Transcript Exemple - SciencesConf.org

PLATEFORME DE GESTION
DE
CONGRÈS SCIENTIFIQUES
ANF Sciencesconf – Meudon
10/11 octobre 2013
h t t p : / / w w w. s c i e n c e s c o n f . o r g
Sommaire
› La plateforme Sciencesconf.org
› Le portail
› L’espace conférence
› Site web
› Gestion scientifique
› Dépôt, sélection, envoi de mails, édition
› Inscription
› Paramétrage, paiement
2
INTRODUCTION
3
Historique
› 2008
Demande de la direction du CNRS de mettre en place un outil
unifié de gestion scientifique de conférences à destination de
la communauté de l’Enseignement Supérieur et de la
Recherche.
- Débuté dans le cadre de l’appel à projet du TGE-Adonis
- Projet porté par le CCSD
› Septembre 2009
Début de la réalisation
› Décembre 2010
Ouverture de la version 1.0 de la plateforme
› Mars 2013
Poursuite de l’évolution de la plateforme avec la mise en
place de la version 1.7
 825 conférences gérées aujourd’hui
4
Présentation
 Aucune infrastructure informatique locale
Un environnement informatique de la conférence externalisé dans le
« cloud CCSD » offrant :
›
Serveur Web pérenne, personnalisable et possédant sa propre URL
Exemple: http://hrms2011.sciencesconf.org
›
Des adresses mails spécifiques
Exemple: [email protected], [email protected]
›
Possibilité de collections pérennes
Exemple: collection.sciencesconf.org regroupera les conférences de 2011, 2012,
etc.
›
Demande d’hébergement simple via un site dédié
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Organisation
P O R TA I L
› CRÉATION de l’espace conférence dans le cloud ccsd
› ANNUAIRE des conférences
› CALENDRIER des évènements
E S PA C E C O N F É R E N C E
› POUR LES PARTICIPANTS
- Inscription
- Soumission
› POUR LES ORGANISATEURS
-
Hébergement et personnalisation du site web
Statistique de consultation
Suivi des inscriptions
Outils de sélection des contributions
Mise en place du programme
Envoi de mail
Edition électronique
Transfert vers l’archive ouverte HAL
6
WWW.SCIENCESCONF.ORG
Le portail d’entrée
7
L e p o r t a i l w w w. s c i e n c e s c on f. or g
› Demande d’hébergement de la conférence
› Informations sur les conférences en cours
8
Création d’une nouvelle conférence
› Demande de création en 4 étapes :
 Définition de la conférence
 Informations complémentaires
 Personnalisation du site internet
 Récapitulatif
› Validation de l’hébergement sur la
plateforme par le CCSD
 Vérification d’éligibilité
 Délai moyen 48 heures
 Espace Conférence disponible
9
C o n s u l t a t i on d e s é v é n e m ent s ( 1 )
Liste
RSS
10
C o n s u l t a t i on d e s é v é n e m ent s ( 2 )
chronologique
Carte
11
Tutoriel [ 1]
› Présentation du portail
h t t p : / / w w w. s c i e n c e s c o n f . o r g
› Création de l’espace conférence
12
[CONF].SCIENCESCONF.ORG
Espace conférence
13
Accès Participant
› Inscriptions
› Dépôt des résumés et communications
› Programme, annonces
› Consultation des informations de la
conférence
14
Accès Organisateur ( 1)
› Site Web
 Hébergement
 Personnalisation (gabarit, apparences, contenu,
…)
 Statistiques de consultation
› Inscription
 Construction du questionnaire
 Suivi des inscriptions
15
Accès Organisateur ( 2)
› Gestion scientifique





