Transcript 2010-2011 - District 1630

D 1630 P.E.T.S 2014
Het werk van de secretaris
Een karwei of een plezier ?
D 1630 P.E.T.S 2014
Uw team voor vandaag
Pp Marc Roppe
DGN Emma Groenen
Executive Secretaris Jean Pierre Coheur
D 1630 P.E.T.S 2014
PRESIDENT
MEER DAN EEN TEAM!!
D 1630 P.E.T.S 2014
Het werk van de secretaris
 Het opstellen van het clubbulletin.
 De verslagen van commissie- en
clubbestuurvergaderingen.
 Opsturen van de verschillende uitnodigingen.
 Op maken van de rapporten voor het district en Rotary
International.
 De ledengegevens bijhouden.
 Abonnementen op regionaal tijdschrift en Rotarian.
 Bijhouden clubarchief.
D 1630 P.E.T.S 2014
Hulpmiddelen - Bronnen
De Handleiding voor de secretaris
De Manual of Procedure
De Code of Policies
Het Huishoudelijk Reglement
De Cataloog
 RBS (Rotary Belux Services)
The Rotarian
Rotary Contact
Maandbrief van de Gouverneur
D 1630 P.E.T.S 2014
RBS
Rotary Belux Services
 Dienstencentrum voor Clubs, Districten en VZW’s
 Rotary Contact
 De Directory
 Uitgever van Rotary documentatie:
 Welcome Pack “Nieuwe Leden”
 Ethische Code 1 & 2
 Clubgids
 Rotary Basics
 Enz….
D 1630 P.E.T.S 2014
Het werk van de secretaris:
Het Clubbulletin – Wekelijks verslag?
• welk informatie zet ik erin?
• aan wie stuur ik het?
•Aan ALLE leden (zelfs aan deze die geen mail hebben aub)
•Aan het district : DG, DGE, DGN, DGA
•Aan uw contactclubs en clubs van de zone
D 1630 P.E.T.S 2014
Het werk van de secretaris:
Het PV – Verslag van het clubbestuur
• welke informatie zet ik erin?
• aan wie stuur ik het?
•Aan ALLE leden van het clubbestuur
• U probeert de verslagen van de commissies te
verzamelen … zelfs indien het niet makkelijk is
D 1630 P.E.T.S 2014
Het werk van de secretaris:
De uitnodigingen:
• Voor een algemene Vergadering?
• Voor de wekelijkse vergaderingen?
• Voor een clubactiviteit?
• Family of Rotary: Rotaract, Interact, Innerwheel, Studenten,…
• Wanneer moet ik volmachten voorzien?
D 1630 P.E.T.S 2014
Het werk van de secretaris:
Rapporten voor District en RI:
RAPPORT
AAN WIE STUREN?
WANNEER?
