Transcript disini

Topik :
Modul 7: Mengoperasikan Perangkat
Lunak Basis Data
Disampaikan Oleh :
TRI MARDIYANA R,SE
MATERI
POKOK BAHASAN
1. Pengoperasian Aplikasi Pengolahan Basis
Data
2. Pembuatan Program Penerimaan Siswa Baru
3. Pembuatan Queries
4. Pembuatan Form
MATERI
SUB POKOK BAHASAN
1. Pengoperasian Aplikasi Pengolahan Basis
Data
o
o
o
o
o
Dasar-dasar Microsoft Access
Pengertian table, field dan record
Lembar kerja MS Access
Membuka dan menutup file database
Menutup program MS Access
MATERI
SUB POKOK BAHASAN
2. Pembuatan Program Penerimaan Siswa Baru
o
o
o
o
o
Mempersiapkan Aplikasi Microsoft Access
Membuat table
Menentukan Primary Key
Menambah field
Menghapus record
3. Pembuatan Queries
o
Membuat queries
MATERI
SUB POKOK BAHASAN
4. Pembuatan Form
o
o
o
o
Membuat Form
Mengatur Form
Mempersiapkan aplikasi dan data masukan
• Input record
• Mengecek hasil entry data
• Mengisi Check list entry data
Meng-update data
TUJUAN PEMELAJARAN
TPU :
Setelah mengikuti mata pelajaran ini siswa diharapkan
mampu:
1. Melakukan pengoperasian program pengolahan Basis
data
2. Melakukan entry data dengan Menggunakan keyboard
3. Melakukan Update data
4. Melakukan Delete data
TPK:
Setelah mengikuti kuliah mahasiswa mampu Menggunakan
Aplikasi Basis Data yang ada di perusahaan.
PETUNJUK PRE TES
1. Pre Tes ini adalah individual tes sehingga setiap siswa
harus mengerjakan secara mandiri
2. Jawab dengan singkat pertanyaan berikut ini dalam
waktu : 40 Menit
3. Jawaban soal dikumpulkan pada guru mata pelajaran
KKPI di sekolah masing-masing
4. Tidak diperkenankan membuka modul atau buku
catatan atau sejenisnya
SOAL PRE TES
1. Bagaimana cara membuka microsoft access
pada windows
2. Bagaimana cara membuat satu database
dengan nama databasenya adalah Belajar
3. Bagaimana membuat suatu tabel dengan nama
siswa
4. Bagaimana cara membuat query
5. Bagaimana cara membuat form
6. Bagaimana cara membuat report
APLIKASI PENGOLAHAN BASIS DATA
Microsoft Access :
Merupakan salah satu program pengolah data base
yang canggih yang digunakan untuk mengolah berbagai
jenis data dengan pengoperasian yang mudah.
Kemudahan-kemudahan pada MS Access :
o Penyortiran pengaturan data
o Pembuatan label data
o Pembuatan laporan dari data yang ada.
Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas
PENGERTIAN TABLE, FIELD DAN RECORD
Tabel
:
Field
Record
:
:
kumpulan dari beberapa record dan
fields
atribut yang dimiliki oleh suatu tabel
isian data yang dimiliki oleh tabel
NO
NAMA
NILAI
KETERANGAN
1
Nial
70
Lulus
2
Bowo
80
Lulus
3
Olin
50
mengulang
Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas
MEMULAI PROGRAM MS ACCESS
Start > Program > Program MS Access.
Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas
LEMBAR KERJA MS ACCESS
Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas
MATERI
Untuk membuat database baru, pilih Blank Database
pada kotak dialog Ms Access
KOTAK DIALOG MS ACCESS
Pilihan-pilihan pada kotak dialog MS Access :
Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas
MENUTUP DAN KELUAR DARI MS ACCESS
Beberapa cara untuk menutup dokumen database, diantaranya :
- Klik File ->Close pada Menu Bar
- Tekan tombol kombinasi shorcut Key Ctrl + F4 atau Ctrl + W
- Klik icon Close pada Menu Bar dibagian sudut kanan atas dari jendela
database
Beberapa cara untuk menutup atau keluar dari aplikasi Microsoft Access,
diantaranya :
- Klik File ->Exit pada Menu Bar
- Tekan tombol kombinasi shorcut Key Alt + F4
- Klik icon Close pada Title Bar dibagian sudut kanan atas dari jendela
database
Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas
LANGKAH-LANGKAH MEMBUAT
PROGRAM PENERIMAAN SISWA BARU
1. Pembuatan database :
- Buka aplikasi Microsoft Access
- Klik File New
- Pilih Blank Database
2.
