Chapter 14

The Production Cycle

Learning Objectives     Describe the major business activities and related information processing operations performed in the production cycle.

Identify major threats in the production cycle and evaluate the adequacy of various control procedures for dealing with those threats.

Explain how a company’s cost accounting system can help it achieve its manufacturing goals.

Discuss the key decisions that must be made in the production cycle and identify the information required to make those decisions.

Production Cycle – Siklus Produksi : Rangkaian aktivitas dan operasi data terkait yang berkaitan dengan

pembuatan produk

Production Cycle

Alur informasi dalam Siklus Produksi

Siklus

Siklus Penerimaan (Revenue

Cycle)

•

Informasi

Informasi mengenai Pesanan Pelanggan dan prediksi penjualan sebagai dasar dilakukan perencanaan produksi serta tingkat perrsediaan Siklus Pengeluaran

(Expenditure Cycle)

Siklus Produksi

(Production Cycle)

• Informasi mengenai perolehan bahan baku dan juga mengenai pengeluaran lainnya yang dimasukkan ke dalam overhead pabrik • Informasi mengenai kebutuhan barang baku ke Expenditure cycle • • • Informasi mengenai kebutuhan tenaga kerja ke Human Resources

Management & Payroll Cycle

Informasi mengenai barang jadi yang telah dibuat dan tersedia untuk dijual ke

Revenue Cycle

Informasi mengenai Harga Pokok Penjualan ke GL Cycle

Production Cycle General Threats

• Inaccurate or invalid master data • Unauthorized disclosure of sensitive information • Loss or destruction of data 14-6

Production Cycle General Controls

• Data processing integrity controls • Restriction of access to master data • Review of all changes to master data • Access controls • Encryption • Backup and disaster recovery procedures 14-7

1. Product design 2. Planning and scheduling 3. Production operations 4. Cost accounting

Production Cycle Activities

14-8

1. PRODUCT DESIGN

• Tujuan : Mendesain sebuah produk yang memenuhi permintaan dalam hal kualitas, ketahanan, dan fungsi, dan meminimalkan biaya produksi

1. PRODUCT DESIGN

• Hasil dari desain produk : – Bill of material (BOM) / Daftar Bahan Baku • Nomor bahan baku, deskripsi, serta jumlah masing masing komponen bahan baku yang digunakan dalam satu unit produk jadi – Operation List / Daftar Operasi • Kebutuhan tenaga kerja dan mesin yang diperlukan untuk memproduksi produk tersebut.

• Menunjukkan bagaimana sebuah produk bergerak di sepanjang pabrik, apa yang dilakukan setiap langkah dan berapa banyak waktu yang dibutuhkan.

Product Design Threats

• Desain produk yang kurang baik sehingga menimbulkan biaya produksi yang tinggi – Contoh : menggunakan terlalu banyak komponen khusus ketika memproduksi produk yang hampir sama , akan meningkatkan by.pemeliharaan • Control : – Perbaiki informasi tentang pengaruh desain produk atas biaya – Data yang akurat tentang hubungan antara komponen dengan barang jadi – Analisis atas jaminan dan biaya perbaikan untuk mengidentifikasi kegagalan produk

2. Planning and Scheduling

• Tujuan : – Mengembangkan rencana produksi yang cukup efisien untuk memenuhi pesanan.

– Mengantisipasi permintaan jangka pendek tanpa menimbulkan kelebihan persediaan jadi.

2. Planning and Scheduling

• Metode Perencanaan Produksi 1. Perencanaan sumber daya produksi (Manufacturing Resource Planning = MRP-II) • Barang diproduksi sebagai ekspektasi permintaan pelanggan atas

(push manufacturing)

• Mengembangkan rencana produksi hingga untuk 12 bulan ke depan

2. Planning and Scheduling

2. Sistem Produksi Just in Time • Tujuan : meminimalkan atau meniadakan persediaan bahan baku, barang dalam proses, dan barang jadi • Barang diproduksi sebagai tanggapan atas permintaan pelanggan

(pull manufacturing)

• Hanya berproduksi sebagai tanggapan atas pesanan pelanggan • Pada perkembangannya, Sistem produksi JIT juga merencanakan sistem produksi di depan namun dengan menggunakan rentang waktu perencanaan yang lebih pendek

2. Planning and Scheduling

• Dokumen, Formulir, dan prosedur • –

Master Production Schedule (MPS)

• Spesifikasi berapa banyak produk akan diproduksi selama periode perencanaan dan kapan produksi tersebut harus dilakukan.

Production Order

– Otorisasi produksi jumlah yang ditetapkan suatu produk (operasi yang perlu dilakukan, jumlah yang akan di produksi, lokasi tempat barang jadi harus dikirim)

2. Planning and Scheduling

• Material Requisition – Otorisasi pengeluaran jumlah bahan baku yang dibutuhkan dari gudang ke lokasi pabrik, tempat bahan tersebut dibutuhkan.

– Terdapat informasi mengenai nomor perintah produksi, tanggal pembuatan, dan berdasarkan pada daftar bahan baku, nomor barang, serta jumlah semua bahan baku yang dibutuhkan.

• Move Ticket – Identifikasi bagian-bagian yang dipindahkan, serta waktu perpindahan.

Planning and Scheduling Threats

• Kelebihan produksi Efek (-) : – Mengakibatkan kelebihan pasokan barang atas permintaan barang jangka pendek.