Outils de sélection des contributions
Mise en place du programme
Envoi de mail (appel à soumission, relance, …)
Edition électronique
Transfert des communications sur l’archive ouverte
HAL
› Administration
 Configuration des listes (thématiques, types de
dépôt, …)
 Paramétrage de la conférence (période de
soumission, de relecture, d’inscription, …)
16
Rôles utilisateurs
Webmaster
›
Personnalisation du site web (apparence + contenu)
Coordinateur
›
›
Organisation du travail de relecture (définition des relecteurs, répartition
des soumissions)
Sélection des soumissions
Relecteur
›
Evaluation des soumissions
Rédacteur
›
Accès aux évaluations des relecteurs
Gestionnaire (à venir)
›
Accès à la liste des inscrits
Administrateur
›
›
Configuration de la conférence
+ droit webmaster + droit coordinateur
17
Tutoriel [2-3]
› Accès à l’espace conférence
Connectez-vous sur votre espace conférence
 URL du site : http://formationX.sciencesconf.org
 Identifiants de connexion : « adminX »
 Mot de passe « adminX »
Le site est fermé. Seules les personnes possédant
un rôle spécifique sur le site peuvent se connecter.
› Création de comptes utilisateurs et attribution
des privilèges
18
SITE WEB
19
Administration Site Web
› Langues de l’interface
 Définition des langues disponibles pour le site web de la
conférence
› Charte graphique
 En-tête
Personnalisation du bandeau du site
 Disposition
Mise en page du site
 Apparence
Définition du thème graphique
› Menu
 Ajout / Suppression de pages d’informations
› Statistiques de consultation
20
En-tête du site ( 1)
3 méthodes de personnalisation :
› Formulaire rapide
En-tête créé automatiquement à partir des
informations renseignées
› En-tête image
› En-tête HTML
21
En-tête du site (2)
22
Disposition
Définition de la structure du site web:
› Menu Vertical
› Menu Horizontal
23
Apparence
3 méthodes de personnalisation du style :
› Styles prédéfinis
› Formulaire rapide
 Style créé
automatiquement avec
les informations
renseignées
› Style avancé
 Accès aux feuilles
 de styles CSS
24
Contenu du site web
Définition des pages constituant le site web de
la conférence
› Pages prédéfinies
Planning, consultation,
recherche,
Liste des participants, …
› Pages personnalisables
Pages HTML, liens, galeries, …
 Possibilité de définir des droits d’accès
aux différentes pages du site en fonction des
rôles utilisateurs
25
Pages prédéfinies ( 1)
› Consultation des soumissions
Différents types de consultation : par thématique,
par intervenant, par auteur
› Recherche
Recherche dans les soumissions pour la
conférence
› Liste des participants
Enrichissement de la liste en temps réel en fonction
des nouvelles inscriptions
26
Pages prédéfinies ( 2)
› Programme de la conférence
Différentes vues : graphique (journée, semaine),
détaillée
› Actualités de la conférence
Accessible sur une page du site ou via les flux RSS
› Page Sponsors
Liste des partenaires de la conférence
27
Pages personnalisables
› Page d’accueil
Personnalisation éditeur WYSIWYG (HTML)
› Page personnalisable
Personnalisation éditeur WYSIWYG (HTML)
› Galerie photo
Diaporama des photos déposées
›
›
›
›
Liens extérieurs
Lecteur flux syndication extérieurs (RSS)
Fichiers déposés
Dates importantes
28
Statistiques
›
Outil externe d’analyse des visites
du site web intégré pour chaque conférence
 http://piwik.org/
› Possibilité d’utiliser
 h t t p : / / w w w. g o o g l e . c o m / a n a l y t i c s /
29
Tutoriel [4]
› Personnalisez votre espace conférence




Configuration générale
Disposition
Apparence
En-tête du site
› Créez le menu de votre site
 Ajoutez les différentes pages proposées par
l’application (lien, fichier, page personnalisable,
consultation, …)
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GESTION SCIENTIFIQUE
31
DÉPÔT
32
Configuration
› Définition des types de dépôts (oral, poster,…),
des thématiques
› Définition des règles de dépôt:




Type de dépôt
Format du résumé
Période de dépôt
Alerte mail
› Choix des métadonnées demandées lors du
dépôt
 mots-clés, email des auteurs, …
33
Dépôt pour les participants
4 étapes :
 Métadonnées
 informations sur la soumission
(titre, …)
 Auteurs

Liste des intervenants (et
auteurs) de la soumission
avec appartenance des
auteurs
 Fichier(s)


Texte complet ou documents
annexes (présentation, vidéo,
images, …)
Conversion automatique
dans le format PDF
 Récapitulatif
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SÉLECTION
35
Configuration
› Définition des relecteurs
 Ventilation des papiers par thématique (puis éventuellement par
soumission)
› Définition des options de relecture
 Relecture (anonymisation possible)
 Périodes par type de dépôt
› Création d’une grille de notation pour l’évaluation des
dépôts par les relecteurs
 Ajout de critères de notation
Ex: Pertinence, originalité, intérêt, qualité scientifique, …
 1 note par critère pondérant la note finale
› Accès en temps réel au tableau de bord des dépôts:
 Accès aux avis des relecteurs
 Sélection des dépôts
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Relecture
›
Module accessible
automatiquement en fonction
des dates définies par le
coordinateur
›
Accès aux dépôts
attribuées par le
coordinateur
›
1 grille par dépôt
›
Possibilité d’ajout de
commentaires,
reclassement des dépôts
(dans d’autres thématiques)
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Tutoriel [5-7]
› Configuration du dépôt scientifique
Règles de dépôt
 Configuration générale
 Types de dépôts
 Thématiques
› Configuration de la relecture
 Règles générales
 Grille d’évaluation
 Affectation des papiers
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Tutoriel [8-10]
› Dépôt de résumés
› Evaluation des résumés
› Sélection des résumés
39
PUBLIPOSTAGE
40
Alias mails
› Création automatique d’un alias par
conférence
 [conf]@sciencesconf.org
› Possibilité de créer d’autres alias préfixé par
l’identifiant de la conférence
 Ex: [conf][email protected]
41
Apparence des mails
› Personnalisation de la structure des mails
envoyés par l’application
42
Modèles de mails
› Personnalisation du contenu
 Notifiant l’acceptation et/ou refus d’un dépôt
 Confirmation inscription
 …
› Création de nouveaux modèles
 Annonce colloque,
 Appel à communication,
 …
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Listes de destinataires
› Créations de liste de destinataires
prédéfinies
 Pour préparer les appels à communication
 Pour informer les participants
 …
44
Publipostage
› Sélection destinataire
 Listes prédéfinies (inscrits, déposants, déposant ayant au
moins un papier accepté dans une thématique, liste
personnalisées, …)
 Ajout de nouvelles adresses mails
› Utilisation de modèle prédéfini ou rédaction de
nouveaux mails
 Tags spéciaux remplacés au moment de l’envoi
(%%USER%%, %%CONFERENCE%%, …)
› Options supplémentaires
 Ajout de pièces jointes
 Possibilité d’envoyer une copie aux administrateurs, accusé
réception, …
› Historique des mails envoyés
45
Tutoriel [ 11]
› Présentation du module d’envoi de mails
 Création de liste de destinataires
 Création de modèles de mails
 Outil de publipostage
46
EDITION
47
Programme de la conférence
› Ajout d’événements