Berikan nama untuk database
yang akan dibuat,
misalnya :PSB-KKPI
Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas
LANGKAH-LANGKAH PEMBUATAN TABEL
3. Membuat tabel :
- Pilih Create table in design view
Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas
LANGKAH-LANGKAH PEMBUATAN TABEL
5. Menentukan field-field pada tabel
yang akan dibuat :
- isikan nama field (Field Name)
dan tipe data (Data Type) dari
tabel yang akan dibuat
Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas
LANGKAH-LANGKAH PEMBUATAN TABEL
Masukkan nama-nama field
berikut tipe datanya seperti
gambar di samping :
6. Tentukan primary Key
(Contoh :No_pendf), dengan
cara pilih field tersebut,
selanjutnya klik icon bergambar
kunci warna kuning pada
toolbar
Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas
LANGKAH-LANGKAH PEMBUATAN TABEL
7. Simpan tabel tersebut
dengan klik tombol Yes pada
dialog yang muncul dan
selanjutnya berilah nama tabel
dengan nama daftar
Hasil akhir pembuatan tabel
akan terlihat seperti gambar
berikut :
Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas
EDITING TABEL
Menambah field
Jika diperlukan, dapat di lakukan penambahan field pada
tabel yang telah terbentuk, dengan langkah-langkah
sebagai berikut :
•Buka file > pilih Table Daftar
•Pilih Design View
•Sisipkan field baru (misalkan Asal_skl) diatas field ket
•Klik Field Ket 􀃆
•Klik Menu Insert rows
•Masukan nama field baru (contoh Asal_skl)
•Kemudian klik close dan Save OK
Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas
MENGHAPUS RECORD
Untuk menghapus record, dapat dilakukan dengan cara
sebagai berikut :
•
Di dalam jendela data Sheet pilih record yang ingin
Anda hapus dan lakukan salah satu langkah berikut :
a. Pilih perintah Delete dari menu Edit,
selanjutnya pilih Delete Record
Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas
MENGHAPUS RECORD
Atau dengan cara lain, yakni :
•
Tekan tombol DEL pada keyboard, atau
•
Klik kanan record pada record yang ingin anda hapus,
selanjutnya dari daftar pilihan menu yang tampil, pilih
perintah delete record
Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas
PEMBUATAN QUERY
Pengertian query
Query dapat diartikan sebagai pernyataan atau permintaan
untuk memproses table yang ada.
Pembuatan query dapat dilakukan dengan 2 cara, yakni :
•
Create quey in design view
•
Create query by using wizard
Yang akan dipelajari adalah pembuatan query menggunakan
Design view.
Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas
LANGKAH-LANGKAH PEMBUATAN QUERY
1.
Klik Queries pada bagian
objects
2.
Klik 2 x Create query
in Design view:
Akan tampil daftar queries
sebagai berikut :
Pilih nama table dalam daftar
Show Table kemudian klik Add.
Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas
LANGKAH-LANGKAH PEMBUATAN QUERY
3.
Pada tampilan yang muncul, klik 2X pada field yang ingin
ditampilkan dalam query
Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas
LANGKAH-LANGKAH PEMBUATAN QUERY
4.
Pada kolom yang membutuhkan perhitungan aritmatik,
misalnya untuk kolom Jml_nilai, dengan rumus Jml_nilai :
([PPKn]+[Bah_ind]+[Matemt]+[Bah_ing]+[IPA]+[IPS]).
masukkan rumus tersebut pada kolom seperti gambar berikut:
Tulis rumus
Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas
LANGKAH-LANGKAH PEMBUATAN QUERY
5.
Untuk kolom Jml_x_bbt, menggunakan rumus
Jml_x_bbt :
(([PPKn]+[Bah_ind]+[IPS])+([Matemt]*4)+([IPA]*4)+([Bah_ing]*3))
dengan cara yang sama, masukkan rumus tersebut pada kolom
seperti gambar berikut:
Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas
LANGKAH-LANGKAH PEMBUATAN QUERY
Cara lain untuk menuliskan rumus adalah dengan klik tombol
build pada toolbar.
Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas
LANGKAH-LANGKAH PEMBUATAN QUERY
Selanjutnya tuliskan rumus pada Expression Builder.
Setelah rumus selesai dituliskan, klik tombol silang merah
pada dialog.
Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas
LANGKAH-LANGKAH PEMBUATAN QUERY
6. Kemudian klik tombol close pada sudut kanan atas, dan
masukkan nama query (contoh : nilai), selanjutnya klik
OK
Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas
PEMBUATAN FORM
Form merupakan perantara untuk pengguna atau operator
untuk mengisikan dan mengedit data dalam database.
Langkah-langkah pembuatan form dapat dilakukan dengan 2
cara yakni :
•
Create form in design view
•
Create form by using wizard
Yang akan dibahas adalah pembuatan form menggunakan
wizard
Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas
LANGKAH-LANGKAH PEMBUATAN FORM
1. Pilih obyek forms, selanjutnya klik 2X pada pilihan Create
form by using wizard
Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas
LANGKAH-LANGKAH PEMBUATAN FORM
2.
Pada Tables/Queries pilih Table
: daftar kemudian Pindahkan
semua field Available field ke
Selected Fields dengan
menekan tombol
Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas
LANGKAH-LANGKAH PEMBUATAN FORM
2.
Pada Tables/Queries pilih Table
: daftar kemudian Pindahkan
semua field Available field ke
Selected Fields dengan
menekan tombol
Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas
LANGKAH-LANGKAH PEMBUATAN FORM
3.
Setelah selesai, akan
tampil seperti gambar
berikut :
Berikutnya tekan tombol Next
Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas
LANGKAH-LANGKAH PEMBUATAN FORM
4.
5.
Tampilan berikutnya adalah
pilihan layout dari form yang
akan dibentuk, misalkan pilih
Columnar
Berikutnya tekan tombol Next untuk
memilih desain tampilan form
Untuk desain tampilan
form, misalkan dipilih
Stone
Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas
LANGKAH-LANGKAH PEMBUATAN FORM
6.
Klik Next dan selanjutnya masukkan nama form, misalkan
daftar.
Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas
LANGKAH-LANGKAH PEMBUATAN FORM
7.
Setelah form terbentuk, dapat dilihat hasilnya seperti
pada tampilan berikut :
Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas
PENGATURAN FORM
Setelah form terbentuk menggunakan wizard, dapat
dilakukan pengaturan untuk form tersebut,
Langkah-langkahnya :
1. Buka form daftar
Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas
PENGATURAN FORM
2. Buatlah Header Form dengan mengklik icon desain View
pada menu View, dan akan tampil :
3. Drag bar antar Form Header dan Detail sehingga terbentuk
satu baris kosong
Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas
PENGATURAN FORM
4. Isikan Kata “PENERIMAAN SISWA BARU TAHUN 2004”
5. Untuk mengisi Form Header klik
kemudian klik daerah Form Header
dan ketikkan kata-kata berikut
Untuk mengedit letak label
klik 2 x label  geser letak
label keposisi yang diinginkan
Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas
PENGATURAN FORM
6. Pada field Jml_nilai masukan
rumus penjumlahan semua nilai
dengan mengklik 2x field Jml_nilai
sebelah kanan
Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas
PENGATURAN FORM
7. Edit Control Source dengan memasukan rumus klik akan
muncul jendela Expression Builder
Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas
PENGATURAN FORM
8. Masukan rumus yang
sesuai yang direncanakan
9. Untuk menuliskan rumus
cukup dengan mengklik 2 x
nama field yang berada di
form contohnya field PPKn
simbol matematika yang kita
gunakan tinggal klik yg ada
pada bagian bawah ruang
rumus.
10. Setelah selesai klik OK kemudian
klik close pada pojok kanan atas
Text Box
Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas
PENGATURAN FORM
11. Buat Rumus jumlah nilai kali
bobot setiap mata pelajaran
dengan mengklik 2x field
Jml_x_bbt
12. Langkahnya sama dengan
cara memasukan rumus
pada Jml_nilai
Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas
PENGATURAN FORM
13. Masukan rumus pada jendela Expression Builder
14. Setelah selesai klik OK kemudian klik close pada pojok
kanan atas Text Box
15. Setelah semua rumus selesai klik datasheet view
16. Sekarang kita dapat memasukan data yang ada
Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas
MEMPERSIAPKAN APLIKASI DAN DATA
MASUKAN
Langkah –langkah menginput data.
Pada jendela data base pilih salah satu nama tabel yang
datanya ingin anda masukan.