Rapport over het effectief
“Taxe per Capita”
Rotary International (Zurich)
met kopie aan
secretariaat Gouverneur
1 juli
1 januari
Invullen op
www.rotary.belux.org
15 dagen na laatste
vergadering v/d
maand
Veranderingen in het effectief
Invullen op
www.rotary.belux.org
Zo snel mogelijk
Gegevens Directory
Invullen op
www.rotary.belux.org
Vóór 31 maart
Aanwezigheidscijfers
Planning Guide for
Effective Rotary Clubs
(Bezoek van de Gouverneur)
Secretariaat Gouverneur
Kopie aan adjunct-gouverneur
14 dagen voor
het bezoek
van de Gouverneur
D 1630 P.E.T.S 2014
Het werk van de secretaris:
Kalender van Rotary International:
MAAND
THEMA
AUGUSTUS
AANWERVING -EFFECTIEF
SEPTEMBER
NIEUWE GENERATIES
OKTOBER
BEROEPSACTIE
NOVEMBER
ROTARY FOUNDATION
DECEMBER
DE ROTARY FAMILIE
JANUARI
ROTARY BEWUSTWORDING
FEBRUARI
ONDERLINGE VERSTANDHOUDING
MAART
ANALFABETISME
APRIL
HET ROTARY TIJDSCHRIFT
JUNI
ROTARY FELLOWSHIPS
D 1630 P.E.T.S 20124
Het werk van de secretaris:
Het Huishoudelijk Reglement
• U bezorgt dit aan de leden van uw club
• U geeft raad aan de voorzitter aangaande zijn toepassing
• …
D 1630 P.E.T.S 2014
Het werk van de secretaris:
Beheer van het effectief
• Binnen de club… is dat uw taak
• Directory on line… u of de CICO : te bekijken
• De aanwezigheidscijfers (directory online …. U of de CICO)
• Aanmelden nieuwe leden volgens de procedure die van
kracht is binnen de club (huishoudelijk reglement)
•…
D 1630 P.E.T.S 2014
Het werk van de secretaris:
Beheer van het effectief
• 2 categorieën van leden:
 Actieve Leden
 Aanwezigheid – Vrijstelling
 Classificatie
 Ereleden
D 1630 P.E.T.S 2014
Het werk van de secretaris:
Beheer van het effectief
U als secretaris zal de factuur van RI
ontvangen !
Geef ze door aan de penningmeester van uw club
voor betaling !!!!!!
D 1630 P.E.T.S 2014
Het werk van de secretaris:
Beheer van het effectief
Betaalinstructies RI – Deutsche Bank (Duesseldorf/Allemagne) ZONE EURO
•Vraag uw bank om een EU standaard betaling uit te voeren
• Bedrag: Saldo debiteur van de club ( semestriele factuur/SAR)
• Begunstigde : Rotary International
•IBAN nummer ( rekening in euro’s) DE45 3007 0010 0255 0333 00
• BIC code ( SWIFT) van de bank van de begunstigde : DEUTDEDDXXX
• de bankkosten zijn verdeeld tussen de betaler en de begunstigde
• Betalingsgegevens: Nummer van de club / nummer van de factuur
D 1630 P.E.T.S 2014
Classificatie
De classificatie beschrijft kort de activiteit waarin de
Rotarian is tewerkgesteld.
Vb. : bankwezen, niet bankdirecteur
• Voor eenzelfde industrie bestaan er meerdere
classificaties.
Vb. : productie, distributie, dienst, enz.
• Meerdere leden kunnen dezelfde classificatie hebben
(tot maximaal 5 voor een club van 50 leden).
In grotere clubs, max. 10 % van het totaal aantal leden.
D 1630 P.E.T.S 2014
Aanwezigheden
• Per semester dienen minimum 50 % van de
vergaderingen te worden bijgewoond of
gecompenseerd.
• Minimum 30 % van de vergaderingen
moeten worden bijgewoond in de eigen
Club.
D 1630 P.E.T.S 2014
Compensatie =
uw afwezigheid op een clubvergadering
goedmaken
door in 14 dagen ervoor of in de 14 dagen erna :
• een vergadering bij te wonen in een andere
Rotary- of Rotaractclub,
• een districtsactiviteit bij te wonen of een
conferentie of seminarie van Rotary International,
• in eigen club deel te nemen aan een
vergadering
van clubbestuur of commissie, of deel te nemen
aan
een clubactiviteit ten voordele van een sociaal
D 1630 P.E.T.S 2014
Vrijgesteld:
 Als leeftijd lid (>65) + aantal jaren in Rotary 85,
dan kan het lid vrijstelling van aanwezigheid
bekomen, mits een schriftelijke aanvraag bij de
secretaris en goedkeuring door het clubbestuur.
Verontschuldigd of Verlof:
 Het clubbestuur kan beslissen om een lid voor
een bepaalde duur vrijstelling van
aanwezigheid te geven, als het meent daar
goede en voldoende redenen voor te hebben
(max. 12 mnd).