Session,
Discours,
Pause,
…
› Ajout des interventions dans les sessions
 Récupéré dans les soumissions acceptées
48
Vue journée
49
Vue journée
50
Vue semaine
51
Vue semaine
52
Vue détaillée
53
Vue détaillée
54
Vue détaillée
55
Edition PDF
56
Edition électronique
› « recueil des résumés » ou actes
› Sélection de la source des données
 Type de dépôt
 Grouper les soumissions
› Ajout de pages prédéfinies




Sommaire
Indexe par auteur
Liste de participants
Intercalaires (session)
› Ajout de fichiers extérieurs (au format PDF)
 Export du document au format PDF
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I n t é g ra ti o n d e s a c t e s d a n s H A L
› Export vers HAL en 1 clic
› Accord nécessaire des déposants
› Enrichissement de l’archive ouverte HAL
› Création automatique d’une collection pour la
conférence
› Enrichissement des listes d’articles pour les
laboratoires
› Diffusion large à travers l’archive ouverte
58
Tutoriel [ 12-13]
› Commencez à créer le programme de la
conférence
 Ajoutez des évènements
session, accueil, …
› Editez le recueil des résumés de votre
conférence
› Présentation export HAL
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INSCRIPTION
60
Configuration
› Configuration du module d’inscription




Période d’inscription
Validation par l’administrateur des inscrits
Limite du nombre d’inscrits
Alerte mail
› Construction du questionnaire d’inscription
personnalisé
61
Construction du formulaire
› Informations non
modifiables
 Champs de création de
compte
› Informations
personnalisables





Champ texte,
Liste déroulante,
Bloc de description,
Case à cocher,
…
 Définition des champs obligatoires
62
Tutoriel [ 14.1]
› Paramétrez le module d’inscription.
Pour le moment ne pas configurer le paiement des
frais d’inscription.
› Construisez le questionnaire d’inscription en
utilisant les différents objets proposés
63
Paiement des frais d’inscription
› Sélection des moyens de paiement
 Chèque, bon de commande, en ligne
› Définition du montant des frais d’inscription
 En fonction des catégories (chercheurs,
étudiants, …)
 En fonction des dates
› Possibilité d’ajout d’options
 À partir du formulaire d’inscription créé
auparavant
exemple: participation au repas de gala : +50€
64
Paiement en ligne (direct)
› Via Paybox
›
Lien direct avec le système de paiement en ligne Paybox.
› via AzurColloque
› prochainement
65
P a i e m e n t e n l i g n e ( v i a p a s s e r el l e )
 Paiement
utilisateur
 Envoi données
Service
comptable
Etat comptable
 Redirection paiement
 Retour paiement
Service local
(université, …)
 Etat paiement
Service de paiement
(PAYBOX, banque, …)
66
Tutoriel [ 14.2]
› Paramétrez le paiement des frais d’inscription
 Ajoutez le paiement en ligne
URL site paiement : http://formationX.sciencesconf.org/paybox
67
I n s c r i p t i on p o u r l e s p a r t i c i p a nt s
› Lien d’inscription accessible sur le site en fonction
de la période définie par l’administrateur
› Le participant complète le formulaire d’inscription
› Il reçoit une confirmation de son inscription par mail
 Si paiement :
› Le système présente le montant des frais d’inscription
› Choix du moyen de paiement (en fonction des moyens
définis par l’administrateur)
68
Tableau de bord des inscrits
› Accès en temps réel aux inscription pour la
conférence
› Possibilité d’être alerté pour chaque
nouvelle inscription
69
Tutoriel [ 15]
› Testez maintenant l’inscription à la conférence
› Accédez au tableau de bord des inscrits
(administrateur)
70
Liens utiles
› Portail principal
›
h t t p : / / w w w. s c i e n c e s c o n f . o r g
› Support formation
›
›
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› Support
›
›
http://support.ccsd.cnrs.fr
[email protected]
› Contact
›
[email protected]
71
QUESTIONS ?
72