Buka jendela Data Sheet dari tabel tersebut dengan langkah :
a. Tekan Tombol icon Open pada area kerja  [ENTER]
b. Klik ganda pada nama tabel
c. Klik kanan pada nama tabel  pilih open
3. Selanjutnya akan tampil jendela data Sheet dari tabel yang
masih kosong
4. Masukkan data record sesuai dengan tatanan yang telah
dibuat pada jendela desain View.
Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas
MEMPERSIAPKAN APLIKASI DAN
DATAMASUKAN
Tampilan form entri data
Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas
MEMPERSIAPKAN APLIKASI DAN DATA
MASUKAN
Setelah selesai entry maka kita dapat melihat data pada queries
seperti tampilan di bawah
Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas
MENGECEK HASIL ENTRY DATA
1.
Setelah data dimasukkan, dilakukan pemeriksaan proses
pemindahan dan pemasukan data apakah sesuai dengan
prosedur atau intruksi kerja.
2. Memilah hasil pemindahan dan pemasukan data sesuai
dengan prosedur dan intruksi kerja.
3. Mengidentifikasi keberhasilan pemindahan dan pemasukan
data ke dalam program data base dari file data ke media
penyimpan data.
Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas
MENGISI CHECK LIST ENTRY DATA
o
Mengidentifikasi langkah-langkah operasional dan
keberhasilan\proses pemindahan dan pemasukan data
o
Mengatur Design Repot dalam sebuah lembar kerja
Preview.
o
Mengubah teks-teks yang terdapat didalam lembar kertas
design tersebut agar menjadi diskriptif dan memindahkan label
sehingga dapat tampil sejajar dengan Ctrl – Ctrl yang lain.
o
Menambahkan bebarapa informasi lain dibagian Footer.
Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas
MENG-UPDATE DATA
o
o
Menentukan tabel baru
Memilih field dan Record
Pemilihan data atau record dapat dilakukan dengan berbagai
cara seperti berikut :
Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas
Memindahkan Insertion Point
o
Daftar tombol navigasi record dan kegunaannya
Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas
Menambahkan record
Menambahkan data dapat dilakukan melalui form ataupun
melalui query.
Untuk meng-update data melaui query, buka file, kemudian buka
query, selanjutnya masukkan data baru.
Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas
KESIMPULAN
1. Memulai Microsoft Access
salah satu cara membuka program MS Access adalah
dengan tombol Start – Program – Pilih – Program MS
Access
2. Lembar Kerja MS Access
Untuk membuat data base baru, dapat dilakukan dengan 2
cara, yakni :
1) Blank Access Database
2) Access database Wizards.
3. Membuka File Database
Untuk membuat database baru dapat duilakukan dengan
memberi perintah Klik menu file pilih New atau pada
Toolbars klik tombol news seperti berikut
Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas
KESIMPULAN
4. Menutup File Database
Untuk menutup dokumen database, dapat dilakukan dengan
berbagai cara, diantaranya :
1) Klik Exit pada menu File
2) Tekan tombol kombinasi shorcut Key Alt + F4
3) Klik icon Close pada Title Bar dibagian sudut kanan atas
dari jendela database.
5. Menutup Program MS Access
Salah satu cara untuk menutup program MS Access adalah
dengan Klik menu File pilih Exit
6. Aplikasi Microsoft Access
Membuat tabel
Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas
KESIMPULAN
7. Mempersiapkan Aplikasi dan Data Masukan.
Penambahan data record, memindah data Record, menyalin
Data Record ataupun menghapus data record.
8. Mengecek Hasil Entry Data
Melakukan pemeriksaan proses pemindahan dan
pemasukan data apakah sesuai dengan prosedur atau
instruksi kerja
9. Mengisi Check List Entry data
Mengidentifikasi langkah-langkah operasional dan
keberhasilan proses pemindahan dan pemasukan data
Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas
Selamat Belajar dan Bekerja
Salam Sukses
Untuk
Anda Semua
Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas
REFERENSI
o Abdul Rajak, Penuntun Praktis Microsoft Office XP, Indah,
Surabaya, 2002,
o Tua Namora Nainggolan, Tutorial Microsoft Access,
o http://www.ilmukomputer.com/penulis/penulistua.php,2006
o KKPI Dikmenjur Edisi III, Mengoperasikan Perangkat
Lunak Basis Data, Tim Pengembang Teknologi Informasi
Dikmenjur Depdiknas, 2005
o Panduan Lengkap Microsoft Office 2003, Andi Publisher,
Jogjakarta, 2006
Program Teknisi Jardiknas Biro PKLN Depdiknas
Link lebih lengkapnya bisa dibuka di:
http://www.teacherclick.com/access2003/