– Masalah arus kas • Kekurangan produksi Efek (-) : – Kehilangan peluang penjualan dan ketidakpuasan pelanggan

Control:

• Perencanaan produksi yang akurat, persetujuan atas perintah produksi, pembatasan akses informasi rencana produksi 14-17

Planning and Scheduling Threats • Investasi yang tidak optimal dalam aktiva tetap

– Control : Tinjauan menyeluruh atas perolehan aktiva tetap, pengendalian anggaran, pelaksanaan penawaran kompetitif dalam proses pengadaan aktiva tetap (RFP dari masing-masing vendor)

3. Production Operations

• Cara produksi bergantung pada jenis produk yang akan diproduksi dan tingkat otomatisasi yang digunakan dalam proses produksi • Data yang dibutuhkan dalam operasi produksi: – Bahan baku yang digunakan – Jam tenaga kerja yang digunakan – Operasi mesin yang dilakukan – Biaya Overhead produksi

Production Operations Threats

• Pencurian persediaan • Theft of fixed asset : kelebihan saldo aktiva menyebabkan analisis yang salah atas kinerja keuangan – Control : • Pembatasan akses fisik persediaan, perpindahan persediaan harus didokumentasikan.

•

Segregation of duties —custody of assets from recording and authorization of removal

• • Penghitungan fisik secara periodik

Maintaining detailed records of fixed assets, including disposal

Production Operations Threats

• Kehilangan aktiva tetap karena bencana – Control : Asuransi,

Backup and disaster recovery plans

4. Cost Accounting

• Tujuan : 1. Memberikan informasi untuk perencanaan, pengendalian, dan evaluasi kinerja operasi produksi 2. Memberikan data biaya yang akurat mengenai produk untuk digunakan dalam menetapkan harga serta

decision product mix

3. Mengumpulkan dan memproses informasi digunakan untuk menghitung persediaan dan COGS

4. Cost Accounting

• Jenis-jenis sistem akuntansi biaya untuk menghitung pembebanan biaya produksi: 1. Job order costing – Membebankan biaya ke produksi tertentu/ pekerjaan tertentu dan ketika produk atau jasa yang dijual terdiri dari bagian-bagian yang dapat diidentifikasi – Contoh : perusahaan kontraktor atas penjualan rumah

4. Cost Accounting

• Jenis-jenis sistem akuntansi biaya untuk menghitung pembebaban biaya produksi: 2. Process Costing – Membebankan biaya ke setiap proses/ pusat pengerjaan dalam siklus produksi, kemudian menghitung biaya rata-rata untuk semua unit yang diproduksi – Contoh : Perusahaan bir mengakumulasi biaya yang berhubungan dengan berbagai proses dalam produksi 1 batch produk, lalu menghitung biaya total biaya per unit rata-rata untuk produk tersebut.

4. Cost Accounting

• Kedua sistem akuntansi biaya tersebut membutuhkan akumulasi data mengenai jenis-jenis biaya : – Bahan baku – Tenaga kerja langsung – Mesin dan peralatan – Overhead

4. Cost Accounting

• Perhitungan biaya berdasarkan aktivitas (Activity based costing ABC) – Penelusuran biaya ke berbagai aktivitas yang menimbulkannya dan hanya mengalokasikan biaya biaya tersebut ke produk atau department.

– Untuk menghubungkan biaya ke strategi perusahaan mengenai keputusan barang atau jasa yang akan dibuat – Untuk membuat barang dan jasa diperlukan aktivitas dan biaya, sehingga ABC dapat memberikan informasi biaya atas aktivitas-aktivitas yang termasuk dalam strategi perusahaan .

4. Cost Accounting

• Perhitungan biaya berdasarkan aktivitas (Activity based costing ABC) – Membutuhkan pengumpulan data terkait produksi secara lebih rinci – Lebih rumit, karena lebih banyak dasar yang digunakan untuk mengalokasikan biaya overhead.

– Keputusan yang lebih baik : meningkatkan pengambil keputusan manajerial dengan menyediakan informasi yang berhubungan dengan aktivitas tertentu.

4. Cost Accounting

• Informasi pengendalian kualitas – Membantu perusahaan menetapkan pengaruh tindakan tindakan yang diambil untuk meningkatkan pendapatan dan identifikasi area-area yang harus ditingkatkan – Biaya pengendalian kualitas : • Biaya pencegahan : perubahan proses produksi untuk mengurangi tingkat kecacatan produk • Biaya pemeriksaan : pengujian untuk memastikan bahwa produk memenuhi standar kualitas • Biaya kegagalan internal : pengerjaan ulang, pembuangan, identifikasi produk cacat sebelum penjualan • Biaya kegagalan eksternal : biaya klaim keandalan produk, biaya perbaikan, hilangnya kepuasan pelanggan

Cost Accounting Threats

• Pencatatan dan pemrosesan data aktivitas produksi yang tidak akurat : menurunkan efektifitas penjadwalan produksi dan pengendalian produksi.

• Contoh : data biaya yang tidak akurat mengakibatkan keputusan yang tidak tepat mengenai harga jual dan produk amna yang akan diproduksi • Control : – RFID, pembatasan akses atas entry data, Data processing integrity controls,

close loop verification,

perhitungan fisik secara periodik 14-29