國際獅子會300A2區2013-2014年 度

秘書職責與會務處理

主講人：鄧景云 新格局 重情誼 多服務 爭榮譽

國際獅子會300A2區2013-2014年 度 經歷 2009-2010年度 2010-2011年度 2010-2011年度 2011-2013年度 2011-2013年度 2012-2013年度 2013-2014年度 團 長 菁彩獅子會 文化社區委員會 20分區 駐區總監特助團 第十專區 RFDI A2區講師團 會 主 長 席 秘 書 副 團 長 主 秘 認證講師 副 新格局 重情誼 多服務 爭榮譽

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分會秘書的角色

分會秘書其角色為分會關鍵的溝通據點 對一個分會現在和將來的成功非常重 要。 秘書職位受分會會長及理事會成員的監 督和指導。 新格局 重情誼 多服務 爭榮譽

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分會秘書的職責

※ 提送月報表，向區提供會員及其他總會訊息 ※ 保管本會各項記錄 ※ 通知及催收會費 ※ 協助分會委員會各項活動的推行 ※ 會議司儀角色的扮演 ※ 分會與所屬區及總會之間的溝通者。 新格局 重情誼 多服務 爭榮譽

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會務處理 (

一

)

任期開始的準備工作 1.

準備 ( 熟悉會務運作 ) 2.

協助會長訂定年度目標計畫 3.

熟悉表格 ( 每月 20 日填妥報表 ) 新格局 重情誼 多服務 爭榮譽

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會務處理 (

二

) 任期內應

注意事項 1.

通信聯繫 2.

會費及活動捐款的收取 3.

報告 4.

會議 5.

紀錄及檔案保管 新格局 重情誼 多服務 爭榮譽

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通信聯繫

立即 迅速 所有的通信聯繫回應 應該

︰

適當的 新格局 重情誼 多服務 爭榮譽

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會費及活動捐款的收取

1.分會秘書與財務合作協助收取款項 2.款項收取之後交給分會財務並取得收據 新格局 重情誼 多服務 爭榮譽

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報 告

下列是分會秘書應該知道的報告

︰

1.會員活動月報表 2.總會特定的報告 3.轉會會員表格 4.分會名冊 5.選舉人報告，即年會正代表和副代表 新格局 重情誼 多服務 爭榮譽

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會 議

1.與分會會長制訂議程 2.通知會員會議的時間及地點 3.會議司儀角色的適當扮演 4.報告區務活動及區務訊息 5.製作會議記錄 6.秘書及財務報告 7.一般提案 新格局 重情誼 多服務 爭榮譽

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記錄及檔案保管

1.分會活動報告 2.分會名冊 3.通信聯繫 4.分會會議記錄 5.會員月報表 新格局 重情誼 多服務 爭榮譽

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會務處理

(

三

) 任期尾聲

1.申請分會會長卓越獎 2.維持正確的得獎記錄並預訂獎項 3.代申請下屆會長資格證照 新格局 4.移交給下一年度之團隊 重情誼 多服務 爭榮譽

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