikasi
SIKD – Menu Admin – Pengaturan Berkas - 1
SIKD – Menu Admin – Pengaturan Berkas - 2
SIKD – Menu Admin – Notifikasi Hapus
SIKD – Menu Admin – Laporan
Selamat Mencoba!