D 1630 P.E.T.S 2014
Ereleden:
Een club kan ereleden opnemen voor een
bepaalde duur.
Ereleden zijn Rotarians of Niet-Rotarians, die
zich onderscheiden hebben in de realisatie van
Rotary-idealen.
Het erelid heeft geen functie of stemrecht in de
club en betaalt ook geen bijdragen.
Het erelid mag het Rotary-insigne dragen en
de gewone Rotary-vergaderingen bijwonen in
eender welke club.
D 1630 P.E.T.S 2014
De introductie van een
nieuw clublid:
 Rotaryspeldje voorzien
 Jaarboek Rotary International
 Kopie van het Huishoudelijk Reglement en
Statuten
 Het Rotary Welcome Pack van RBS
voorzien
(Het ‘Rotary Welcome Pack’ is een ‘welkomstdoos’ met
Rotarydocumentatie (het laatste nummer van Rotary Contact, Rotary’s
Basisboekje, Ethische Code 1 en 2, Clubgids, Rotaryspeldje) om tijdens de
intronisatie te overhandigen aan een nieuw clublid.)
D 1630 P.E.T.S 2014
De agenda van de club:
Invoeren
Wijzigen
Consulteren
De agenda van de club wordt
online geplaatst op de site van
Rotary Belux en opgenomen in de kalender van Rotary
Contact.
Maak gebruik van deze dienst!
D 1630 P.E.T.S 2014
Het Clubarchief
--Alle documenten
- Classement
- Al dan niet online (toegankelijk voor alle leden)
• U bezorgt uw opvolger uw volledig archief en u begeleidt
hem bij het opnemen van zijn functie …. Dit is altijd sympathiek
en hij kan er zijn persoonlijke toets aan geven. …
• Het bijhouden van een gedetailleerd archief, is ook
plezierig voor de volgende generatie clubleden…
D 1630 P.E.T.S 2014
Introduction to Rotary Club Central
Entering Goals
District-level Features
Questions
What’s in it for clubs?
One-stop shop
Eliminates paper forms
Fosters continuity in leadership
Enable clubs to track their progress
Features
Creates District-level
transparency
Showcases the important work that
Rotary clubs do worldwide
John Q. Rotarian
District: 0000 | Club: Your Club
2001
12
1965
48
1909
104
1979
34
1966
47
1947
66
1977
36
Membership Trends
1962
Start and End Dates (5 year trends)
Gender (3 year trends)
Age Trends (3 year trends)
51
Your Club
Membership Retention
Rotarian Engagement
Club Communication
Public Relations
Service
Service Projects and Activities
New Generations Clubs
New Generations Participants
John Q. Rotarian
District: 0000 | Club: Your Club
791 USD
Foundation
Annual Fund
Polio Plus
Major Gifts and Benefactors
791 USD
John Q. Rotarian
John Q. Rotarian
Introduction to Rotary Club Central
Entering Goals
District-level Features
Questions
Who can enter goals?
CLUB LEVEL
DISTRICT LEVEL
President
Secretary
Treasurer
Foundation Chair
Membership Chair
Executive Secretary
District Governor
*Assistant Governors
Committee Chairs
Executive Secretary
791 USD
791 USD
Numeric
Monetary (USD)
Percentage %
Yes / No
Introduction to Rotary Club Central
Entering Goals
District-level Features
Questions
Atlantis
Atlantis Sunrise
Sesame Street
Gotham
Metropolis
Metropolis Sunset
Tattooine
Twin Peaks
Greendale
Metropolis
Twin Peaks
Greendale
District: 0000
John Q. Rotarian
Atlantis
Atlantis Sunrise
Sesame Street
Gotham
Metropolis
Twin Peaks
Greendale
Introduction to Rotary Club Central
Entering Goals
District-level Features
Questions
D 1630 P.E.T.S 2014
Het werk van de secretaris:
Een karwei of een plezier ?
Aan u de keuze 
D 1630 P.E.T.S 2014