Transcript MELAKUKAN PROSEDUR ADMINISTRASI

MELAKUKAN PROSEDUR
ADMINISTRASI
Oleh:
Sihabudin, S.Pd.
SMK CENGKARENG 1 JAKARTA
JALAN BAMBU LARANGAN 67, CENGKARENG
JAKARTA BARAT
2012
BAB I
PROSES DOKUMEN-DOKUMEN KANTOR
A. Jenis-jenis Surat/Naskah
1. Pengertian Surat
Menurut beberapa ahli:
a. Drs. Thomas Wijasa Bratawidjaja, MBH
yang menyetakan bahwa surat adalah
alat untuk menguraikan isi hati atau
maksud terhadap orang lain secara
tertulis.
b. WJS. Purwadarminta dalam Kamus Umum
Bahasa Indonesia menyatakan bahwa
surat adalah kertas yang bertulis atau
alat untuk menyampaikan suatu maksud
secara tertulis.
Kesimpulan:
Surat adalah salah satu alat penyampaian
informasi secara tertulis dari satu pihak ke
pihak lain, baik atas nama pribadi atau
mewakili suatu organisasi.
Pekerjaan surat-menyurat dikatakan baik
apabila penulisan surat itu jelas maksud dan
tujuannya. Surat yang ditulis tidak jelas akan
mengakibatkan hal-hal sebagai berikut:
a. Maksud dan tujuan isi surat tidak
dimengerti oleh penerima surat
b. Penerima surat akan salah menafsirkan
surat
c. Jawaban surat tidak sesuai dengan yang
dimaksud pengirim surat.
Hal-hal yang harus dikuasai dalam membuat
surat, antara lain:
a. Menguasai teknik pembuatan surat
b. Menggunakan bahasa dan tata bahasa
yang benar
c. Mengetahui
permasalahan
yang
dikerjakan pada saat itu
2. Fungsi Surat
a. Bukti historis
Surat
dapat
dipergunakan
untuk
mengetahui kondisi suatu organisasi atau
lembaga pada masa lalu
b. Bukti tertulis
Surat dapat dipergunakan jika dalam suatu
organisasi terjadi suatu permasalahan atau
perselisihan antar pejabat yang saling
berhubungan
c. Bukti Pengingat
Surat
dapat
dipergunakan
untuk
mengetahui kejadian-kejadian yang terjadi
pada waktu terdahulu
d. Duta Organisasi
Surat dapat mencerminkan kondisi atau
keadaan organisasi yang bersangkutan
e. Pedoman
Surat dapat dipergunakan sebagai pedoman
untuk melaksanakan tugas tertentu.
Misalnya surat perintah.
3. jenis-jenis surat
a. Penggolongan surat berdasarkan sifatnya
1. Surat Dinas Pribadi
Adalah surat yang sifatnya setengah resmi.
Surat dinas pribadi dibuat oleh seseorang,
kemudian dikirimkan kepada suatu instansi
atau lembaga atau perusahaan tertentu.
Surat dinas pribdadi berisi kepentingan
pribadi si pegirim surat.
a. Surat izin
Yang dimaksud surat izin disini adalah surat
izin tidak masuk kerja. Surat izin adalah
surat yang dibuat oleh seorang karyawan
yang ditunjukan kepada atasan langsung
untuk mohon izin tidak masuk kerja dalam
jangka waktu tertentu, karena ada alasan
tertentu, seperti sakit atau ada keperluan
lain yang tidak dapat ditinggalkan.
Tata cara penulisan srat izin adalah sebagai
berikut:
a. Ditulis oleh karyawan itu sendiri
b. Dibuat untuk atasan langsung
c. Disebutkan bagian atau jabatannya untuk
menghindari nama yang sama
d. Kertas yang digunakan ukuran folio bergaris,
HVS, atau kertas yag lebih kecil
e. Bukti pendukung, misalnya surat keterangan
dokter jika sakit
f. Berapa lama izin yang diminta.